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La plate-forme des achats solidaires Principes et fonctionnement de loutil 1 DHA Centrale.

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1 La plate-forme des achats solidaires Principes et fonctionnement de loutil 1 DHA Centrale

2 1- Quest ce que ? Lassociation a pour but de promouvoir et faciliter les achats auprès du secteur protégé et adapté et à celui de linsertion par lactivité économique. Cette association est une association de loi 1901, créée par Adecco, Alcatel, BioMérieux, Bouygues Telecom, BPCE, la Compagnie des dirigeants et acheteurs de France (CDAF), EDF, ERDF, France Télévisions, le groupe La Poste, PSA Peugeot Citroën, le groupe Saint Gobain, Siemens, la SNCF, STEF-TFE et TOTAL avec le soutien des associations Avise et Handeco. Les achats solidaires sont un thème de réflexion de premier plan pour le groupe La Poste, en pleine cohérence avec ses engagements pour un développement durable. Lambition du site est de faciliter lemploi des populations fragilisées par un handicap ou une exclusion au sein des ESAT, EA et des SIAE, en favorisant les achats auprès de ces structures. Cela suppose donc détablir un dialogue, une coopération entre les directions des achats et le marché de ces fournisseurs particuliers. Doù la création dun outil internet destiné à favoriser la rencontre entre ces acteurs. Cet outil répond aux grandes fonctions suivantes : Fonds documentaire (législation, bonnes pratiques,…). Moteur de recherche sur un annuaire exhaustif des structures du secteur protégé et adapté et du secteur de linsertion. Accès aux informations détaillées sur les fournisseurs. Site Accès Libre Site Accès Réservé* * En tant que membre fondateur, La Poste dispose du droit daccès réservé pour toute personne qui en aura lutilité : par défaut, la filière achats, mais aussi les prescripteurs qui pourraient en faire la demande (sur la boite mail fonctionnelle Diffusion de dossiers dachats auprès dun panel de fournisseurs du secteur adapté et protégé et de celui de linsertion. 2

3 2- Comment utiliser cet outil pour la filière achat du groupe La Poste ? Loutil est un véritable vecteur destiné à promouvoir les achats auprès du secteur protégé et adapté et à celui de linsertion par lactivité économique, en phase avec les engagement sociétaux du Groupe. Les achats auprès de ces secteurs permettent aussi de contribuer au respect de la loi du 11 février 2005 (pour légalité des droits et des chances et pour la participation et pour la citoyenneté des personnes handicapées) et de remplir les obligations pour les entreprises de plus de 20 salariés demployer 6% de travailleurs handicapés. Quel est le principe de fonctionnement de loutil ? Outre ses fonctions de références documentaires et daccès aux bases de fournisseurs du secteur adapté, protégé et à celui de linsertion, loutil permet lenvoi dun dossier achats à un panel de fournisseurs de ces secteurs. Dans quels cas utiliser la plateforme ? Typologie dachats (cf. Règles dAchats de La Poste sur de référence) Commentaires Première Procédure Adaptée (valeur inférieure à 100 kHT) Toutes les fonctions de diffusion de dossiers de sont utilisables, sans restriction particulière (liberté de délais, possibilités de cibler son panel,…) Marché réservé - Seconde Procédure Adaptée (valeur égale ou supérieure à 100k HT et inférieure aux seuil communautaires) 1- Effectuez en premier lieu votre mesure de publicité comme vous le faites habituellement au travers de lEspace Fournisseurs. Il est nécessaire de spécifier dans votre avis que le marché est « réservé » (cf Art117 et suivants des Règles dAchats). 2- Dans le formulaire invitez les fournisseurs à se reporter à lensemble des informations publiées et demandées dans lEspace Fournisseurs. 3- La publicité doit être effectuée auprès de tous les fournisseurs de la base (cest la proposition par défaut de loutil). NB : Il est possible de ne réserver quune partie (un ou plusieurs lots) dun marché. Marché réservé - Procédure Formalisée (à partir des seuils communautaires) Je souhaite obtenir des linformations sur les fournisseurs du secteur adapté ? Consultation des fiches fournisseurs Construction dun panel de fournisseurs Renseignement et publication de la fiche de consultation Je souhaite envoyer un dossier achats à un panel de fournisseurs du secteur adapté ? Les fournisseurs du panel reçoivent la fiche de consultation Les fournisseurs me contactent pour faire leur proposition Par défaut, met le dossier achats à disposition de lensemble des fournisseurs référencés 3

4 3- : mode demploi (1/5) 3.1- Présentation générale du site / Comment se connecter? Ladresse du site est : Par défaut, vous accédez à la partie publique du site. Vous trouverez sur cette page: Un ensemble dinformations sur les achats solidaires : présentation de lassociation, news, bonnes pratiques, législation,…. Toutes ces informations sont accessibles via les colonnes centrales et latérales de la page et le menu de haut de page Un moteur de recherche multicritères permettant daccéder aux fiches des fournisseurs du secteur adapté et protégé et du secteur de linsertion. 3 Pour accéder à votre espace réservé, cliquez sur Pour vous connecter, il vous sera demandé : - votre adresse - votre mot de passe : ce dernier vous a été envoyé par par lexpéditeur « – Webmaster » Un bouton vous permet de réinitialiser votre mot de passe si vous lavez perdu. Demande daccès supplémentaire via la boite mail fonctionnelle 4

5 3.2- Comment rechercher des fournisseurs du secteur adapté? Le bandeau latéral vous permet de faire vos recherches (par secteur dactivité, par zone géographique, voire, avec le moteur de recherche, par effectif, CA, type de structure,…) Les résultats sont présentés sous forme dune liste à partir de laquelle vous pouvez accéder aux informations complètes de la fiche fournisseur en cliquant sur la raison sociale. Pour le secteur Protégé et adapté, les fournisseurs se connectent (gratuitement) au site, de préférence via Handeco qui tient à jour la base de données des 2000 EA-ESAT. Pour l'insertion, dès 2012, sera relié à la base de données de responsables.org qui est tenue à jour par l'AVISE. Handeco et Avise sont partenaires de 3- : mode demploi (2/5) Une fois identifié, cliquez ensuite sur « Accéder à votre espace » Vous avez ensuite la possibilité de consulter les fiches complètes des fournisseurs, de structurer vos panels de fournisseurs et de créer votre dossier achat. 1 5

6 3- : mode demploi (3/5) Dans le champs « Sauvegarder cette recherche », mettez ensuite un nom à la recherche que vous venez deffectuer (ex : Fournisseurs Nettoyage dep78). Cliquez sur rechercher. Votre recherche sera ainsi mémorisée. Elle sera également « dynamique » dans le sens où votre panel évoluera en fonction des nouveaux fournisseurs intégrés à la base qui répondront à vos critères Comment constituer un panel auquel je vais adresser un dossier dachats ? NB : Cette étape est formellement proscrite pour les achats supérieurs à 100 k HT. Pour ces achats, choisir la diffusion à toute la base Fournisseurs. Pour adresser vos dossiers achats aux fournisseurs du secteur adapté ou prtogé, vous devez sélectionner un panel de fournisseurs auquel le dossier sera envoyé. Cest à vous de construire ce panel. Les panels peuvent être de 2 types : 1- Les « Panels Critères » qui vont vous permettre denvoyer le dossier à tous les fournisseurs répondant aux critères que vous pourrez sélectionner par la zone. 3 3 Vous pouvez consulter la liste des fournisseurs des panels que vous avez créé via la fonction « rechercher un panel » puis en appuyant sur « Charger ». 2- Dans les « Panels Fournisseurs», choisissez directement les fournisseurs que vous voulez y voir figurer. Après une recherche, cliquez sur létoile 1 En bas de page, ajoutez votre fournisseur à un panel existant ou créez un nouveau panel.

7 3- : mode demploi (4/5) 3.4- Comment saisir et diffuser votre dossier dachats ? NB : Pour les achats supérieurs à 100 k HT, cette publicité vient en complément de celle effectuée sur lEspace Fournisseurs. Eléments de description du dossier achats. 211 Cas 1- Lachat est inférieur à 100 k HT : Aucune contrainte particulière dans la formulation de votre descriptif, dans la gestion des dates et lajout de vos pièces jointes (expression de besoin, demande de devis, etc…). Cas 2 – Lachat est supérieur ou égal à 100 k HT. Dans le champs « Description », faites un renvoi vers votre publicité complète effectuée sur lEspace Fournisseurs. Assurez vous également de la bonne concordance des dates indiquées. On évitera également de rajouter des PJ ici, ces dernières pouvant être mise dans lEspace Fournisseurs, considéré ici comme la mesure de publicité de référence. 2 Le choix du panel auquel diffuser votre dossier achats. Cas 1- Lachat est inférieur à 100 k HT : Vous pouvez librement utiliser les panels que vous vous serez construits. Dans la mesure du possible, le panel devra au moins être constitué de 3 fournisseurs. Cas 2 – Lachat est supérieur à 100 k HT : Vous devez utiliser le panel par défaut : Tous les fournisseurs. 33 Le statut vous permet de gérer le cycle de votre dossier, du mode brouillon au mode « publier », étape nécessaire à lenvoi de votre dossier aux fournisseurs du secteur adapté, protégé ou de linsertion sélectionnés, et aux fonctions de suppression. Une fois votre publication effectuée, vous pouvez retrouver la liste de vos dossiers traités dans dans « Votre espace » puis « Visualiser les consultations ». 7

8 3- : mode demploi (5/5) 3.5- Une fois mon dossier dachats publié, que se passe t-il ? 1 Tous les fournisseurs référencés dans loutil disposent de leur propre tableau de bord dans lequel ils vont pouvoir retrouver lensemble des dossiers achats sur lesquels ils sont sollicités (dossiers en provenance de La Poste ou dautres sociétés). Pour les achats inférieurs à 100 k HT, si votre panel est inférieur à 50 fournisseurs, vos fournisseurs recevront un dalerte complémentaire. 1 Les fournisseurs accèdent à une fiche de détail de votre dossier achats. Soit le dossier est supérieur ou égal à 100k HT et le fournisseur se reporte à lEspace Fournisseurs pour manifester son intérêt, Soit le dossier est inférieur à 100k HT et le fournisseur aura accès à vos coordonnées pour une prise de contact directe et une réponse à votre demande (offre, devis,…). 8


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