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Formation Microsoft ® Excel ® 2010 Créer des requêtes pour une nouvelle base de données.

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1 Formation Microsoft ® Excel ® 2010 Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

2 Contenu du cours Vue densemble : les requêtes sont très importantes Leçon : inclut sept sections Tâches pratiques suggérées Contrôle des connaissances Aide-mémoire Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

3 Vue densemble : les requêtes sont très importantes Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Dans ce cours, vous allez apprendre à créer des requêtes pour une base de données Access. Les requêtes constituent une partie essentielle de toute base de données. Elles vous permettent dextraire des informations significatives de votre base de données et de répondre à dimportantes questions dordre professionnel. Ce cours est le quatrième dune série qui montre aux débutants comment utiliser Access 2010.

4 Objectifs du cours Utiliser le Concepteur de requêtes pour créer une requête Sélection qui retourne les données dune seule table Créer une requête Sélection qui vous demande dentrer des paramètres et retourne ensuite les résultats qui correspondent à ces paramètres Utiliser une formule dans une requête pour calculer une somme Utiliser lAssistant Requête pour créer une requête Sélection qui retourne les données de deux tables. Utiliser une expression pour concaténer les champs Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

5 Obtenir des réponses à partir de vos données Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Blocs de construction dune requête Sélection Votre nouvelle base de données de suivi des biens est prête. Vous disposez des tables, des relations et des données. Létape suivante consiste à créer quelques requêtes. Elles vous permettront de répondre à des questions importantes et faciliteront la création de formulaires et détats.

6 Obtenir des réponses à partir de vos données Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Blocs de construction dune requête Sélection Plus précisément, vous allez créer des requêtes de sélection. Elles extraient les données, les traitent et affichent les résultats dans une feuille de données. Par exemple, si vous souhaitez savoir qui appeler quand un ordinateur doit être réparé, vous créez une requête qui extrait les noms et numéros de téléphone appropriés.

7 Obtenir des réponses à partir de vos données Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Blocs de construction dune requête Sélection Cest ce quillustre limage. La requête extrait les données sur les biens à partir de la première table, les noms des techniciens à partir de la deuxième table et affiche le résultat de manière exploitable. Commençons par examiner les différentes parties dune requête.

8 Bases de la création de requêtes de sélection Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Processus de base pour la création dune requête Access permet de créer des requêtes de sélection de deux façons : le Concepteur de requêtes et lAssistant Requête. Indépendamment de loutil que vous utilisez, certaines étapes demeurent communes quand vous créez une requête Sélection.

9 Bases de la création de requêtes de sélection Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Processus de base pour la création dune requête Commencez par choisir une source denregistrements pour la requête. La source peut se composer dune ou de plusieurs tables, dune ou de plusieurs requêtes, ou dune combinaison des deux. Limage illustre une table ouverte dans le Concepteur de requêtes. Dans la source denregistrements, sélectionnez les champs que vous voulez voir dans la requête. Limage illustre les champs dans le Concepteur de requêtes, mais vous procédez de même dans lAssistant Requête.

10 Bases de la création de requêtes de sélection Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Processus de base pour la création dune requête Ajoutez un critère de tri, filtre ou autre critère de sélection à vos requêtes. Par exemple, si vous utilisez les critères illustrés dans limage, la requête ne retourne que les données des biens acquis après le 1er mai Vous pouvez aussi utiliser les critères qui vous invitent à saisir des valeurs avant que la requête ne sexécute, comme nous le verrons ultérieurement dans le cours. Quand vous avez fini dajouter des champs et des critères de sélection, exécutez la requête pour voir si elle apporte les résultats escomptés.

11 Utilisations des résultats de requête Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Requête comme source de données pour un état Lorsque vous exécutez une requête Sélection, Access affiche les résultats dans une feuille de données. Le résultat est appelé jeu denregistrements, et vous pouvez lutiliser de la même façon quune feuille de données. Par exemple, lorsque vous ajoutez ou modifiez des données, Access répercute ces modifications sur les tables qui font office de sources denregistrements pour votre requête.

12 Utilisations des résultats de requête Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Requête comme source de données pour un état Vous pouvez aussi utiliser les jeux denregistrements pour fournir les données des formulaires, états ou, même, dautres requêtes. Par exemple, si vous voulez un état sur les ordinateurs qui nécessitent dêtre remplacés, vous pouvez créer une requête qui retourne ces données, puis générer rapidement votre état. Limage illustre cela. La requête ne retourne que les enregistrements où un bien a été marqué comme devant être mis au rancart.

13 Utilisations des résultats de requête Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Requête comme source de données pour un état Les deux derniers cours de cette série montrent comment créer des formulaires et des états qui utilisent les requêtes comme sources de données. Pour lheure, souvenez-vous que contrairement aux tables, les jeux denregistrements nexistent pas physiquement dans votre base de données : Access stocke la requête et naffiche un jeu denregistrements que lorsque vous exécutez la requête. Aussi, créons une requête. Nous allons commencer à laide du Concepteur de requêtes.

14 Requête sur une seule source denregistrements Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Utilisation du Concepteur de requêtes Le Concepteur de requêtes offre le meilleur contrôle qui soit sur une requête Sélection. Il facilite aussi la création dune requête qui utilise une seule table comme source denregistrements. Par exemple, ce type de requête facilite laffichage des biens et de leurs dates dachat.

15 Requête sur une seule source denregistrements Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Utilisation du Concepteur de requêtes Voici comment procéder. Sous longlet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête. Le concepteur démarre et affiche la boîte de dialogue Afficher la table. Sur le ruban, longlet Créer apparaît également. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez votre source denregistrements. Vous pouvez utiliser une combinaison de tables et de requêtes, et celles que vous sélectionnez apparaissent dans la section supérieure du concepteur.

16 Requête sur une seule source denregistrements Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Utilisation du Concepteur de requêtes Dans la source denregistrements, double- cliquez sur les champs que vous voulez voir apparaître dans votre jeu denregistrements ou vos résultats. Vos choix apparaissent dans la section inférieure du concepteur. Lorsque vous avez fini dajouter les champs, accédez à longlet Création et, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter. Votre jeu denregistrements apparaît sous forme de feuille de données.

17 Créer une requête de sorte quelle demande une entrée Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Utilisation des critères dans une requête Le type de requête que vous avez créé dans la section précédente peut retourner une multitude de données. Une solution courante pour limiter la quantité de données retournées par une requête consiste à utiliser un paramètre. En bref, les paramètres permettent à lutilisateur dentrer des valeurs avant que la requête ne soit lancée. Les paramètres constituent un type de filtre que vous intégrez à votre requête.

18 Créer une requête de sorte quelle demande une entrée Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Utilisation des critères dans une requête Voici comment utiliser des paramètres dans vos requêtes : Ouvrez la requête en mode Création, et, dans la ligne Critères du champ que vous voulez filtrer, entrez votre paramètre. Par exemple, vous pouvez utiliser les critères figurant dans limage. Lorsque vous exécutez la requête, les critères vous demandent dentrer une date de début et une date de fin, et retournent seulement les enregistrements situés entre les dates que vous spécifiez.

19 Utiliser une formule dans une requête Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Utilisation dune fonction dans une requête Une autre solution courante pour modifier les critères de sélection dune requête consiste à ajouter une fonction. Par exemple, si vous souhaitez savoir quelle somme votre entreprise a dépensée pour les fournitures de bureau lannée écoulée, vous pouvez ajouter une fonction dagrégation à la requête et la somme apparaîtra dans les résultats.

20 Utiliser une formule dans une requête Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Utilisation dune fonction dans une requête Ouvrez la requête en mode Création. Sous longlet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux. La ligne Total apparaît dans le concepteur. Dans le champ où vous voulez utiliser la fonction, cliquez sur la ligne Total et sélectionnez une fonction dans la liste. Lorsque vous exécutez la requête, les résultats incluent vos calculs.

21 Requête sur plusieurs sources denregistrement Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Utilisation de lAssistant Requête pour créer une requête multisource. Vous pouvez utiliser plusieurs tables, ou dautres requêtes, comme source denregistrement pour une nouvelle requête. De fait, votre requête va porter sur un bien plus grand nombre de sources. Les requêtes sur plusieurs sources permettent de répondre à des questions telles que savoir de quel fournisseur provient tel ou tel bien. LAssistant Requête constitue la solution la plus simple pour commencer à créer des requêtes sur plusieurs sources, en particulier si vous débutez dans Access.

22 Requête sur plusieurs sources denregistrement Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Utilisation de lAssistant Requête pour créer une requête multisource. Sous longlet Création, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Assistant Requête. Terminez lAssistant. Sélectionnez les tables et les champs que vous voulez utiliser comme source denregistrement, et... attribuez un nom descriptif à votre nouvelle requête, en évitant dutiliser des espaces dans le nom.

23 Suggestions dexercices pratiques 1.Créez une requête Sélection à partir dune seule table. 2.Faites en sorte quune requête demande une entrée (ajoutez un paramètre). 3.Ajoutez un champ calculé à une requête. 4.Mettez en forme le champ calculé. 5.Créez une requête à partir de plusieurs tables 6.Concaténez les champs avec une expression. Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Exercices pratiques en ligneExercices pratiques en ligne (nécessite Access 2010)

24 Contrôle des connaissances - question 1 Lorsque vous commencez par créer une requête, vous sélectionnez : (Choisir une réponse) Créer des requêtes pour une nouvelle base de données 1.Une source denregistrements. 2.Une table système. 3.Un jeu denregistrements.

25 Contrôle des connaissances - question 1 Créer des requêtes pour une nouvelle base de données La source denregistrements peut être une combinaison de tables et de requêtes. Lorsque vous commencez par créer une requête, vous sélectionnez : Réponse : 1. Une source denregistrements.

26 Contrôle des connaissances - question 2 Vous utilisez des critères dans une requête quand vous devez : (Choisir une réponse) Créer des requêtes pour une nouvelle base de données 1.Garantir que vos données sont correctement mises en forme 2.Ajouter des formules à une table 3.Trier, filtrer ou limiter les résultats retournés par la requête

27 Contrôle des connaissances - question 2 Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Les critères peuvent être assez puissants, aussi. Par exemple, vous pouvez utiliser les critères pour trouver les enregistrements qui correspondent aux personnes qui habitent dans une ville donnée et dont les anniversaires tombent entre les dates spécifiées. Vous utilisez des critères dans une requête quand vous devez : Réponse : 3. Trier, filtrer ou limiter les résultats retournés par la requête

28 Contrôle des connaissances - question 3 Pour pouvoir utiliser plusieurs tables comme source denregistrements, ces tables doivent : (Choisir une réponse) Créer des requêtes pour une nouvelle base de données 1.Être ouvertes en mode Feuille de données 2.Participer à une relation 3.Ne pas servir de source denregistrements pour une autre requête

29 Contrôle des connaissances - question 3 Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Si les tables ne font pas partie dune relation, la requête retourne toutes les données de chaque table et les résultats ne sont presque jamais significatifs. Pour pouvoir utiliser plusieurs tables comme source denregistrements, ces tables doivent : Réponse : 2. Participer à une relation

30 Contrôle des connaissances - question 4 Une expression est : (Choisir une réponse) Créer des requêtes pour une nouvelle base de données 1.Une formule stockée dans une ou plusieurs tables de base de données. 2.Une formule qui calcule simplement les dates. 3.Un objet qui peut effectuer des calculs et dautres tâches telles que la validation des données.

31 Contrôle des connaissances - question 4 Créer des requêtes pour une nouvelle base de données Ce cours vous a montré différentes façons dutiliser les expressions. LAide-mémoire qui est référencé à la fin vous permet daccéder à de plus amples informations sur celles-ci. Une expression est : Réponse : 3. Un objet qui peut effectuer des calculs et dautres tâches telles que la validation des données.

32 Contrôle des connaissances - question 5 Ce cours vous a expliqué tout ce que vous devez savoir sur les requêtes. (Choisir une réponse) Créer des requêtes pour une nouvelle base de données 1.Vrai. 2.Faux.

33 Contrôle des connaissances - question 5 Créer des requêtes pour une nouvelle base de données LAide-mémoire, qui est référencé sur la diapositive suivante, vous permet daccéder à de plus amples informations. Ne manquez pas loccasion. Ce cours vous a expliqué tout ce que vous devez savoir sur les requêtes. Réponse : 2. Faux.

34 Aide-mémoire Pour un résumé des tâches abordées dans ce cours, reportez-vous à l Aide-mémoire.Aide-mémoire Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

35 Utilisation de ce modèle Reportez-vous au volet de commentaires ou affichez la page de commentaires complète (onglet Affichage, Page de commentaires) pour une aide détaillée sur ce modèle.


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