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États financiers des projets et rapports trimestriels Dec 2010.

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1 États financiers des projets et rapports trimestriels Dec 2010

2 Introduction Les procédures de comptabilité et daudit des projets doivent être fondées sur les meilleures pratiques en vigueur sur le marché, conformément aux directives du FIDA en la matière. Celles-ci garantissent la responsabilité et la crédibilité concernant lutilisation des fonds Les directives du FIDA exigent que tous les projets tiennent des comptes et conservent des archives (séparément ou dans le cadre dun fonds commun) Ces comptes doivent être audités par un auditeur indépendant chaque année et dans un délai déterminé (normalement 6 mois) Dans la mesure du possible, il convient de recourir aux systèmes nationaux Le FIDA est investi dun rôle fiduciaire consistant à garantir que les fonds qui lui sont confiés sont utilisés pour lobjet auquel ils sont destinés 2

3 États financiers des projets (EFP) Objectif Fournir des informations sur la situation financière, les résultats et les flux de ressources du projet Contitions détablissement Ils sont établis conformément: – aux normes internationales dinformation financière (IFRS) (www.ifrs.org)www.ifrs.org – aux normes comptables internationales du secteur public (IPSAS) (comptabilité dexercice ou de caisse) (www.ipsas.org)www.ipsas.org – aux normes nationales, si elles garantissent un minimum dinformations Ces normes définissent les informations à communiquer et la façon de les présenter Comptabilité de caisse (enregistrement au moment où largent est effectivement dépensé/encaissé) ou dexercice (enregistrement au moment de lengagement juridique indépendamment des opérations de caisse) au choix, à condition quelle soit appliquée de façon cohérente 3

4 Bonnes pratiques minimales dinformation Dépenses – par catégorie/composante suivant accord juridique, de préférence par comparaison avec le budget Entrées de fonds et utilisations – informations séparées sur les entrées dorigines différentes Notes sur les comptes – notamment normes comptables utilisées, soldes bancaires détaillés, immobilisations, financement de contrepartie État concernant les DR –en USD et/ou DTS, annuel et cumulatif Situation des fonds en DTS – cumulative Relevé et rapprochement du Compte spécial États financiers des projets (EFP) 4

5 Comptabilité et rapports financiers États des recettes et dépenses – par catégorie/composante suivant accord juridique, plus flux de ressources, examen des dépenses effectives par rapport au budget Rapprochement compte spécial et comptes bancaires – tous les comptes Immobilisations, plan de formation, demandes de retrait - reçu/présenté Comptes/rappports mensuels 5 Divers Regrouper les données provenant des districts et celles de lUGP Plans de sauvegarde et de continuité des opérations Systèmes de classement adéquats - Juridiquement, les archives des projets doivent être conservées pendant 10 ans après la clôture

6 Comptabilité et rapports financiers Examen de létat davancement du projet par rapport au PTBA – points saillants/ conseils dapprentissage État de lorigine et de lutilisation des fonds Utilisation des fonds par activité du projet (à lapppui de lorigine/utilisation des fonds) Rapport sur létat davancement physique – produits physiques Rapport sur létat davancement physique – État davancement des grands travaux et services Rapport de suivi de la passation des marchés – exposé et tableaux Le FIDA na pas de modèle prescrit pour les rapports trimestriels – Celui de la Banque mondiale est conseillé Rapports trimestriels 6

7 7 Exemple dun projet dans le domaine de léducation comportant dimportantes activités de construction, dachat déquipement et de formation. Létat relatif à lorigine et à lutilisation des fonds comprend une prévision de trésorerie pour les 6 mois suivants, destinée à faciliter la planification et le suivi du projet. Létat davancement physique est suivi par unité de produit, lorsque cest possible, et par marché/chantier pour les activités de construction. Examen de létat davancement du projet Origine et utilisation des fonds Utilisation des fonds par activité du projet Rapport sur létat davancement physique Rapport sur la passation des marchés Tableaux de suivi de la passation des marchés Source: WB FMR Pages (Annex A Sample) Modèle de rapport trimestriel (Banque mondiale)

8 Informations sur le projet et résultats Exposé des responsabilités en matière de gestion du projet Rapport de lauditeur indépendant État des recettes et dépenses/recettes et paiements (par catégorie) État des recettes et dépenses/recettes et paiements (par composante) Bilan (si comptabilité dexercice) État comparatif du budget et du montant effectif État relatif aux opérations et au rapprochement du compte spécial RD – état relatif aux demandes de retrait – annuel et cumulatif Situation des fonds (en DTS) Notes sur les états financiers Présentation des états financiers des projets du FIDA (EFP) – Rapport annuel 8

9 1.Base de rapport -Conformément aux principes comptables sous-jacents de référence, les notes sur les états financiers dune entité doivent : Présenter toute information sur la base utilisée pour létablissement des états financiers Fournir des informations supplémentaires non présentée sur les états financiers 2.Règles comptables importantes -Base détablissement -Comptabilité de caisse -Opérations en devises EFP – Notes sur les états financiers 9 Informations minimales préconisées:

10 3.Budget – base du budget 4.Soldes caisse/fonds 5.Paiements directs 6.Fonds de contrepartie du gouvernement 7.Autres fonds provenant de donateurs 8.Autres recettes 9.Actifs non courants (aux fins dinformation seulement) 10.Passation des marchés annuelle 11.Affectation et utilisation des fonds du financement 12.Rapprochement des fonds décaissés par le FIDA et des fonds reçus par le projet 10 EFP – Notes sur les états financiers

11 Dépenses par composante et catégorie suivant accord juridique Dépenses par bailleur de fonds Capacité à éditer les états financiers conformément aux règles comptables du gouv./FIDA/IPSAS Utilisation des avances par prestataire de services et personnel dûment expérimenté pour faciliter le suivi Soldes bancaires détenus par des prestataires de services Engagements excédant la facturation/les factures effectives Informations pour le contrôle budgétaire visant à garantir que les dépenses ne dépassent pas les plafonds fixés Rapprochement bancaire utilisant le système Sommes à recevoir sous forme de demandes de réapprovisionnement en cours et de tout remboursement éventuellement dû par le gouvernement Formulaire de demande de retrait automatiquement produit par le système Suivi du plan de passation des marchés e contrats Logiciels de comptabilité pour les projet du FIDA 11 Analyse des capacités

12 Merci


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