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Gestion et contrôle des immobilisations Dec 2010.

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1 Gestion et contrôle des immobilisations Dec 2010

2 Quest-ce quune immobilisation? Cest un actif dont la durée de vie utile est supérieure à un an, possédé et utilisé par un projet pour atteindre ses objectifs déclarés Par exemple: Photocopieuse Mobilier Véhicule Bétoneuse 2 Ordinateur

3 Pourquoi faut-il gérer les immobilisations? Leur durée de vie étant supérieure à 12 mois, elles doivent être reportées sur lexercice comptable suivant Elles sont exposées à une mauvaise utilisation, à des abus, à des vols et à des fraudes Elles doivent être maintenues en bon état de fonctionnement Elles doivent être remplacées, ce qui exige une planification et un financement Elles sont acquises avec les fonds du projet et elles lui appartiennent Les immobilisations doivent être remises au gouvernement à la clôture du projet 3 Elles ont habituellement une valeur élevée

4 Quest-ce quun registre des immobilisations (RI)? Cest un enregistrement manuel ou électronique des immobilisations Il contient la descritpion détaillée des immobilisations – marque, modèle, caractéristiques techniques, quantité, valeur, fournisseur, factures, dotation, localisation etc. Il mentionne aussi la date de réception de lactif et la référence du bordereau de paiement. Chaque catégorie dactif figure sur une page distincte du RI Linscription au RI doit avoir lieu avant que le paiement soit effectué au fournisseur Toute modification du RI doit être dûment autorisée Il indique le solde comptable dune catégorie dactifs à un moment donné Le solde comptable est le solde de l'actif/de la catégorie d'actifs figurant au RI 4

5 Quest-ce quun registre de dotation des immobilisations (RDI)? Alors que le RI est tenu par catégorie dactifs, le RDI est tenu par employé détenant un actif. Il y a un feuillet pour chaque employé qui a la garde dun actif Il enregistre la date de dotation et de retour de chaque actif Il porte la signature de lemployé qui reçoit lactif et celle du magasinier à qui il est restitué Ce registre doit être rapproché périodiquement du RI. Toutes les dotations enregistrées dans le RI doivent se retrouver dans le RDI Ce registre permet de localiser lactif au moment de linventaire physique 5

6 Quelles sont les procédures courantes de contrôle des immobilisations? Marquage et étiquetage des actifs – les actifs sont maqués ou étiquetés de façon quils puissent être facilement identifiés et que leur propriété puisse être établie Assurance des immobilisations contre le vol, lincendie, les dégâts des eaux, etc.- Dans la plupart des pays seuls les véhicules sont assurés. Mais il est conseillé dassurer toutes les immobilisations du projet. Certains accords de financement en font une obligation Inventaire physique des immobilisations à intervalles réguliers Carnet de bord pour les véhicules, engins de construction, générateurs etc. Le carnet de bord contient lenregistrement détaillé de lutilisation de lactif et est habituellement tenu par le chauffeur ou le conducteur dengin. Il permet de détecter lusage personnel des actifs du projet. Il sert aussi au calcul de la consommation de carburant Référencement croisé des enregistrements des actifs financiers et des immobilisations – afin déviter quun fournisseur soit payé avant que lactif soit enregistré dans le RDI. Aux fins de contrôle interne, il est indispensable de rapprocher les enregistrements de la comptabilité financière et les enregistrements des immobilisations Note: Dans certains pays, la politique gouvernementale ne prévoit que lassurance des véhicules 6

7 Contrôle physique des immobilisatons Exécuté par une équipe interdépartmentale Doit être mené sous la supervision des auditeurs externes/ internes au moins une fois par an Contrôles surprise lors des visites daudit/supervision Pour vérifier lexistence, létat et la détention des actifs Soldes physiques comparés avec les soldes comptables Discordances signalées Les discordances doivent être corrigées dans les écritures financières après autorisation en bonne et due forme 7

8 État dinventaire physique des immobilisations (EIPI) Cest le formulaire utilisé pour lenregistrement des résultats du contrôle physique des immobilisations LEIPI enregistre le code, le solde comptable, le solde physique et létat des immobilisations ainsi que toute discordance et les causes possibles dune éventuelle discordance Les écarts par excès ou par défaut sont également graves et nécessitent une enquête approfondie Doit être signé par tous les membres de léquipe de vérification De préférence, il devrait être contresigné par les auditeurs 8

9 9 MERCI


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