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Programme de travail et budget annuel (PTBA) Dec 2010.

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1 Programme de travail et budget annuel (PTBA) Dec 2010

2 Objet Exposé et intégration des priorités de la direction concernant lexécution, prévision des besoins dachat et facilitation de la mobilisation du personnel et des moyens selon les besoins Obligation juridique pour le déblocage des fonds de la part des donateurs Outil de contrôle des coûts, dexamen et dévaluation de la performance et de la réalisation des objectifs chaque année Pourquoi est-il nécessaire? Le PTBA est peut-être loutil de gestion le plus important dun projet et il constitue, avec laccord de financement, la base juridique des dépenses. Cest un outil de planification de lexécution garantissant lefficacité et limpact en matière de développement, assurant que des étapes progressives sont franchies vers la réalisation des objectifs et des résultats dun projet,et servant de base au S&E 2

3 Procédures Présentation dans les délais du projet de PTBA au FIDA (comme stipulé dans laccord de financement) FIDA (CPP) – pas dobjection au projet de PTBA, à envoyer dans les 30 jours Finalisation du PTBA par lUGP (dans les délais stipulés dans laccord de financement mais avant le début de lannée dexécution) On ne saurait trop insister sur limportance dun bon PTBA– ce nest pas seulement une question de procédures ou de calendrier! 3

4 Objectifs du PTBA Cest un mécanisme concernant le ciblage, les activités, les moyens, les produits et les résultats, la planification physique et financière, destiné à garantir que les activités des projets et les moyens nécessaires soient pleinement intégrés dans le processus de gestion et les objectifs Ce mécanisme doit comprendre pour chaque composante/catégorie: Définition des responsabilités Détermination des activités de terrain des communautés et des bénéficiaires Préparation complète sur la base des objectifs réalisables et conformément à laccord de financement Planification des moyens requis (y compris les ressources humaines) et des produits Respect rigoureux du cycle budgétaire dans létablissement du PTBA Intégration du PTBA dans le processus de suivi physique, financier, technique et de limpact 4

5 Détermination du contenu Pas de contenu type La direction du projet doit déterminer le contenu et la présentation appropriés selon les spécificités du projet + les plus importantes expériences passées Les informations et instructions générales suivantes peuvent être prises en compte: Règles financières du gouvernement/circulaires du Trésor fixant le calendrier budgétaire et donnant des instructions sur le contenu et la présentation Rapport de conception du projet (sil est pertinent, habituellement, au début seulement de lexécution dun projet car il est ensuite dépassé à lépreuve des réalités) – conception du projet, détail des coûts et description des objectifs de développement – établit les plans à long terme, les composantes indicatives et les limites des catégories, et donne des information sur ceux-ci Accord financier – juridiquement contraignant Apports de bénéficiaires et propositions des communautés 5

6 Qui doit participer et de quelle façon? Approche de pleine participation – à la fois à létablissement et à la diffusion du document final Équipe du projet au complet, including finances/ S&E/ techniciens Partenaires dexécution Bénéficiaires/ parties prenantes Représentants régionaux/ de district Équipe du projet au complet, including finances/ S&E/ techniciens Partenaires dexécution Bénéficiaires/ parties prenantes Représentants régionaux/ de district Principes de base concernant les bonnes pratiques de planification financière à suivre (non limitatif): Ponctualité et exactitude de lélaboration Meilleure estimation possible des moyens (y compris les ressources humaines) nécessaires à la réalisation des produits et des résultats prévus Définition claire des objectifs Compréhension pleine et claire du fait que les données financières présentées seront utilisées comme instrument de gestion, sur la base des centres de responsabilité établis Garantir la pleine participation des parties prenantes dans les régions et les districts 6

7 Présentation générale Résumé des progrès accomplis, de la performance et des enseignements tirés depuis lentrée en vigueur Description du Plan de travail de lannée en cours, y compris les objectifs (pourquoi?), les activités (comment?), les produits et résultats (quoi?), les moyens nécessaires, le dispositif dexécution (quand?), les responsabilités institutionnelles (qui?), les indicateurs clés de S&E, etc. Activités de S&E (analyse comparative, exploitation du système de S&E); données axées sur limpact concernant les villages et ménages participants, les résultats attendus, etc. Données quantitatives sur les moyens prévus sous forme de tableau indiquant: les objectifs physiques et financiers détaillés, les sources de fonds, les tableaux budgétaires récapitulatifs Calendriers et délais mensuels/trimestriels relatifs aux activités 7

8 Éléments détaillés Introduction Activités & échéancier des moyens Plan de passation des marchés Calendrier récapitulatif de la formation et de lassistance technique Plan budgétaire et financier Le PTBA consolidé est censé comprendre plusieurs éléments clés… 8

9 Exemple de contenu 1. Introduction Aperçu du programme Planification annuelle et présent PTBA 2. Progrès de lexécution et de la performance à ce jour Performance globale Progrès par composante et par région 3. Stratégies du projet et priorités pour lannée suivante 3.1 Opportunités et contraintes, et mesures requises 3.2Axe stratégique 3.3Composante 1 - activités, moyens, produits, résultats attendus, etc. 3.4Composante 2 – etc. 4. Budget annuel consolidé Appendice 1:cadre logique annuel Appendice 2:Plan de passation des marchés Appendice 3:Plan de développement du personnel Appendice 4: Budget par région 9

10 Vérification du contenu - Conseils Le PTBA est-il complet? Comprend-il une récapitulation des progrès, activités, léchéancier des moyens, les budgets, le plan de passation des marchés, le calendrier de la formation/AT? Le plan de travail est-il lié au cadre logique du projet (activités, moyens, produits)? Lorientation stratégique ressort-elle suffisamment du plan de travail (et de ses subdivisions par composante)? Les moyens et les produits ont-ils été correctement quantifiés, y a-t-il cohérence entre les moyens et les produits, et des liens avec les résultats attendus? Les calendriers dexécution paraissent-ils réalistes, les étapes/objectifs appropriés? A-t-on des preuves quun système adéquat de S&E est en place et fonctionne? Les mesures et les activités de suivi et de rapport concernant limpact sont-elles adéquates? Le budget est-il généralement cohérent avec les activités, moyens et produits prévus? 10

11 PTA de la première année Plan daction pour lannée à venir Responsabilités Déterminer quels contrats/achats doivent être passés et comment Principal instrument de mesure des progrès en matière defficacité et dimpact sur le développement Plan daction pour lannée à venir Responsabilités Déterminer quels contrats/achats doivent être passés et comment Principal instrument de mesure des progrès en matière defficacité et dimpact sur le développement 11

12 Moyens classiques pour la première année UGP: Véhicules et matériel de bureau Véhicules TT Ordinateurs de bureau et portables; imprimantes; logiciels télécopieur; photocopieuse; téléphones Mobilier de bureau; climatiseurs Articles et fournitures de bureau, etc. Assistance technique Spécialiste de la passation des marchés/contrats Spécialiste du suivi-évaluation Autre assistance technique selon les besoins Sous-traitance Logiciel de comptabilité Cours danglais Cours dinformatique Dépenses courantes Traitements et indemnités UGP Exploitation et entretien des véhicules Exploitation et entretien des bureaux services collectifs et fournitures 12

13 Éléments supplémentaires du PTBA À partir de la deuxième année du projet, le PTBA consolidé comprendra les principaux éléments supplémentaires suivants: Progrès matériels accomplis lannée précédente, avec données quantitatives Progrès financiers accomplis lannée précédente, y compris dépassements de coûts et économies, analyse des flux de fonds provenant des bailleurs Exécution des marchés Contraintes et problèmes rencontrés lannée précédente et recommandations pour les résoudre; bonnes pratiques à appliquer à plus grande échelle Enseignements tirés et justification des activités proposées 13

14 Merci


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