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Manuel utilisateur de la base des candidatures Campagne de recrutement 2008 Banques partenaires.

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1 Manuel utilisateur de la base des candidatures Campagne de recrutement 2008 Banques partenaires

2 Sommaire 1. Principes de traitement des candidatures 1.1.Principes des statuts de candidaturesPrincipes des statuts de candidatures 1.2.Principes de mise à disposition des candidaturesPrincipes de mise à disposition des candidatures 1.3.Principes de traitement par la banque partenairePrincipes de traitement par la banque partenaire 1.4.Principes de traitement par le CFA BanquesPrincipes de traitement par le CFA Banques 2. Premiers pas dans la base des candidatures 2.1.Se connecter à la baseSe connecter à la base 2.2.Comprendre linterface de loutilComprendre linterface de loutil 3. Gestion des candidatures dans la base 3.1.Changer son mot de passeChanger son mot de passe 3.2.Sélectionner des candidatsSélectionner des candidats 3.3.Faire une proposition dembaucheFaire une proposition dembauche 3.4.Embaucher un candidatEmbaucher un candidat 3.5.Gérer les dossiers favorisGérer les dossiers favoris 3.6.Retirer une candidatureRetirer une candidature 3.7.Utiliser le moteur de rechercheUtiliser le moteur de recherche 3.8.Sauvegarder une requête et programmer une alerteSauvegarder une requête et programmer une alerte 3.7.Envoyer un depuis la baseEnvoyer un depuis la base

3 Sommaire 1. Les grands principes 1.1.Principes des statuts de candidatures 1.2.Principes de mise à disposition des candidatures 1.3.Principes de traitement par la banque partenaire 1.4.Principes de traitement par le CFA Banques 2. Premiers pas dans la base des candidatures 3. Gestion des candidatures dans la base

4 1.1. Principes des statuts de candidatures Chaque candidature déposée est enregistrée avec un statut « Nouveau » ce qui signifie que le candidat est disponible En fonction du niveau du processus de recrutement, plusieurs statuts peuvent être attribués à une candidature : Proposition dembauche adressée Une banque a fait une proposition dembauche au candidat Embauché Une banque et le candidat se sont engagés à signer ensemble un contrat dalternance (apprentissage ou professionnalisation) (la signature effective ayant généralement lieu au mois de juillet) Embauché sur une autre candidature Le candidat sest engagé à signer un contrat dalternance avec une banque sur une autre formation ou dans une autre ville Candidature retirée Le candidat a souhaité retirer sa candidature Invalidé par luniversité Pour certaines licences et certains masters, luniversité partenaire na pas validé linscription dun candidat

5 1.2. Principes de mise à disposition des candidatures Le CFA met à disposition des banques les candidats validés par luniversité Le CFA participe au jury de sélection ou est en contact avec luniversité Le candidat dépose sa candidature sur le site Un accusé de réception est envoyé automatiquement au candidat par Laccusé de réception : -confirme linscription aux candidats -informe les candidats des prochaines démarches à effectuer : faire part de leur intérêt à lune des banques partenaires de la formation (le contact affiché est celui que vous nous avez indiqué) sinscrire à luniversité partenaire pour les licences et les masters Pour certains masters et certaines licences, en fonction des procédures définies par votre CFA, les candidats ne sont pas accessibles aux banques tant quils nont pas été validés par luniversité partenaire Pour les autres diplômes, les candidats sont enregistrés dans la base et disponibles aux banques partenaires

6 1.3. Principes de traitement par la banque partenaire La banque étudie et sélectionne les candidatures avec un statut « Nouveau » La banque a fait une proposition dembauche aux candidats retenus Modifier le statut de la candidature : « Nouveau » « Proposition dembauche adressée » (Le candidat apparaît donc avec un statut « Proposition dembauche adressée » aux autres banques sur cette candidature) de confirmation envoyé au candidat Le candidat informe la banque quil souhaite retirer sa candidature Modifier le statut de la candidature : « Nouveau » « Candidature retirée » envoyé au Candidat La banque a fait une proposition dembauche à un candidat qui a déjà un statut « Proposition dembauche adressée » La banque en informe le CFA qui lindique dans le dossier du candidat (seul le CFA voit cette information) dalerte hebdomadaire envoyé au CFA pour les propositions dembauche sans réponse depuis plus de 20 jours Le candidat répond directement à la banque La banque informe le CFA de la réponse du candidat

7 1.4. Principes de traitement par le CFA Banques La banque contacte le CFA pour linformer de la réponse du candidat à une proposition dembauche * Le candidat a accepté la proposition de la banque Le candidat naccepte pas la proposition de la banque et souhaite maintenir sa candidature pour les autres banques Le CFA détermine si la candidature doit être maintenue Le candidat naccepte pas la proposition de la banque et souhaite retirer sa candidature Le CFA retire la candidature Le CFA modifie le statut de la candidature à « Embauché » pour : - le réserver à la banque dembauche - ne plus le rendre accessible aux banques dans la partie des candidatures à traiter * Attention ! Si une banque ninforme pas le CFA de la réponse dun candidat à une proposition dembauche dans un délai de 20 jours, le CFA contactera la banque pour connaître sa décision et ainsi mettre à jour le dossier du candidat.

8 Sommaire 1. Les grands principes 2. Premiers pas dans la base des candidatures 2.1.Se connecter à la base 2.2.Comprendre linterface de loutil 3. Gestion des candidatures dans la base

9 2.1. Se connecter à la base Se connecter sur le site Cliquer sur "Votre espace recruteur"

10 2.1. Se connecter à la base Saisir lidentifiant qui vous a été attribué Saisir votre mot de passe : « » Cliquer sur « Login »

11 Vous accédez alors à votre page daccueil qui est définie par défaut sur le périmètre de vos formations Comprendre linterface de la base Fenêtre dinformations affichée en fonction des rubriques sélectionnées Menus Titre de la page = titre des rubriques Rubriques

12 2.2. Comprendre linterface de la base Indique les formations auxquelles vous avez accès. La référence est composée de la manière suivante: « Nom de la formation – département » Indique le nombre de disponibles Indique le nombre de nouvelles candidatures présentes dans la base depuis plus de 5 jours et moins de 10 jours Indique le nombre de nouvelles candidatures présentes dans la base depuis plus de 10 jours Accès à la liste des candidats dune formation. Licône est rouge si de nouveaux candidats ont déposé un dossier depuis votre dernière connexion

13 Liste des candidats dune formation : Cette page vous permet en un clic daccéder aux dossiers de candidature et deffectuer des actions sur un ou plusieurs candidats à la fois Comprendre linterface de la base Accès aux informations saisies dans le formulaire Accès au CV et à la lettre de motivation Accès aux conditions daccès validées par le candidat Accès au dossier complet du candidat Accès à la liste des actions pour modifier le statut de candidature dun candidat Accès aux pages suivantes et précédentes de la liste des candidats Liste des actions pour modifier un ou plusieurs statuts de candidatures en fonction des cases cochées Accès aux informations saisies dans le formulaire

14 Sommaire 1. Les grands principes 2. Premiers pas dans la base des candidatures 3. Gestion des candidatures dans la base 3.1.Changer son mot de passe 3.2.Sélectionner des candidats 3.3.Faire une proposition dembauche 3.4.Embaucher un candidat 3.5.Gérer les dossiers favoris 3.6.Retirer une candidature 3.7.Utiliser le moteur de recherche 3.8.Sauvegarder une requête et programmer une alerte 3.7.Envoyer un depuis la base

15 3.1 Changer son mot de passe 1. Dans le menu « MON ESPACE » cliquer sur la rubrique « Mon Profil » 2. Cliquer sur la sous rubrique « Mot de passe » 3. Entrer le mot de passe de votre choix et confirmer le (le mot de passe doit comprendre six caractères) 4. Cliquer sur « Sauvegarder » 5. Vérifier que la sauvegarde a bien été effectuée Le mot de passe initial étant très peu sécurisé, il est important de le modifier dés votre première connexion

16 3.2 Sélectionner des candidats 1. Dans le menu « Mon espace », cliquer sur « Mes formations » Vous accédez alors à la liste des formations de votre périmètre 2. Pour accéder à la liste des candidats dun BTS, cliquer sur licône « Nouvelles candidatures » Démo : Etudier des dossiers de candidatures 3. Vérifier que vous vous positionnez bien sur la formation souhaitée 4. Cliquer sur cette icône pour consulter les informations saisies par le candidat dans le formulaire de dépôt de dossier 5. Cliquer sur licône « Pièces Jointes » pour consulter le CV et la lettre de motivation du candidat

17 3.2 Sélectionner des candidats Résultat de laccès au sommaire Résultat de laccès aux pièces jointes Cliquer sur le nom du fichier pour le télécharger Informations saisies par le candidat dans le formulaire de dépôt de dossier

18 3.3 Faire une proposition dembauche La banque a reçu le candidat en entretien et lui a fait une proposition dembauche Démo : Indiquer quune proposition dembauche a été adressée (cas 1 : rechercher un candidat depuis la liste ) 1. Chercher le candidat sélectionné Cliquer sur « Suivant » ou « Précédent » pour faire défiler les pages 2. Cliquer sur le statut « Nouveau » pour le modifier 3. Sélectionner le statut « Proposition dembauche adressée » dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok » 4. Vérifier que le statut a bien été mis à jour et quil apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature »

19 3.3 Faire une proposition dembauche Démo : Indiquer quune proposition dembauche a été adressée (cas 2 : rechercher un candidat par son nom ) 1. Cliquer sur « Rechercher » dans le menu « Candidats » 2. Entrer le nom du candidat dans le champ « Nom » 3. Cliquer sur « Rechercher » ou appuyer sur la touche « Entrée » de votre clavier

20 3.3 Faire une proposition dembauche 4. Cliquer sur le nom du candidat 5. Cliquer sur la sous-rubrique « Candidatures » 6. Cliquer sur le statut de la candidature 8. Vérifier que le statut a bien été mis à jour et quil apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature » 7. Sélectionner le statut « Proposition dembauche adressée » dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok »

21 3.3 Faire une proposition dembauche Cas particulier Si le statut d'un candidat est déjà à "Proposition d'embauche adressée", une autre banque a déjà pris la décision d'embaucher ce candidat. Si vous avez adressé une proposition d'embauche au même candidat, veuillez en informer le CFA qui lindiquera dans le dossier du candidat

22 3.4 Embaucher un candidat Lorsque le candidat a répondu à votre proposition d'embauche, il est important de le signaler au CFA qui modifiera ainsi le statut de sa candidature pour : vous réserver ce candidat et ne plus le rendre accessible aux autres banques

23 3.5 Gérer les dossiers favoris Démo : Ajouter un candidat dans un dossier favoris 1. Après avoir étudié le dossier dun candidat, cliquer sur son nom 2. Cliquer sur « Ajouter aux favoris » 3. Cliquer sur « Ajouter » 4. Cliquer sur le nom du dossier souhaité 5. Vérifier que votre action a bien été sauvegardée

24 3.5 Gérer les dossiers favoris Démo : Créer un dossier favoris 1. Cliquer sur « Mes favoris » 2. Cliquer sur « Ajouter » 3. Donner un nom à votre dossier (ex: Candidats à contacter) 4. Sauvegarder 5. Vérifier que votre dossier est sauvegardé et quil apparaît bien dans le tableau

25 Le candidat vous signale quil souhaite retirer définitivement sa candidature Démo : Retirer une candidature 3.6 Retirer une candidature 1. Après avoir recherché le candidat concerné, cliquer sur le statut de la candidature pour laquelle le candidat souhaite se retirer 2. Sélectionner le statut : « Confirmer retrait au candidat » et cliquez sur « Ok » 3. Indiquer ensuite à quelle étape le candidat a retiré sa candidature et préciser le motif du retrait, puis cliquer sur « Ok » 4. Vérifier : - que le statut a bien été mis à jour - quil apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature »* * Les statuts qui génèrent un automatique sont affichés jusquà ce que l soit envoyé (30 minutes maximum) puis remplacés par un statut détat. Dans cet exemple, le statut deviendra « Candidature retirée ».

26 3.7 Utiliser le moteur de recherche Le moteur de recherche vous permet de filtrer des candidats selon vos critères de recherches Démo : Effectuer une recherche 2. Cliquer sur la ou les sous- rubriques de votre choix pour sélectionner des critères (les critères sélectionnés sont conservés en mémoire tant quils nont pas été réinitialisés) Vous pouvez à tout moment consulter le récapitulatif de vos critères de recherche 1. Dans le menu « Candidats », cliquer sur « Rechercher » 3. Cliquer sur « Rechercher » Pensez à effacer vos critères entre chaque recherche !

27 3.8 Sauvegarder une requête et programmer une alerte Le système permet de : rechercher des candidats selon certains critères sauvegarder ces critères programmer une alerte vous informant du nombre de candidat répondant à ces critères Démo : Sauvegarder une requête et programmer une alerte 1. Dans le menu « Candidats », cliquer sur « Rechercher » 2. Cliquer sur la sous- rubrique « Alertes et requêtes sauvegardées »

28 3.8 Sauvegarder une requête et programmer une alerte 3. Cliquer sur « commencer une nouvelle requête » 4. Cliquer sur la sous- rubrique de votre choix en fonction des critères sur lesquels vous souhaitez effectuer votre recherche 5. Cliquer sur « Rechercher » Vous pouvez à tout moment consulter le récapitulatif de vos critères de recherche

29 7. Donner un nom à votre requête (ex: « Candidats avec une expérience professionnelle dans le secteur bancaire ») 3.8 Sauvegarder une requête et programmer une alerte 6. Cliquer sur « Sauvegarder la recherche » 8. Sélectionner la fréquence de la requête automatique si vous souhaitez être alerté 9. Cocher cette case pour ne pas recevoir dalerte si aucun candidat ne correspond à cette requête 10. Cliquer sur sauvegarder 11. Vérifier que votre requête à bien été sauvegardée et quelle apparaît bien dans le tableau Vous pouvez à tous moments retrouver votre requête sauvegardée dans la rubrique « Alertes et requêtes sauvegardées » Vous pouvez utiliser le champ « Notes » pour indiquer les objectifs de la requête

30 3.8 Sauvegarder une requête et programmer une alerte Démo : Renseigner votre adresse mail pour recevoir des alertes 1. Cliquer sur « Mon profil » 2. Renseigner votre adresse mail 3. Cliquer sur « Sauvegarder » 4. Vérifier que la sauvegarde a bien été effectuée

31 3.9 Envoyer un depuis la base Démo : Envoyer un au candidat 1. Cliquer sur le nom du candidat pour entrer dans son dossier 2. Dans le bas de la page de la sous rubrique « Informations perso », cliquer sur licône « Envoyer un mail » 5. Renseigner lobjet du mail 6. Renseigner le texte que vous voulez envoyer au candidat 7. Cliquer sur « ENVOI » pour envoyer l Ladresse mail du candidat est automatiquement intégrée 3. Renseigner ladresse à afficher au candidat. Attention, si ce champ est vide, ladresse sera celle des CFA. 4. Indiquer le nom dexpéditeur que vous souhaitez afficher au candidat

32 3.9 Envoyer un depuis la base 7. Vérifier que le message a bien été envoyé

33 Alternance en région Campagne de recrutement 2008 Vos contacts en fonction de vos besoins : Procédure générale / questions techniques : CFPB : M. Praud Tél : Traitement dune candidature / cas particuliers : Votre CFA


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