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Projet Profusion Les coulisses de la journée EGIDE DESS SID – 2002/2003.

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1 Projet Profusion Les coulisses de la journée EGIDE DESS SID – 2002/2003

2 INTRODUCTION Le client : Association Promidée Ses buts Son développement Le projet 2003 La commande

3 Retour sur la journée 4 mars 2003 Le knowledge management 116 inscrits, 88 participants Une manifestation réussie INTRODUCTION

4 Une journée… mais quelle organisation ! Nombreuses contraintes Création de 3 fonctions… Mais une participation de chacun INTRODUCTION

5 La planification Les auteurs - le thème La communication Le budget La capitalisation Retour sur le projet PLAN

6 Deux personnes… … mais une participation de toute léquipe Pourquoi un planning ? FONCTION PLANNING

7 Un outil utile Vérification des délais Mise en avant des alertes Une évaluation relativement cohérente Quelques écarts… Les ressources mobilisées

8 Quatre étapes principales La définition du projet La préparation de lévénement La réalisation de lévénement La capitalisation

9 La définition du projet - Souhait et commande du client - La définition de lévénement, une étape décisive - Létude de faisabilité La préparation de lévénement - Choix des auteurs et des intervenants - Organisation logistique

10 La réalisation de lévénement - No comment La capitalisation - Pérenniser la «journée EGIDE» - Transmettre une expérience forte

11 le temps A retenir... Gestion et maîtrise dune importante contrainte :

12 Deux étapes: Le choix du thème et des auteurs La communication avec les auteurs AUTEURS

13 Le temps des choix: De début novembre à début décembre Deux recherches en parallèle: un thème et des auteurs Nos pistes de recherche: - Listes de diffusion - Conférences - Sites déditeurs - Sites de librairies

14 Plusieurs thèmes apparaissent: portails dentreprise, gestion de contenu … Laccord de notre client Choix définitif du Knowledge Management… … et dune liste dauteurs à contacter Les choix AUTEURS

15 Appels à contribution auprès des spécialistes du KM 28 auteurs identifiés Envoi du 1er mail le 27 novembre réponses Fin de la sélection : le 03 janvier 2003

16 La Dream Team de la journée EGIDE Les conférenciers –Jean-Yves Prax –Gilles Balmisse –Patrick Bouvard et Patrick Storhaye –Eunika Mercier-Laurent Et le modérateur –Dominique Cotte

17 1ère phase de communication Sujet de leur intervention –Définition du périmètre –Degré de spécialisation du discours Modalités pratiques –Avantages offerts en cas de participation –Un gage de qualité : laccueil du CETE

18 Problèmes rencontrés Risques budgétaires Aucune confirmation écrite de la venue des auteurs Risques liés à la communication par mail

19 2ème phase de communication Règlement des détails pratiques Définition plus précise du sujet dintervention Communication enrichissante –Dialogue autour de notre vision du KM –Echange dopinions sur les ouvrages des auteurs –Conseils organisationnels

20 Apports de cette communication Communication toujours effective Contacts précieux Aide à la recherche de stage !

21 COMMUNICATION «A notre époque où on parle tant de communication, la vraie communication est poétique» Robert SABATIER

22 Les niveaux de communication Communication Interne Diffusion de Lévènement Communication auteurs Communication entreprises / outils Communication entreprises / témoins Invitations Entreprises Invitations Institutions Communication anciens / nouveaux élèves Presse & média AvantAprès Diffusion / réception des retours Communication Intervenants Présentation du projet implication + -

23 Moyens de communication Site Internet Plaquette Dossier de presse Mails Listes de diffusion Média traditionnels

24 Différents pôles de communication Les auteurs Les invités Le « grand public » Les entreprises intervenantes Les anciens étudiants La communication interne

25 Les entreprises intervenantes Entreprises de démos « Entreprises-témoins » : Deux intérêts différents, une communication différente.

26 Les invités Les institutions, les entreprises régionales Le « grand public » Les anciens élèves du dess sid

27 Communication après lévénement Retours sur la journée Mise à disposition des supports dintervention

28 FINANCEMENT DU PROJET Au commencement du projet, nous avions des idées… Mais pas dargent.

29 Une recherche méthodique... –Recherche des organismes à contacter –Recherche dinformations et de contacts –Préparation des argumentaires Le travail de toute une équipe Un outil de suivi utile : le tableau récapitulatif La recherche de partenaires

30 Organismes contactés Peu dorganismes contactés pour un financement... –Fonds de professionnalisation ( ) –FAVE-FSDEI ( ) –Conseil régional Beaucoup pour la salle... –Mairie de Lille –Maison de la recherche –Cité des sciences, etc.

31 ENFIN DES SUBVENTIONS... FSDIE Lille 3 Fonds de professionnalisation de Lille , , ,00 … MAIS POUR UNE PART INEXPLOITABLES Au final :

32 BUDGET final

33 Bilan dune expérience Manque de temps –Des démarches à faire longtemps à lavance –Peu darguments à développer Manque dexpérience –Une méconnaissance des organismes à contacter –Une méconnaissance des démarches à accomplir Intérêt de la capitalisation

34 CAPITALISATION Un volet capital du projet Une démarche cohérente avec la démarche de pérennisation des journées EGIDE / Promidée Un outil indispensable pour capitaliser et transmettre une partie de lexpérience acquise

35 RETOUR SUR LE PROJET Pourquoi ce retour ? Objectif pédagogique Apports du projet

36 Léquipe : 8 personnes Des avantages… : oUne équipe très soudée oDu travail pour tous Et des inconvénients oProfusion / Promidée : 2 équipes oDu travail plus quil nen faut oUne communication dans lurgence RETOUR SUR LE PROJET

37 Le management de projet, cest : Prendre le temps de se poser Savoir se remettre en question Sadapter aux contraintes et opportunités RETOUR SUR LE PROJET

38 Et si cétait à refaire ? RETOUR SUR LE PROJET

39 «Mon projet préféré, c est le prochain» Frank Lloyd Wright, Architecte américain


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