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Organisation de la comptabilité Procédures de classement Traitement des pièces comptables.

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1 Organisation de la comptabilité Procédures de classement Traitement des pièces comptables

2 Caractéristiques de l'entreprise fictive Raison sociale :ALEXIS DUBOIS Adresse fictive :Ch. des Cèdres 33, 1004 Lausanne Activités :Menuiserie et agencement Propriété :Immeuble occupé par la menuiserie + locaux commerciaux loués à M. Assin Etat des titres :5 obligations Canton de VD 3 1/4% actions Publicitas SA, (cours env ) No utilisés :CCP BCV Compte courant BPS Crédit Hypothèque TVA

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5 Le classement dans lentreprise Correspondance Classement minimum Contrats Pièces comptables Correspondance reçue + double de lenvoyée. Classement alphabétique Dans des chemises pour éviter les perforations ! Chaque pièce est numérotée. Classement par objet, voir plus loin…

6 Les pièces comptables

7 La comptabilisation des flux nest quune des opérations dans lorganisation comptable de lentreprise. En fait, lorganisation commence par le traitement des documents justificatifs des flux. Comptabilité Réception Facturation Classement Saisie Analyse Examen

8 Opération no 1 Séparer les documents reçus des documents émis par lentreprise.

9 Opération no 2 Numérotation des pièces et pré-classement chronologique des documents

10 Opération no 3 Organisation du classement Autres factures À payer – Classement par léchéance Payés – Classement alphabétique Divers Documents comptables Clôture Trésorerie Caisse Poste Banque Titres Classement antichronologique Fournisseurs À payer – Classement par léchéance Payés – Classement alphabétique ou par genre de dépenses (marchandises – frais de personnel) Débiteurs Factures non échues – Classement mensuel Encaissés – Classement alphabétique Factures échues – Classement par rappels

11 Conservation Les documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans. Le stockage numérique ou sur microfilms est admis à condition que linformation puisse être lue en tout temps.

12 Précédures de traitement - Opération no 4Nos factures - Opération no 5aFactures comptabilisées - Opération no 5bFactures non-comptabilisées

13 Opération no 4 Protocole pour le parcours des factures émises par lentreprise : Factures à nos clients : Enregistré le …, n o … Classement provisoire Encaissé* le … Classement alphabétique Facture Classement chronologique Versement Comptabilité TrésorerieFacturation * Encaissé au sens large ! = payé par le débiteur

14 Opération no 5a Protocole pour le parcours des factures fournisseurs et achats à crédit : Comptabilité TrésorerieRéception Factures des fournisseurs et achats à crédit : Reçu le … Enregistré le …, n o … Classement provisoire Payé le … Classement alphabétique Facture Classement chronologique Paiement

15 Opération no 5b Protocole pour le parcours des autres factures à 30 jours. Comptabilité TrésorerieRéception Documents à traiter … (ordre chronologique) Factures payées : Reçu le … Payé le … Classement alphabétique Facture Classement chronologique Paiement

16 Opération no 6 Rechercher les informations sur les factures : Nom et adresse de lémetteur 2.Nom et adresse du destinataire 3.No dassujettissement TVA 4.Date démission 5.No unique permettant didentifier la facture 6.Description et quantités des biens ou services livrés 7.Montant brut 8.Montant net 9.Taux TVA 10.Escompte, rabais, remise… 11.Conditions de paiement 12.No compte postal ou bancaire 13.No de référence pour BVR 8

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