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I MB information management branch 1 Numéro dimmatriculation scolaire de lOntario Préparé pour les séances de formation dans les écoles privées inspectées.

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1 i MB information management branch 1 Numéro dimmatriculation scolaire de lOntario Préparé pour les séances de formation dans les écoles privées inspectées Septembre et octobre 2003

2 i MB information management branch 2 Ordre du jour 1.Mot de bienvenue et présentationsBill Jack (5 min) 2.Contexte du NISOD. DAmore (15 min) 3.Politiques et procédés du NISO D. DAmore (30 min) 4.Utiliser lapplication du NISO G. Shaul (70 min) Pause (10 minutes) 5.Administration de la sécurité L. Nantel/J. Zaghloul(15 min) 6.DocumentationD. DAmore (5 min) 8.Récapitulation de la mise en oeuvre D. DAmore(10 min) 9.Le pointTous(15 min) Noubliez pas de remplir le formulaire dévaluation!

3 i MB information management branch 3 Objectifs de la journée Vous faire connaître les politiques et procédés du NISO Vous apprendre à utiliser lapplication du NISO Vous faire connaître les politiques et procédés liés à la sécurité Vous fournir des renseignements et de la documentation

4 i MB information management branch 4 Contexte et aperçu

5 i MB information management branch 5 Le Ministère reconnaît la nécessité du changement La méthode actuelle de collecte des données peut être difficile et exigeante pour les fournisseurs de renseignements. Avec les procédés actuels de gestion de linformation, il est difficile de fournir des renseignements consolidés aux décideurs, aux écoles et aux conseils. Des renseignements fiables et à jour ne sont pas toujours disponibles.

6 i MB information management branch 6 Le Ministère établit le PGIEES Le Projet de gestion de linformation des écoles élémentaires et secondaires a été établi pour aider le Ministère à obtenir et utiliser des données fiables en vue de : créer, gérer et partager des ressources documentaires afin dappuyer la reddition de comptes et lexcellence en éducation. faire en sorte que les ressources documentaires soient souples, à jour et fiables. élaborer des instruments électroniques et des stratégies pour recueillir et diffuser des renseignements. appuyer la coopération et les relations de travail efficaces entre les écoles, les conseils, les organismes provinciaux et le ministère de lÉducation.

7 i MB information management branch 7 Sous-projets du PGIEES NISOSystème du numéro dimmatriculation scolaire de lOntario (NISO) SISOnSystème dinformation scolaire de lOntario SIFESystème dinformation sur le financement de léducation (pour les conseils scolaires de district seulement) EDESEntrepôt de données sur léducation élémentaire et secondaire (au départ, réservé au Ministère uniquement)) PCProfils des conseils (ressource publique) SSSPSous-système de sécurité du PGIEES (pour protéger les données dans les systèmes) CGICadre de gestion de linformation

8 i MB information management branch 8 Projet du Numéro dimmatriculation scolaire de lOntario Mettre en œuvre de nouveaux procédés et un système automatisé de soutien pour offrir un numéro dimmatriculation scolaire unique à chaque élève qui fréquente un établissement denseignement élémentaire ou secondaire de lOntario.

9 i MB information management branch 9 Aperçu du NISO

10 i MB information management branch 10 Documents concernant le NISO Lenveloppe inclut : Les présentations utilisées aujourdhui Manuel des écoles et des conseils scolaires Guide dutilisation de lapplication du NISO Particularités du traitement par lots Documentation sur la sécurité CD (contenant toute la documentation que vous avez reçue aujourdhui)

11 i MB information management branch 11 Quest que le numéro dimmatriculation scolaire de lOntario? Un identificateur numérique unique à chaque élève –9 chiffres (8 + un chiffre de contrôle) –Attribué au hasard –Lié à des renseignements personnels constants (nom, sexe, date de naissance) Attribué par le ministère de lÉducation à chaque élève du système déducation élémentaire et secondaire de la province

12 i MB information management branch 12 Pourquoi le NISO est-il important? Identifie facilement et clairement chaque élève Protège la vie privée Élément de base dautres systèmes ou programmes du Ministère –SISOn –OQRE Instauré par la loi art de la Loi sur léducation, Règlement 440/01 La plupart des provinces attribuent un numéro scolaire

13 i MB information management branch 13 Pourquoi ai-je besoin dêtre renseigné(e) sur le NISO? En qualité de directrice ou de directeur décole ou de personne désignée pour administrer les dossiers des élèves de votre école : –vous devez connaître les politiques et procédés –vous devez savoir comment obtenir les numéros pour vos élèves

14 i MB information management branch 14 Pourquoi ai-je besoin dêtre renseigné(e) sur le NISO? Les façons de procéder changeront –Le numéro didentification du Ministère (NIM) attribué actuellement aux élèves du secondaire coexistera avec le NISO –Les élèves de lélémentaire et du secondaire finiront par avoir des numéros didentification –Il sera possible de recueillir des données de base –Les échéances pour obtenir des données des écoles et des conseils changeront Des renseignements en plus grand nombre et de meilleure qualité sur les élèves seront disponibles

15 i MB information management branch 15 Quest-ce que lapplication du NISO? Un système en ligne automatisé convivial utilisé pour gérer lattribution de numéros didentification uniques – tout simplement, un système qui émet des numéros Utilisé par le personnel des écoles et conseils pour obtenir des numéros didentification pour leurs élèves

16 i MB information management branch 16 Protection de la vie privée Le système, les politiques et les procédés sont conçus pour protéger les renseignements personnels Le NISO sera utilisé uniquement pour les besoins de léducation Le NISO ne sera pas transmis au sein du gouvernement

17 i MB information management branch 17 Sécurité Le ministère de lÉducation tient le système du NISO dans un environnement entièrement sécurisé Laccès au système du NISO est strictement limité; seuls les utilisatrices et utilisateurs autorisés y auront accès Un site Web commun offre un point dentrée unique, uniforme et un accès facile aux applications du Ministère

18 i MB information management branch 18 Consultations et séances dinformation Le Groupe de référence sur le SISOn a fourni des conseils et des idées à létape de la mise au point Des séances dinformation ont eu lieu pour des groupes dintervenants clés –des associations de directrices et directeurs décole –des associations décoles indépendantes –des associations délèves –des associations de parents, etc. Mises à jour et renseignements distribués aux conseils et aux écoles privées. Les vendeurs de systèmes de gestion des renseignements sur les élèves sont prêts pour le NISO!

19 i MB information management branch 19 Quavons-nous fait? En : Des NISO ont été attribués à tous les élèves des conseils scolaires de district, des écoles provinciales et des administrations scolaires Plus de 2 millions de NISO attribués aux élèves de la maternelle à la 12e année/CPO! PlanificationExigencesConcept détailléEssai Concept de haut niveau Mise en oeuvreMise au point

20 i MB information management branch 20 Quavons-nous appris? Le système du NISO est rapide. Finie lattente de plusieurs mois pour obtenir les numéros didentification provinciaux! Le système est facile à utiliser. Malgré tout, des changements ont été suggérés et certains ont déjà été apportés. Ladministration de la sécurité est une préoccupation (p.ex. respect des politiques, somme de travail pour inscrire ou modifier les usagers) mais nécessaire. La plupart des conseils soumettent leurs données par lots au nom de leurs écoles. Les vendeurs de système de gestion des renseignements sur les élèves ont créé des « modules NISO » pour faciliter votre travail lié au NISO.

21 i MB information management branch 21 Quavons-nous appris? Les usagers ont des degrés variés de compétence techniques. Noubliez pas que : –Il est nécessaire de faire défiler le texte sur de nombreux écrans afin de tout visionner. Noubliez pas doptimiser lécran afin davoir le visionnement maximal, réglage de la résolution à 800 x 600. –Les réglages locaux de lordinateur ou du réseau peuvent influencer le fonctionnement du système du NISO (p. ex. version du navigateur, impression). –La navigation dans lapplication seffectue au moyen de touches de raccourci qui ne fonctionnent pas toujours, et les boutons du navigateur ne sont pas disponibles.

22 i MB information management branch 22 Que visons-nous? En : Les NISO seront attribués aux élèves des écoles secondaires privées inspectées et aux élèves qui arrivent en Ontario et fréquentent une écoles privée inspectée ou une école financée par les fonds publics.

23 i MB information management branch 23 Quelle voie suivrons-nous? Automne 2003: Écoles privées inspectées –10 séances de formation –Distribution de documentation gratuite –Dici le 31 mars 2004, les écoles terminent lattribution du NISO aux élèves du secondaire qui nen ont pas encore –À partir du 1er avril 2004, obtenir des NISO pour les nouveaux élèves – sils nen ont pas déjà un! PLUS TARD : Élèves des écoles privées non inspectées et élèves du primaire

24 i MB information management branch 24 Politiques et procédés du NISO

25 i MB information management branch 25 Politiques concernant le NISO Conformes aux politiques et procédés actuels (p. ex. Guide du DSO) pour : –inscrire les élèves –tenir les dossiers des élèves Mises en évidence : –dans une note de service du 5 juin 2003 de Marine Perran, directrice de la Direction de la gestion de linformation –de nouveau dans de futures notes de services –dans le Manuel des écoles et des conseils scolaires

26 i MB information management branch 26 Politiques concernant le NISO : Points saillants Avant la fin mars 2004, les écoles privées inspectées DEVRONT obtenir des NISO pour leurs élèves du niveau secondaire. Pour le moment, le NISO nest pas obligatoire pour : –les élèves des écoles privées non inspectées et les élèves du primaire des écoles privées –les élèves inscrits à des programmes de pré-maternelle –les élèves scolarisés à domicile –les élèves inscrits aux écoles élémentaires des Premières nations –les élèves se trouvant dans des établissements correctionnels relevant de larticle 20 –les élèves ou adultes suivant des cours nouvrant pas droit à des crédits –les élèves ayant présenté une demande dadmission ou inscrits à des établissements postsecondaires (et CDAUO et SACO)

27 i MB information management branch 27 Politiques concernant le NISO : Points saillants Le NISO figurera sur : – les dossiers des élèves compilés et tenus conformément à la loi ou à toute politique, ligne directrice ou directive (p. ex. Guide du DSO) – les demandes dinscription présentées individuellement à un programme déducation, à une école ou à un établissement (p. ex. à une école dété) – les tests et évaluations du rendement des élèves (p. ex. tests provinciaux) Conformément au règlement intitulé « Numéros dimmatriculation scolaire de lOntario » pris en application du paragraphe 266.5(1) de la Loi sur léducation, déposé sous le titre Règlement 440/01 et imprimé dans la Gazette de lOntario le 15 décembre 2001.

28 i MB information management branch 28 Politiques concernant le NISO : Points saillants Exactitude et intégrité des données du NISO –Les écoles et les conseils doivent veiller à ce que les renseignements les plus exacts et à jour (c.- à-d., noms, sexe, date de naissance) soient entrés dans la base de données du NISO –Les écoles et conseils doivent sefforcer de veiller à ce que chaque élève reçoive un seul NISO –Les utilisateurs scolaires doivent prendre le temps dexaminer et de résoudre les concordances

29 i MB information management branch 29 Politiques concernant le NISO : Points saillants Le NISO, le DSO et le processus dinspection –Le NISO doit être enregistré sur le DSO. Les mêmes renseignements doivent figurer dans le DSO et le système du NISO : noms, date de naissance et sexe. –Lors de linspection, le Ministère confirmera que chaque élève possède un NISO. Le Guide du DSO sera révisé pour tenir compte de linstauration du NISO; des conseils seront fournis pour enregistrer le numéro et les renseignements personnels des élèves sur les formulaires du DSO.

30 i MB information management branch 30 Politiques concernant le NISO : Points saillants Les renseignements personnels des élèves, imprimés ou sur support électronique, sont confidentiels et doivent être protégés, conformément à la législation actuelle : –Loi sur léducation (p. ex. Guide du DSO) –Loi sur laccès à linformation et la protection de la vie privée (LAIPVP) –Loi sur laccès à linformation municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP) –Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE)

31 i MB information management branch 31 Rôles et responsabilités : École privée Directrice ou directeur décole privée –principale personne-ressource auprès du Ministère concernant le NISO et la sécurité –comprend les politiques, procédés et lapplication du NISO –comprend les politiques et procédés de sécurité –peut désigner des membres du personnel de lécole pour utiliser lapplication du NISO et dautres systèmes en ligne du Ministère –forme et aide le personnel de lécole –ultimement responsable de la tenue du DSO et de lobtention du NISO pour tous les élèves de lécole –suit les politiques touchant le NISO et les communique au besoin aux parents et aux élèves

32 i MB information management branch 32 Rôles et responsabilités : École privée Membre désigné du personnel (p. ex. secrétaire, conseillère ou conseiller dorientation) –respecte les politiques de sécurité du Ministère concernant lutilisation de ses systèmes –suit les politiques et procédés du NISO –utilisateur de lapplication du NISO –obtient les NISO –met au besoin à jour les dossiers des NISO des élèves

33 i MB information management branch 33 Rôles et responsabilités : Ministère Groupe de coordination du NISO –offre du soutien aux conseils et aux écoles politiques et procédés concernant la sécurité Politiques et procédés du NISO Application du NISO Conseils sur les options de transmission et de réception de données (p. ex., par lots, en direct, etc.) Formation et documentation

34 i MB information management branch 34 Groupe de coordination du NISO 12 e étage, édifice Mowat, 900 rue Bay, Toronto M7A 1L2 Dana DAmore – Coordonnatrice Jennifer Zaghloul – Agente dinformation Linda Nantel – Agente dinformation (bilingue) Correspondants des écoles et conseils : ou Fax : Autres correspondants : ou

35 i MB information management branch 35 Questions sur les politiques et procédés du NISO?

36 i MB information management branch 36 Obtention des NISO

37 i MB information management branch 37 Modes daccès Comment obtenir des NISO En ligne, en temps réel –Élève unique ou petit groupe délèves Par lots, le lendemain –Fichier créé ailleurs –Présenté sur la page Web du NISO Système-à-système (à venir) –Les systèmes des conseils et des écoles communiquent en ligne avec le système du NISO du Ministère –Transparent pour les utilisateurs, fonctionne dans larrière plan –Oblige à modifier le logiciel de gestion de leffectif dans les écoles et les conseils Méthode des imprimés (offerte aux écoles nayant pas de connexion à Internet)

38 i MB information management branch 38

39 i MB information management branch 39 Utilisation de lapplication du NISO (voir le diaporama séparé)

40 i MB information management branch 40 Utilisation de formulaires imprimés

41 i MB information management branch 41 Utilisation de formulaires imprimés Offerte aux écoles nayant aucun accès à Internet Remplissez le formulaire dattribution inclus dans votre trousse et soumettez-le au Ministère –suivez les instructions figurant au verso du formulaire –reproduisez au besoin des copies supplémentaires du formulaire vierge –envoyez des demandes aussi souvent que nécessaire et conservez des copies pour vos dossiers –les NISO vous seront envoyés le plus rapidement possible

42 i MB information management branch 42 Utilisation de formulaires imprimés Indiquez-nous AUJOURDHUI si vous utiliserez la méthode des imprimés Nous vous encourageons à utiliser le système en ligne dès que vous le pourrez

43 i MB information management branch 43 Des questions sur lutilisation des formulaires imprimés?

44 i MB information management branch 44 Administration de la sécurité

45 i MB information management branch 45 Aperçu de la sécurité Le système de sécurité du Ministère authentifiera les utilisateurs et leur accordera laccès sécurisé aux systèmes en ligne On sattend à ce que les écoles privées inspectées utilisent le système en ligne

46 i MB information management branch 46 Aperçu de la sécurité Le personnel doit être inscrit au ministère de lÉducation pour utiliser lapplication du NISO et les autres systèmes sur Internet

47 i MB information management branch 47 Administration de la sécurité : Aperçu En signant le formulaire de demande, la personne : accepte de respecter la confidentialité de tous les renseignements mis à sa disposition. accepte de protéger le nom dutilisateur et le mot de passe qui lui ont été attribués et de refuser que toute autre personne les utilise. est responsable de toutes les activités exécutées sous le nom dutilisateur attribué. fournira une adresse électronique à laquelle elle seule a accès.

48 i MB information management branch 48 Administration de la sécurité : Aperçu En signant le formulaire de demande, la directrice ou le directeur de lécole autorise le demandeur à utiliser lapplication du NISO, lui permettant ainsi daccéder aux renseignements personnels des élèves. Le ministère nenverra PAS à la directrice ou au directeur le nom et le mot de passe dune autre personne.

49 i MB information management branch 49 Administration de la sécurité Instructions pour remplir le Formulaire 1 : –Directrice ou directeur décole –Autres utilisateurs de lécole présents ici aujourdhui Revoyons le formulaire ensemble.

50 i MB information management branch 50 Administration de la sécurité Remplir le formulaire 1 PLUS TARD pour : –les autres utilisateurs scolaires –Ne pas oublier : le demandeur et la directrice ou le directeur doivent signer le formulaire

51 i MB information management branch 51 Questions sur ladministration de la sécurité?

52 i MB information management branch 52 Documentation

53 i MB information management branch 53 Documentation pour les directrices et directeurs Renseignements généraux sur le NISO –Noter les numéros de téléphone que le personnel et dautres personnes peuvent utiliser (Facultatif) Article pour le bulletin de lécole Brochure pour les parents et les élèves –10 exemplaires –pas pour distribution générale; la remettre aux personnes qui ont besoin dautres renseignements –peut être téléchargée du site Web du Ministère ou commandée auprès dun fournisseur du Ministère Site dinfo sur le NISO :

54 i MB information management branch 54 Questions sur la documentation?

55 i MB information management branch 55 Déploiement du NISO : Revue Dici la fin mars 2004, obtenir des NISO pour tous les élèves du secondaire de votre école –Nous encourageons la soumission des demandes groupées mais tout dépend de la taille, des ressources et de la technologie de lécole; les principaux vendeurs de système de gestion des renseignements sur les élèves sont prêts pour le NISO –Il faut prendre le temps dexaminer et de résoudre les concordances au niveau de lécole –ATTENTION : les élèves venant dune école financée par les fonds publics devraient déjà avoir un NISO

56 i MB information management branch 56 Après le 31 mars 2004, obtenir des NISO uniquement pour les nouveaux arrivants dans le système scolaire de lOntario –demandes groupées toujours acceptables; tout dépend du volume –il faut prendre le temps dexaminer et de résoudre les concordances Déploiement du NISO : Revue

57 i MB information management branch 57 Déploiement du NISO : Conseils 1.Consultez tous les documents 2.Visitez le site dinformation sur le NISO à 3.Visitez le site de formation sur le NISO afin de vous exercer avant de travailler en direct sur lapplication pour attribuer des NISO 4.Remplissez les formulaires dinscription des utilisateurs pour les membres du personnel qui utiliseront les systèmes en ligne

58 i MB information management branch 58 Déploiement du NISO : Conseils (suite) 5.Vérifiez que les dossiers de vos élèves contiennent des renseignements exacts et sont prêts à être utilisés pour lattribution des NISO 6.Parlez à votre vendeur de système de gestion des renseignements sur les élèves; envoyez un fichier dessai si vous planifiez de soumettre des demandes groupées 7.Obtenez des NISO pour tous les élèves du secondaire inscrits en ; informez les parents et les élèves (facultatif) Appelez-nous si vous avez des questions! ou

59 i MB information management branch 59 Déploiement du NISO : Rappel Le NISO et le NIM coexisteront Numéro dimmatriculation scolaire de lOntario Numéro didentification du Ministère Quels élèves?Élémentaire et secondaire Secondaire seulement Format? Numéros valides? et supérieurs à moins de (à partir de mai 2003) Utilisent le même algorithme numérique de vérification

60 i MB information management branch 60 Questions sur le déploiement du NISO?

61 i MB information management branch 61 Le point Dernières questions Formulaire dévaluation Formulaires dinscription du système de sécurité

62 i MB information management branch 62 Loi et règlement sur le NISO Aperçu

63 i MB information management branch 63 Que dit la loi sur le NISO? Le ministre de lÉducation peut attribuer un numéro à une personne qui est inscrite ou sollicite ladmission à un établissement denseignement. Le numéro peut être utilisé pour des buts liés à : –la fourniture de services déducation –ladministration, le financement, la planification de léducation ou la recherche en ce domaine –la fourniture daide financière (pour léducation) Loi sur léducation, article à 266.5

64 i MB information management branch 64 Comment peut-on utiliser le NISO? Dans les dossiers des élèves compilés et tenus conformément à la loi ou en application dune politique, dune ligne directrice ou dune directive du ministre en la matière Sur les demandes dinscription à un programme déducation, à une école ou à un établissement Sur les tests et évaluations du rendement de lélève Voir le Règlement 440/01

65 i MB information management branch 65 Qui peut utiliser le NISO? Organismes déducation : Tous les conseils Toutes les écoles relevant dun conseil ou du Ministère Toutes les écoles privées Toutes les installations dans lesquelles un conseil offre un programme déducation décole élémentaire ou secondaire aux termes dune entente LOffice de la qualité et de la responsabilité en éducation (OQRE) Les écoles des Premières Nations Voir le Règlement 440/01

66 i MB information management branch 66 Qui peut utiliser le NISO? Personnes : les employés détablissements denseignement les employés du Ministère de lÉducation les employés de Statistique Canada (Sous réserve des considérations légales concernant la protection de la vie privée) Voir le Règlement 440/01


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