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Formation Ouverte A Distance Base Elèves 1er degré R entrée 2012 Mise à jour des données de BE1D par les directeurs décole en préparation du constat de.

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1 Formation Ouverte A Distance Base Elèves 1er degré R entrée 2012 Mise à jour des données de BE1D par les directeurs décole en préparation du constat de rentrée DGESCO B2.2 – DAF D2

2 Ordre du jour Rappel du calendrier du constat de rentrée 2012 Pré-requis à la réussite du constat de rentrée Actions à mener dans BE1D par les directeurs décole Les outils de suivi des mises à jour réalisées Zoom sur les spécificités du secteur privé Documentation support Prochains rendez-vous … Mise à jour des données de BE1D par les directeurs décole.

3 Rappel du calendrier de constat de rentrée septembre: Rentrée scolaire 24 septembre: Date dobservation des effectifs dans BE1D 27 septembre: Date limite de la validation des effectifs dans BE1D Date de la photo constat DECIBEL 05 octobre: Mise à disposition des fichiers DIAPRE aux SSA 15 octobre: Retour des fichiers DIAPRE à la DEPP

4 Pré-requis au bon déroulement du constat de rentrée 2012 IEN/ DASEN - Communication auprès des directeurs décole des circulaires et consignes de rentrée, du calendrier du constat de rentrée, - Vérification des accès à BE1D de tous les directeurs décole via leur clef de sécurité et attribution de clef aux directeurs remplaçants (SOLARIS) - Suivi de la mise à jour des données réalisées par les directeurs décole - Règlement des litiges suite aux retours de la BNIE au quotidien, dès la rentrée scolaire Directeur décole Mise à jour des dossiers élève de lécole dès la rentrée scolaire. Ne pas attendre la date dobservation des effectifs dans BE1D et a fortiori la date limite de validation pour effectuer ces mises à jour.

5 Pré-requis à la comptabilisation des élèves dans le CR 2012 Constat de Rentrée Un élève est comptabilisé dans le constat de rentrée uniquement si les 3 conditions suivantes sont remplies … 1.lélève a fait lobjet dune admission définitive au sein de son école, 2.lélève est réparti dans une classe de lécole, 3.lélève est titulaire dun INE vérifié, … à la date dobservation du calendrier fixé, soit pour le CR 2012 au 24 septembre minuit au 24 septembre minuit. Toutefois, à titre dexception, les élèves admis définitivement, répartis dans une classe mais sans INE vérifié au 24 septembre minuit pourront être comptabilisés sous réserve de la validation de leur INE avant la date limite de validation des effectifs, soit le 27 septembre en 2012.

6 Actions à mener dans BE1D par les directeurs décole Enregistrer les admissions définitives des nouveaux élèves la date deffet de ces admissions définitives doit être comprise entre le 4 et le 24 septembre minuit Traiter les admissions définitives bloquées Supprimer les admissions acceptées non suivies deffet Radier les anciens élèves Répartir les nouveaux élèves dans les classes 17 jours

7 Le tableau de situation des élèves : une aide pour les directeurs décole au suivi des mises à jour de dossier élève jours … en ligne sur la page daccueil de BE1D Objectif au Le tableau doit afficher uniquement la ligne : élèves sont admis définitifs, répartis et ont un INE où est le nombre délèves présents dans lécole.

8 Cas 1 : le directeur décole na aucun dossier élève à traiter 17 jours Seule la ligne indiquant le nombre délèves admis définitifs, répartis et ayant un INE est visible. Le nombre délèves affiché correspond à leffectif de lécole à la date du jour. Le directeur décole peut passer au calcul des effectifs.

9 Cas 2 : le directeur décole a des dossiers élève à traiter 17 jours Le directeur décole doit impérativement mettre à jour les dossiers élève des élèves comptabilisés dans les lignes du tableau autres que la ligne admis définitifs, répartis et ayant un INE.

10 Cas 2 : le directeur décole a des dossiers élève à traiter 17 jours La mise à jour du dossier élève à effectuer par le directeur décole découle directement de létat administratif du dossier. A ce jour, pour lannée scolaire en cours élèves sont à létat inscrit élèves sont mis en admissibilité élèves sont admis acceptés élèves sont admis définitifs, répartis et ont un INE élèves sont admis définitifs et ne sont pas répartis élèves sont admis définitifs et bloqués Ces élèves ne font pas partie des effectifs de lécole. Ils doivent faire lobjet dune admission définitive. Pour ce faire, le directeur procèdera à leur admission dans BE1D via le menu Elèves > Admission, avec une date deffet antérieure au 24/09/2012.

11 Cas 2 : le directeur décole a des dossiers élève à traiter 17 jours La mise à jour du dossier élève à effectuer par le directeur décole découle directement de létat administratif du dossier. A ce jour, pour lannée scolaire en cours élèves sont à létat inscrit élèves sont mis en admissibilité élèves sont admis acceptés élèves sont admis définitifs, répartis et ont un INE élèves sont admis définitifs et ne sont pas répartis élèves sont admis définitifs et bloqués Ces élèves ont leur dossier administratif à jour. Leur nombre correspond à leffectif des élèves à la date du jour.

12 Cas 2 : le directeur décole a des dossiers élève à traiter 17 jours La mise à jour du dossier élève à effectuer par le directeur décole découle directement de létat administratif du dossier. A ce jour, pour lannée scolaire en cours élèves sont à létat inscrit élèves sont mis en admissibilité élèves sont admis acceptés élèves sont admis définitifs, répartis et ont un INE élèves sont admis définitifs et ne sont pas répartis élèves sont admis définitifs et bloqués Ces élèves ne font pas partie des effectifs de lécole. Ils doivent être répartis dans une classe. Pour ce faire, le directeur procèdera à leur répartition dans BE1D via le menu Elèves > Répartition.

13 Cas 2 : le directeur décole a des dossiers élève à traiter 17 jours La mise à jour du dossier élève à effectuer par le directeur décole découle directement de létat administratif du dossier. A ce jour, pour lannée scolaire en cours élèves sont à létat inscrit élèves sont mis en admissibilité élèves sont admis acceptés élèves sont admis définitifs, répartis et ont un INE élèves sont admis définitifs et ne sont pas répartis élèves sont admis définitifs et bloqués Ces élèves ne font pas partie des effectifs de lécole. Leur dossier élève doit être complété ou rendu unique. Pour ce faire, le directeur procèdera à la mise à jour du dossier dans BE1D via le menu Elèves > Admission > Traitement des admissions définitives bloquées.

14 Le tableau de suivi des inscriptions et admissions : une aide au suivi des mises à jour de dossiers élève pour les directeurs décole et aussi pour les IEN et DASEN / Menu Ecoles > Suivi 17 jours

15 DECIBEL : un outil de suivi des saisies des directeurs décole pour les IEN et DASEN / Tableau 0 – Suivi de la saisie 17 jours

16 Actions à mener par les directeurs décole privée utilisatrice de linterface Constat de rentrée. Les interfaces avec les logiciels éditeur des écoles privées Magister, STATIM, UROGEC, APLON, IDSOFT, BASEC sont en service. Se référer au vade-mecum. Lusage de linterface Constat de rentrée par une école pour import de ses données dans BE1D doit être autorisé au préalable par le DASEN. (Menu Ecoles > Interfaces). Si lécole utilisait BE1D en les élèves doivent être radiés par le directeur décole au changement dannée, avant import des données via linterface Constat de rentrée. Si lécole utilise un nouveau logiciel éditeur à la rentrée - le DASEN ouvre les droits correspondant au changement de logiciel, - les élèves ont été radiés au changement dannée scolaire, un nouvel import de données depuis le nouveau logiciel peut être effectué.

17 Actions à mener par les directeurs décole privée utilisatrice de linterface Constat de rentrée. Les directeurs décole doivent importer leurs données dans BE1D au plus tard 2 jours avant la date dobservation, soit le 22 septembre. Cette année, lenvoi des données à la BNIE sera effectué à partir du 8 ème jour suivant la rentrée scolaire, soit le 12 septembre, pour ne pas surcharger la BNIE au moment de la rentrée. En cas dimports successifs (ex : au titre du contrôle de cohérence), seules les données du dernier import nécessaires à la demande dimmatriculation seront transmises à la BNIE. Les directeurs décole vérifient les retours de la BNIE : - en cas didentité conforme : lélève est titulaire dun INE, - en cas de litige : la DSDEN revient vers le directeur concerné pour effectuer les corrections nécessaires (radiation dune fiche élève, modification des données de base,…)

18 Documentation support à votre disposition Fiches de consignes BE1D Support de la session et questions posées par les participants Manuels utilisateur du directeur décole, de lIEN et du DASEN Vade-mecum du chef détablissement privé.

19 Calendrier des prochains rendez-vous : Gestion des demandes dINE en instance / formation centra - animation DEPP : Gestion des doublons dINE dans BNIE et BE1D / formation centra - animation DEPP : Calcul et validation des effectifs dans BE1D par les directeurs / formation centra - animation DGESCO : Constat des effectifs délèves du premier degré au niveau départemental et académique (DECIBEL et tableaux de synthèse de la DEPP) / formation centra - animation DEPP

20 Merci de votre attention.


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