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Importance des procédures administratives & financières et du contrôle interne.

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1 Importance des procédures administratives & financières et du contrôle interne

2 Un manuel de procédures est un ouvrage dans lequel sont définies les procédures permettant dassurer le contrôle interne dune organisation. Les procédures définies doivent permettre dassurer la séparation des fonctions maximisant ainsi la sécurité de lentreprise.

3 Les procédures ont un caractère technique et précis. Elles disent comment « procéder » par exemple pour létablissement de la paie, les achats… Les procédures ne sont normalement pas un frein mais un outil pour bien effectuer les opérations administratives et financières. Elles facilitent la réalisation des transactions dans les meilleures conditions defficacité et defficience.

4 La conception du manuel sappuie sur le cadre organique de lentreprise. Pour chaque procédure identifiée, le manuel présentera : Lintroduction La description détaillant les étapes de la procédure Les tâches et contrôles à effectuer. La liste des documents utilisés comme supports

5 Le manuel doit contenir au moins les informations suivantes : Une généralité sur lentreprise (nom, type, siège social, organigramme…) Des éléments généraux relatifs à la saisie des informations (organisation détaillée de la fonction comptable, plan de comptes et liste des journaux, procédures interne délaboration et de saisie des informations, classement des pièces comptables…)

6 Le manuel de procédures rédigé doit répondre à ces questions : A quoi sert une procédure? Quand doit-on utiliser une procédure? Pourquoi utiliser une procédure? Qui vérifie que le travail est effectué selon les procédures? Comment seffectue cette vérification?

7 Un système de contrôles, de garde-fous, connus sous le terme générique de contrôle interne, est mis en place pour protéger les biens de lorganisation et gérer les risques internes. Lobjectif du contrôle interne est dempêcher le vol et la fraude opportunistes et de déceler les erreurs et les omissions qui apparaissent dans les documents comptables. Un système de contrôles internes efficace protège également le personnel chargé des tâches financières.

8 Ordre de paiement, Réquisitions, Factures des fournisseurs, Fiches de réception des biens, Reçus dencaissement, Fiches de dépôts, Factures de demandes de remboursements etc…

9 Journal de banque (registre des chèques payés), Journal des recettes, Journal de petite caisse, Grand Livre Général, Journal général, Registre de paie, Registre des immobilisations, etc.…

10 Le plan comptable définit et documente la manière dont linformation financière sera classée. Il comprend une liste hiérarchique de tous les comptes regroupés par catégorie et sous-catégorie. Chaque compte reçoit un numéro de code et une description définie par la structure hiérarchique.

11 La structure de codage de lorganisation ne doit pas être trop complexe. Elle doit prendre linformation dont ont besoin les responsables pour prendre des décisions. Le responsable financier ou le chef comptable doit collaborer avec les responsables de lorganisation pour créer les codes.

12 Existence dune charte des comptes qui classifie les actifs, les passifs, les revenus et les dépenses. Pour déterminer le compte approprié, il est recommandé didentifier en premier lieu le type de dépense et dutiliser le code qui convient.

13 Une charte de comptes comporte un plan de comptes identifiés par des numéros à 2, 3 ou 4 chiffres. Le plan de comptes est généralement établi par référence au Plan Comptable National. Par exemple on pourrait avoir une charte de compte structurée de la façon suivante: 1000 Encaisse 2000 Stock 3000 Immobilisations 4000 Dettes à Court Terme 5000 Dettes à long terme & Fonds Propres 6000 Revenus 7000 Dépenses

14 les états financiers se composent : 1. Du Bilan; 2. De Létat des résultats; 3. De Létat de lévolution de la situation financière de lentreprise.

15 2013 Merci de votre attention! Questions?


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