Office Municipal des Sports d’Eybens

Présentation au sujet: "Office Municipal des Sports d’Eybens"— Transcription de la présentation:

1 Office Municipal des Sports d’Eybens
Présentation et description du questionnaire O.M.S [ fichier Excel ]

2 Ce diaporama est composé de 2 parties
Partie 1 – Pour découvrir l’environnement et l’organisation générale du fichier questionnaire (fichier Excel) Partie 2 – Pour découvrir rubrique par rubrique tous les onglets qui constituent ce fichier que vous aurez à compléter Certaines pages comportent des rubriques développées et détaillées, il suffira de cliquer sur la « loupe » pour y accéder . Un sommaire est également disponible à partir de la vue suivante, ce sommaire permet d’accéder directement à une page de votre choix

3 Généralités et découvertes de l’environnement
Questionnaire O.M.S. Partie 1 Généralités et découvertes de l’environnement Suite Aller directement à Partie 2 Aller à Sommaire pour accéder directement à une page particulière Clic ou Enter

4 Sommaire onglets-pages
Sortir Sommaire onglets-pages Cliquez sur les rubriques 0 - DEPART 1- TITRE 11– COMPET._INDIVIDUEL 2 - PRÉSENTATION 12 – RESULTAT_INDIVIDUEL 3 – ADMINISTRATION 1 13 – CHARGES 4 – ADMINISTRATION 2 14 – PRODUITS 5 - RÉPARTITION 15 - BILAN 6 - ENCADREMENT 16 – CHARGES_PRÉVISIONNEL 7 – LISTE ENTRAÎNEURS 17 – PRODUITS _PRÉVISIONNEL 8 – OFFICIELS 18 – FINAL 9 – COMPET. _EQUIPE S Symbole-lien placé en haut à gauche des rubriques. Il permet de revenir sur cette page Sommaire 10 – RESULTAT_EQUIPE

5 Particularités: Le fichier Excel est proposé en téléchargement sur notre site aux les Associations adhérentes ( accessible avec mot de passe). Ce fichier est paramétré par l’O.M.S. Ce fichier est personnalisé par les associations Doit obligatoirement être complété sur ordinateur Doit être imprimé (recto seulement) pour constituer votre dossier Pourquoi ce fichier est personnalisé : pour optimiser le nombre pages à imprimer, pour faire apparaître des restrictions, pour faire apparaître des mentions utiles

6 Comprendre l’environnement:
Le fichier Excel est composé de plusieurs onglets dont certains représentent les pages du questionnaire à imprimer , qui constitueront votre dossier. Des aides sont accessibles sur ce fichier pour vous permettre de renseigner au mieux votre dossier

7 dont le contenu vous apporte en 12 pavés des recommandations
Les onglets, les pages … A la première ouverture du fichier, c’est le premier onglet qui est activé. Cet onglet se nomme « Recommandations » dont le contenu vous apporte en 12 pavés des recommandations

8 Les onglets, les pages … Les onglets sont au nombre de 22
Ici les 11 premiers Les 3 premiers onglets (flèches) ne sont pas des pages du questionnaire. Les suivants (triangles jaunes) représentent les 8 premières pages du questionnaire

9 Les onglets, les pages … Les onglets sont au nombre de 22
Ici les 11 derniers Les suivants (triangles jaunes) représentent les 10 dernières pages du questionnaire Le dernier est un onglet de contrôle. Il reste un « petit » dernier nommé Aide il est accessible via un autre onglet. Attention: Vous n’aurez pas nécessairement à compléter toutes les pages

10 Les onglets, les pages … Votre personnalisation
L’onglet « DEPART » doit être renseigné avec attention* Les éléments fournis vont permettre : De définir les pages que vous aurez à compléter De « marquer » chaque page de votre référence OMS De se combiner avec le paramétrage interne, fait par l’OMS De faire apparaître des mentions spécifiques à vos déclarations

11 Cet onglet est OBLIGATOIRE
Onglet « Départ » : détaillé Cet onglet est OBLIGATOIRE et NECESSAIRE Il conviendra de renseigner les 6 cases jaunes et faire les choix adaptés à votre association dans les listes déroulantes proposées Attention: la dernière case est parfois mal renseignée.

12 Lien Onglet « Départ » : détaillé… suite et fin
Vous avez un doute: cliquez et vous aurez des indications de l’onglet « aide » Lien Avec ce message vous ne devez pas renseigner les autres pages, Corrigez ! Avec ce message vous pouvez passer à la suite En cliquant sur « Vers GUIDE » vous passez à l’onglet suivant qui est un sommaire amélioré, de tous les onglets-pages. Lien C’est quoi un lien avec Excel ? C’est un texte, ou un symbole ou image qui , comme sur les pages internet, permet d’accéder instantanément à une rubrique ou page, en cliquant dessus. S’il s’agit d’un texte: il est alors souligné, un message peut s’afficher à son survol avec le pointeur de la souris. Lien

13 Onglet GUIDE , un sommaire très pratique ! Pratique pour naviguer !
Reprise de vos déclarations Clic pour accéder à l’aide spécifique Clic sur les noms des onglets pour y accéder Pratique pour naviguer !

14 Un lien de retour au GUIDE-sommaire, ça existe !
Vous avez cliqué pour accéder à un onglet ? En HAUT à GAUCHE de CHAQUE ONGLET Un lien de retour vers le sommaire « GUIDE » Vous avez cliqué pour accéder à l’aide ? En HAUT à GAUCHE de la rubrique, un lien de retour vers le sommaire « GUIDE »

15 Oui Non Cadre serré et cellules protégées
Seules les cellules susceptibles d’être renseignées sont libres d’accès pour saisie. Les autres ne sont pas accessibles. Si toutefois vous constatez un problème, merci d’alerter, (sans attendre) l’OMS afin d’apporter les corrections nécessaires. Attention si le contenu d’une cellule déborde la largeur définie (une partie du texte est illisible) alors écrivez en 2 partie. Exemple ci-dessous - onglet résultat individuel Oui Non Ne sera pas imprimé

16 Nos recommandations Pages par Pages
Questionnaire O.M.S. Partie 2 Nos recommandations Pages par Pages

17 S Page [ Titre ] Vous n’avez rien à faire !
1 2 3 Cette page constitue le premier feuillet du questionnaire, qui reprend : Tous les éléments déclarés. (Onglet DEPART) Les N° de pages qui doivent constituer votre dossier. En dessous les documents que vous devez joindre en annexe. Seul le lien de retour, est accessible en haut à gauche Si vous constatez des anomalies sur cette page prière d’en aviser l’OMS

18 Page [ Présentation ] A1 - Dénomination et coordonnées Automatique
Nous préconisons que les associations disposent d’une adresse électronique spécifique, si toutefois elle est celle d’un membre du bureau directeur, alors faire le choix parmi les 3 propositions de la liste déroulante.

19 S Page [ Présentation ] 5 Rubriques à renseigner OBLIGATOIREMENT
A1 - Dénomination et coordonnées A2 – Statuts A3 – Affiliation Fédérale A4 – Agrément Sport A5 – Compte Bancaire Si vous avez changé de banque (celle qui perçoit la subvention) un message vous informe de fournir un RI.B

20 S Page [ Administration 1 ]
Suivre les préconisations pour les 3 membres avec (*) : indiquer les coordonnées complètes Les coordonnées « du correspondant OMS » doivent être précisées également. Attention aux adresses électroniques qui sont parfois erronées.

21 Page [ Administration 2 ]
B3 – Activité Date A.G. Page [ Administration 2 ] 3 possibilités : Vous avez omis d’indiquer la date de votre dernière AG Vous avez indiqué la date et l’OMS possède déjà un exemplaire du CR Parfait: vous n’avez rien à faire! Vous avez indiqué la date et l’OMS ne possède pas un exemplaire du CR Joindre en annexe le C.R. de votre AG

22 S Page [ Administration 2 ]
ATTENTION: Joindre l’attestation d’assurance Responsabilité Civile

23 Page [ Répartitions ] E1 et E2 détaillés 1 2 3 Nouveau 4
RETOUR 1 – Mention automatique reprise selon vos déclarations (onglet « Départ ») 2 – Paramétrage OMS selon votre souhait exprimé depuis plusieurs années, généralement c’est la saison précédente qui est mentionnée 3 – Seuls les Clubs qui ont déclaré avoir de la compétition par équipe sont concernés, l’affichage de la rubrique apparaît seulement si c’est votre cas. 4 – A compléter les totaux sont automatiques. Remarque: pour les eybinois vous devez indiquer exclusivement les résidents d’Eybens - Ne pas vous fier au code postal seulement

24 S Page [ Répartitions ] D1 -Chaque discipline à des dénominations spécifiques , les énumérer D2 -Attention, il existe un cadre tarifaire à respecter. Pour obtenir une aide calculée, ou forfaitaire D3 – vos commentaires si besoin E – Rubrique détaillée Cliquez sur la loupe

25 S Page [ Encadrement ] Souvent les totaux sont différents!
F1 –Indiquer le nombre de stages, et stagiaires. Stages internes et stages de votre fédération confondus. Détailler contenus et dates des stages dans le cadre en dessous. F2 – Compléter ce tableau qui doit être en conformité avec votre liste des entraîneurs (voir onglet suivant) Souvent les totaux sont différents! Vérifiez SVP F3 – Message automatique, si vous avez déclaré avoir des entraîneurs.

26 S Page [ Liste Entraîneurs ] Exemple test
ATTENTION: Cette page n’est pas à imprimer! Il s’agit d’une page d’instructions pour traiter correctement un fichier annexe disponible en téléchargement sur notre site, avec mot de passe. Ce fichier reprend la liste des entraîneurs dont l’OMS détient copie des diplômes et pour lesquels il ne sera pas utile de nous en adresser photocopie. Rappel: le nombre d’entraîneurs doit correspondre au récapitulatif de la page précédente. A VÉRIFIER Exemple test

27 S Page [ Officiels] Ce message restrictif apparaît, si vous avez déclaré : Ne pas avoir d’officiels dans votre Club. (cas du club test) Il peut apparaître sur d’autres pages en fonction de vos déclarations sur l’onglet « DEPART » Officiels: Seuls doivent déclarées les personnes qui exercent des fonctions d’arbitres, juges, table de marque et assimilés. Pour être retenus ils doivent avoir exercé leur fonction au cours de la saison précédente (nombre)

28 Rubrique H détaillée en 3 pages
Page [ Compet_Equipe] Rubrique H détaillée en 3 pages 1/3 Chaque colonne est numérotée Si vous n’avez pas de déclaration mettre une croix Col 1 Col 2 à 4 Col 5 à 7 Exemple ligne1 en CP Une petite flèche s’affiche car vous devez obligatoirement renseigner la colonne 7 Col 5 mentionner obligatoirement le nombre d’équipes constituant votre poule Avec « CT » la saisie dans la colonne 7 n’est pas autorisée Ici vous ne devez saisir que CT ou CP ou une date* Mettre une croix dans la colonne du niveau officiel * Si la compétition se déroule sur plusieurs jours inscrire le premier jour Les niveaux ont été personnalisés en fonction de vos déclarations à l’OMS Si le championnat se déroule en 2 phases les distinguer sur 2 lignes

29 Rubrique H détaillée en 3 pages
Page [ Compet_Equipe] Rubrique H détaillée en 3 pages 2/3 Chaque colonne est numérotée Si vous n’avez pas de déclaration mettre une croix Col 8 Col 9 à 11 Col 12 Col 13 Effectif* de l’équipe ayant participé à l’épreuve. Tout est indiqué dans l’en-tête Indiquer pour chaque déplacement le numéro de département séparé par le signe « / » Renseignement obligatoire Doit obligatoirement être mentionné si vous êtes concerné Voir exemple page suivante * Effectif courant lors d’une rencontre Pour Accéder à l’aide

30 Rubrique H détaillée en 3 pages
Page [ Compet_Equipe] Rubrique H détaillée en 3 pages 3/3 Ligne 1 : CT poule de 10 (donc 9 déplacement) – effectif indiqué – chaque département en 2 chiffres, séparé par / - Nom de l’équipe C’est OK Ligne 2 : CT poule de 7 (donc 6 déplacements) – effectif indiqué – chaque département en 2 chiffres séparé par / - Nom de l’équipe C’est Faux * Ligne 3 : CP poule de 6 (déclaré 4 déplacements) – effectif indiqué – chaque département en 2 chiffres séparé par / - Nom de l’équipe C’est OK La fine colonne entre la 12 et la 13 est noircie, cela signifie qu’il y a erreur dans la déclaration: ici trop de départements déclarés par rapport à la poule! Il peut s’agir aussi du non respect de la mise forme. *

31 Cette page recense vos déplacements de championnat
Page [ Compet_Equipe] Haut de page Cette partie haute à compléter comporte de nombreux points qui sont détaillés en 3 vues. Pour en savoir plus, cliquez sur la loupe La partie basse donne les significations des mentions de la colonne 1 Bas de page

32 Uniquement Compétitions Fédérales
Page [ Résultat_Equipe] Uniquement Compétitions Fédérales Respectez les catégories d’âges prises en compte En fonction du niveau et du classement indiquer le nom des équipes dans les cases appropriées. Vous pouvez écrire sur 2 lignes Pour les classement 1er Tiers mettre en commentaire classement sur x équipes Seuls les 4 meilleurs résultats sont pris en compte (équipe + individuel)

33 Page [ Compet_Individuel]
Rubrique J détaillée Chaque colonne est numérotée Si vous n’avez pas de déclaration mettre une croix Col 1 Col 2à4 Col 5 Col 6 Col 10 Mettre une croix dans la colonne du niveau officiel Nombre de compétiteurs du Club N° Département & Ville Indiquer la date Renseignement obligatoire * Si la compétition se déroule sur plusieurs jours inscrire le premier jour Les niveaux ont été personnalisés en fonction de vos déclarations à l’OMS Pour Accéder à l’aide

34 Cette page recense vos déplacements de championnat
Page [ Compet_Individuel] Haut de page Cette partie haute à compléter comporte de nombreux points qui sont détaillés pour en savoir plus, cliquez sur la loupe La partie basse indique comment optimiser vos déclarations si elles sont supérieures à 10 Bas de page

35 Uniquement Compétitions Fédérales
Page [ Résultat_Individuel] Uniquement Compétitions Fédérales Respectez les catégories d’âges prises en compte En fonction du niveau et du classement indiquer le nom du compétiteurs dans les cases appropriées. Vous pouvez écrire sur 2 lignes Age des compétiteurs à préciser obligatoirement Indiquer la date du titre obtenu si nécessaire par exemple Seuls les 4 meilleurs résultats sont pris en compte (équipe + individuel)

36 Page [ Charges] S Le nom de votre Club s’affiche automatiquement Dates de début et fin d’exercice comptable obligatoires Si les rubriques principales sont indiquées, il est possible de renseigner des espaces complémentaires libres Les totaux sont fait automatiquement Rappel : Depuis 2000, un plan comptable commenté a été délivré à chaque association afin de normaliser les présentations.

37 2 signatures obligatoires
Page [ Produits] S Le nom de votre Club s’affiche automatiquement Dates de début et fin d’exercice automatiques, identiques à celles indiquées dans Charges Si les rubriques principales sont indiquées, il est possible de renseigner des espaces complémentaires libres Les totaux sont fait automatiquement Le total de Charges est repris automatiquement et le résultat déterminé 2 signatures obligatoires

38 2 signatures obligatoires
Page [ BILAN ] S Le nom de votre Club s’affiche automatiquement Rappel B A Le montant est égal à celui du résultat indiqué dans la feuille Produits A B La date doit être identique à la celle de la fin d’exercice C Total ACTIF égal Total PASSIF C C 2 signatures obligatoires Les totaux sont fait automatiquement A, B et C sont des erreurs constatées chaque année. Vérifiez SVP

39 S Page [ Charges_Prévi] Vôtre prévisionnel
Le nom de votre Club s’affiche automatiquement Dates de début et fin d’exercice comptable obligatoires Si les rubriques principales sont indiquées, il est possible de renseigner des espaces complémentaires libres Les totaux sont fait automatiquement Vôtre prévisionnel

40 2 signatures obligatoires
Page [ Produits_Prévi] S Le nom de votre Club s’affiche automatiquement Dates de début et fin d’exercice automatiques, identiques à celles indiquées dans Charges Si les rubriques principales sont indiquées, il est possible de renseigner des espaces complémentaires libres Les totaux sont fait automatiquement Le total de Charges est repris automatiquement et le résultat déterminé 2 signatures obligatoires

41 } S Page [ Final ] Signature
Nom et prénom du Président sont indiqués automatiquement (reprise de l’onglet administration 1) Signature Qui atteste la bonne conformité du dossier! } Les pièces annexes à joindre à votre dossier

42 Merci et bon courage! O.M.S Eybens
Nous espérons que cette présentation vous a été utile pour présenter un dossier conforme à nos attentes. Il existe un dernier onglet « Contrôle », consultez le ! N’attendez pas la dernière semaine pour compléter votre dossier, travailler dans la précipitation n’est pas source que qualité Respectez impérativement la date de retour du dossier, rien ne vous empêche de le rendre avant… Tout retard prohibitif, nous conduira à appliquer une pénalité (règlement du CSPS) Si vous rencontrez des difficultés, nous contacter sans attendre Merci et bon courage! O.M.S Eybens