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Manuel utilisateur i-GRasp Campagne de recrutement 2008 CFA Banques.

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1 Manuel utilisateur i-GRasp Campagne de recrutement 2008 CFA Banques

2 Sommaire 1. Principes de traitement des candidatures 2. Premiers pas dans i-GRasp 3. Gestion des candidatures dans loutil

3 1. Principes de traitement Traitement par la banque partenaire La banque étudie et sélectionne les candidatures avec un statut « Nouveau » La banque a fait une proposition dembauche aux candidats retenus Modifier le statut de la candidature : « Nouveau » « Proposition dembauche adressée » (Le candidat apparaît donc avec un statut « Proposition dembauche adressée » aux autres banques sur cette candidature) envoyé au candidat dalerte hebdomadaire envoyé au CFA pour les propositions dembauche sans réponse depuis plus de 20 jours Le candidat informe la banque quil souhaite retirer sa candidature Modifier le statut de la candidature : « Nouveau » « Candidature retirée » envoyé au Candidat Le candidat répond directement à la banque La banque informe le CFA de la réponse du candidat La banque a fait une proposition dembauche à un candidat qui a déjà un statut « Proposition dembauche adressée » La banque en informe le CFA qui lindique dans le dossier du candidat (seul le CFA voit cette information)

4 1. Principes de traitement Traitement par le CFA Banques La banque contacte le CFA pour linformer de la réponse du candidat à une proposition dembauche Modifier le statut de la candidature « Proposition dembauche adressée » « Embauché » (modifier les statuts des autres candidatures du candidat à « Embauché sur une autre candidature » pour que le candidat ne soit plus visible aux autres banques et indiquer le nom de la banque dans le type dembauche) Envoyer un de confirmation manuellement au candidat Le candidat a accepté la proposition de la banque Le candidat naccepte pas la proposition de la banque et souhaite maintenir sa candidature pour les autres banques Modifier le statut de la candidature : « Proposition dembauche adressée » « Nouveau » Le candidat naccepte pas la proposition de la banque et souhaite retirer sa candidature Modifier le statut de la candidature : « Proposition dembauche adressée » « candidature retirée » envoyé au candidat

5 1. Principes de traitement Le CFA est alerté par une fois par semaine concernant les propositions dembauche pour lesquelles aucune réponse na été indiquée dans un délai de 20 jours Dans la pratique, il y a un risque que certaines banques ne signalent pas les réponses des candidats au CFA. Il est toutefois important que les CFA suivent le résultat des propositions d embauche afin de mettre à jour les dossiers des candidats. Le CFA contactera les banques partenaires (et/ou les jeunes dans le cas où plusieurs propositions dembauche ont été adressées) et mettra à jour le dossier des candidats

6 1. Principes de traitement Cas particuliers : candidatures Licence et Masters En fonction des procédures définies par votre CFA, les candidats à une licence ou un master qui ne sont pas encore admis à luniversité peuvent ne pas être accessibles aux banques Le CFA doit rendre ces candidats accessibles aux banques une fois admis Le CFA transfère les candidatures validées vers la bannette accessible aux banques Le CFA participe au jury de sélection ou est en contact avec luniversité pour connaître les candidats validés

7 Sommaire 1. Principes de traitement des candidatures 2. Premiers pas dans i-GRasp 2.1.Connexion à « i-GRasp » 2.2.Linterface de loutil 3. Gestion des candidatures dans loutil

8 2.1. Connexion à « i-GRasp » Se connecter sur le site Cliquer sur "Votre espace recruteur"

9 2.1. Connexion à « i-GRasp » Saisir votre identifiant : « -cfa. » (ex: 45-cfa.centre) Saisir votre mot de passe : « » Cliquer sur « Login »

10 Vous accédez alors à votre page daccueil qui est définie par défaut sur le périmètre de vos formations. Comprendre linterface de loutil 2.2. Linterface de loutil Fenêtre dinformations affichée en fonction des rubriques sélectionnées Menus Titre de la page = titre des rubriques Rubriques

11 Comprendre linterface de loutil 2.2. Linterface de loutil Indique les formations auxquelles vous avez accès. La référence est composée de la manière suivante: « Nom de la formation – département » Indique le nombre de candidatures non encore traitées par lutilisateur Indique le nombre de nouvelles candidatures présentes dans la base depuis plus de 5 jours et moins de 10 jours Indique le nombre de nouvelles candidatures présentes dans la base depuis plus de 10 jours Accès à la liste des candidats dune formation. Licône est rouge si de nouveaux candidats ont déposé un dossier depuis votre dernière connexion

12 Liste des candidats dune formation : Cette page vous permet en un clic daccéder aux dossiers de candidature et deffectuer des actions sur un ou plusieurs candidats à la fois Linterface de loutil Accès aux informations saisies dans le formulaire Accès au CV et à la lettre de motivation Accès aux conditions daccès validées par le candidat Accès aux autres candidatures du candidat Accès au dossier complet du candidat Accès à la liste des actions pour modifier le statut de candidature dun candidat Accès aux pages suivantes et précédentes de la liste des candidats Liste des actions pour modifier un ou plusieurs statuts de candidatures en fonction des cases cochées

13 Sommaire 1. Principes de traitement des candidatures 2. Premiers pas dans i-GRasp 3. Gestion des candidatures dans loutil 3.1.Changer son mot de passe Traitement par la banque 3.2.Sélectionner des candidats 3.3.Gérer les dossiers favoris Traitement par le CFA 3.4.Contacter les candidats après une proposition dembauche 3.5.Indiquer lembauche dun candidat 3.6.Indiquer ladmission dun candidat par luniversité 3.7.Retirer une candidature 3.8.Sauvegarder une requête et programmer une alerte 3.9. Envoyer un depuis i-GRasp

14 3.1 Changer son mot de passe 1. Dans le menu « MON ESPACE » cliquer sur la rubrique « Mon Profil » 2. Cliquer sur la sous rubrique « Mot de passe » 3. Entrer le mot de passe de votre choix et confirmer le (le mot de passe doit comprendre six caractères) 4. Cliquer sur « Sauvegarder » 5. Vérifier que la sauvegarde a bien été effectuée Le mot de passe initial étant très peu sécurisé, il est important de le modifier dés votre première connexion

15 Sommaire 1. Principes de traitement des candidatures 2. Premiers pas dans i-GRasp 3. Gestion des candidatures dans loutil 3.1.Changer son mot de passe Traitement par la banque 3.2.Sélectionner des candidats 3.3.Gérer les dossiers favoris Traitement par le CFA 3.4.Contacter les candidats après une proposition dembauche 3.5.Indiquer lembauche dun candidat 3.6.Indiquer ladmission dun candidat par luniversité 3.7.Retirer une candidature 3.8.Sauvegarder une requête et programmer une alerte 3.9. Envoyer un depuis i-GRasp

16 3.2 Sélectionner des candidats 1. Dans le menu « Mon espace », cliquer sur « Mes formations » Vous accédez alors à la liste des formations de votre périmètre 2. Pour accéder à la liste des candidats dun BTS, cliquer sur licône « Nouvelles candidatures » Cette étape vous est présentée pour vous donner un aperçu des actions que les banques peuvent effectuer depuis loutil Démo : Etudier des dossiers de candidatures

17 3.2 Sélectionner des candidats 3. Vérifier que vous vous positionnez bien sur la formation souhaitée 4. Cliquer sur cette icône pour consulter les informations saisies par le candidat dans le formulaire de dépôt de dossier 5. Cliquer sur licône « Pièces Jointes » pour consulter le CV et la lettre de Motivation du candidat Résultat de laccès au sommaireRésultat de laccès aux pièces jointes Cliquer sur le nom du fichier pour le télécharger

18 3.2 Sélectionner des candidats La banque a reçu le candidat en entretien et lui a fait une proposition dembauche Démo : Indiquer quune proposition dembauche a été adressée (cas 1 : rechercher un candidat depuis la liste ) 1. Chercher le candidat sélectionné Cliquer sur « Suivant » ou « Précédent » pour faire défiler les pages 2. Cliquer sur le statut « Nouveau » pour le modifier 3. Sélectionner le statut « Proposition dembauche adressée » dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok » 4. Vérifier que le statut a bien été mis à jour et quil apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature »

19 3.2 Sélectionner des candidats Démo : Indiquer quune proposition dembauche a été adressée (cas 2 : rechercher un candidat par son nom ) 1. Cliquer sur « Rechercher » dans le menu « Candidats » 2. Entrer le nom du candidat dans le champ « Nom » 3. Cliquer sur « Rechercher » ou appuyer sur la touche « Entrée » de votre clavier Pensez à effacer vos critères entre chaque recherche !

20 3.2 Sélectionner des candidats 4. Cliquer sur le nom du candidat 5. Cliquer sur la sous-rubrique « Candidatures » 6. Cliquer sur le statut de la candidature 7. Sélectionner laction « Proposition dembauche adressée » dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok » 8. Vérifier que le statut a bien été mis à jour et quil apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature »

21 – Proposition dembauche

22 3.2 Sélectionner des candidats Cas particulier Si le statut d'un candidat est déjà à "Proposition d'embauche adressée", une autre banque a déjà pris la décision d'embaucher ce candidat. Si la banque a adressé une proposition d'embauche au même candidat, elle en informe le CFA qui lindiquera dans le dossier du candidat

23 3.3 Gérer les dossiers favoris Démo : Ajouter un candidat dans un dossier favoris 1. Après avoir étudier le dossier dun candidat, cliquer sur son nom 2. Cliquer sur « Ajouter aux favoris » 3. Cliquer sur « Ajouter » 4. Cliquer sur le nom du dossier souhaité 5. Vérifier que votre action a bien été sauvegardée

24 3.3 Gérer les dossiers favoris Démo : Créer un dossier favoris 1. Cliquer sur « Mes favoris » 2. Cliquer sur « Ajouter » 3. Donner un nom à votre dossier (ex: Candidats à contacter) 4. Sauvegarder 5. Vérifier que votre dossier est sauvegardé et quil apparaît bien dans le tableau

25 Sommaire 1. Principes de traitement des candidatures 2. Premiers pas dans i-GRasp 3. Gestion des candidatures dans loutil 3.1.Changer son mot de passe Traitement par la banque 3.2.Sélectionner des candidats 3.3.Gérer les dossiers favoris Traitement par le CFA 3.4.Indiquer une autre proposition dembauche sur un même candidat 3.5.Indiquer lembauche dun candidat 3.6 Suivre les candidats avec une proposition dembauche adressée 3.7.Indiquer ladmission dun candidat par luniversité 3.8.Retirer une candidature 3.9.Enregistrer une candidature spontanée 3.10.Sauvegarder une requête et programmer une alerte

26 3.4 Indiquer une autre proposition dembauche sur un même candidat Cas particulier La banque souhaite adresser une proposition d'embauche à un candidat qui a déjà un statut « Proposition dembauche adressée », elle en informe le CFA qui lindiquera dans le dossier du candidat Démo : Indiquer quune autre banque a fait une proposition dembauche dans le dossier dun candidat 1. Après avoir rechercher le candidat par son nom, cliquer sur « Commentaire CFA » 2. Cliquer sur « Ajouter » dans les « Notes sécurisées » pour ajouter un commentaires Vérifier que vous vous situez bien dans la fonctionnalité « Note sécurisée » 3. Renseigner le texte suivant : « Proposition dembauche de pour la formation » 4. Cliquer sur sauvegarder

27 3.4 Indiquer une autre proposition dembauche sur un même candidat 4. Vérifier que la note a bien été sauvegardée

28 3.5 Indiquer lembauche dun candidat 1. Cliquer sur « Rechercher » dans le menu « Candidats » 2. Entrer le nom du candidat dans le champ « Nom » 3. Cliquer sur « Rechercher » ou appuyer sur la touche « Entrée » de votre clavier Suite au contact de la banque pour informer le CFA quun candidat a accepté la proposition dembauche, le CFA indique dans la base quil est embauché Démo : Indiquer dans la base quun candidat est embauché

29 5. Cliquer sur le statut de la candidature 6. Sélectionner le statut « Embauché » dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok » 3.5 Indiquer lembauche dun candidat Une fenêtre saffichera ensuite pour sélectionner la banque qui a recruté le candidat. 4. Cliquer sur le nom du candidat pour accéder à son dossier 7. Vérifier que le statut a bien été mis à jour et quil apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature »

30 – Embauche Dossier : [Civilité] [Prénom] [Nom] Bonjour, Nous avons bien enregistré votre accord pour la proposition d'embauche qui vous a été faite dans le cadre de votre candidature à une formation en alternance auprès du réseau des CFA Banques. Nous avons donc le plaisir de vous confirmer votre inscription au CFA Banques [Nom du CFA] pour la formation en alternance '[Intitulé de la formation]' dans la ville de [Nom de la ville] avec la Banque [Nom de la banque]. Nous vous rappelons que vous vous engagez à signer le contrat correspondant le moment venu (généralement au mois de juillet). Cordialement, Le CFA Banques [Nom du CFA] (Contact : [Adresse mail indiquée dans votre profil]) PS : si vous recevez ce mail alors que vous n'avez pas encore reçu de promesse de signature de contrat ou que vous n'y avez pas répondu favorablement, merci de contacter au plus vite le CFA Banques à l'adresse : [Adresse mail indiquée dans votre profil] _____________________________________ ATTENTION : ce message vous est envoyé depuis une messagerie automatique. Nous vous remercions de ne pas y répondre.

31 3.5 Indiquer lembauche dun candidat Dans loutil, le statut « Embauché » est appliquée à une candidature (par ex. BTS Dijon) Si un candidat embauché a effectué une candidature sur une autre formation (par ex. : BTS Lyon), les banques partenaires de cette formation ne verront pas quil est embauché Cest pourquoi vous devez modifier le statut de toutes les candidatures du candidat pour quil ne soit plus visible aux autres banques Démo : Indiquer dans la base quun candidat est embauché sur une autre candidature 1. Vérifier si le candidat possède plusieurs candidatures 2. Cliquer sur le statut de la ou des autres candidatures (hormis « Embauché ») 3. Sélectionner le statut « Embauché sur une autre candidature » dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok »

32 3.5 Indiquer lembauche dun candidat 4. Vérifier que le statut a bien été mis à jour et quil apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature »

33 3.6 Suivre les candidats avec une proposition dembauche adressée Cas particulier Si la banque na pas signalé au CFA la réponse dun candidat, un dalerte hebdomadaire sera envoyé au CFA reprenant le nombre de candidats dont le statut « proposition dembauche adressée » na pas été modifié dans un délai de 20 jours Pour ces candidats, contacter les banques partenaires (et/ou les candidats si plusieurs propositions dembauche ont été faites) pour mettre à jour leur dossier Démo : Une fois alerté, lancer la requête sauvegarder pour retrouver les candidats concernés 1. Dans le menu « Candidats », cliquer sur « Rechercher » 2. Cliquer sur la sous- rubrique « Alertes et requêtes sauvegardées » 3. Cliquer sur « Lancer la recherche » pour la requête souhaitée

34 3.6 Suivre les candidats avec une proposition dembauche adressée 4. Cliquer sur le nom du candidat pour accéder à son dossier 5. Cliquer sur « Commentaires CFA » pour savoir si le candidat a plusieurs propositions dembauche 8. Contacter la banque et/ou le candidat 6. Cliquer sur « Candidatures » pour connaître la banque qui a modifié son statut 7. Cliquer sur le statut « Proposition dembauche adressée » Vous accédez alors aux informations concernant la mise à jour du statut

35 3.7 Indiquer ladmission dun candidat par luniversité Cas particuliers Pour les Licences et les Masters, selon la procédure définie dans certains CFA, les banques peuvent naccèder quaux candidats inscrits à luniversité (une bannette uniquement accessible aux banques sera créée à cette occasion) Pour cela le CFA : rapproche la liste des candidats inscrits à luniversité à ceux présents dans le système transfert les candidats inscrits vers une bannette accessible aux banques Démo : Transférer une candidature pour la rendre accessible aux banques 1. Depuis la page daccueil, cliquer sur licône « Candidatures » devant la formation qui nest pas accessible aux banques 2. Cliquer sur le nom du candidat pour accéder à son dossier

36 3.7 Indiquer ladmission dun candidat par luniversité 3. Cliquer sur la sous rubrique « Candidatures » 4. Cliquer sur « Ok » devant « Ajouter à une formation » 5. Cliquer sur la référence devant la formation accessible aux banques 6. Vérifier que laction a bien été effectuée

37 3.8 Retirer ou maintenir une candidature Le candidat vous signale quil souhaite retirer définitivement sa candidature ou quil souhaite maintenir sa candidatures pour les autres banques Démo : Retirer ou maintenir une candidature 1. Après avoir recherché le candidat concerné, cliquer sur le statut de la candidature pour laquelle le candidat souhaite se retirer 2. Sélectionner le statut : - « Confirmer retrait au candidat » sil souhaite retirer définitivement sa candidature - « Nouveau » sil souhaite maintenir sa candidature pour les autres banques et cliquez sur « Ok » 3. Pour le retrait de la candidature, indiquer à quelle étape le candidat a retiré sa candidature et préciser le motif du retrait, puis cliquer sur « Ok »

38 3.8 Retirer ou maintenir une candidature 4. Vérifier : - quil sagit bien de la bonne formation - que le statut a bien été mis à jour - quil apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature »* * Les statuts qui génèrent un automatique sont affichés jusquà ce que le- mail soit envoyé (30 minutes maximum) puis remplacés par un statut détat. Dans cet exemple, le statut deviendra « Candidature retirée ».

39 3.9 Enregistrer une candidature spontanée Cas particulier : le CFA peut proposer aux banques denregistrer leurs candidatures spontanées dans la base Lorsquune banque vous envoie une candidature spontanée, vous pouvez la saisir dans loutil afin de la mettre à disposition de la banque concernée Il est important avant tout de vérifier si le candidat est déjà présent dans la base. Le cas échéant, vous navez pas à ressaisir sa candidature Démo : Rechercher un candidat 1. Cliquer sur « Rechercher » dans le menu « Candidats » 2. Entrer le nom du candidat dans le champ « Nom » 3. Cliquer sur « Rechercher » ou appuyer sur la touche « Entrée » de votre clavier

40 3.9 Enregistrer une candidature spontanée 1. Dans le menu « Candidats », cliquer sur « Ajouter » Les démarches pour ajouter un candidat sont : renseigner les informations personnelles du candidat en votre possession joindre le CV et la lettre de motivation ajouter le candidat à la formation et à la banque souhaitée envoyer un pré-formaté de confirmation au candidat (le modèle vous sera envoyé ultérieurement) Démo : Créer le dossier dun candidat 2. Renseigner les informations en votre possession NB : « * » signifie que ces informations sont obligatoires 3. Cliquer sur « Sauvegarder » ATTENTION ! lidentifiant permettra au candidat de se connecter à son « Espace candidature ». Il doit correspondre à son adresse .

41 3.9 Enregistrer une candidature spontanée 4. Vérifier que la sauvegarde a bien été effectuée 5. Cliquer sur « Mot de passe » et créer le mot de passe suivant au candidat : « » 6. Cliquer sur « CV » pour insérer le CV et la lettre de motivation du candidat 7. - Cliquer sur « Parcourir » pour sélectionner le document à joindre - Cliquer ensuite sur « Télécharger » pour joindre le document 8. Vérifier que les documents ont bien été insérés

42 3.9 Enregistrer une candidature spontanée 1. Cliquer sur candidatures Démo : Ajouter le candidat à une formation et à la banque souhaitée Une bannette « Formation-ville-banque » sera créée à cette occasion (ex: BTS-21-BNPParibas) 2. Cliquer sur « Ok » devant « Ajouter à la formation » 3. Cliquer sur la référence correspondant à la banque souhaitée 4. Vérifier que laction a été sauvegardée et que lattribution correspond bien au souhait du candidat

43 3.9 Enregistrer une candidature spontanée 1. Cliquer sur « Informations perso. » 2. Cliquer sur licône « Envoyer un » en bas de page Démo : Envoyer un mail de confirmation pré-formaté depuis i-GRasp 4. Copier/coller lobjet du mail 5. Copier/coller le texte pré- formaté en renseignant le mot de passe du candidat 6. Cliquer sur « ENVOI » pour envoyer l Ladresse mail du candidat est automatiquement intégrée 7. Vérifier que le message a bien été envoyé 3. Renseigner ladresse mail que vous souhaitez afficher au candidat

44 3.10 Sauvegarder une requête et programmer une alerte Le système permet de : rechercher des candidats selon certains critères sauvegarder ces critères programmer une alerte vous informant du nombre de candidat répondant à ces critères Démo : Sauvegarder une requête et programmer une alerte 1. Dans le menu « Candidats », cliquer sur « Rechercher » 2. Cliquer sur la sous- rubrique « Alertes et requêtes sauvegardées »

45 3.10 Sauvegarder une requête et programmer une alerte 3. Cliquer sur « commencer une nouvelle requête » 4. Cliquer sur la sous- rubrique de votre choix en fonction des critères sur lesquels vous souhaitez effectuer votre recherche 5. Cliquer sur « Rechercher »

46 3.10 Sauvegarder une requête et programmer une alerte 6. Cliquer sur « Sauvegarder la recherche » 7. Donner un nom à votre requête (ex: « Candidats à contacter ») 8. Sélectionner la fréquence de la requête automatique si vous souhaitez être alerté 9. Cocher cette case pour ne pas recevoir dalerte si aucun candidat ne correspond à cette requête 10. Cliquer sur sauvegarder 11. Vérifier que votre requête à bien été sauvegardée et quelle apparaît bien dans le tableau Vous pouvez à tous moments retrouver votre requête sauvegardée dans la rubrique « Alertes et requêtes sauvegardées »

47 3.10 Sauvegarder une requête et programmer une alerte Démo : Renseigner votre adresse mail pour recevoir des alertes 1. Cliquer sur « Mon profil » 2. Renseigner votre adresse mail 3. Cliquer sur « Sauvegarder » 4. Vérifier que la sauvegarde a bien été effectuée

48 Alternance en région Campagne de recrutement 2008 Fin de la présentation


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