Synthèse des changements dans le PMIS 1.2 Explication détaillée des nouvelles fonctions du PMIS 1.2 Cliquez sur ces liens Comment puis-je... Utiliser le.

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1 Synthèse des changements dans le PMIS 1.2 Explication détaillée des nouvelles fonctions du PMIS 1.2 Cliquez sur ces liens Comment puis-je... Utiliser le nouveau flux d’approbation préalable ? Utiliser le nouveau flux d’approbation préalable ? Utiliser le nouveau flux d’approbation ? Utiliser le nouveau flux d’approbation ? Utilisateurs du PMIS Administrateurs PMIS Comment puis-je... Aligner des anciens documents sur le LEAP ? Aligner des anciens documents sur le LEAP ? Configurer des flux ? Configurer des flux ? Main Menu

2 Pour une explication détaillée des nouvelles fonctions, et pour voir les liens vers les captures d’écran et les démonstrations, cliquez sur ces liens UTILISATEURS DU PMIS Gestion de programme Matrice Gestion des documents Page d’accueil du PMIS Mon PMIS Sites des Bureaux Nationaux Flux Rapports AutresAutres (Uniformité des sites de projet, sites des BN et sites de programme ; langue portugaise) ADMINISTRATEURS PMIS D’UN BUREAU NATIONAL Gestion des documents Flux Gestion des utilisateurs ADMINISTRATEURS PMIS D’UN BUREAU DE SOUTIEN Gestion des utilisateurs S’il vous est demandé d’entrer un identifiant/mot de passe en cliquant sur les liens ci-dessous, cliquez simplement sur OK pour continuer. Il faut parfois quelques minutes pour télécharger ces fichiers. Main Menu

3 Gestion de programme FonctionnalitéPMIS 1.1PMIS 1.2 Créer des programmesLe lien « Créer Programme » se trouve dans l’onglet des bureaux de VM Le lien se trouve dans les « Liens Rapides » de Mon PMIS Calcul de la date de fin d’un programme La date de fin d’un programme est entrée manuellement Lors de la création d’un programme, sa date de fin est automatiquement générée puisque les années de cycle du programme sont entrées dans la matrice (la date peut être changée manuellement) Cliquez ici pour voir des images Messages d’erreur liés à la saisie de données incorrectes Chaque erreur dirige d’utilisateur vers un nouvel écran. L’utilisateur doit revenir en arrière pour ressaisir les données Tous les messages d’erreur apparaissent sur le même écran lors de la création d’un programme Cliquez ici pour voir des images Possibilité d’éditer le type de financement Une fois le type de financement entré, il ne peut pas être modifié Le type de financement peut être changé à tout moment Possibilité d’éditer l’année de début Une fois l’année de début entrée, elle ne peut pas être modifiée L’année de début peut être changée à tout moment Créer et éditer des sites de projet Les responsables de programme ne peuvent pas créer et éditer des sites de projet Les responsables de programme peuvent créer et éditer des sites de projet Main Menu

4 Matrice FonctionnalitéPMIS 1.1PMIS 1.2 Enregistrer un document de programme Les utilisateurs doivent indiquer dix propriétés de document différentes Seuls le type de contenu, le nom du document, l’auteur et l’année sont demandés Rapports des IDT dans la matrice Les rapports des IDT ne sont pas inclus dans la matrice Les rapports des IDT sont inclus dans la matrice Cliquez ici pour voir des images Visibilité des icônes LEAP L’icône d’alignement sur le LEAP n’est pas assez visible ; le statut de l’alignement est difficile à déterminer L’icône d’alignement sur le LEAP est plus visible ; le statut de l’alignement est facile à déterminer Liens vers les documents LEAP dans la matrice Les documents LEAP ne peuvent être trouvés qu’en allant dans la bibliothèque des documents LEAP Les Outils Rouges* du LEAP sont accessibles en cliquant sur le lien LEAP dans la colonne de gauche de la matrice Cliquez ici pour voir des images * Tous les documents de la matrice ne sont pas liés à un modèle Main Menu

5 Gestion des documents FonctionnalitéPMIS 1.1PMIS 1.2 Publication des documents de programme et des documents généraux Les documents ne peuvent être publiés qu’après leur enregistrement Les documents de programme et les documents généraux sont automatiquement publiés lorsqu’ils sont enregistrés, sauf si les utilisateurs décochent la case « Publier » (cochée par défaut) Indication du statut de publication Le statut de la publication est difficile à déterminer Le statut de la publication est indiqué dans une colonne Oui/Non à côté du titre du document Cliquez ici pour voir des images Visibilité des champs de données Les champs non pertinents tels que le nom du programme, son numéro etc, sont visibles lorsqu’un document est enregistré ou quand ses propriétés sont éditées Les champs non pertinents ne sont pas visibles Main Menu

6 Page d’accueil du PMIS FonctionnalitéPMIS 1.1PMIS 1.2 Apparence de la page d’accueil avant identification N/AL’apparence de la page d’accueil a été fortement révisée Onglets de la page d’accueil (après identification) N/A  Onglets révisés  Ces liens se trouvent dans l’onglet « Mon PMIS » :  Mes Programmes  Mes Documents  Mes Discussions  Mes Tâches  Onglets supprimés  Mes Communautés  Personnes Cliquez ici pour voir des images Accès à « Mon PMIS »N/A En cliquant sur le bouton « Mon PMIS » de la page d’accueil avant identification, les utilisateurs :  se connectent  sont directement dirigés vers « Mon PMIS » sans retourner à la page d’accueil Cliquez ici pour voir des images Main Menu

7 Mon PMIS FonctionnalitéPMIS 1.1PMIS 1.2 Page Mon PMISLes éléments de Mon PMIS sont :  Mes Programmes  Mon Travail  Mes Communautés  Mon PMIS comprend :  Mes Programmes  Mes Documents  Mes Discussions  Mes Tâches  La page Mon PMIS contient  Documents  Nombre de tâches  Nombre de jours jusqu’à l’expiration du mot de passe  Informations personnelles  Mes Liens Rapides  Mes Liens Cliquez ici pour voir des images Créer / éditer un portfolio Cliquer sur « Editer Portfolios » sur la page « Mes Programmes » Cliquer sur « Editer Portfolios » sur la page « Mon PMIS » Niveaux d’alignement sur le LEAP Les définitions de l’alignement sur le LEAP ne sont pas affichées Les définitions de l’alignement sur le LEAP sont affichées lorsque la souris passe sur la mention LEAP – dans Mes Programmes Cliquez ici pour voir des images Main Menu

8 Sites des Bureaux Nationaux FonctionnalitéPMIS 1.1PMIS 1.2 Page d’accueil d’un site de Bureau National N/A  Un site de Bureau National comprend maintenant :  Lettres de nouvelles  Statut de mise en œuvre du PMIS  Programmes du BN  Rapport du tableau de bord  Documents Cliquez ici pour voir des images Indicateur visuel du statut de mise en œuvre du PMIS Aucun indicateur disponible  Chaque site de Bureau National affiche des diagrammes qui montrent le nombre de :  Programmes live  Docs de conception approuvés  Rapports semi-annuels rendus dans les temps  Rapports annuels rendus dans les temps Cliquez ici pour voir des images Rapport de flux – site d’un Bureau National Le rapport de flux n’est pas entièrement fonctionnel Un rapport personnalisable est disponible. Le type de document et les dates peuvent maintenant être choisis comme paramètres pour le rapport Cliquez ici pour voir des images Main Menu

9 Flux de production FonctionnalitéPMIS 1.1PMIS 1.2 Flux de révisionUniquement disponible dans la bibliothèque des documents d’un programme Disponible dans toutes les bibliothèques des documents Flux d’approbation préalable Le flux d’approbation préalable n’est pas disponible Le flux d’approbation préalable est disponible pour l’approbation préalable (par une personne ou un groupe) de tous les documents d’un Bureau, et il peut être initié par chaque utilisateur. Le flux d’approbation préalable est utilisé dans un BN avant l’initiation d’un flux d’approbation entre le BN et le BS pour des documents de programme LEAP Cliquez ici pour une démonstration Cliquez ici pour plus de renseignements Attribution de la responsabilité de l’approbation pour le flux d’approbation Seule une personne peut être désignée comme Initiateur ou Approbateur Les flux d’approbation sont maintenant initiés et approuvés par les membres des groupes des approbateurs des BS Flux d’approbationLe flux d’approbation est initié au niveau du programme Le flux d’approbation est maintenant initié par les approbateurs du BN pour obtenir l’approbation des approbateurs du BS Cliquez ici pour une démonstration Cliquez ici pour plus de renseignements Flux de révisionAucun changement au flux de révision Flux de production – site de Bureau National Le flux de production n’est pas entièrement fonctionnel Un rapport personnalisable est disponible. Le type de document et les dates peuvent maintenant être choisis comme paramètres du rapport. Cliquez ici pour des images Publication des documents approuvés Les documents ne sont pas automatiquement publiés lorsque le flux est achevé Tous les documents approuvés par un flux d’approbation sont automatiquement publiés lorsque le flux est achevé. Tous les documents publiés peuvent être « dé-publiés ». Main Menu

10 Flux d’approbation préalable du BN 1.Un membre d’un programme enregistre le document. 2.Le membre du programme peut initier un flux d’approbation préalable en choisissant des noms de personnes ou en ajoutant le groupe des approbateurs du BN. 3.Tous les membres du groupe des approbateurs du BN sont automatiquement informés qu’un nouveau document doit être approuvé. Les approbateurs sont informés par e- mail et une nouvelle tâche apparaît dans « Mes Tâches ». 4.L’Approbateur du BN approuve ou refuse le document. 5.Si l’Approbateur du BN refuse le document, le système envoie un e-mail au groupe de l’Initiateur avec le feedback de l’Approbateur. Le système indique automatiquement le statut du flux comme « Refusé ». 6.Si l’Approbateur du BN approuve le document, le système envoie un e-mail à l’Initiateur et crée une tâche pour les Approbateurs et les Coordinateurs du BN pour qu’ils initient un flux d’approbation. Le système indique automatiquement le statut du flux comme « Approuvé ». 7.Tous les documents approuvés, mais encore non envoyés pour approbation sont affichés sur la page « Mes Tâches » des Coordinateurs et des Approbateurs du BN. Retourner au tableau du flux de production Main Menu

11 Retourner au tableau du flux de production Flux d’approbation 1.Chaque membre d’un groupe d’Approbateurs ou de Coordinateurs d’un BN peut initier un flux d’approbation en choisissant le groupe approprié des Approbateurs du BS. 2.Un flux d’approbation peut seulement être initié pour les documents Rouges si le flux d’approbation préalable est achevé et si le statut du flux du document est Approuvé. 3.Lorsque le flux d’approbation est initié, le système informe les Approbateurs du BN de ce nouveau flux (par e-mail et dans Mes Tâches). 4.Les Approbateurs du BS peuvent : a)Demander des modifications pour ce document, ou b)L’approuver (enregistrer l’outil de révision et l’approuver). 5.Si l’Approbateur du BN demande des modifications pour ce document (4.a), a)Le système informe l’Approbateur du BS et l’Approbateur et l’Initiateur du BN concernés des changements demandés b)L’Initiateur modifie le document en conséquence c)L’Approbateur du BN vérifie que les changements apportés au document respectent les demandes de l’Approbateur du BS, et il renvoie le document à l’Approbateur du BS d)L’Approbateur du BS enregistre l’outil de révision pour approuver le document (si nécessaire), après avoir vérifié les modifications. Le système indique alors le statut Approuvé pour le flux et il infirme l’Initiateur et l’Approbateur du BN. 6.Tous les documents du flux d’approbation qui n’ont pas été consultés par les Approbateurs du BS sont suivis pas les Coordinateurs du BS. Main Menu

12 Rapports FonctionnalitéPMIS 1.1PMIS 1.2 Lien vers les données StepWise Aucun lien disponible Un lien vers les données StepWise est disponible sur la page d’accueil du PMIS Indicateur visuel de programme pour le statut du programme Aucun indicateur disponible  Chaque site de Bureau National comprend des diagrammes qui montrent :  la proportion d’ADP qui utilisent le PMIS  la proportion d’ADP qui possèdent des conceptions LEAP approuvées  la proportion de programmes dont les rapports semi-annuels et annuels ont été rendus dans les temps  Chaque site de programme affiche le statut « live » des programmes Cliquez ici pour voir des images Rapport de flux de production – site de Bureau National Le rapport de flux de production n’est pas entièrement fonctionnel Un rapport personnalisable est disponible. Le type de document et les dates peuvent être choisis comme paramètres du rapport. Cliquez ici pour voir des images Suivi des modifications des documents d’un flux Un Coordinateur ne peut pas suivre des documents envoyés pour approbation Un menu déroulant disponible à côté des documents propose un choix de vues différentes Cliquez ici pour voir des images Main Menu

13 Autres FonctionnalitéPMIS 1.1PMIS 1.2 Uniformité des sites des projets, des BN et des programmes Les fonctionnalités des bibliothèques de documents sont différentes Les fonctionnalités qui sont disponibles dans les bibliothèques de documents des programmes, des projets et des BN sont :  Publication  Numérotation des versions  Enregistrement et extraction  Flux de révision et d’approbation initiale Langue portugaiseLangue portugaise non disponible Le portugais est disponible pour :  messages système  navigation  contenu texte  aide  titres des données  messages d’erreur Main Menu

14 Gestion des documents FonctionnalitéPMIS 1.1PMIS 1.2 Modifier le statut d’alignement sur le LEAP des anciens documents Le statut d’alignement sur le LEAP des anciens documents ne peut pas être changé Les membres du groupe « Enregistreur d’anciens documents » peuvent modifier le statut d’alignement des anciens documents. Cliquez ici pour voir des images Cliquez ici pour plus de renseignements ADMINISTRATEURS PMIS D’UN BUREAU NATIONAL Main Menu

15 Gestion des documents Pour modifier le statut d’alignement sur le LEAP des anciens documents : Joindre le groupe « Enregistreur d’anciens documents » Situer le document Editer les propriétés du document Vérifier :  L’utilisation du modèle approprié du LEAP (Oui / Non / N/A)  La présence du document de révision (Oui / Non / N/A)  L’approbation du BN (Date)  L’approbation du BS (Date) Enregistrer le document Retourner au tableau de la Gestion des Documents Attention : L’inscription au groupe « Enregistreurs d’anciens documents » doit être temporaire. Lorsque vous êtes membre de ce groupe, vous ne devez pas enregistrer des documents Rouges car le flux d’approbation ne fonctionnera pas correctement (l’Approbateur du BS ne se verra pas demander d’enregistrer un Outil de Révision pour ce document). Main Menu

16 Configuration de flux FonctionnalitéPMIS 1.1PMIS 1.2 Configuration des flux d’approbation préalable et de révision du BN La configuration de flux n’est pas disponible dans le PMIS 1.1 L’Administrateur du BN peut configurer un flux :  déterminer si l’approbation est effectuée en série ou en parallèle  indiquer des dates d’échéance  inclure un message par défaut Plusieurs flux peuvent être configurés en même temps Cliquez ici pour une démonstration Cliquez ici pour plus de renseignements ADMINISTRATEURS PMIS D’UN BUREAU NATIONAL Main Menu

17 Configuration de flux Pour configurer un flux d’approbation préalable et de révision d’un BN, allez sur le site du Bureau National et cliquez sur « Configuration Flux » Configurer un flux Cliquez sur « Ajouter Configuration » L’écran « Créer Configuration de Flux » apparaît  Donnez un nom au flux, choisissez son type (« Nom Flux ») L’écran « Sélecteur de Programme » apparaît  Choisissez les programmes voulus et cliquez sur « OK » L’écran « Paramètres Configuration de Flux » apparaît  Attribuez les « Tâches du Flux »  Choisissez les « Valeurs par défaut du début du flux »  Cochez « Compléter le flux »  Cochez « Tâches post-complétion du flux » Cliquez sur « OK » Editer une configuration Cliquez sur le nom de la configuration L’écran « Editer Configuration » apparaît Editez les paramètres Cliquez sur « OK » Retourner au tableau Configuration de Flux Main Menu

18 Gestion des utilisateurs FonctionnalitéPMIS 1.1PMIS 1.2 Attribuer des inscriptions à des groupes Les inscriptions à des groupes sont attribuées à plusieurs endroits Les inscriptions à des groupes et des programmes sont attribuées à un seul endroit Cliquez ici pour voir des images Supprimer des sites de BN Les Administrateurs PMIS des BN peuvent supprimer les sites de BN Les Administrateurs PMIS des BN ne peuvent pas supprimer les sites de BN Créer et éditer des sites de projet Les responsables de programme ne peuvent pas créer et éditer des sites de projet Les responsables de programme peuvent créer et éditer des sites de projet ADMINISTRATEURS PMIS D’UN BUREAU NATIONAL Main Menu

19 Gestion des utilisateurs FonctionnalitéPMIS 1.1PMIS 1.2 Attribuer des inscriptions à des groupes Les inscriptions à des groupes sont attribuées à plusieurs endroits Les inscriptions à des groupes et des programmes sont attribuées à un seul endroit Cliquez ici pour voir des images ADMINISTRATEURS PMIS D’UN BUREAU DE SOUTIEN Main Menu