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DEMARCHE OPERATIONNELLE DE LA CONDUITE DE MISSION DAUDIT DE LA CAPACITE DE GESTION DES SERVICES SOUS ORDONNATEURS Présentée par Mme Laila Laakairi.

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1 DEMARCHE OPERATIONNELLE DE LA CONDUITE DE MISSION DAUDIT DE LA CAPACITE DE GESTION DES SERVICES SOUS ORDONNATEURS Présentée par Mme Laila Laakairi

2 Plan I. Rappel : 1. la mission daudit 2. les règles de conduite à respecter 3. les différents intervenants de la TGR II. Principe fondamentaux de la méthodologie III. Phases de la mission daudit de la CGO : 1. Phase de préparation 2. Phase de réalisation 3. Phase de conclusion IV. Les outils daudit de la CGO V. Les recommandations

3 I. Rappel 1. Mission dévaluation de la capacité de gestion : vise à obtenir une assurance raisonnable sur le degré de maîtrise des opérations et de lorganisation des services audités; Audit peut être soit diligenté par le ministre chargé des finances de sa propre initiative soit sur demande du ministre intéressé, La mission daudit de la CGO est enclenchée une fois lentité à auditer informée Les travaux des auditeurs sappuieront essentiellement sur le référentiel daudit de la CGO; L Audit se déroulera dans les conditions fixées par la charte en termes de droits et devoirs; Laudit est réalisés sur place et sur pièces

4 2. REGLES DE CONDUITE: La mission daudit doit se dérouler dans un climat de respect et de confiance entre auditeurs et audités; les auditeurs sont soumis au secret professionnel; lls doivent en permanence agir et se comporter avec intégrité et probité; Ils exercent une fonction dévaluation indépendante, ils sont tenus de signaler, sans délai, toute fraude ou irrégularité grave à leur supérieur hiérarchique ;

5 ils doivent éviter,de porter des préjugés, de se mettre en position de conflit dintérêt réel, potentiel ou apparent, qui serait de nature à compromettre ou risquerait de compromettre leur indépendance, lobjectivité de leur jugement ainsi que leur impartialité; Ils doivent veiller au bien fondé et pertinence des constats, conclusions et recommandations ; Ils doivent procéder, à la fin de leurs travaux, à la restitution orale des conclusions de leur mission aux responsables de lentité auditée.

6 3. Les différents intervenants de la TGR dans la mission daudit de la CGO 3. Les différents intervenants de la TGR dans la mission daudit de la CGO Le comité daudit; Le TGR; La DCD; Les directions régionales: SIR La division de linspection; la DPMAR ; La division informatique, plate forme GID; Le comptable assignataire de lentité auditée.

7 Les acteurs au niveau régional Le rôle prépondérant des Directions Régionales : Les Directeurs Régionaux sont des acteurs à part entière dans les missions daudit ; La programmation des missions se fait en concertation avec la DCD; La validation du portefeuille des SO à auditer par le DR et la DCD ; Linformation des entités à auditer par le DR; La signature des ordres de mission par le DR et enclenchement de la mission ; Suivi de lensemble des missions réalisées au niveau régional; Envoi des rapports daudit à la DCD; Limplication des inspections régionales : Information de la DI du programme des missions Encadrement des futurs auditeurs par les SIR ; Supervision de lopération au niveau régional par le DR. Limplication du comptable assignataire: Limportance du rôle informationnel dans la préparation de la mission ; Lavis du comptable assignataire sur la qualité de gestion de laudité: (application des procédures,étalement des opérations sur lexercice budgétaire, capitalisation des observations formulées,améliorations constatées, disfonctionnements, taux de visa au premier envoi,taux des émissions etc).

8 II. PRINCIPES FONDAMENTAUX DE LA METHODOLOGIE Simplicité : Une bonne méthode est une méthode simple; Rigueur : respect des conditions fixées par la charte daudit; respect du référentiel; Relativité du vocabulaire : respect du référentiel; Adaptabilité : faire preuve dadaptation.

9 LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT Phase de préparation Phase de réalisation Phase de conclusion

10 LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT (suite) Létablissement de la lettre de mission, lordre de mission et information du SO à auditer; Létape de familiarisation; Lidentification et lévaluation des risques; La définition des objectifs. 1- Phase de préparation:

11 LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT (suite) La lettre de mission: La lettre de mission formalise le mandat donné par la hiérarchie à lauditeur Elle est signée par le TGR, quant à lordre de mission il est signé par le DR; Elle répond à trois principes essentiels: Lauditeur ne peut se saisir lui-même de ses missions. Il réalise celles quon lui confie; La lettre de mission doit émaner dune autorité compétente (le TGR); elle permet linformation de tous les responsables concernés (DR, SIR, Sous Ordonnateur....). De ces 3 principes se dégagent donc 2 fonctions : une fonction de mandat et une fonction dinformation; Le DR informe lentité à auditer par lettre; Le contenu :Les mentions obligatoires (désignation et signature du mandat, destinataires, auditeur (s), objet, périmètre de laudit..);

12 LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT (suite) Létape de familiarisation : Cest la partie la plus importante de la mission; Elle permet : Davoir une vision densemble de lorganisation objet de la mission et des contrôles internes mis en place ; De définir les objectifs; la prise de connaissance « apprendre son sujet » ; Lanalyse documentaire: Cet apprentissage sorganise autour des objectifs suivants : Prendre connaissance du contenu du guide ; Identifier les problèmes du sujet ou de la fonction;

13 LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT suite LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT suite Éviter domettre des aspects importants: Prévoir lorganisation du travail et en mesurer limportance 1ère prise de contact et les 1èrs interviews Recueil des information nécessaires ; Recueil de lavis du comptable assignataire; Rapport de la cour des comptes éventuellement… Analyse des documents collectés; Rapprochement des résultats danalyse avec le guide de laudit; Connaissance du contexte organisational de lunité (organigrammes, environnement informatique….); Connaissance du fonctionnement de lentité auditée (méthodes procédures, réglementation, organisation spécifique, SI, problèmes passés ou en cours, réformes en cours ou prévues).

14 LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT suite Réunion douverture; Programme des visites; Le travail sur le terrain; La preuve daudit. 2. Phase de réalisation

15 LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT suite Phase de réalisation Réunion douverture: sur RDV Organisation : Elle doit se faire chez laudité; Elle doit être effectuée avec le responsable de la fonction auditée; Ordre du jour doit comporter: Présentation des auditeurs; Présentation de la lettre de mission; remise de la charte daudit Rappel de lobjectif de la mission Communication du programme prévisionnel de la mission; Prise de RDV et contacts éventuels ; Remise de la liste des documents à fournir par laudité selon un délai fixé Compte rendu de la réunion douverture.

16 LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT suite Phase de réalisation (suite) Programme des visites : « programme de travail»; répartition des tâches entre les auditeurs; Ce document doit répondre à 3 objectifs: Cest un contrat entre léquipe daudit et sa hiérarchie; Cest un planning de travail; Cest loutil de suivi du travail. Programme daudit : quelles tâches accomplir ? selon quel planning ?

17 LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT suite Phase de réalisation (suite) Le travail sur le terrain: Rappel de la démarche logique; Les observations;

18 LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT suite Phase de réalisation (suite) Le travail sur le terrain Rappel de la démarche logique : Découpage des opérations et identification des risques; Définition des objectifs Elaboration du programme de travail; Entretien avec le responsables et les cadres en se basant sur le guide daudit Servir le questionnaire( guide); Éviter de poser les questions dont les réponses figurent déjà dans les documents fournis Réconciliation des données collectées ;

19 LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT suite Phase de réalisation (suite) Le travail sur le terrain: Les observations Lobservation immédiate (sur place) qui doit être rationnelle et objective; Les observations spécifiques : Choix dun certain nombre dopérations sur la base des risques constatés; Procéder à des tests qui font lobjet dune « feuille de travail »; Cette feuille comporte lobjectif du test, la méthode et le résultat; Choisir les outils adéquats; Prévoir des questions non envisagées; Interpréter le résultat du test. La reformulation des réponses: Production dun CR daudit pour chaque service et validation avec son responsable avant de regrouper lensemble de linformation dans le rapport daudit.

20 LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT suite Phase de réalisation (suite) La preuve en audit : La norme 2310 précise quun constat peut être considéré comme prouvé et donc valable dès que les informations réunies présentent les 4 caractéristiques suivantes Sufisante: fonctionnelle, appropriée et probante, présentant assez d'information; Concluante:fiable, elle doit permettre d'aboutir à une conclusion aussi précise que possible et certitude de la qualité de la source; Pertinente : conformité avec les objectifs de la mission; Utile: répondant aux objectifs de l'organisation.

21 LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT suite Phase de réalisation (suite) La preuve peut être classée en 4 catégories: La preuve physique (observée et vue); La preuve testimoniale (témoignage dautrui) ; La preuve documentaire (pièces comptables, manuels, notes..); La preuve analytique (calculs, rapprochements, comparaisons…).

22 LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT suite Phase de conclusion Le projet de rapport daudit de la CGO; La réunion de restitution et examen des réponses des audités ; Le rapport définitif daudit de la CGO; Popositions de recommandations : éléments indispensables pour lélaboration du plan daugmentation de la capacité de gestion des sous ordonnateurs.

23 LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT suite Phase de conclusion (suite) Le projet de rapport daudit: Cest un projet parce quil ne comporte pas: les réponses des audités; La validation générale; le plan daction des recommandations. Ce document constitue lordre du jour de la réunion de restitution

24 LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT suite Phase de conclusion (suite) La réunion de restitution : Principes fondamentaux: « Livre ouvert » (tout doit être validé avec les audités); « File dattente » (laudité est le premier informé); «Aller à lessentiel); « Laction immédiate » (améliorer et redresser immédiatement les aspects sur lesquels on peut agir immédiatement); « La connaissance commune »(mutualisation et transferts de compétences entre les auditeurs et les audités).

25 LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT suite Phase de conclusion (suite) La réunion de restitution Organisation et déroulement:: Présentation synthétique des opérations de la mission: Faire participer les audités; Etre outillé du dossier daudit bien organisé. Présentation des recommandations et provocation des contestations éventuelles: Une bonne concertation de lauditeur avec les audités au cours de la mission réduit ces contestations.

26 LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT suite Phase de conclusion (suite) Le rapport daudit de la CGO: Principes; Forme; Normes

27 LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT suite Phase de conclusion (suite) Le rapport daudit de la CGO : Cest un document final; établi en temps utile Il doit exposer lobjet de la mission et létendue des travaux effectués, Il doit énumérer les constats relevés et les recommandations émises; Lentitée auditée doit en être informée au préalable ; Un droit de réponse est accordé à laudité ; Il constitue un outil de travail pour laudité. Ce rapport, est transmis aux responsables concernés pour quils examinent les recommandations et élaborent, éventuellement, des plans daction de mise en œuvre y afférents.

28 LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT suite Phase de conclusion (suite) La mission daudit de la CGO donnera lieu à lélaboration dun rapport daudit de la capacité de gestion de lordonnateur ou du sous ordonnateur. Ce rapport d'audit doit être présenté selon le plan suivant : Synthèse du rapport ; Introduction qui rappelle l'objet de la mission, son cadre réglementaire et son champ; Appréciation de la capacité de gestion financière ; Appréciation de la capacité dexécution de la dépense ; Appréciation de la capacité de contrôle interne ; Appréciation de la capacité de gestion de linformation. Recommandations et proposition de notation (éventuellement) Annexes : Liste des documents testés: marchés, BC,conventions,actes de personnel …

29 LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT suite Phase de conclusion (suite) Le rapport daudit de la CGO: Normes: La norme 2420 – Rédaction du rapport daudit: Exact; Objectif; Clair; Concis; Constructif; Complet; Établi en temps utile.

30 LES PHASES DE LA MISSION DAUDIT suite Phase de conclusion (suite) Le rapport daudit de la CGO: Normes: Diffusion du rapport daudit: Le rapport doit être diffusé « aux personnes appropriées »; La hiérarchie doit être informée; Les personnes non concernées ne doivent pas recevoir ce document.

31 Recommandations Les recommandations doivent se faire dans une logique damélioration de la CGO. les actions correctives proposées doivent être exprimées dune manière suggestive. veiller à ne pas porter préjudice à la compétence et à la gestion du service audité. Elles visent à éviter que le phénomène constaté ne se reproduise ; Cest une simple remise en ordre qui tend vers une amélioration du dispositif du CI;

32 Merci de votre attention


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