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Manuel utilisateur de la base des candidatures Campagne de recrutement 2008 Banques IDF.

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1 Manuel utilisateur de la base des candidatures Campagne de recrutement 2008 Banques IDF

2 Sommaire 1. Les grands principes 1.1.Principes de mise à disposition des candidaturesPrincipes de mise à disposition des candidatures 1.2.Principes des statuts de candidaturesPrincipes des statuts de candidatures 1.3.Principes de traitement par la banque partenairePrincipes de traitement par la banque partenaire 1.4.Principes de traitement par le CFA Banques et ladministrateur de la basePrincipes de traitement par le CFA Banques et ladministrateur de la base 1.5.Principes dalertesPrincipes dalertes 2. Premiers pas dans la base des candidatures 2.1.Se connecter à la baseSe connecter à la base 2.2.Comprendre linterface de la baseComprendre linterface de la base 3. Gestion des candidatures dans loutil 3.1.Changer son mot de passeChanger son mot de passe 3.2.Sélectionner des candidatsSélectionner des candidats 3.3.Faire une proposition dembaucheFaire une proposition dembauche 3.4.Indiquer lembauche dun candidatIndiquer lembauche dun candidat 3.5.Suivre vos candidatures spontanéesSuivre vos candidatures spontanées 3.6.Lancer une requête sauvegardée suite à un dalerteLancer une requête sauvegardée suite à un dalerte 3.7. Gérer les dossiers favorisGérer les dossiers favoris 3.8. Retirer une candidatureRetirer une candidature 3.9. Utiliser le moteur de rechercheUtiliser le moteur de recherche 3.10.Sauvegarder une requête et programmer une alerteSauvegarder une requête et programmer une alerte Envoyer un depuis la baseEnvoyer un depuis la base

3 Sommaire 1. Les grands principes 1.1.Principes de mise à disposition des candidatures 1.2.Principes des statuts de candidatures 1.3.Principes de traitement par la banque partenaire 1.4.Principes de traitement par le CFA Banques et ladministrateur de la base 1.5.Principes dalertes 2. Premiers pas dans la base des candidatures 3. Gestion des candidatures dans la base

4 1.1. Principes de mise à disposition des candidatures Cas particuliers : Les candidats à un master qui ne sont pas encore admis à luniversité ne sont pas accessibles aux banques Chaque candidature déposée dans la base est pré-qualifiée par notre cabinet de recrutement. Les candidats retenus sont enregistrés avec un statut « Nouveau » Ladministrateur de la base attribuera un quota de candidats préquelifiés aux banques en fonction des informations que vous nous avez fournies (nombre dembauche prévues, dates de démarrage des recrutements, dates des sessions collectives…) Le CFA attribue les candidatures validées aux banques en cours de recrutement Le CFA participe aux entretiens collectifs ou contacte luniversité pour connaître les candidats validés

5 1.2. Principes des statuts de candidatures En fonction du niveau du processus de recrutement, plusieurs statuts peuvent être attribués à une candidature : CS-Nouveau Vous avez envoyé une candidature spontanée au CFA qui la enregistrée dans la base et vous la attribuée en priorité. Labréviation « CS » (« Candidature Spontanée ») vous permet de lidentifier facilement. Pour mémoire, les candidatures spontanées ne sont pas pré-qualifiées par notre cabinet de recrutement. Invité aux tests Vous avez contacté le candidat pour linviter aux tests de présélection Invité en entretien Vous avez contacté le candidat pour linviter à passer un entretien dembauche Candidature validée Le candidat a réussi le(s) test(s) et/ou l(es) entretien(s), mais vous ne lui avez pas encore adressé de proposition dembauche Proposition dembauche adressée Vous avez fait une proposition dembauche au candidat Embauché Le candidat a répondu favorablement à votre proposition et vous vous êtes engagé à signer ensemble un contrat dalternance (apprentissage ou professionnalisation) (la signature effective ayant généralement lieu au mois de juillet) Embauché sur une autre candidature Le candidat sest engagé à signer un contrat dalternance avec une banque pour un autre niveau de formation ou dans une autre région. Vous ne pouvez pas lembaucher Candidature retirée Le candidat a souhaité retirer sa candidature

6 1.3. Principes de traitement par la banque partenaire La banque étudie les candidatures avec un statut - « Nouveau » pour les candidatures standards - « CS-Nouveau » pour les candidatures spontanées que vous avez adressées au CFA La banque veut indiquer quun candidat est en cours de recrutement Modifier le statut de la candidature : « Nouveau » ou « CS-Nouveau » « Invité aux tests » - ou « Invité en entretien » - ou « Candidature validée » de confirmation envoyé au Candidat Le candidat informe la banque quil souhaite retirer sa candidature Modifier le statut de la candidature : « Nouveau » ou « CS-Nouveau » « Candidature retirée » de confirmation envoyé au Candidat La banque veut envoyer une proposition dembauche au candidat Le candidat accepte la proposition dembauche Modifier le statut de la candidature : « Nouveau » ou « CS-Nouveau » « Proposition dembauche adressée » envoyé au Candidat Modifier le statut de la candidature : « Proposition dembauche adressée » « Embauché » La banque nest pas intéressée par un candidat Modifier le statut de la candidature : « Nouveau » ou « CS-Nouveau » « Refusé » Cette action nous permet de rechercher les candidats refusés afin de les attribuer à une autre banque Il est important de traiter chaque candidature pour : - ne pas laisser un candidat trop longtemps dans la base sans que sa candidature ne soit traitée - nous permettre d attribuer un candidat à une autre banque en cas de refus

7 1.4. Principes de traitement par le CFA Banques et ladministrateur de la base Le CFA est alerté par pour chaque candidat qui passe au statut « Embauché » La candidature est « Annulée » Le CFA détermine si le candidat « refuse » une banque pour des raisons recevables Le candidat est attribué à une autre banque par ladministrateu r envoyé au candidat Une formation a été fermée Le candidat ou la banque informe le CFA du retrait dune candidature. Raisons non recevables La candidature du candidat est retirée Le CFA indique sur les autres candidatures du candidat quil est embauché pour ne plus le rendre disponible aux autres banques Raisons recevables La banque refuse un candidat

8 1.5. Principes dalertes Pour un meilleur suivi des candidatures et pour sassurer quun candidat ne reste pas dans la base sans que sa candidature ne soit traitée : des alertes sont programmées pour vous prévenir du nombre de candidats qui vous ont été attribués dont le statut de leur candidature na pas été modifié depuis plus de 20 jours Candidatures avec un statut «Nouveau» non modifiées dans un délai de 20 jours Alerte hebdomadaire à la banque La banque ne modifie pas le statut dans un délai de 10 jours Alerte à ladministrateur qui attribue la candidature à une autre banque Candidatures avec un statut « Invité aux tests »; « Invité en entretien »; « Candidature validée »; « Proposition dembauche adressée » non modifiées dans un délai de 20 jours Alerte hebdomadaire à la banque La banque ne modifie pas le statut dans un délai de 10 jours Alerte au CFA qui contacte la banque pour connaître sa décision

9 Sommaire 1. Les grands principes 2. Premiers pas dans la base des candidatures 2.1.Se connecter à la base 2.2.Comprendre linterface de la base 3. Gestion des candidatures dans la base

10 2.1. Se connecter à la base Se connecter sur le site Cliquer sur "Votre espace recruteur"

11 2.1. Se connecter à la base Saisir lidentifiant qui vous a été attribué Saisir votre mot de passe : « » Cliquer sur « Login »

12 « Nom de la banque » Vous accédez alors à votre page daccueil qui est définie par défaut sur le périmètre de vos formations Comprendre linterface de la base Fenêtre dinformations affichée en fonction des rubriques sélectionnées Menus Titre de la page = titre des rubriques Rubriques Indique le nombre de candidats que vous avez prévus dembaucher et le nombre de candidats embauchés. Ces données seront mises à jour en fonction des informations que vous nous communiquerez

13 « Nom de la banque » 2.2. Comprendre linterface de la base Accès à la liste des candidats qui vous ont été attribués. Licône est rouge si de nouveaux candidats ont déposé un dossier depuis votre dernière connexion Indique les formations de votre périmètre La référence est composée de la manière suivante: « Nom de la formation – département + lettre correspondant à votre banque »

14 Liste des candidats dune formation : Cette page vous permet en un clic daccéder aux dossiers de candidature et deffectuer des actions sur un ou plusieurs candidats à la fois Comprendre linterface de la base Accès aux informations saisies dans le formulaire Accès au CV et à la lettre de motivation Accès aux conditions daccès validées par le candidat Accès aux autres candidatures du candidat (hormis les attributions aux banques en IDF) Accès au dossier complet du candidat Accès à la liste des actions pour modifier le statut de candidature dun candidat Liste des actions pour modifier un ou plusieurs statuts de candidatures en fonction des cases cochées En fonction des cases cochées, Impression des informations saisies dans le formulaire dun ou plusieurs candidats

15 Sommaire 1. Principes de traitement des candidatures 2. Premiers pas dans la base des candidatures 3. Gestion des candidatures dans la base 3.1.Changer son mot de passe 3.2.Sélectionner des candidats 3.3.Faire une proposition dembauche 3.4.Indiquer lembauche dun candidat 3.5.Suivre vos candidatures spontanées 3.6.Lancer une requête sauvegardée suite à un dalerte 3.7. Gérer les dossiers favoris 3.8. Retirer une candidature 3.9.Utiliser le moteur de recherche 3.10.Sauvegarder une requête et programmer une alerte Envoyer un depuis i-GRasp

16 « Nom de la banque » 3.1 Changer son mot de passe 1. Dans le menu « Mon Espace » cliquer sur la rubrique « Mon Profil » 2. Cliquer sur la sous rubrique « Mot de passe » 3. Entrer le mot de passe de votre choix et confirmer le (le mot de passe doit comprendre six caractères) 4. Cliquer sur « Sauvegarder » 5. Vérifier que la sauvegarde a bien été effectuée Le mot de passe initial étant très peu sécurisé, il est important de le modifier dés votre première connexion

17 « Nom de la banque » 3.2 Sélectionner des candidats 1. Dans le menu « Mon espace », cliquer sur « Mes formations » Vous accédez alors à la liste des formations de votre périmètre 2. Pour accéder à la liste des candidats dun BTS, cliquer sur licône « Nouvelles candidatures » Démo : Etudier des dossiers de candidatures 3. Vérifier que vous vous positionnez bien sur la formation souhaitée 4. Cliquer sur cette icône pour consulter les informations saisies par le candidat dans le formulaire de dépôt de dossier 5. Cliquer sur licône « Pièces Jointes » pour consulter le CV et la lettre de Motivation du candidat Indique lancienneté du statut de la candidature

18 3.2 Sélectionner des candidats Résultat de laccès au sommaire Résultat de laccès aux pièces jointes Cliquer sur le nom du fichier pour le télécharger Informations saisies par le candidat dans le formulaire de dépôt de dossier

19 « Nom de la banque » 3.2 Sélectionner des candidats Pour un meilleur suivi, vous indiquez à quel stade du processus de recrutement le candidat se situe Démo : Indiquer le stade du processus de recrutement (cas 1 : modifier le statut dune candidature ) 1. Chercher le candidat sélectionné 2. Cliquer sur le statut pour le modifier 3. Sélectionner le statut de votre choix dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok » 4. Vérifier que le statut a bien été mis à jour et quil apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature »

20 3.2 Sélectionner des candidats Démo : Indiquer le stade du processus de recrutement (cas 2 : modifier le statut de plusieurs candidatures) 1. Cocher la ou les cases devant les candidats souhaités 2. Cliquer sur le statut de votre choix dans le menu déroulant 3. Vérifier que les statuts ont bien été modifiés

21 3.3 Faire une proposition dembauche La banque a reçu le candidat en entretien et lui a fait une proposition dembauche Démo : Indiquer quune proposition dembauche a été adressée 1. Chercher le candidat sélectionné 2. Cliquer sur le statut pour le modifier 3. Sélectionner le statut « Proposition dembauche adressée » dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok » 4. Vérifier que le statut a bien été mis à jour et quil apparaît bien dans la colonne « Statut »

22 3.4 Indiquer lembauche dun candidat De nombreux candidats postulent auprès de plusieurs banques en même temps. Lorsque vous avez pris la décision d'embaucher un candidat, il est important de modifier le statut de sa candidature à "Embauché" dans l'outil. Pour toutes candidatures qui passent à un statut "Embauché" : le CFA IDF est alerté et indique que le candidat nest plus disponible sur ses autres candidatures 1. Chercher le candidat sélectionné 2. Cliquer sur le statut de sa candidature 3. Sélectionner le statut « Confirmer lembauche au candidat » dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok » 4. Vérifier que le statut a bien été mis à jour et quil apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature » Un de confirmation est envoyé automatiquement au candidat. Le statut passe à « Embauché » une fois l envoyé (30 minutes maximum)

23 3.5 Suivre vos candidatures spontanées Si vous souhaitez suivre vos candidatures spontanées depuis loutil, vous avez la possibilité de les envoyer sous format électronique au CFA IDF qui se chargera de les enregistrer La candidature ne sera pas pré-qualifiée par notre cabinet de recrutement La candidature vous sera attribuée en priorité avec un statut : « CS-Nouveau » Si vous la refusez, la candidature sera attribuée à nos autres banques partenaires

24 3.6 Lancer une requête sauvegardée suite à un dalerte Vous avez reçu un dalerte reprenant le nombre de candidats qui vous ont été attribués dont le statut de leur candidature na pas été modifié depuis plus de 20 jours Lancer la requête sauvegardée dans la base (le nom de la requête est indiqué dans l- ) « Nom de la banque » 1. Dans le menu « Candidats », cliquer sur « Rechercher » 2. Cliquer sur la sous- rubrique « Alertes et requêtes sauvegardées » 3. Lancer la recherche correspondant au nom de la requête indiquée dans l-

25 3.7 Gérer les dossiers favoris Démo : Créer un dossier favoris 1. Cliquer sur « Mes favoris » 2. Cliquer sur « Ajouter » 3. Donner un nom à votre dossier (ex: Candidats à contacter) 4. Sauvegarder 5. Vérifier que votre dossier est sauvegardé et quil apparaît bien dans le tableau

26 3.7 Gérer les dossiers favoris Démo : Ajouter un candidat dans un dossier favoris 1. Après avoir étudié le dossier dun candidat, cliquer sur son nom 2. Cliquer sur « Ajouter aux favoris » 3. Cliquer sur « Ajouter » 4. Cliquer sur le nom du dossier souhaité 5. Vérifier que votre action a bien été sauvegardée

27 3.8 Retirer une candidature Un candidat signale à la banque quil souhaite retirer sa candidature Démo : Retirer une candidature 2. Sélectionner le statut : « Confirmer retrait au candidat » et cliquez sur « Ok » 3. Indiquer ensuite à quelle étape le candidat a retiré sa candidature et préciser le motif du retrait, puis cliquer sur « Ok » 1. Après avoir recherché le candidat dans la liste, cliquer sur le statut de sa candidature pour le modifier

28 Un de confirmation est envoyé au candidat 3.8 Retirer une candidature 4. Vérifier : - que le statut a bien été mis à jour - quil apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature » * * Les statuts qui génèrent un automatique sont affichés jusquà ce que le- mail soit envoyé (30 minutes maximum) puis remplacés par un statut détat. Dans cet exemple, le statut deviendra « Candidature retirée ».

29 3.9 Utiliser le moteur de recherche Le moteur de recherche vous permet de filtrer des candidats selon vos critères de recherches Démo : Effectuer une recherche 2. Cliquer sur la ou les sous- rubriques de votre choix pour sélectionner des critères (Attention, ils sont conservés en mémoire tant quils nont pas été réinitialisés) Vous pouvez à tout moment consulter le récapitulatif de vos critères de recherche 1. Dans le menu « Candidats », cliquer sur « Rechercher » 3. Cliquer sur « Rechercher » Pensez à effacer vos critères entre chaque recherche !

30 « Nom de la banque » 3.10 Sauvegarder une requête et programmer une alerte Le système permet de : sauvegarder des critères de recherches programmer une alerte vous informant du nombre de candidat répondant à ces critères (lalerte sera envoyé à ladresse renseignée dans votre profil) Démo : Sauvegarder une requête et programmer une alerte 1. Dans le menu « Candidats », cliquer sur « Rechercher » 2. Cliquer sur la sous- rubrique « Alertes et requêtes sauvegardées »

31 3.10 Sauvegarder une requête et programmer une alerte 3. Cliquer sur « commencer une nouvelle requête » 4. Cliquer sur la ou les sous- rubriques de votre choix pour sélectionner des critères Vous pouvez à tout moment consulter le récapitulatif de vos critères de recherche 5. Cliquer sur « Rechercher »

32 3.10 Sauvegarder une requête et programmer une alerte 6. Cliquer sur « Sauvegarder la recherche » 7. Donner un nom à votre requête (ex: « Candidats avec une expériences professionnelle dans le secteur bancaire ») 8. Sélectionner la fréquence de la requête automatique si vous souhaitez être alerté 9. Cocher cette case pour ne pas recevoir dalerte si aucun candidat ne correspond à cette requête 10. Cliquer sur sauvegarder 11. Vérifier que votre requête à bien été sauvegardée et quelle apparaît bien dans le tableau

33 « Nom de la banque » 3.10 Sauvegarder une requête et programmer une alerte Démo : Renseigner votre adresse mail pour recevoir des alertes 1. Cliquer sur « Mon profil » 2. Renseigner votre adresse mail 3. Cliquer sur « Sauvegarder » 4. Vérifier que la sauvegarde a bien été effectuée

34 3.11 Envoyer un depuis la base Démo : Envoyer un au candidat 1. Cliquer sur le nom du candidat pour entrer dans son dossier 2. Dans le bas de la page de la sous rubrique « Informations perso », cliquer sur licône « Envoyer un mail » 5. Renseigner lobjet du mail 6. Renseigner le texte que vous voulez envoyer au candidat 7. Cliquer sur « ENVOI » pour envoyer l Ladresse mail du candidat est automatiquement intégrée 3. Renseigner ladresse à afficher au candidat. Attention, si ce champ est vide, ladresse sera celle des CFA. 4. Indiquer le nom dexpéditeur que vous souhaitez afficher au candidat

35 3.11 Envoyer un depuis la base 7. Vérifier que le message a bien été envoyé

36 Vos contacts en fonction de vos besoins : Procédure générale / mise à jour des informations sur le recrutement : CFPB : M. Praud Tél : Traitement dune candidature / cas particuliers : CFA IDF : A. Claquin et B. Comby Tél :


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