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ESPACE COLLABORATIF GUIDE PRATIQUE DUTILISATION. G UIDE D UTILISATION : SOMMAIRE Espace collaboratif: à quoi sert cette plateforme ? Connexion et Déconnexion.

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1 ESPACE COLLABORATIF GUIDE PRATIQUE DUTILISATION

2 G UIDE D UTILISATION : SOMMAIRE Espace collaboratif: à quoi sert cette plateforme ? Connexion et Déconnexion Accéder à lespace Organisme de Formation Comment naviguer ? Gérer votre espace 1.Documents utilesDocuments utiles 2.NewsNews 3.CalendrierCalendrier 4.ForumForum 5.Les alertes mailsLes alertes mails À savoir Espace collaboratif FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre

3 E SPACE COLLABORATIF : À QUOI SERT CET ESPACE ? Lespace collaboratif est une plate-forme de transmission dinformations. Vous y trouverez tous les documents utiles, tels que : Le Kit de remboursement, Le Kit dévaluation, Les Supports de communication du dispositif FEE Bat Autres documents. Tous ces documents seront mis à jour régulièrement et à votre disposition à tout moment. Un Forum vous permettra de nous poser toutes vos questions ou nous faire part de vos commentaires. Nous tâcherons de répondre à vos questions dans les plus brefs délais. Espace collaboratif FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre

4 E SPACE COLLABORATIF : À QUOI SERT CET ESPACE ? (2) Des Bilans et autres retours sur les formations pourront vous être communiqués et intégrés dans votre espace. Grâce à la section « News » vous pourrez dès à présent être informés de toutes les dernières actualités concernant le dispositif FEE Bat. Par ailleurs, il vous sera également possible de gérer votre espace comme bon vous semble et stocker vos fichiers tels que les fiches de synthèse des évaluations et les feuilles démargement sur cette application dans votre espace propre. Espace collaboratif FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre

5 A CCÈS À L ESPACE COLLABORATIF 5 Espace collaboratif FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre 2012 Afin daccéder à la page daccueil de lespace dédié aux Organismes de formation, rendez- vous à ladresse suivante :

6 1.Connexion à votre espace Pour vous connecter à lextranet, cliquez sur « Accéder à lespace collaboratif ». Vous devez ensuite renseigner votre identifiant (nom dutilisateur) et votre mot de passe que vous avez reçu préalablement par ou par courrier. Ensuite, cliquez sur ok. 6 Espace collaboratif FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre 2012

7 2.Déconnexion Une fois que vous avez validé votre identifiant et votre mot de passe, vous êtes redirigé vers lespace collaboratif présenté ci-dessous. Si vous souhaitez vous déconnecter du site, cliquez sur « Bienvenue + « votre nom dutilisateur» » en haut à droite de lespace, puis cliquez sur « Se déconnecter » dans le menu déroulant. Espace collaboratif FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre

8 E SPACE COLLABORATIF FEEBAT 8 Espace collaboratif FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre 2012

9 Votre espace dédié est commun à tout votre réseau, vous y trouverez tous les documents et informations qui vous seront mis à disposition par la cellule FEE Bat. Accédez à votre plate-forme en cliquant sur le nom de votre organisme dans la section « Espaces dédiés » affichée dans longlet « Espace OF ». Cet « Espace OF » est accessible par tous les réseaux dorganismes de formation habilités aux formations FEE Bat. Les outils « Calendrier » et « Forum » seront donc administrés par les membres de la cellule FEE Bat dans le cas où linformation serait générale. Vous pourrez distinguer votre emplacement notamment par les couleurs des pages : Vert : Espace dédié à tout Organisme de Formation Bleu : Votre Espace Espace collaboratif FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre A CCÉDER À L ESPACE O RGANISME DE F ORMATION

10 C OMMENT NAVIGUER ? La structure de lespace collaboratif est multifonctionnelle et simple dutilisation. Quelque soit la page sur laquelle vous vous situez dans votre espace, vous trouverez les mêmes actions et la même façon de naviguer qui se compose de deux parties : La hiérarchie du site vous est exposée sur chaque page et vous permet daccéder à tout moment à la section que vous sélectionnerez La partie centrale vous informe des dernières modifications sur les sections « News » et « Documents utiles », ainsi vous verrez linformation directement Espace collaboratif FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre

11 C OMPRENDRE LA STRUCTURE Espace collaboratif FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre Sur chaque page vous pouvez visualiser larborescence du site afin de vous situer. En cliquant sur un des titres, vous pourrez accéder à la page correspondante. Découvrez les actions du document sélectionné en cliquant sur la flèche correspondante. Vous y trouverez les explications plus détaillées concernant la section dans laquelle vous vous trouvez.

12 G ÉRER VOTRE ESPACE Espace collaboratif FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre

13 1.Documents utiles Espace collaboratif FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre Vous souhaitez intégrer un nouveau document : Cliquez sur « Télécharger » puis sur « Télécharger un document ». Allez chercher votre document en cliquant sur « Parcourir ». Choisissez de remplacer ou non un document déjà existant puis cliquez sur ok pour valider.

14 2.News Espace collaboratif FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre Si vous souhaitez créer un événement dans votre agenda : 1) Cliquez sur « Nouveau » puis sur « Nouvel élément » 2) Remplissez tous les champs ci-contre : Titre, Corps, Expire (date dexpiration du message) 3) Validez en cliquant sur OK.

15 Espace collaboratif FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre Calendrier Si vous souhaitez créer un événement dans votre agenda : 1) Cliquez sur « Nouveau » puis sur « Nouvel élément » 2) Remplissez tous les champs ci-contre : Titre, Emplacement, Heure de début… 3) Validez en cliquant sur OK.

16 4. Forum Espace collaboratif FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre Si vous souhaitez poser une question ou faire part dune remarque aux autres membres de votre réseau: 1) Cliquez sur « Nouveau » puis sur « Discussion »

17 Espace collaboratif FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre ) Créez le titre de la discussion dans « Objet ». 3) Écrivez votre question ou remarque dans « Corps ». 4) Validez en cliquant sur OK.

18 5. Les Alertes mails - Étape 1/2 Espace collaboratif FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre Pour recevoir des alertes sur votre adresse , concernant les éventuelles modifications effectuées sur des dossiers veuillez suivre les étapes suivantes : 1) Cliquez sur « Mes paramètres » pour accéder aux informations de votre compte V OTRE L OGO

19 Espace collaboratif FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre ) Validez en cliquant sur OK. Attention ! Aucune alerte mail na été créée à ce stade, veuillez vous rendre à létape suivante. 2) Cliquez sur « Modifier lélément » pour saisir votre adresse et autres informations que vous souhaitez intégrer.

20 1) Rendez-vous sur la section dans laquelle vous souhaitez créer une alerte. Ici dans lexemple, la section « Documents utiles ».. 2) Cliquez sur « Actions » puis « Mavertir » Espace collaboratif FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre Les Alertes mails - Étape 2/2 3) Sélectionnez les conditions de lalerte 4) Validez en cliquant sur OK.

21 À SAVOIR Espace collaboratif FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre Les éléments qui vous sont communiqués par la Cellule FEE Bat sont visualisables sur lespace « Organismes de Formations » et non sur votre espace personnel. Noubliez pas que toutes les informations que vous intégrerez dans votre espace seront visibles par lensemble des organismes faisant partis du même réseau dorganismes de formation que vous. Cette plate-forme ne peut donc pas être utilisée pour des objectifs personnels. Tout nouveau document téléchargé sur lespace collaboratif sera automatiquement signalé comme tel Vous avez la possibilité dêtre alerté de toutes les actions que vos collaborateurs feront sur cet espace. Pensez bien à indiquer vos coordonnées ! Ce guide vous propose des explications pour des actions simples dutilisation. Sachez que lespace collaboratif possède beaucoup dautres fonctions que vous aurez loccasion de voir en parcourant le site, alors nhésitez pas à lexplorer !

22 EXTRANET FEE BAT GUIDE PRATIQUE DUTILISATION

23 G UIDE D UTILISATION : SOMMAIRE ExtraNet : à quoi sert cet espace ? Accès à lespace ExtraNet Connexion/Déconnexion 1.Connexion à votre espace ExtraNetConnexion à votre espace ExtraNet 2.Problèmes de connexionProblèmes de connexion 3.DéconnexionDéconnexion Les différentes fonctions de lExtraNet 1.Planifier une formationPlanifier une formation 2.Annuler une formationAnnuler une formation 3.Saisir la fiche de synthèse de formationSaisir la fiche de synthèse de formation 4.Retour à la page principaleRetour à la page principale Extranet FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre

24 E XTRA N ET : À QUOI SERT CET ESPACE ? LExtraNet est un espace administratif en ligne dédié au suivi des formations dans le cadre du dispositif FEE Bat. Il sert notamment à : Planifier/Annuler une formation Saisir vos fiches de synthèse dévaluation Enregistrer les feuilles démargement Grâce à lExtraNet, il vous sera donc possible de gérer en ligne à tout moment le suivi de vos formations et modifier facilement tous les fichiers que vous aurez déposé sur votre espace personnel tels que les fiches de synthèse dévaluation ou les feuilles démargement. Extranet FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre

25 A CCÈS À L ESPACE E XTRA N ET 25 Extranet FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre 2012 Afin daccéder à la page daccueil de lespace dédié aux Organismes de formation, rendez- vous à ladresse suivante :

26 1.Connexion à votre espace ExtraNet Pour vous connecter à lextranet, cliquez sur « Accéder à lextranet pour saisir vos formations ». Vous devez ensuite renseigner votre identifiant et votre mot de passe que vous avez reçu préalablement par ou par courrier. Ensuite, cliquez sur validation. 26 Extranet FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre 2012

27 27 Extranet FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre Problèmes de connexion Message derreur Si après la saisie de votre identifiant et mot de passe, le message « Une erreur est survenue: login ou mot de passe invalide » apparaît, vous avez probablement fait une erreur de saisie. Dans ce cas, réessayez la saisie. Si cela ne fonctionne toujours pas après plusieurs essais, reportez-vous à la procédure « Mot de passe oublié? ». Mot de passe oublié ? En cas de perte ou doubli de votre identifiant et/ou mot de passe, cliquez sur « Mot de passe oublié ? ». Vous êtes redirigé vers le formulaire de contact ci-contre. Renseignez les champs « Votre identifiant » « Votre » et «Nom précis de lOrganisme » puis cliquez sur Validation. Vous recevrez par mail et dans les meilleurs délais votre mot de passe. Si vous souhaitez revenir sur lespace de connexion, cliquez sur « Me connecter? ».

28 C ONNEXION /D ÉCONNEXION 3.Déconnexion Une fois que vous avez validé votre identifiant et votre mot de passe, vous êtes redirigé vers votre espace extranet présenté ci-dessous. Si vous souhaitez vous déconnecter et retourner à la page daccueil, cliquez sur « Déconnexion » en haut à gauche sur le bandeau gris. Extranet FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre

29 E SPACE E XTRA N ET 29 Extranet FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre 2012

30 1.Planifier une formation Lorsque votre Organisme de formation a programmé un planning de formation, vous devez créer une ou plusieurs nouvelle(s) formation(s) sur lespace Extranet. Pour cela, cliquez sur « Créer une formation » en haut à gauche de lespace. 30 Extranet FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre 2012

31 Une fois que vous avez cliqué sur « Créer une formation », vous accédez à la page suivante: 31 Extranet FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre 2012

32 Vous devez alors préciser : -Le type de module : Module 1, Module 2 … Remarque: Dans le cas où, lors de la même session de formation, deux modules différents ont été suivi, vous devez créer deux formations. Par exemple, si un Module 1 et un Module 2 ont été suivi lors de la même formation vous devez créer une formation Module 1 et une formation Module 2 séparément. -Préciser le type de sous-module si le Module est divisé en sous-modules. -Choisir létat « Planifiée » -Renseigner le nombre de jours de la formation et les informations complémentaires : dates prévues pour la formation, code postal de la ville de formation et nom de la ville de formation. Pour finir, cliquez sur « Validation ». À présent, la formation a été créée et est visible dans longlet « Planifiées ». 32 Extranet FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre 2012

33 Attention, si vous ne trouvez pas la formation que vous venez de créer il y a deux possibilités: -soit vous navez pas procédé correctement à la validation de la formation planifiée et il vous faut recommencer la procédure, -soit la date de la formation que vous avez saisie est antérieure à la date du jour et elle a été redirigée automatiquement dans longlet « Synthèse à saisir ». Dans le 2 ème cas, si la synthèse na pas été validée vous devez voir apparaître,au dessus des onglets, le message : « Attention : il y a 1 synthèse(s) à saisir ». Si vous souhaitez apporter des modifications à la formation créée, vous pouvez cliquer sur sous lintitulé « Actions ». 33 Extranet FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre 2012

34 2.Annuler une formation Vous devez ensuite changer létat de la formation et cliquer sur validation: Si vous souhaitez annuler une des formations que vous avez créé, il faut cliquer sur sous lintitulé « Actions » dans longlet « Planifiées ». 34 Extranet FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre 2012

35 La formation est alors déplacée automatiquement dans longlet « Annulées » : 35 Extranet FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre 2012

36 3. Saisir la fiche de synthèse de formation. Une fois la date de formation passée, les formations que vous avez planifié vont être redirigées automatiquement dans longlet « Synthèse à saisir ». Pour remplir la fiche de synthèse de formation, cliquez sur sous lintitulé « Actions » sur la ligne de la formation que vous souhaitez renseigner. Vous pouvez également cliquer directement sur le lien de la synthèse à saisir en haut de page proposé par le message davertissement et qui vous redirige directement vers la fiche de synthèse à remplir. 36 Extranet FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre 2012

37 Vous arrivez alors sur la page « Fiche de Synthèse ». Sur cette page, vous devez renseignez toutes les informations concernant la session de formation réalisée. Il sagit des mêmes informations qui vous sont demandées sur les fiches du Kit Evaluation des modules FEE Bat. Remarque: Toutes les informations sont obligatoires et vous devez surtout ne pas oublier de joindre la feuille démargement (format pdf, jpg, gif, word), qui est le document officiel permettant de valider le module de formation lors dun contrôle. Extranet FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre

38 Pour joindre la feuille démargement, il suffit de cliquer sur « Parcourir » et télécharger depuis votre ordinateur la ou les feuille(s) démargement scannée(s) correspondant à la formation dont vous faites la synthèse dévaluation. Extranet FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre

39 Une fois la Fiche de synthèse remplie, cliquez sur « Enregistrement de la synthèse ». Toutefois, si jamais vous avez fait une erreur de saisie, le message derreur suivant apparaîtra: Extranet FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre

40 Une fois la synthèse enregistrée, elle est automatiquement placée dans longlet « Réalisées et saisies ». Extranet FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre

41 Vous avez accès à tout moment à vos fiches de synthèse. Si vous souhaitez la modifier, cliquez sur. Si vous souhaitez imprimer ou enregistrer une version de la fiche de synthèse, cliquez sur. Enfin, si vous souhaitez avoir accès à la feuille démargement, cliquez sur. Extranet FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre

42 4. Retour à la page principale. Quelque soit la page sur laquelle vous êtes en train de travailler, vous pouvez toujours retourner à la page principale de lExtranet en cliquant sur « Gestion des formations » en haut à gauche de votre écran. Extranet FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre

43 Pour tout complément dinformations, merci dadresser vos questions à : Espace collaboratif FEE Bat – Guide dutilisation – Octobre


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