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Planification Organisation Motivation Contrôle Dans une organisation la planification joue un rôle très important, nous pourrions même dire que cest.

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2 Planification Organisation Motivation Contrôle

3 Dans une organisation la planification joue un rôle très important, nous pourrions même dire que cest la fonction la plus importante des fonctions du management. Dans une organisation la planification joue un rôle très important, nous pourrions même dire que cest la fonction la plus importante des fonctions du management. Les autres fonctions dépendent des décisions qui ont été prises à son niveau. Les autres fonctions dépendent des décisions qui ont été prises à son niveau. La structure (organisation), le style de direction ainsi que les mesures de contrôle dépendront de la mission et des objectifs fixés. La structure (organisation), le style de direction ainsi que les mesures de contrôle dépendront de la mission et des objectifs fixés.

4 « Processus qui permet de déterminer les objectifs à atteindre et la manière dy parvenir. » « La planification a pour but dorganiser les moyens en fonction des objectifs et ce le plus rationnellement et le plus économiquement possible. » « Processus qui permet de déterminer les objectifs à atteindre et la manière dy parvenir. » « La planification a pour but dorganiser les moyens en fonction des objectifs et ce le plus rationnellement et le plus économiquement possible. » « Processus continue par lequel on prend de façon systématique des décisions stratégiques en cherchant à en prévoir le mieux possible les conséquences, à édifier un plan qui en précise les moyens dexécution et à en mesurer les résultats relativement en précision par une série de contre-épreuves (contrôle). » « Processus continue par lequel on prend de façon systématique des décisions stratégiques en cherchant à en prévoir le mieux possible les conséquences, à édifier un plan qui en précise les moyens dexécution et à en mesurer les résultats relativement en précision par une série de contre-épreuves (contrôle). » « La planification consiste à concevoir un avenir désiré et les moyens réels dy parvenir. » « La planification consiste à concevoir un avenir désiré et les moyens réels dy parvenir. »

5 Quand un facteur temps entre dans la réalisation des décisions. Quand un facteur temps entre dans la réalisation des décisions. Lorsquil y a une multiplicité dobjectifs (possiblement contradictoires). (Ex.: le meilleur produit au plus bas prix, qualité vs coût) Lorsquil y a une multiplicité dobjectifs (possiblement contradictoires). (Ex.: le meilleur produit au plus bas prix, qualité vs coût) Planifier seulement lorsque les objectifs ne satteindront pas naturellement. Planifier seulement lorsque les objectifs ne satteindront pas naturellement. On planifie lorsquon veut obtenir plus…

6 1- Gérer le changement qui va en saccélérant. 1- Gérer le changement qui va en saccélérant. 6 sortes de changement qui affectent les entreprises: La complexité des activités commerciales; La complexité des activités commerciales; Les changements technologiques de plus en plus rapides; Les changements technologiques de plus en plus rapides; Les pressions de plus en plus fortes sur les marges de profit des entreprises; Les pressions de plus en plus fortes sur les marges de profit des entreprises; Les variations soudaines du goût des consommateurs; Les variations soudaines du goût des consommateurs; La compétition de plus en plus vive (mondialisation des marchés); La compétition de plus en plus vive (mondialisation des marchés); Le développement de la planification dentreprise. Le développement de la planification dentreprise.

7 2- Concentrer lattention sur les objectifs. Les cadres prennent des décisions en toute liberté mais en suivant les objectifs déterminés (coordination des décisions). Ce nest pas tant le fait que le plan soit formel qui est utile mais bien toute linformation quil véhicule ainsi que lengagement quil suscite. 3- Intégrer et coordonner les fonctions. La planification oblige les spécialistes des différentes fonctions à parler un langage commun et à travailler en fonction dobjectifs communs.

8 4- Contrôler et évaluer la performance. Cest par la prévision que la planification facilite le contrôle et donc lévaluation des résultats. (La prévision implique souvent la quantification.) 4- Contrôler et évaluer la performance. Cest par la prévision que la planification facilite le contrôle et donc lévaluation des résultats. (La prévision implique souvent la quantification.)

9 Est-ce rentable de planifier? Plusieurs études ont démontré que la planification accroît les chances de réussite des entreprises. Plusieurs études ont démontré que la planification accroît les chances de réussite des entreprises. Les organisations qui planifient ont généralement une marge de profit qui est de 30% à 50% plus élevée que celles qui ne planifient pas. Les organisations qui planifient ont généralement une marge de profit qui est de 30% à 50% plus élevée que celles qui ne planifient pas. Les organisations qui planifient sont généralement plus dynamiques. Les organisations qui planifient sont généralement plus dynamiques.

10 Les obstacles à éviter Le président ou le propriétaire qui délègue les activités de planification; Le président ou le propriétaire qui délègue les activités de planification; Pas de mission et dobjectifs à long terme; Pas de mission et dobjectifs à long terme; Les cadres supérieurs qui ne diffusent pas la planification à long terme; Les cadres supérieurs qui ne diffusent pas la planification à long terme; Ne pas sassurer de la compréhension du processus par les employés; Ne pas sassurer de la compréhension du processus par les employés; Le niveau hiérarchique ou seffectue la planification doit être assez élevé; Le niveau hiérarchique ou seffectue la planification doit être assez élevé; Il doit y avoir un contrôle dans la réalisation des plans. Il doit y avoir un contrôle dans la réalisation des plans.

11 Lenvironnement dune entreprise est un facteur très important. Lenvironnement dune entreprise est un facteur très important. Lincapacité de sadapter à son environnement peut entraîner la disparition dune entreprise à court, moyen ou long terme. Lincapacité de sadapter à son environnement peut entraîner la disparition dune entreprise à court, moyen ou long terme. Ladaptation aux changements nest pas un comportement naturel. Ladaptation aux changements nest pas un comportement naturel.

12 Il y a beaucoup de composantes dans lenvironnement qui sont susceptibles de toucher les entreprises. Elles ne sont pas touchées par toutes ces composantes ni à la même intensité. Il nous faut déterminer quelles composantes de notre environnement sont susceptibles de nous affecter en tant quentreprise.

13 Opération Court terme Tactique Moyen terme Stratégie Long terme

14 Les buts principaux de la planification stratégique sont essentiellement de: Les buts principaux de la planification stratégique sont essentiellement de: déterminer les moyens dutiliser les ressources dune entreprise de façon très efficiente déterminer les moyens dutiliser les ressources dune entreprise de façon très efficiente améliorer la performance au cours dune période de 1 à 5 an(s) ou plus. améliorer la performance au cours dune période de 1 à 5 an(s) ou plus.

15 fixer une mission précise et des objectifs à atteindre; identifier les moyens les plus efficaces pour réaliser les objectifs; déterminer un processus dévaluation des progrès de lentreprise; analyser certains aspects de lenvironnement externe; repérer les forces et les faiblesses des opérations.

16 La planification stratégique nous force à nous La planification stratégique nous force à nous poser 3 questions fondamentales: Que pouvons-nous être? (Dépend des forces et faiblesses de lentreprise.) Que pouvons-nous être? (Dépend des forces et faiblesses de lentreprise.) Que devons-nous être? (Dépend des opportunités et contraintes de lenvironnement.) Que devons-nous être? (Dépend des opportunités et contraintes de lenvironnement.) Que voulons-nous être? (Dépend de la volonté des dirigeants en fonction des réponses aux deux questions précédentes.) Que voulons-nous être? (Dépend de la volonté des dirigeants en fonction des réponses aux deux questions précédentes.)

17 Lentreprise ne doit pas planifier sur une période plus longue que celle qui suffirait à ses activités. Lentreprise ne doit pas planifier sur une période plus longue que celle qui suffirait à ses activités. Une entreprise ne doit jamais adopter une attitude rigide et dogmatique concernant la période de planification. Une entreprise ne doit jamais adopter une attitude rigide et dogmatique concernant la période de planification. La validité de la planification stratégique est fonction de la qualité du travail accompli dans la démarche. La validité de la planification stratégique est fonction de la qualité du travail accompli dans la démarche.

18 Il nous faut adopter une démarche qui soit : Prévisionnelle qualitativement et quantitativement (environnement et marché); Prévisionnelle qualitativement et quantitativement (environnement et marché); Intégrée dans le temps (échéance) et lespace (ressources disponibles); Intégrée dans le temps (échéance) et lespace (ressources disponibles); Formelle cest-à-dire dont la précision et la netteté excluent toute méprise et équivoque. Ce qui suppose ici une forme écrite pour que linformation soit claire et disponible. Formelle cest-à-dire dont la précision et la netteté excluent toute méprise et équivoque. Ce qui suppose ici une forme écrite pour que linformation soit claire et disponible.

19 Le résultat cest létat dune chose, dune situation ou dun individu, conséquent dune action. (Ex. : un chiffre de vente en $ par semaine) Le résultat cest létat dune chose, dune situation ou dun individu, conséquent dune action. (Ex. : un chiffre de vente en $ par semaine) Le résultat est le produit dune ou plusieurs actions. Le résultat est le produit dune ou plusieurs actions. Lactivité, cest la mise en œuvre de moyens pour atteindre le résultat recherché. (Ex. : téléphoner à des clients, effectuer un envoi postal personnalisé aux clients, accueillir le client dans le commerce, etc.) Lactivité, cest la mise en œuvre de moyens pour atteindre le résultat recherché. (Ex. : téléphoner à des clients, effectuer un envoi postal personnalisé aux clients, accueillir le client dans le commerce, etc.) Lactivité conduit à un résultat. Lactivité conduit à un résultat. Pour agir, il faut utiliser des ressources. (Ex. : un bureau avec un système téléphonique, des listes dadresses, un bon vendeur, des fonds pour acheter le matériel, un ordinateur, etc.) Pour agir, il faut utiliser des ressources. (Ex. : un bureau avec un système téléphonique, des listes dadresses, un bon vendeur, des fonds pour acheter le matériel, un ordinateur, etc.)

20 Les ressources cest ce dont jai besoin pour réaliser mes activités. Les ressources cest ce dont jai besoin pour réaliser mes activités. Il y a 4 différents types de ressources : Ressources humaines; Ressources financières; Ressources matérielles; Ressources techniques ou connaissance. Planifier cest décider davance quoi faire, comment, quand et avec quoi le faire.

21 Un objectif est un résultat spécifique et mesurable que je mengage à avoir produit pour un client à une date donnée. Composantes de la définition et critères de qualité de lobjectif: Résultat : Quel résultat je veux améliorer, changer ou atteindre? Spécifique : Précis et opérationnel. Éviter les vœux. Mesurable : En quantité ou en qualité pour quil puisse être contrôlé. Engagement : Suppose que le résultat doit être réaliste et motivant. Client : Il faut identifier le client auquel nous devrons répondre aux besoins; Date donnée : Cest le jour où le résultat devra avoir été atteint (léchéance).

22 Cest un ensemble dactivités qui sont ordonnées dans le temps et qui utilisent des ressources en vue datteindre les objectifs fixés (aussi appelé programme). Cest un ensemble dactivités qui sont ordonnées dans le temps et qui utilisent des ressources en vue datteindre les objectifs fixés (aussi appelé programme). Composantes du plan daction : Lobjectif ; Les activités; Les ressources; Le responsable; Léchéance ou le calendrier.

23 Cest essentiellement mesurer les progrès réalisés. Cest évaluer le degré datteinte des objectifs. Cest essentiellement mesurer les progrès réalisés. Cest évaluer le degré datteinte des objectifs. Comme le contrôle est souvent mal perçu, il est important de : Comme le contrôle est souvent mal perçu, il est important de : Préciser le pourquoi du contrôle; Préciser le pourquoi du contrôle; Préciser quoi contrôler; Déterminer les étapes du contrôle ou comment il sera fait; Déterminer les étapes du contrôle ou comment il sera fait; Identifier qui contrôle.

24 Étude des opportunités et des contraintes Étude des opportunités et des contraintes Analyse des forces et faiblesses de chacune des fonctions organisationnelles de lentreprise Production: fonctionnement général, productivité Marketing: capacité à intervenir sur un marché Ressources humaines: climat, motivation… Finance: analyse par ratio, structure financière…

25 Addition, modification et abandon de produits et services Addition, modification et abandon de produits et services Produits à ne plus offrir, nouveaux produits ou services à ajouter, etc. Produits à ne plus offrir, nouveaux produits ou services à ajouter, etc. Investissement requis Quelles sommes dargent seront nécessaires pour réaliser les changements projetés au niveau des produits et services? Pour réaliser le développement? Quelles sommes dargent seront nécessaires pour réaliser les changements projetés au niveau des produits et services? Pour réaliser le développement? Est-ce réaliste?

26 1- Lobjectif : cest le but poursuivi qui spécifie lorientation et la portée précise de la tâche à réaliser. Les objectifs généraux doivent être cohérents, explicites, mesurables, limités en nombre (environ 5) et autant que possible comporter une échéance. Ex. augmenter les ventes de 10% au 31 décembre de la prochaine année. 1- Lobjectif : cest le but poursuivi qui spécifie lorientation et la portée précise de la tâche à réaliser. Les objectifs généraux doivent être cohérents, explicites, mesurables, limités en nombre (environ 5) et autant que possible comporter une échéance. Ex. augmenter les ventes de 10% au 31 décembre de la prochaine année. 2- La politique : cest un guide général daction qui détermine le cadre à lintérieur duquel se situent les activités. Les politiques dictent les préférences, favorisent la délégation des pouvoirs et assurent la cohérence. Elles doivent être révisées régulièrement afin dêtre compatibles avec les nouvelles conditions du milieu. (Plans durables) Ex. 50 % de la publicité se fera via la télévision. Politique contre le harcèlement, Politique de remboursement des frais de déplacement, etc.) 2- La politique : cest un guide général daction qui détermine le cadre à lintérieur duquel se situent les activités. Les politiques dictent les préférences, favorisent la délégation des pouvoirs et assurent la cohérence. Elles doivent être révisées régulièrement afin dêtre compatibles avec les nouvelles conditions du milieu. (Plans durables) Ex. 50 % de la publicité se fera via la télévision. Politique contre le harcèlement, Politique de remboursement des frais de déplacement, etc.)

27 3- Le programme : il indique les activités à faire (par qui, quand et où), en vue datteindre lobjectif fixé (on parle aussi de plan daction à plus court terme). (Plans à application unique. Ex. un programme dagrandissement, Programme d'Accès Communautaire, Le programme québécois de perception des pensions alimentaires, etc.) 3- Le programme : il indique les activités à faire (par qui, quand et où), en vue datteindre lobjectif fixé (on parle aussi de plan daction à plus court terme). (Plans à application unique. Ex. un programme dagrandissement, Programme d'Accès Communautaire, Le programme québécois de perception des pensions alimentaires, etc.) 4- Le budget : cest un état de prévision concernant différents items financiers sélectionnés daprès leur utilisation : vente, production, publicité… Le système prévoit des objectifs mesurables permettant une meilleure utilisation des ressources et fournissant un moyen dappréciation des responsables chargés datteindre un objectif défini. (Plans à application unique) 4- Le budget : cest un état de prévision concernant différents items financiers sélectionnés daprès leur utilisation : vente, production, publicité… Le système prévoit des objectifs mesurables permettant une meilleure utilisation des ressources et fournissant un moyen dappréciation des responsables chargés datteindre un objectif défini. (Plans à application unique)

28 5- La procédure : cest une série de tâches reliées entre elles qui forment la séquence chronologique. Elle constitue le moyen daccomplir un travail donné. (Marche à suivre) (Plans durables) (Ex. prise de garantie, analyse des états financiers, procédure de recouvrement des créances, etc.) 5- La procédure : cest une série de tâches reliées entre elles qui forment la séquence chronologique. Elle constitue le moyen daccomplir un travail donné. (Marche à suivre) (Plans durables) (Ex. prise de garantie, analyse des états financiers, procédure de recouvrement des créances, etc.) 6- La méthode : cest une façon prévue dexécuter une tâche donnée. Elle spécifie comment une étape de la procédure sera accomplie. (Plans durables) (Ex. la méthode de calcul des ratios financiers.) 6- La méthode : cest une façon prévue dexécuter une tâche donnée. Elle spécifie comment une étape de la procédure sera accomplie. (Plans durables) (Ex. la méthode de calcul des ratios financiers.)

29 7- Le standard ou la norme: cest une valeur qui sert de norme de rendement ou de référence pour fin de comparaison. (Plans à application unique) (Ex. le niveau de fonds de roulement pour une entreprise de ce secteur dactivité) 7- Le standard ou la norme: cest une valeur qui sert de norme de rendement ou de référence pour fin de comparaison. (Plans à application unique) (Ex. le niveau de fonds de roulement pour une entreprise de ce secteur dactivité) 8- La règle: cest un énoncé qui indique présentement ce quil faut faire dans une situation particulière. (Plans durables) (Règlement = ensemble de règles) 8- La règle: cest un énoncé qui indique présentement ce quil faut faire dans une situation particulière. (Plans durables) (Règlement = ensemble de règles)

30 9- Le projet: cest un plan détaillé qui fait dordinaire partie intégrante dun programme. (Plans à application unique) 9- Le projet: cest un plan détaillé qui fait dordinaire partie intégrante dun programme. (Plans à application unique) 10- Le calendrier: cest un plan détaillé indiquant les différentes activités que lon doit accomplir à lintérieur dune période donnée pour atteindre les objectifs. (ex: Calendrier de travail précisant les dates butoirs.) (Plans à application unique) 10- Le calendrier: cest un plan détaillé indiquant les différentes activités que lon doit accomplir à lintérieur dune période donnée pour atteindre les objectifs. (ex: Calendrier de travail précisant les dates butoirs.) (Plans à application unique)

31 11- La mission: objectif premier ou raison dêtre dune organisation. 11- La mission: objectif premier ou raison dêtre dune organisation. Énoncé qui décrit dans ses grandes lignes lorientation future de lorganisation. Énoncé qui décrit dans ses grandes lignes lorientation future de lorganisation. La mission permet de communiquer « ce quest lentreprise, ce quelle fait et dans quel sens elle évolue ».

32 12- La stratégie: vaste plan daction unifié et intégré qui relie les avantages stratégiques dune entreprise aux défis que lui pose son environnement. Plan daction qui explique comment lentreprise va évoluer de ce quelle est actuellement à ce quelle veut devenir (en respectant lénoncé de sa mission), compte tenu des occasions daffaires, des menaces externes ainsi que des forces et faiblesses internes. Plan daction qui explique comment lentreprise va évoluer de ce quelle est actuellement à ce quelle veut devenir (en respectant lénoncé de sa mission), compte tenu des occasions daffaires, des menaces externes ainsi que des forces et faiblesses internes.


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