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La Ligue des Cadets de lair du Canada Inscription et filtrage des bénévoles Procédures pour les Comités Répondants.

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1 La Ligue des Cadets de lair du Canada Inscription et filtrage des bénévoles Procédures pour les Comités Répondants

2 Obligation légale 3 décisions de la Cour Suprême du Canada ont un impact sur notre programme: Myers v. Peel County Board of Education K.L.B. v. British Columbia John Doe v. Bennett Cest par lentremise de ces cas légaux, que la Cour Suprême du Canada impose un degré de protection accru pour les « personnes vulnérables », c.-à-d. que le degré ou la nature de la protection est celle > et non celui de la >.

3 Le Protocole dentente avec le Ministère de la Défense Nationale (MDN) Il sagit dune entente signée entre les trois Ligues et le MDN. La Section concernant les bénévoles cite: Seuls les bénévoles vérifiés et approuvés selon la procédure entendue entre le MDN et les Ligues peuvent participer aux activités définies à titre de >.

4 Quentend-on par > Daprès le Protocole: Inclus la présence et la participation du cadet dans une activité de cadet autorisée ou une période de formation. Déplacement (physique) pour se rendre (et ensuite le retour à la maison) à lendroit ou seffectue la période de service comme cadet ou la période de formation. En termes généraux: Le cadet, une fois arrivé au quartier général ou seffectue la formation ou au site de formation, sera présumé comme étant officiellement en période de >. Les cadets en période de service comme cadet actifs, seront sous la supervision dun officier CIC ou dun Instructeur Civil.

5 Qui doit-on inscrire et filtrer? Toutes les personnes désirant se joindre au Comité répondant (CR) ou avec le reste du personnel de lescadron, doivent être inscrits comme bénévoles et filtrés. Ceci inclus: Les membres du CR Les conducteurs dautomobiles bénévoles (réguliers et occasionnels) Les personnes travaillant à la cantine Les instructeurs bénévoles, les adjoints de bureau, les assistants magasiniers, etc.

6 Quels sont les gens dont il nest pas nécessaire dinscrire et filtrer? Le MDN complètera la vérification approfondie de la fiabilité des officiers CIC et des instructeurs civils. Les membres des Forces Canadiennes (FC) [régulières et réserves] peuvent offrir leurs services en tant que bénévoles sans être inscrits et filtrés, cependant ils devront compléter le formulaire dentente avec les bénévoles. (OAIC 23-07, Annexe A).

7 Responsabilités au niveau local Le CR devra: Identifier et effectuer linscription et le filtrages des bénévoles offrant leurs services. Expédier les formulaires complétés au bureau provincial de la Ligue. Fournir une liste des bénévoles approuvés au commandant de lescadron. Identifier le besoin et offrir toute formation requise. Sassurer de lutilisation de bénévoles autorisés selon les lignes directrices nationales. Le commandant devra : Fournir au CR ses besoins en terme de bénévoles requis. Identifier et offrir toute formation requise par le MDN. Sassurer que lon utilise seulement des bénévoles autorisés selon les lignes directrices nationales de lOAIC

8 Responsibilités provinciales/régionales Le comité provincial devra: Vérifier les documents reçus, les résultats des procédures de filtrage et expédier linformation au bureau national de la Ligue. Émettre les cartes aux membres dûment enregistrés. Sassurer de lutilisation des bénévoles en conformité avec les lignes directrices nationales. Le MDN devra: Collaborer et supporter la mise en force/place des politiques nationales concernant les bénévoles. Sassurer de lutilisation des bénévoles en conformité avec les lignes directrices nationales.

9 Responsabilités – niveau national La Ligue des Cadets de lair devra: Participer conjointement avec le MDN au développement de programmes de gestion des bénévoles et des politiques en matière de filtrage. Réviser les résultats du programme dinscription et de filtrage et daviser les comités provinciaux de toutes déficiences ou problèmes. Le MDN devra: Participer conjointement avec la Ligue au développement de programmes de gestion des bénévoles et des politiques en matière de filtrage.

10 Le processus dinscription et de filtrage Réunion initiale Confirmation par la province Vérification du dossier - Police Vérification des références Entrevue Trousse dinscription Base de données Nationale Émission de la carte Recommendation CR

11 La réunion initiale Mot de bienvenue aux nouveaux bénévoles à lescadron ou au comité répondant. Vue densemble du rôle des bénévoles. Vue densemble du programme dinscription et de filtrage des bénévoles et la raison pourquoi il est obligatoire. Détermination de lintérêt et des opportunités pour le bénévole. Ne pas surcharger dinformations ou de questions le bénévole lors de sa première visite !

12 La trousse dinscription Utiliser lannexe B. À être complété avec laide dun représentant du CR. Utiliser le terme > (sans objet) au lieu de cases non remplies. Demander des pièces didentité avec photo (permis de conduire, carte dassurance santé, passeport, etc.). Inscrivez ces informations à la case 30 du formulaire. Faire la révision de lénoncé sur la dernière page, en sassurant que le bénévole comprend bien ce quon lui demande, c.-à-d. avant de signer le formulaire.

13 Lentrevue Utiliser le formulaire dentrevue du candidat. On recommande deux intervieweurs inscrits et filtrés. Un des deux peut-être le commandant ou un représentant nommé par le commandant. Utiliser les questions suggérées dans le guide pour débuter lentrevue. Demander des questions probantes et approfondies si nécessaire. Donner la chance au candidat de faire des commentaires ou de donner des explications supplémentaires sil y a lieu.

14 La vérification des références Utiliser le formulaire de vérification des références inclus dans la trousse. La vérification doit être effectuée par un ou les deux intervieweurs. Noublier pas de vous présenter et de donner les raisons de votre appel et le pourquoi de la vérification des références.

15 La vérification avec les autorités policières Le Président du CR complète lAnnexe D1. Lappliquant rempli lAnnexe D2. Ne modifiez pas le texte, il est cependant permis dutiliser le papier en-tête de lescadron. Qui paiera les frais associés (sil y a lieu) est une décision locale? Les autorités militaires pourront peut-être en temps et lieu rembourser les frais demandés par les services policiers. Veuillez noter que ceci est encore sous discussion!

16 La recommandation La recommandation finale est faite par le CR en consultation avec le commandant lorsquil sera approprié. Aviser le candidat. Rappeler lui que la recommandation nest quintérimaire, c.-à.-d. en attendant la confirmation des niveaux provinciaux et nationaux. Expédier les formulaires au coordonnateur provincial. Le coordonnateur provincial coordonnera le processus avec le bureau national. Le comité provincial émet la carte didentité suivant la confirmation du bureau national.

17 Expédier les documents au bureau provincial Le CR devra: Passer tous les formulaires en revue en sassurant que le tout est complet. Expédier tous les formulaires aux divers comités provinciaux (voir la liste dans le manuel dinscription et de filtrage). Le coordonnateur provincial devra: Vérifier tous les formulaires reçus. Expédier les informations au bureau national. Émettre les cartes à tous les bénévoles ayant complété avec succès linscription et le filtrage.

18 Au bureau national de la Ligue Télécharger dans la base de données nationale, les divers fichiers électroniques provinciaux. Vérifier que le/les membres nont pas précédemment été rejetés comme > dans la base de données nationale intégrée. Si le candidat est identifié comme étant ou, aviser le comité provincial quune vérification plus poussée ou approfondie sera nécessaire. Préparer une/des listes de bénévoles dont la période dinscription et de filtrage est expirée, pour effectuer le renouvellement.

19 Questions et réponses Ce processus détaillé et onéreux, causera-t-il une certaine crainte et le départ possible de certains bénévoles? Ce procédé ne diffère aucunement de ceux de plusieurs autres organismes de jeunesse. Les gens au courant des activités et programmes des organismes de jeunesse, sattendent a voir ce genre de procédures / programmes. Nous nous devons déduquer les gens nayant pas eu lopportunité de travailler avec des organismes de jeunesse. La crainte de certaines personnes à se soumettre à ce genre de filtrage sera peut-être une bonne chose!

20 Questions et réponses Je mattends dêtre nommé Trésorier dun CR, dois-je me soumettre à une revue de ma cote de solvabilité personnelle avec un bureau de crédit? En ce moment, ceci est une décision du Président du CR local. La Ligue des Cadets de lAir du Canada entreprend la recherche dune police dassurances nationale « détournement et vol » pour la protections des actifs du CR et de lescadron.

21 Questions et réponses Est ce que je dois signer le formulaire dentente avec les bénévoles selon lOAIC 23-07? Ceci est une décision personnelle. Nous le recommandons, afin de pourvoir fournir au Commandant une liste de bénévoles la plus complète possible. Votre participation ne garantira pas que vous serez choisi comme bénévole par le commandant, cest sa décision personnelle. Fournit une protection accrue pour les bénévoles ayant indiqués leur désir de participer comme « Agent de la Couronne » (en cas de poursuite judiciaire).

22 Questions et réponses Quadvient-il si quelque chose de négatif apparaît sur le dossier de vérification des autorités policières? Tout dépend de la nature de la dérogation et quant a eu lieu la situation en question. Le candidat doit avoir la chance doffrir des explications. Sil/elle refuse, vous aurez peut-être des doutes sur la fiabilité du candidat(e). Inclure des détails sur les explications fournies par le candidat sur les formulaires à être expédiés aux comités provinciaux. Votre jugement pour les « cas difficiles » devrait être de nature conservatrice, c.-à-d. celui dun « parent prudent » favorisant la protection de la jeunesse.

23 Questions et réponses Qui est responsable du paiement pour la vérification du dossier avec les autorités policières? Certaines agences policières ne chargent rien pour ce service. Le candidat peut-être demandé de payer, à moins que le CR ait pris la décision de payer. Cest une décision locale. La Ligue négocie avec le MDN pour voir sil sera possible dobtenir un remboursement des frais encourus pour la vérification du dossier.

24 Questions et réponses Quels documents doit-on garder au quartier général local? La page 1 du formulaire dinscription. La copie originale de lentente avec le bénévole (Annexe A, OAIC 23-07) Tous les autres documents (que le candidat soit recommandé ou non) doivent être acheminés au bureau du comité provincial.

25 Questions et réponses Pourquoi doit-on expédier tous les documents au bureau du comité provincial? Pourquoi doit-on garder les dossiers si longtemps? Le bureau du comité provincial est responsable de maintenir tous les documents pour fins de vérification. Les documents doivent être gardés pour de nombreuses années en cas de litiges futurs possibles, soit pour des cas concernant labus.

26 Questions et réponses Est-il acceptable de sauvegarder une copie des documents dans des formats électroniques tels que des documents imagés, sur CD ROM, etc.? Il se peut que oui, nous conduisons des vérifications avec les autorités légales. Confirmation à venir. Tous documents incluant les notes prises par les intervieweurs et pendant la vérification des personnes de référence devraient être sauvegarder électroniquement. Plus dinformations à venir.

27 Questions et réponses Je suis un membre inscrit au niveau provincial/national. Je ne suis pas supposé être seul avec les cadets, dois-je être inscrit et filtré? Tous les membres doivent être inscrits et filtrés à tous les niveaux. Les membres actuels au niveau provincial et national devront simplement renouveler leur inscription en utilisant le formulaire de renouvellement. Les membres au niveau Provincial / national nont pas besoin de signer le formulaire de consentement de service bénévole (OAIC 23-07) à moins quils servent au sein dun escadron.

28 Questions et réponses Les membres de la Ligue qui sont présentement inscrits et filtrés sans VDP (Vérification Dossier – Police) doivent-ils refaire le processus? Non! Nous espérons que tous les membres présentement inscrits et filtrés seront sous une clause «grand père» jusquà la fin de leur cinquième année. Ils devront alors compléter le formulaire de renouvellement. Si cela nest pas acceptable pour le MDN, alors chaque personne devra compléter le formulaire de renouvellement incluant la VDP.

29 Questions et réponses Les bénévoles œuvrant au sein de lescadron devront-ils être inscrits et filtrés au complet? Oui, c.-à.-d. sils nont été sujet à aucune forme de vérification antérieure par le MDN. Les bénévoles actuels qui ont été filtrés par le MDN ( incluant la VDP) fourniront linformation sur le formulaire de renouvellement.

30 Questions et réponses Où puis-je obtenir plus dinformations sur lemploi des bénévoles et le processus dinscription et de filtrage? Vous devez vérifier avec votre coordonnateur provincial – Inscription et filtrage. Le site WEB de la Ligue des cadets de lair. (www.aircadetleague.com) Le site des cadets de lair des Forces Canadiennes. (www.cadets.ca)www.cadets.ca Les sites WEB des comités provinciaux

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