DEMARCHE OPERATIONNELLE DE LA CONDUITE

Présentation au sujet: "DEMARCHE OPERATIONNELLE DE LA CONDUITE"— Transcription de la présentation:

1 DEMARCHE OPERATIONNELLE DE LA CONDUITE
DE MISSION D’AUDIT DE LA CAPACITE DE GESTION DES SERVICES SOUS ORDONNATEURS Présentée par Mme Laila Laakairi

2 Plan I. Rappel : 1. la mission d’audit
2. les règles de conduite à respecter 3. les différents intervenants de la TGR II . Principe fondamentaux de la méthodologie III. Phases de la mission d’audit de la CGO : 1. Phase de préparation 2. Phase de réalisation 3. Phase de conclusion IV. Les outils d’audit de la CGO V. Les recommandations

3 I . Rappel 1 . Mission d’évaluation de la capacité de gestion :
vise à obtenir une assurance raisonnable sur le degré de maîtrise des opérations et de l’organisation des services audités; Audit peut être soit diligenté par le ministre chargé des finances de sa propre initiative soit sur demande du ministre intéressé, La mission d’audit de la CGO est enclenchée une fois l’entité à auditer informée Les travaux des auditeurs s’appuieront essentiellement sur le référentiel d’audit de la CGO; L’ Audit se déroulera dans les conditions fixées par la charte en termes de droits et devoirs; L’audit est réalisés sur place et sur pièces

4 2. REGLES DE CONDUITE: La mission d’audit doit se dérouler dans un climat de respect et de confiance entre auditeurs et audités; les auditeurs sont soumis au secret professionnel; lls doivent en permanence agir et se comporter avec intégrité et probité; Ils exercent une fonction d’évaluation indépendante, ils sont tenus de signaler, sans délai, toute fraude ou irrégularité grave à leur supérieur hiérarchique ;

5 ils doivent éviter,de porter des préjugés, de se mettre en position de conflit d’intérêt réel, potentiel ou apparent, qui serait de nature à compromettre ou risquerait de compromettre leur indépendance, l’objectivité de leur jugement ainsi que leur impartialité; Ils doivent veiller au bien fondé et pertinence des constats, conclusions et recommandations ; Ils doivent procéder, à la fin de leurs travaux, à la restitution orale des conclusions de leur mission aux responsables de l’entité auditée .

6 3. Les différents intervenants de la TGR dans la mission d’audit de la CGO
Le comité d’audit; Le TGR; La DCD; Les directions régionales: SIR La division de l’inspection; la DPMAR ; La division informatique, plate forme GID; Le comptable assignataire de l’entité auditée.

7 Les acteurs au niveau régional
Le rôle prépondérant des Directions Régionales : Les Directeurs Régionaux sont des acteurs à part entière dans les missions d’audit ; La programmation des missions se fait en concertation avec la DCD; La validation du portefeuille des SO à auditer par le DR et la DCD ; L’information des entités à auditer par le DR; La signature des ordres de mission par le DR et enclenchement de la mission ; Suivi de l’ensemble des missions réalisées au niveau régional; Envoi des rapports d’audit à la DCD; L’implication des inspections régionales : Information de la DI du programme des missions Encadrement des futurs auditeurs par les SIR ; Supervision de l’opération au niveau régional par le DR. L’implication du comptable assignataire: L’importance du rôle informationnel dans la préparation de la mission ; L’avis du comptable assignataire sur la qualité de gestion de l’audité: (application des procédures,étalement des opérations sur l’exercice budgétaire, capitalisation des observations formulées,améliorations constatées, disfonctionnements, taux de visa au premier envoi,taux des émissions etc).

8 II . PRINCIPES FONDAMENTAUX DE LA METHODOLOGIE
Simplicité :Une bonne méthode est une méthode simple; Rigueur : respect des conditions fixées par la charte d’audit; Relativité du vocabulaire : respect du référentiel; Adaptabilité : faire preuve d’adaptation.

9 LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT
Phase de préparation Phase de réalisation Phase de conclusion

10 1- Phase de préparation:
LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT (suite) 1- Phase de préparation: L’établissement de la lettre de mission, l’ordre de mission et information du SO à auditer; L’étape de familiarisation; L’identification et l’évaluation des risques; La définition des objectifs.

11 La lettre de mission: LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT (suite)
La lettre de mission formalise le mandat donné par la hiérarchie à l’auditeur Elle est signée par le TGR, quant à l’ordre de mission il est signé par le DR; Elle répond à trois principes essentiels: L’auditeur ne peut se saisir lui-même de ses missions. Il réalise celles qu’on lui confie; La lettre de mission doit émaner d’une autorité compétente (le TGR); elle permet l’information de tous les responsables concernés (DR, SIR, Sous Ordonnateur....). De ces 3 principes se dégagent donc 2 fonctions : une fonction de mandat et une fonction d’information; Le DR informe l’entité à auditer par lettre; Le contenu :Les mentions obligatoires (désignation et signature du mandat, destinataires, auditeur (s), objet, périmètre de l’audit..);

12 LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT (suite)
L’étape de familiarisation: C’est la partie la plus importante de la mission; Elle permet : D’avoir une vision d’ensemble de l’organisation objet de la mission et des contrôles internes mis en place ; De définir les objectifs; la prise de connaissance « apprendre son sujet » ; L’analyse documentaire: Cet apprentissage s’organise autour des objectifs suivants : Prendre connaissance du contenu du guide ; Identifier les problèmes du sujet ou de la fonction;

13 LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT suite
Éviter d’omettre des aspects importants: Prévoir l’organisation du travail et en mesurer l’importance 1ère prise de contact et les 1èrs interviews Recueil des information nécessaires ; Recueil de l’avis du comptable assignataire; Rapport de la cour des comptes éventuellement… Analyse des documents collectés; Rapprochement des résultats d’analyse avec le guide de l’audit; Connaissance du contexte organisational de l’unité (organigrammes, environnement informatique….); Connaissance du fonctionnement de l’entité auditée (méthodes procédures, réglementation, organisation spécifique, SI, problèmes passés ou en cours, réformes en cours ou prévues).

14 2. Phase de réalisation Réunion d’ouverture; Programme des visites;
LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT suite 2. Phase de réalisation Réunion d’ouverture; Programme des visites; Le travail sur le terrain; La preuve d’audit.

15 Phase de réalisation Réunion d’ouverture: sur RDV
LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT suite Phase de réalisation Réunion d’ouverture: sur RDV Organisation : Elle doit se faire chez l’audité; Elle doit être effectuée avec le responsable de la fonction auditée; Ordre du jour doit comporter: Présentation des auditeurs; Présentation de la lettre de mission; remise de la charte d’audit Rappel de l’objectif de la mission Communication du programme prévisionnel de la mission; Prise de RDV et contacts éventuels ; Remise de la liste des documents à fournir par l’audité selon un délai fixé Compte rendu de la réunion d’ouverture.

16 Phase de réalisation (suite)
LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT suite Phase de réalisation (suite) Programme des visites : « programme de travail»; répartition des tâches entre les auditeurs; Ce document doit répondre à 3 objectifs: C’est un contrat entre l’équipe d’audit et sa hiérarchie; C’est un planning de travail; C’est l’outil de suivi du travail. Programme d’audit : quelles tâches accomplir ? selon quel planning ?

17 Le travail sur le terrain:
LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT suite Phase de réalisation (suite) Le travail sur le terrain: Rappel de la démarche logique; Les observations;

18 Phase de réalisation (suite)
LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT suite Phase de réalisation (suite) Le travail sur le terrain Rappel de la démarche logique: Découpage des opérations et identification des risques; Définition des objectifs Elaboration du programme de travail; Entretien avec le responsables et les cadres en se basant sur le guide d’audit Servir le questionnaire( guide); Éviter de poser les questions dont les réponses figurent déjà dans les documents fournis Réconciliation des données collectées ;

19 Phase de réalisation (suite)
LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT suite Phase de réalisation (suite) Le travail sur le terrain: Les observations L’observation immédiate (sur place) qui doit être rationnelle et objective; Les observations spécifiques : Choix d’un certain nombre d’opérations sur la base des risques constatés; Procéder à des tests qui font l’objet d’une « feuille de travail »; Cette feuille comporte l’objectif du test, la méthode et le résultat; Choisir les outils adéquats; Prévoir des questions non envisagées; Interpréter le résultat du test. La reformulation des réponses: Production d’un CR d’audit pour chaque service et validation avec son responsable avant de regrouper l’ensemble de l’information dans le rapport d’audit.

20 Phase de réalisation (suite)
LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT suite Phase de réalisation (suite) La preuve en audit : La norme 2310 précise qu’un constat peut être considéré comme prouvé et donc valable dès que les informations réunies présentent les 4 caractéristiques suivantes Sufisante: fonctionnelle, appropriée et probante, présentant assez d'information; Concluante:fiable, elle doit permettre d'aboutir à une conclusion aussi précise que possible et certitude de la qualité de la source; Pertinente : conformité avec les objectifs de la mission; Utile: répondant aux objectifs de l'organisation .

21 La preuve peut être classée en 4 catégories:
LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT suite Phase de réalisation (suite) La preuve peut être classée en 4 catégories: La preuve physique (observée et vue); La preuve testimoniale (témoignage d’autrui) ; La preuve documentaire (pièces comptables, manuels, notes..); La preuve analytique (calculs, rapprochements, comparaisons…).

22 Phase de conclusion Le projet de rapport d’audit de la CGO;
LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT suite Phase de conclusion Le projet de rapport d’audit de la CGO; La réunion de restitution et examen des réponses des audités ; Le rapport définitif d’audit de la CGO; Popositions de recommandations : éléments indispensables pour l’élaboration du plan d’augmentation de la capacité de gestion des sous ordonnateurs.

23 Le projet de rapport d’audit:
LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT suite Phase de conclusion (suite) Le projet de rapport d’audit: C’est un projet parce qu’il ne comporte pas: les réponses des audités; La validation générale; le plan d’action des recommandations. Ce document constitue l’ordre du jour de la réunion de restitution

24 Principes fondamentaux:
LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT suite Phase de conclusion (suite) La réunion de restitution : Principes fondamentaux: « Livre ouvert » (tout doit être validé avec les audités); « File d’attente » (l’audité est le premier informé); «Aller à l’essentiel); « L’action immédiate » (améliorer et redresser immédiatement les aspects sur lesquels on peut agir immédiatement); « La connaissance commune »(mutualisation et transferts de compétences entre les auditeurs et les audités).

25 Organisation et déroulement::
LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT suite Phase de conclusion (suite) La réunion de restitution Organisation et déroulement:: Présentation synthétique des opérations de la mission: Faire participer les audités; Etre outillé du dossier d’audit bien organisé. Présentation des recommandations et provocation des contestations éventuelles: Une bonne concertation de l’auditeur avec les audités au cours de la mission réduit ces contestations.

26 Phase de conclusion (suite)
LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT suite Phase de conclusion (suite) Le rapport d’audit de la CGO: Principes; Forme; Normes

27 Phase de conclusion (suite)
LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT suite Phase de conclusion (suite) Le rapport d’audit de la CGO: C’est un document final; établi en temps utile Il doit exposer l’objet de la mission et l’étendue des travaux effectués, Il doit énumérer les constats relevés et les recommandations émises; L’entitée auditée doit en être informée au préalable ; Un droit de réponse est accordé à l’audité ; Il constitue un outil de travail pour l’audité. Ce rapport, est transmis aux responsables concernés pour qu’ils examinent les recommandations et élaborent, éventuellement, des plans d’action de mise en œuvre y afférents.

28 Phase de conclusion (suite)
LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT suite Phase de conclusion (suite) La mission d’audit de la CGO donnera lieu à l’élaboration d’un rapport d’audit de la capacité de gestion de l’ordonnateur ou du sous ordonnateur. Ce rapport d'audit doit être présenté selon le plan suivant : Synthèse du rapport ; Introduction qui rappelle l'objet de la mission, son cadre réglementaire et son champ; Appréciation de la capacité de gestion financière ; Appréciation de la capacité d’exécution de la dépense ; Appréciation de la capacité de contrôle interne ; Appréciation de la capacité de gestion de l’information. Recommandations et proposition de notation (éventuellement) Annexes : Liste des documents testés: marchés, BC,conventions,actes de personnel …

29 Phase de conclusion (suite)
LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT suite Phase de conclusion (suite) Le rapport d’audit de la CGO: Normes: La norme 2420 – Rédaction du rapport d’audit: Exact; Objectif; Clair; Concis; Constructif; Complet; Établi en temps utile.

30 Phase de conclusion (suite)
LES PHASES DE LA MISSION D’AUDIT suite Phase de conclusion (suite) Le rapport d’audit de la CGO: Normes: Diffusion du rapport d’audit: Le rapport doit être diffusé « aux personnes appropriées »; La hiérarchie doit être informée; Les personnes non concernées ne doivent pas recevoir ce document.

31 Recommandations Les recommandations doivent se faire dans une logique d’amélioration de la CGO. les actions correctives proposées doivent être exprimées d’une manière suggestive . veiller à ne pas porter préjudice à la compétence et à la gestion du service audité. Elles visent à éviter que le phénomène constaté ne se reproduise ; C’est une simple remise en ordre qui tend vers une amélioration du dispositif du CI;

32 Merci de votre attention