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Comment réduire vos coûts de transport avec un service d'optimisation de vos opérations? Les avantages des solutions PGI / ERP. Atelier du 59 e congrès.

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1 Comment réduire vos coûts de transport avec un service d'optimisation de vos opérations? Les avantages des solutions PGI / ERP. Atelier du 59 e congrès de l’ACQ. Patrick Millard, Président Millogiciel inc.

2 Progiciel de Gestion Intégré - PGI/ERP Les premières réponses que donnent tous les transporteurs, peu importe l’ordre dans lequel ils les placent, sont : diminuer la facture de carburant, se débarrasser des équipements coûteux à entretenir, limiter les dépenses informatiques, couper le millage à vide. À la même question « réduire couts de transport » sur un moteur de recherche internet, la réponse donnée en 0,36 secondes est d'environ résultats. Les premiers résultats concernent les logiciels d’optimisation des trajets. 2 Comment réduire nos coûts de transport?

3 La recherche d’optimisation. La recherche d’optimisation est née avec l’ère industrielle. Progiciel de Gestion Intégré - PGI/ERP 3 CamionTrajetCamionTrajetCamionTrajetCamionTrajetCamionTrajet C’est une science qui a pris son essor en Angleterre pendant la seconde guerre mondiale. Il fallait pouvoir obtenir le maximum de chaque ressource. Cette utilisation de méthodes mathématiques et l’application d’algorithmes pour trouver la solution optimale à chaque problème a pris le nom de recherche opérationnelle (RO).

4 La recherche opérationnelle. Progiciel de Gestion Intégré - PGI/ERP 4 La recherche du moindre coût. Utiliser un modèle coûte moins cher qu’expérimenter. Mais le manque de sophistication mathématique des décideurs et leur méconnaissance des outils de recherche opérationnelle freinent son implantation.

5 Aller de l’avant avec le PGI Progiciel de Gestion Intégré - PGI/ERP 5 Du fait que le système peut s’appuyer en temps réel sur un grand nombre de données décisionnelles, plusieurs des programmes des PGI utilisent des algorithmes de la RO. Par exemple le module du PGI qui va établir le planning des entrées au garage va utiliser un algorithme pour tenir compte des tâches dues, de la disponibilité des équipements, des pièces en inventaire et en commande et même des pièces à commander, des horaires des mécaniciens. - le maintien d’une bonne cote de sécurité, - le suivi CSA2010, - une formation adéquate de tout le personnel versus les responsabilités et les obligations de chacun, -la cohésion de l’infrastructure interne, -l’adoption de règles de bonne gouvernance selon les principes des lois C-SOX. De même, utilisé comme outil d’aide à la décision, le PGI est un allié indéniable pour - le respect des réglementations, - le maintien en conformité des équipements et du personnel (notamment en SST),

6 PGI: P pour Puissance, Performance, Partage de l’information. 6 Progiciel de Gestion Intégré - PGI/ERP Serveur web Edition pour archivage des documents Imprimantes réseau Serveur opérations & comptabilité Concentrateur réseau Terminal ou succursale Pare feu et réseau sans fil privé Modem internet Réseau sans fil public ACE Douanes Comptabilité Garage Dispatch Vendeurs Chauffeurs PGI Images Blackberry ® Iphone® Sécurité

7 7 Progiciel de Gestion Intégré - PGI/ERP Administrateurs, dirigeants, gestionnaires, faites gagner du temps à votre entreprise! Augmentez ses performances, restez compétitif et innovant en exploitant et gérant efficacement les informations, les connaissances, le savoir avec un PGI. Dans mon entreprise, le savoir c’est bien, le faire savoir, c’est mieux.

8 PGI: G pour Génial, Générer des routes, Générer de meilleurs revenus. 8 Progiciel de Gestion Intégré - PGI/ERP Tout ce dont le répartiteur a besoin s’affiche en temps réel sur son écran. Le PGI l’assiste et l’avertit de chaque évènement qui requiert son attention. Fini les temps d’attente non facturés. Dès l’entrée de la commande dans le système informatique, l’entente de taux et les exigences du client provenant du fichier GRC ( Gestion de la Relation Client, CRM en anglais) sont mises en évidence pour le répartiteur. Le client est avisé automatiquement par courriel qu’un camion venant chercher ou livrer telle commande vient d’entrer dans la cour. Les temps d’attente sont facturés au client qui avait été prévenu que le camion était bien là à l’heure.

9 Intégration des manifestes électroniques (ACE) 9 Progiciel de Gestion Intégré - PGI/ERP L’envoi des manifestes électroniques aux douanes américaines, le « ACE », est un cas typique où le PGI offre un gain de temps appréciable. Le PGI transmet les commandes aux douanes. En retour la douane émet un numéro d’entrée, qui est aussitôt retransmis au chauffeur dans son camion. Il peut alors se présenter. Comme il remplace les saisies sur le portail des douanes ce service automatique ne coûte rien à l’utilisation.

10 Réduisez le coût des communications. Rendez payant le millage à vide. 10 Progiciel de Gestion Intégré - PGI/ERP Mais où est donc encore passé Carl? Le PGI sait en tout temps où quel équipement et quel chauffeur sont disponibles.

11 Gagnez en productivité! Faites réellement travailler les ordis. 11 Progiciel de Gestion Intégré - PGI/ERP Prise de commande L’expéditeur se connecte au site du transporteur. Il entre sa commande. Le système l’assiste en lui présentant les points de chargements et de cueillettes pour lesquels il existe une entente de taux.. Ou bien la commande entre directement dans le système par un transfert de type E.D.I Assignation La commande s’affiche sur l’écran du répartiteur. Il confirme automatiquement par courrier électronique que la commande est traitée. Il l’assigne à un équipement disponible. Cueillette Le chauffeur reçoit sur son écran dans le camion, la commande et le chemin à suivre pour se rendre à son rendez-vous. Le système PGI avertit le répartiteur que le camion est en attente au chargement. Lorsque le délai d’attente est dépassé et que le camion n’est pas reparti, le système PGI avertit le répartiteur du retard.

12 Gagnez en efficacité! Une image vaut mille mots! 12 Progiciel de Gestion Intégré - PGI/ERP Intégration de la numérisation et de l’archivage des documents aux opérations, dés la prise de commande. Numérisation de l’ordre de transport et du connaissement du client. Directement depuis le logiciel de répartition, tous les documents sont accessibles au service à la clientèle. Ils sont transmis aux portables ou aux téléphones intelligents des chauffeurs. Facturation automatique aussitôt la livraison faite. Numérisation des documents de transport et feuilles de route des chauffeurs. Disponibilité de toutes les images en tout temps depuis le PGI. Facture produite automatiquement, conforme aux exigences de chaque client. Courriel automatique au client avec la facture et la preuve de livraison jointes. Documents sécurisés dans le serveur d’imagerie du PGI. Les images sont indexées aux commandes. Elles sont instantanément disponibles à l’appel de n’importe quel champ de recherche depuis l’historique des commandes ou des factures. Les clients ont accès à leurs documents via une connexion internet sécurisée.

13 Maintenez de bonnes cotes. PGI: i pour intégré, intégrité, intégral. 13 Progiciel de Gestion Intégré - PGI/ERP Quel tracteur va pouvoir prendre le voyage à Buffalo cet après-midi? Le PGI suit les log-books. Contrôle intégral du respect des réglementations. Grâce à Internet et aux technologies sans fil, les micro- ordinateurs portables et les téléphones intelligents comme Blackberry ou iPhone remplacent les tradionnels PC. Les applications et l’information doivent être disponibles de partout en tout temps. Les solutions modernes se nomment « Cloud Computing » (textuellement informatique en nuages) et SaaS (Software as a Service).

14 Optimisation des heures de service : l’intégration des disponibilités des chauffeurs. Progiciel de Gestion Intégré - PGI/ERP 14 La conciliation quotidienne des feuilles de logbook avec les horaires de travail et la recherche de falsification avec le logiciel intégré de suivi des heures de conduite donneront non seulement une substantielle économie du coût des amendes pour infractions, mais aussi des chauffeurs plus sécuritaires. La numérisation des feuilles de logbook et leur analyse automatique par le logiciel diminuent effectivement les coûts de main d’œuvre affectés à la vérification des logs. La numérisation des feuilles de logbook et leur analyse automatique par le logiciel diminuent effectivement les coûts de main d’œuvre affectés à la vérification des logs. Suivi des heures de conduite dès la répartition, numérisation des fiches journalières.

15 Le PGI, beaucoup plus qu’unprogramme. Progiciel de Gestion Intégré - PGI/ERP 15 Plus qu'un simple logiciel, le PGI est un véritable projet demandant une intégration totale d'un outil logiciel au sein de la compagnie de transport. Sa mise en place dans l'entreprise entraîne des modifications importantes des habitudes de travail d'une grande partie des employés. Certains croient encore que c’est le logiciel qui doit s’adapter à l’entreprise, dans ce cas c’est l’inverse. En vingt trois ans de pratique dans le camionnage, nos clients qui réussissent sont ceux qui ont compris qu’ils avaient entre les mains un outil conçu pour aider à optimiser leurs opérations et réduire les coûts. Et comme pour tout outil, il y a un mode d’emploi à respecter. Ainsi que le dit l’adage« tu obtiens de bien meilleurs résultats quand tu utilises le bon outil de la bonne manière! »

16 Progiciel de Gestion Intégré - PGI/ERP 16

17 Le Millogiciel du Camionnage 100% intégré. 17 Progiciel de Gestion Intégré - PGI/ERP MILLOBIT, la solution depuis plus de 23 ans à la productivité des PME par l’innovation. Démonstrations et salle de cours. Ventes, formation, support à la clientèle MILLOGICIEL INC. 137 avenue du Pacifique Laval des Rapides, QC, H7N 3X9 Sans frais GO MILLO Coordonnées


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