Ordre du jour Assemblée générale annuelle de l’AECBV 30 mai 2006

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1 Ordre du jour Assemblée générale annuelle de l’AECBV 30 mai 2006
1- Mot de bienvenue 2- Récapitulatif de l’année 28 personnes présentes Quorum = 22 - Finances - Fond d’Investissement Étudiant - Comité de programme - Fonds de soutien - Guide des étudiants Salles informatiques Local de l’AECBV Projet Sobeys Club Social Activités 3- Varia 4- Description des postes et élection 5- Prise de photos du nouvel exécutif (ne quittez pas)

2 Bilan financier annuel 2005 (1er janvier au 31 décembre)
Dépenses Matériel Activités Logiciel Illustrator Agrafeuse DVD Boules de pétanques Papeterie TOTAL 103,51 16,06 10,69 18,00 71,64 219,70 Macarons festival d’été Camping Jacques-Cartier Journée d’été (Jardin) Hockey Oktoberfest Party de Noël Billets de cinéma Tirages 150,00 327,47 24,00 258,47 39,76 200,00 168,00 49,00 1188,70 Autres TOTAL DÉPENSES Séminaires Assemblée générale Frais administratifs 463,09 125,00 48,10 636,19 2044,79

3 Bilan financier annuel 2005 (1er janvier au 31 décembre)
Revenus Machine à café Autres Dépenses café et accessoires lait BILAN 8742,00 1855,13 12459,06 1869,93 Subvention AELIÉS Remboursement frais fixes TOTAL 488,30 49,00 537,30 TOTAL REVENUS 2399,23 + 354,44

4 Bilan financier provisoire 2006 (1er janvier au 26 mai)
Dépenses Matériel Activités Sofa et table TOTAL 40,00 Glissades Val-Cartier Souper Ali-Baba Cabane à sucre Tirages Hockey 190,43 115,00 130,76 25,00 49,00 510,19 Autres TOTAL DÉPENSES Séminaires Frais administratifs 225,75 17,00 242,75 789,94

5 Bilan financier provisoire 2006 (1er janvier au 26 mai)
Revenus Machine à café Dépenses café et accessoires lait BILAN 3187,88 955,65 6250,65 2107,12 TOTAL REVENUS + 1317,18

6 Fond d’Investissement Étudiant
Renouvellement du matériel informatique de la salle informatique du Comtois 3104 (AECBV, ACER et ACCESA) 6 ordinateurs: $

7 Fond d’Investissement Étudiant
H-06 Aménagement de salles de travail aux Comtois pour les étudiants de Biologie Végétale 12 bureaux: $ (FIE) $ (département) Renouvellement du matériel informatique de la salle informatique de l’Envirotron 2 ordinateurs: 1 781$ (FIE) $ (CRH)

8 Fond d’Investissement Étudiant
TOTAL des investissements : $

9 Programme de Biologie Végétale
6 nouveaux cours: SAN Compétences et aptitudes à développer en recherche GCH Biotechnologie environnementale BIO Les Symbioses végétales FOR Génétique et biologie moléculaire des champignons ECL Gestion écologique des espèces envahissantes BVG-? Séminaire en Biologie végétale (à venir) Manifestez-vous car cours annulée par manque d’inscriptions Passage accéléré Pré-lecture facultative (formulaire à remplir) Transfert de gestion des études à la faculté Dorothée Lachance et Renée Marcoux

10 Fonds de soutien à la réussite
Maîtrise: 450$ si prés. de projet effectuée avant la fin de 2e session Doctorat: $ 1 000$ à la première session 1 000$ à la deuxième session (consécutive et à temps plein) 3 000$ si prés. de projet effectuée avant la fin de la 3e session 3 000$ si examen de synthèse effectué avant fin de 6e session 3 500$ si dépôt initial effectué avant la fin de la 12e session

11 Guide des étudiants Le département a produit un document dans lequel ont retrouve des infos sur: programmes, cours, inscription, fond de soutien, dépôt… L’association a opté pour concentrer les informations pertinentes sur son site web. Le développement est en cours et sera à finaliser durant la prochaine année. Informations sur: fonds de soutien, accès aux salle informatiques, description des logiciels, personnes ressource, banques d’exam, formations disponibles, liens vers sites web pertinents, liste de bourses disponibles, connection à internet sans fil, matériel didactique et sportif disponible, étudiants étrangers, étudiants d’été, archives, activités, bottin des étudiants

12 Salles informatiques - plusieurs nouveaux postes
plusieurs nouveaux logiciels… EndNote? formations Photoshop et Illustrator… d’autres en ? Interface Xmanager pour SAS… pas suffisant? achat d’une nouvelle licence? Imprimantes: réduction du nbr de copies et papier-brouillon limitation de l’utilisation? Compteur? entretien de la machine… discution avec CRH? -Varia Approuvée par l’assemblée

13 Local AECBV -ancien local de la FIHOQ
-classeur, ordinateur, divan, table, bibliothèque, frigo, etc. Avenir incertain… renégocier autre chose avec S. Chrétien pour l’année prochaine?

14 Projet Sobeys Le projet a été accepté à la dernière rencontre du C. A. de l’université malgré l’opposition d’un grand nombre de personnes de la communauté universitaire… Protection des parcelles expérimentales et plan d’aménagement de l’université: Il y aura une réunion au département la semaine prochaine avec un délégué de l’AECBV

15 Club social Reprise du Club social du CRH par les étudiants depuis 2005 Responsable: Sébastien Lange Activité de financement au mois d’août lors de la journée fleurs d'été au jardin (bénévoles recherchés) Diversification des activités et recrutement du personnel non- étudiant???

16 Activités Tournoi de golf de l’AECBV (15 juin) 5 @ 7 Volley-Ball
Festival d'été de Québec Canot-camping dans le Parc National de la Jacques-Cartier Tournoi de Pétanque Épluchette de blé d'Inde Oktoberfest Conférence étudiante du CRH: Possibilité d'emploi en Biologie Végétale Party de Noël Sortie au Village Vacances Valcartier 7 Jeux de société Souper maghrébin à l'Ali-Baba Sortie à la cabane à sucre Hockey cosom et sur glace

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20 Varia Club de lecture Proposition d’activités : … Vin et fromages proposé Merci à toutes les personnes qui se sont impliquées dans l’association cette année!!!

21 Description des postes
Le président est le porte-parole de l'AECBV au sein de la communauté universitaire. Il est responsable du bon fonctionnement de l'association et voit à l'exécution des décisions prises aux différentes réunions. Il est aussi le «rassembleur» de l'association; il est donc responsable de l'organisation et de la convocation des réunions, de l'accueil des nouveaux étudiants et de la diffusion de toute information pertinente aux membres. Par ailleurs, le président est responsable des demandes au fond d'investissement étudiant. À cette fin, il doit, avec l'aide des différents comités, évaluer les différents besoins de l'association, rédiger la demande et la défendre devant le comité d'évaluation.

22 Description des postes
Le vice-président remplace le président dans toutes ses fonctions quand celui-ci est absent. Il est aussi le représentant de l'AECBV aux réunions de l'AGAA et de l'AELIÉS. Le secrétaire-trésorier rédige les ordres du jour et les procès-verbaux. Il a la garde des archives de l'association et la responsabilité financière de l'AECBV.  Il signe conjointement avec le président les chèques et les autres pièces de nature contractuelle et est désigné d'office à agir comme secrétaire lors des assemblées.

23 Description des postes
Le comité de programme est formé de trois membres de l'AECBV, de la direction du programme de Biologie Végétale et de membres du département de Phytologie. C'est la première tribune départementale des étudiants de deuxième et troisième cycles. Le comité de programme est responsable de la révision du programme de Biologie Végétale (ajout ou retrait de cours), de l'évaluation des cours, des modalités entourant les fonds de soutien et le passage accéléré au doctorat et de tout dossier relatif à la formation des étudiants gradués.

24 Description des postes
Le comité socioculturel est responsable de l'organisation des activités de l'AECBV. Entre autres, il organise et gère les les BBQ, les équipements sportifs (volley-ball, pétanques, ping-pong, dards, etc.) et toutes les activités spéciales. Le comité café est responsable de gérer les stocks de café et de l'entretien des différentes machines à l'Envirotron et au Comtois (3e). Il veille au bon fonctionnement de cette activité (principale source de revenus de l'association) en étant à l'écoute des besoins changeant des consommateurs. Il est aussi responsable de la préparation des café-beignes, activité ayant lieu à la cafétéria de l'Envirotron chaque vendredi à 10h.

25 Description des postes
Le comité séminaire est responsable de l'achat des pâtisseries que l'AECBV offre gratuitement à la suite de chaque séminaire étudiant. De plus, ce comité s'assure de la diffusion des dates des différents séminaires ou conférences et tente par différents moyens d'augmenter la présence étudiante à ces rassemblements. Le comité informatique est responsable de l'entretien et de la mise à jour des ordinateurs des parcs informatiques de l'association. Il assure aussi l'achat et l'installation des différents logiciels nécessaires aux activités pédagogiques ou de recherche des étudiants. De plus, ce comité évalue deux fois par année les besoins de l'association en matériel informatique et fait ses recommandations au président en vue des demandes au fond d'investissement étudiant. Par ailleurs, le comité informatique est responsable du bon fonctionnement et de la mise à jour du site web de l'AECBV.

26 Description des postes
Président (1) Vice-président (1) Secrétaire-trésorier (1) Comité de programme (3) Comité socioculturel (3 et +) Comité café (2 ENV + 2 CMT + 1 café-beigne) Comité séminaire (2) Comité informatique (1 ENV +1 CMT +1 web) Représentants de pavillon (4) Représentant au département pour réunion sur l’avenir de la ferme campus: Guillaume Grégoire

27 Attribution des postes
Président: - Valérie Bélanger Vice-président: - ? À déterminer Secrétaire-trésorier: - Guillaume Clément-Mathieu Comité de programme: - Guillaume Grégoire - Sophia Boivin

28 Attribution des postes
Comité socioculturel - Walid Hammami - Patrick Fafard - Caroline Côté-Beaulieu Comité café Envirotron: - Marc-Henri Guével Comtois: - Younes Machrafi - Pascal Desbien Café-beigne: - Sophia Boivin

29 Attribution des postes
Comité séminaire - Guillaume Clément-Mathieu - Caroline Côté-Beaulieu Comité informatique Envirotron: - Guillaume Grégoire Comtois: - Younes Machrafi Site web: - Guillaume Grégoire

30 Attribution des postes
Représentants de pavillon Envirotron: - Marc-Henri Guével Comtois: - Valérie Bélanger INAF: - Marc-Olivier Duceppe Marchand: - ? À déterminer Représentant au département (ferme campus): - Guillaume Grégoire

31 Merci de votre présence !
Bonne année

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