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Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002.

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1 Lunchtime Seminar - 18 November 2003 Corporate governance One year after the Law of 2 August 2002

2 Agenda Practical implications of the Law of 2 August 2002 The management committee - Chris Sunt Conflicts of interest and independent directors - Vincent Macq Implications of the Sarbanes-Oxley Act for Belgian corporates - Donald Guiney Questions

3 Het Directiecomité Chris Sunt

4 Inhoud Het Directiecomité heeft thans een wettelijke basis. Kenmerken van het Directiecomité Bevoegdheid van het Directiecomité De relatie Directiecomité en Raad van Bestuur De relatie Directiecomité en afgevaardigd bestuurder De relatie Directiecomité en aandeelhouders Aansprakelijkheid van de leden van het Directiecomité Publiciteit Overgangsregeling Besluit

5 Wettelijke basis: Art. 524bis W. Venn. " De statuten kunnen de raad van bestuur toestaan zijn bestuursbevoegdheid over te dragen aan een directiecomité …" " Les statuts peuvent autoriser le conseil d'administration à déléguer ses pouvoirs de gestion à un comité de direction …" Noodzaak ? Ja Dagelijks bestuur te eng (Art. 525 W. Venn.; Cass., 17 september 1968, Cass., 21 februari 2000) Taakverdeling alleen tussen bestuurders (Art. 522, §1, lid 2 W. Venn.) Bijzonder wetgeving (kredietinstellingen, beleggingsondernemingen, autonome overheidsbedrijven, openbare kredietinstellingen, netbeheerder nationaal transmissienet voor electriciteit, enz…

6 Het Directiecomité: kenmerken N.V. (en C.V.A.) al dan niet publiek of genoteerd Facultatief Statutaire toelating

7 Statutaire toelating – BEL-20 Agfa-Gevaert (B.A.V. 13 januari 2003) Almanij (B.A.V. 4 juni 2003) Bekaert (B.A.V. 14 mei 2003) Cofinimmo (B.A.V. 13 mei 2003) Dexia (B.A.V. 14 mei 2003) KBC Bankverzekeringsholding (B.A.V. 24 april 2003) Mobistar (B.A.V. 7 mei 2003) Omega Pharma (B.A.V. 14 juli 2003) Umicore (B.A.V.9 april 2003)

8 Het Directiecomité: kenmerken N.V. (en C.V.A.) al dan niet publiek of genoteerd Facultatief Statutaire toelating Orgaan Benaming "Directiecomité" verbonden met art. 524bis W. Venn. Beslissing door raad van bestuur

9 Beslissing door raad van bestuur – BEL-20 Agfa-Gevaert (Raad van bestuur 29 april 2003) Cofinimmo (Raad van bestuur 19 juni 2003) Dexia (Raad van bestuur 21 mei 2003) KBC Bankverzekeringsholding (Raad van bestuur 24 april 2003) Omega Pharma (Raad van bestuur 12 augustus 2003) Umicore (Raad van bestuur 19 augustus 2003)

10 Het Directiecomité: kenmerken N.V. (en C.V.A.) al dan niet publiek of genoteerd Facultatief Statutaire toelating Orgaan Benaming "Directiecomité" verbonden met art. 524bis W. Venn. Beslissing door raad van bestuur Voorwaarden voor de aanstelling, ontslag, bezoldiging, duur mandaat en werkwijze bepaald door de statuten of, bij ontstentenis, door de raad van bestuur (art. 524bis, lid 2, W. Venn.)

11 Aanstelling – BEL-20 Dexia (Art. 12 statuten)

12 Het Directiecomité: kenmerken Meerhoofdig (college) (geen CEO) Bestuurders en niet-bestuurders Natuurlijke personen en rechtspersonen N.V. (en C.V.A.) al dan niet publiek of genoteerd Facultatief Statutaire toelating Orgaan Benaming "Directiecomité" verbonden met art. 524bis W. Venn. Beslissing door raad van bestuur Voorwaarden voor de aanstelling, ontslag, bezoldiging, duur mandaat en werkwijze bepaald door de statuten of, bij ontstentenis, door de raad van bestuur (art. 524bis, lid 2, W. Venn.)

13 Het Directiecomité: kenmerken Belangenconflictregeling Vertegenwoordigingsbevoegdheid (zelfs doeloverschrijdend: art. 526 W. Venn.) Handtekeningsclausule blijft statutair (art. 524bis, lid 3, W. Venn.)

14 Vertegenwoordiging – Handtekeningsclausule BEL-20 " De vennootschap wordt geldig vertegenwoordigd … binnen het kader van het dagelijks bestuur, door twee leden van het Directiecomité." "… voor wat de bevoegdheden van het Directiecomité betreft, [wordt] de vennootschap vertegenwoordigd door twee leden van het Directiecomité die gezamenlijk optreden …" "… la société sera valablement représentée … par un administrateur et un membre du comité de direction … ou, dans les limites des pouvoirs du comité de direction, par deux membres…"

15 Het Directiecomité: bevoegdheid "… bestuursbevoegdheid…", "…pouvoirs de gestion…" (Art. 524bis, lid 1, W. Venn.) Uitzondering: "…algemeen beleid …", "…politique générale…"

16 Algemeen beleid Strategische krachtlijnen Goedkeuring projecten en begrotingen of budgetten Relaties met de aandeelhouders Nieuwe bedrijfsactiviteiten of vestigingen Overnames en verkopen van activa of participaties Bedrijfssluitingen Territoriale expansie …

17 Het Directiecomité: bevoegdheid "… bestuursbevoegdheid…", "…pouvoirs de gestion…" (Art. 524bis, lid 1, W. Venn.) Uitzondering: "…algemeen beleid …", "…politique générale…" Handelingen wettelijk voorbehouden aan de raad van bestuur (bijv. Bijeenroepen algemene vergadering, interimdividend, toegestaan kapitaal, opmaken jaarrekening en jaarverslag, andere verslagen, toezicht op het Directiecomité, fusie- en splitsingsvoorstellen, enz…) Verdere beperking in statuten of door raad van bestuur Maar, niet tegenwerpelijk aan derden (Art. 524bis, laatste lid, W. Venn.)

18 Beperking van bevoegdheid – BEL-20 Agfa-Gevaert (Raad van bestuur 29 april 2003) Omega Pharma (Raad van bestuur 12 augustus 2003) Umicore (Raad van bestuur 19 augustus 2003)

19 Het Directiecomité en de raad van bestuur Oprichting en afschaffing Directiecomité Aanstelling, ontslag, bezoldiging, duur, werkwijze (leden) Directiecomité bij ontstentenis statuten, beslist door raad van bestuur Concurrente of exclusieve bevoegdheid ? (…overdragen …, … déléguer …) De raad van bestuur is belast met het toezicht op het Directiecomité Verslaggeving comité aan raad Kan nader worden bepaald (in statuten of door raad van bestuur)

20 Het Directiecomité en het orgaan van dagelijks bestuur Kunnen naast elkaar bestaan Omvang bevoegdheden is verschillend Lid Directiecomité niet in ondersgeschikt verband (cfr. Bestuurder), kan wel voor dagelijks bestuur Bevoegdheid dagelijks bestuur en raad van bestuur concurrent, Directiecomité exclusief Bevoegdheid dagelijks bestuur en Directiecomité concurrent Tenzij statuten of raad van bestuur anders bepalen, kan Directiecomité dagelijks bestuur benoemen

21 Voorbeelden – BEL-20 "… Het Directiecomité … stelt minimum twee natuurlijke personen aan die op collegiale wijze het dagelijks bestuur van de vennootschap waarnemen… de aangeduide personen [moeten] noodzakelijkerwijze lid zijn van het Directiecomité." "… De raad van bestuur vertrouwt het dagelijks bestuur van de vennootschap toe aan een bestuurder … die het Directiecomité voorzit…" "… Overeenkomstig artikel ___ van de statuten hebben de leden van het Directiecomité de hoedanigheid van gedelegeerd bestuurder…" "… La gestion journalière de la société sera exercée par deux organes de la société, le Comité de Direction … et l'administrateur délégué…"

22 Het Directiecomité en de algemene vergadering Statutaire toelating noodzakelijk Benoeming, afzetting, bezoldiging, enz… facultatief Handtekeningsclausules Geen rapportering in jaarverslag (art. 96 W. Venn. ongewijzigd) Geen vraagrecht (art. 540 W. Venn.) Geen meerderheids- of minderheidsvennootschapsvordering (art. 561 e.v. W. Venn.)

23 Aansprakelijkheid Cfr. Bestuurders, elk voor zijn bevoegdheden (raad van bestuur aansprakelijk voor gebrek aan toezicht Directiecomité) Tekortkomingen van bestuur (art. 527 W. Venn.) Overtreding van de wet of de statuten (art. 528 W. Venn.) Belangenconflicten (art. 529 W. Venn.) Art B.W. Kennelijke grove fout (faillissement (art. 530 W. Venn.)) ? Strafrechtelijke aansprakelijkheid ? (bijv. Art. 629/648, 7° W. Venn.) Niet: verlies van maatschappelijk kapitaal (art. 633 W. Venn.)

24 Aansprakelijkheid Aansprakelijkheidsvordering door raad van bestuur Kwijting door raad van bestuur Verjaring: 10 jaar ! (art. 2262bis, §1, B.W.; niet art. 198, §1W. Venn.)

25 Publiciteit Instelling Directiecomité: art. 524bis, lid 4; art. 67, 73 en 74 W. Venn. (verwijzing naar art. 524bis, lid 4, W. Venn.) Benoeming en ontslag leden: art. 74, 2°, a) W. Venn. Handtekeningsclausule: art. 524bis, lid 3 en 4 W. Venn. Tegenwerpelijk: art. 76 W. Venn.

26 Overgangsregeling In werking sinds 1 september 2002 Toepasselijk op bestaande Directiecomités vanaf 22 augustus 2003 (art. 54, Wet 2 augustus 2002) Bijv. —Agfa-Gevaert: beslissing Raad van bestuur 29 april 2003 —Umicore: beslissing Raad van bestuur 19 augustus 2003 Sanctie bij niet conformering: Directiecomité opgeheven Voortbestaan mits naamswijziging ?

27 Besluit Wetgevend initiatief was noodzakelijk Zeer soepel en facultatief regime Vereist toestemming aandeelhouders en raad van bestuur Geen "Chief Executive Officer" Vervangt niet noodzakelijk het dagelijks bestuur (afgevaardigd bestuurder) Ruime bestuursbevoegdheid (te ruim?) Geen rechtstreeks contact met de aandeelhouders Aansprakelijkheid niet altijd coherent Publiciteit niet te vergeten

28 Conflits d’intérêts et administrateurs indépendants Vincent Macq

29 Contenu Conflits d’intérêt entre la société et un administrateur (article 523) au sein d’un groupe de sociétés (article 524) —disposition en vigueur aujourd’hui —nouvel article 524 Définition et rôle des administrateurs indépendants Examen de la situation en vigueur au sein des sociétés du BEL 20 composition des conseils d’administration nombre d’administrateurs indépendants nominations sous l’empire du nouvel article 524

30 Conflits d’intérêts - Article 523 Conflits d’intérêts entre la société et un administrateur ancien article 60 protection de la société et de l’ensemble des actionnaires contre l’indélicatesse d’un de ses mandataires Champ d’application intérêt d’un administrateur opposé à celui de la société de nature patrimoniale décision ou opération soumise à l’approbation du conseil d’administration

31 Conflits d’intérêts - Article 523 Procédure information des actionnaires (rapports du conseil et du commissaire) pour les sociétés cotées, abstention de l’administrateur Modifications apportées par la loi du 2 août 2002 extension aux conflits au sein du comité de direction (article 524ter) procédure adaptée au comité de direction

32 Conflits d’intérêts - Article 524 Conflits d’intérêts surgissant dans le cadre des groupes de sociétés Origine de l’article 524 protection spécifique des actionnaires minoritaires de sociétés cotées prolongement de la théorie de l’abus de majorité article 60bis introduit lors de la réforme de 1995 Champ d’application du texte en vigueur aujourd’hui limité aux sociétés cotées applicable à toute décision du conseil d’administration —pouvant donner lieu à un avantage patrimonial direct ou indirect —en faveur d’un actionnaire de la société cotée —détenant une influence décisive ou notable sur la désignation des administrateurs

33 Conflits d’intérêts - Article 524 actuel Opérations visées Exceptions si la société cotée est détenue à concurrence d’au moins 95% ou entre soeurs détenues à concurrence d’au moins 95% par la même société pour des opérations conclues dans des conditions et sous les garanties normales du marché

34 Conflits d’intérêts – Article 524 actuel Procédure rapport par trois administrateurs indépendants portant sur la description et les conséquences de la décision assistance d’un expert financier conclusions à insérer dans le rapport de gestion Sanctions nullité responsabilité des administrateurs

35 Conflits d’intérêts – Nouvel article 524 Nouvel article 524 révision complète apportée par la loi du 2 août 2002 entrée en vigueur à partir du 1er janvier 2004 Objectifs protéger la société cotée dans le cadre d’opérations avec sa société mère, ainsi qu’avec les filiales de cette dernière l’article 524 actuel ne visait pas les opérations —entre la société cotée et les filiales de son actionnaire —entre une filiale de la société cotée et l’actionnaire

36 Conflits d’intérêts – Nouvel article 524 Champ d’application toute décision ou opération accomplie en exécution d’une décision prise par une société cotée, lorsqu’elle concerne (1)les relations de ladite société avec une société liée à celle-ci, à l’exception de ses filiales

37 Conflits d’intérêts – Nouvel article 524 Champ d’application du nouvel article 524 (2)les relations entre une filiale de la société cotée et une société liée à cette filiale, autre qu’une filiale de la filiale Respect de la procédure au niveau de la société cotée

38 Conflits d’intérêts – Nouvel article 524 Opérations non visées par l’article 524

39 Conflits d’intérêts – Nouvel article 524 Décisions visées par l’article 524 nouveau toutes décisions prises par le conseil d’administration à l’exception de celles relatives —aux rapports spéciaux à établir par le conseil —aux propositions de décisions à soumettre à l’assemblée générale —à l’avis à donner en matière d’OPA (article 15 AR 8 novembre 1989) pas d’application pour les décisions au niveau du comité de direction ou de la gestion journalière Exceptions deux exceptions à la règle —conditions et garanties normales du marché —opérations représentant moins de 1 % de l’actif net de la société détention d’au moins 95% par la société mère plus d’application

40 Conflits d’intérêts – Nouvel article 524 Procédure pas de modifications substantielles par rapport au texte actuel —décision par le conseil d‘administration —avis d’un comité d’administrateurs indépendants —assistance d’un expert financier Contenu du rapport écrit du comité description de l’opération envisagée appréciation du gain ou du préjudice pour la société et ses actionnaires estimation chiffrée des conséquences financières caractère “manifestement abusif” pour la société

41 Administrateurs indépendants – Article 524 Administrateurs indépendants pas de définition de l’indépendance dans l’article 524 actuel indépendance à géométrie variable —à apprécier au cas par cas —selon la décision ou l’opération en cause Avantages du système existant auto-réglementation appréciation par le conseil d’administration

42 Administrateurs indépendants – Nouvel article 524 Dès le 1er janvier 2004, notion d’administrateur indépendant définie dans l’article 524 objectivation du caractère indépendant des administrateurs catégorie distincte qualitate qua Quatre conditions à remplir pas de mandat d’administrateur, de membre du comité de direction, de délégué à la gestion journalière ou de cadre, durant deux dernières années (condition non applicable aux premières nominations) pas de conjoint, de cohabitant ou de parent ayant exercé une fonction similaire

43 Administrateurs indépendants – Nouvel article 524 Quatre conditions à remplir (suite) pas de participation excédant 10% dans le capital de la société, directement ou dans le chef d’un conjoint, cohabitant ou parent (en tenant compte des titres détenus par les sociétés controlées par l’administrateur) aucune relation avec la société qui serait de nature à mettre en cause son indépendance (catch-all) Conditions de qualité et non de nomination

44 Examen pratique des sociétés du BEL 20 Composition des conseils d’administration des sociétés du BEL20 Moyenne de 13,5 administrateurs par société Agfa-Gevaert11 Almanij27 Barco10 Bekaert13 Cofinimmo10 Colruyt9 Delhaize14 Dexia19 D’Ieteren9 Electrabel16 Fortis12 GBL14 KBC22 Interbrew12 Mobistar18 Omega Pharma6 Solvay16 Tessenderlo10 UCB11 Umicore11

45 Examen pratique des sociétés du BEL 20 Administrateurs indépendants sous l’empire de l’article 524 actuel Moyenne de 4,95 administrateurs indépendants par société Agfa-Gevaert7 Almanij3 Barco5 Bekaert5 Cofinimmo2 Colruyt0 Delhaize5 Dexia11 D’Ieteren3 Electrabel4 Fortis10 GBL3 KBC4 Interbrew6 Mobistar0 Omega Pharma2 Solvay11 Tessenderlo6 UCB6 Umicore6

46 Examen pratique des sociétés du BEL 20 Pas d’obligation d’avoir à tout moment des administrateurs indépendants en principe, requis seulement en cas de conflits d’intérêts en pratique, 18 des sociétés du BEL 20 en ont en permanence Définition de l’indépendance par les sociétés du BEL 20 définition propre —courte (GBL) —détaillée (Fortis) inspiration étrangère —française (Dexia) —américaine (Delhaize) références aux critères du nouvel article 524

47 Examen pratique des sociétés du BEL 20 Administrateurs indépendants sous l’empire du nouvel article 524 peu de nomination d’administrateurs indépendants qualitate qua en anticipation du nouvel article 524 exceptions —Cofinimmo —Solvay —UCB Conséquence nécessité de nouvelles nominations ou de confirmation à la plus prochaine assemblée problème éventuel en cas de conflit d’intérêt entre le 1er janvier 2004 et la date de l’assemblée annuelle

48 Examen pratique des sociétés du BEL 20 Matière des conflits d’intérêts dépendante de la réalité du groupe situations en théorie plus fréquentes —dans des sociétés avec actionnaire de référence –Electrabel –GBL cas d’application en théorie moins fréquents —dans des sociétés à actionnariat ouvert –Fortis –Umicore —dans des groupes où la société cotée est faîtière –Delhaize –Interbrew

49 Conclusions Matière des conflits d’intérêts intra-groupe profondément amendée par la loi du 2 août 2002 entrée en vigueur le 1er janvier 2004 Nominations d’administrateurs indépendants déjà très répandus aujourd’hui conditions d’indépendance dorénavant définies dans la loi, dans le cadre de conflits d’intérêt limitations quant au choix De l’indépendance des administrateurs prescrit de l’article 524 exigences au-delà des conditions légales

50 New corporate governance rules for NYSE listed companies Donald Guiney

51 Introduction The Sarbanes-Oxley Act was enacted on 30 July 2002 as a reaction to: Major accounting scandals at Enron and WorldCom, resulting in the largest bankruptcies in US history, leading to financial market downturns and a crisis of confidence Enron – Improper accounting for off-balance sheet vehicles (hiding debt from investors) WorldCom – Improper inflation of net income (capitalising an expense item that should have been recognised immediately)

52 Introduction (cont’d) The Act gave the SEC only limited scope to exempt non-US companies. The final rules made some concessions, but there is no general carve- out for non-US companies. Areas of reform: Increased obligations for companies and executives Increased obligations for lawyers Reform of auditors and audit committees Establishment of the Public Company Accounting Oversight Board Research analysts’ independence

53 Introduction (cont’d) In the area of corporate governance, the SEC has finalised rules requiring US stock exchanges and Nasdaq to prohibit listing of companies that do not comply. The new corporate governance rules proposed by the NYSE and approved by the SEC on 4 November 2003 add to the existing requirements of the Sarbanes-Oxley Act applicable to all SEC- registered companies.

54 Introduction (cont’d) The new rules implement the audit committee requirements and add a number of additional obligations for companies with an NYSE listing. In most cases, non-US companies will not be required to adopt the NYSE corporate governance standards, but instead need only disclose publicly any significant differences between their practices and the NYSE standards.

55 New NYSE rules overview A “comply or disclose” regime Composition of board Determining independence of directors Requirements of committees: Nominating or corporate governance committee Compensation committee Audit committee

56 New NYSE rules overview (cont’d) Non-management directors’ meetings Communication with non-management directors Internal audit function Disclosure of corporate governance guidelines Code of business conduct and ethics Shareholder approval of share option/equity compensation plans

57 A “comply or disclose” regime Compliance for non-US companies is optional If company doesn’t comply, must publicly disclose significant differences between its corporate governance practices and the NYSE standards Detailed item-by-item analysis not required Brief general summary is sufficient

58 A “comply or disclose” regime (cont’d) Disclosure of differences can be on English language website or in annual report distributed to US shareholders CEO must promptly notify NYSE in writing if any executive officer becomes aware of material non-compliance with NYSE rules

59 Composition of board Independent directors must comprise majority Board must determine that director has no material relationship with listed company and must disclose basis for determination “Material relationship”: Partner, shareholder or officer of an organisation that has a relationship with the company

60 Determining independence of directors A director whoIs not independent until Is an employee of company OR whose immediate family member is an executive officer 3 years after employment ends Receives, OR whose immediate family member receives, more than $100,000 a year in direct compensation (other than director’s fees) 3 years after the pay falls below the $100,000 threshold Is affiliated with, OR whose immediate family member is affiliated with, the company’s auditor 3 years after the end of affiliation or auditing relationship

61 Determining independence (cont’d) A director whoIs not independent until Is, OR whose immediate family member is, an executive officer of another entity whose compensation committee includes an executive of the listed company 3 years after the employment or committee service ends Is an executive officer or an employee, OR whose immediate family member is an executive officer, of a company that makes or receives payments of more than the greater of $1m or 2% of the other company’s consolidated gross revenues to/from the listed company 3 years after the amounts fall below threshold

62 Requirements: nominating or corporate governance committee Composition of committee: Only independent directors, with a written charter or terms of reference Responsibilities of committee: Identifying individuals qualified to become board members Developing and recommending to the board a set of corporate governance principles

63 Requirements: compensation committee Composition of committee: Only independent directors, with a written charter or terms of reference

64 Requirements: audit committee Composition of committee: At least 3 members Only independent directors With written charter setting out list of responsibilities Responsibilities of committee: Hiring and firing of independent auditor Approving any significant non-audit relationship with independent auditors Imposed by Sarbanes-Oxley Act Companies must comply

65 Further restrictions on audit committee members Members cannot receive any consulting, advisory or other compensatory fees from company or subsidiaries, other than directors’ fees and fees for committee service Each member must be financially literate At least 1 member must have accounting or financial management experience

66 Non-management directors’ meetings Must occur without management in regular executive sessions

67 Communication with non-management directors Companies must disclose a method by which interested parties can communicate directly with a senior non-management director or the non-management directors as a group

68 Internal audit function Companies must have internal audit function Auditors must present annual report on internal quality control Related to Sarbanes-Oxley Act requirement that auditors report on internal controls and procedures

69 Disclosure of corporate governance guidelines Companies must: Adopt corporate governance guidelines including director qualification standards and responsibilities, director compensation, planning and principles of management succession and a process of annual performance self-evaluation by board Disclose guidelines, charters of important board committees and the code of business conduct and ethics on company website

70 Code of business conduct and ethics Code must be adopted by company. It may be waived by board but waiver must be promptly disclosed to shareholders Required by Sarbanes-Oxley Act Companies must comply

71 Code of business conduct and ethics (cont’d) Must cover: Conflicts of interest Taking corporate opportunities Confidentiality Fair dealing with customers, suppliers, competitors and employees Protection and proper use of company assets Compliance with laws (including insider trading) Encouraging whistle-blowing

72 Shareholder approval of share option/equity compensation plans Mandatory on all share option and equity compensation plans Exceptions: Inducement awards for new employees Option plans acquired through mergers Tax-qualified share plans such as ESOPs

73 Questions

74 Thank you for your attention


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