La gestion des renseignements personnels Mise en place de programmes et rédaction de politiques 8 décembre 2005 Charles Morgan Frédéric Poirier Julien.

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1 La gestion des renseignements personnels Mise en place de programmes et rédaction de politiques 8 décembre 2005 Charles Morgan Frédéric Poirier Julien Saulgrain

2 Un retour en arrière...

3 Selon vous, ce formulaire est-il conforme ?

4 Programme de l’atelier 1ère partie La mise en place d’un programme de conformité 2ème partie Politiques spécifiques aux employés

5 1ère partie La mise en place d’un programme de conformité

6 1ère partie: la mise en place d’un programme de conformité Introduction 1. Constat Désignation d’un responsable de la protection de la vie privée Formation des enquêteurs et des enquêtés Identification: qui, quoi, comment, où, à qui, pourquoi ? 2. Analyse Écart avec la norme Stratégie / plan d’action 3. Rédaction Politique interne (employés) Politique externe (clients / fournisseurs / site Internet) Formulaires (consentement / accès) Contrats standards de protection des renseignements personnels Manuel pratique 4. Mise en oeuvre Mise en place des procédures Formation Communication Conservation des données Accès aux renseignements Autres (destruction des données, gestion des plaintes)

7 Introduction Le respect de la vie privée... et vous ? Rappel: législation applicable Les sanctions Mieux vaut prévenir que guérir Programme de mise en place d’une politique de vie privée

8 Introduction: Le respect de la vie privée... et vous ? Pourquoi est-ce important ? facilité de la collecte de renseignements personnels, de leur utilisation et de leur diffusion les renseignements personnels sont devenus une valeur marchande vol d’identité les consommateurs et plus généralement vos client sont touchés

9 Introduction: Le respect de la vie privée... et vous ? C’est une question de confiance les sondages confirment que les canadiens considèrent le respect de la vie privée comme l’une de leurs priorités (juste après l’accès aux soins) Le respect des renseignements touchant la personne de vos clients fait partie intégrante de votre relation client si vos clients ne vous font pas confiance...

10 Introduction: Le respect de la vie privée... et vous ? Avantage concurrentiel Mettre en place un programme de respect de la vie privée au sein de votre entreprise est un avantage: vis-à-vis de l’extérieur: clients, fournisseurs, partenaires, actionnaires, image de marque en interne: employés, syndicats, image de marques

11 Introduction: La législation applicable à votre entreprise Au niveau fédéral: PIPEDA Décisions du Commissariat à la vie privée Au niveau provincial: lois « substantiellement semblables » Québec: Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (1994) Code civil (art. 35 à 40) Alberta: Personal Information Protection Act Colombie Britannique: Personal Information Protection Act

12 Territorialité La Loi québécoise s’applique à vos « opérations » à l’intérieur du Québec La loi fédérale s’applique: aux transferts interprovinciaux de renseignements personnels dans toutes les provinces où il n’existe pas une loi particulière Introduction: La législation applicable à votre entreprise

13 Territorialité En fonction de vos activités, il convient d’adopter une approche du standard le plus élevé entre les différentes lois Introduction: La législation applicable à votre entreprise

14 Introduction: Les sanctions Mauvaise publicité Amendes jusqu’à 100 000 $ Amendes pour les membres des CA, les dirigeants, représentants à l’origine de l’acte fautif jusqu’à 20 000 $ (Québec) Audit par les autorités des procédures internes

15 Introduction: Mieux vaut prévenir que guérir... Conformité vs. sanctions Coût de la mise en conformité vs. amendes Image de votre entreprise: >0 vs 0<

16 Introduction: mise en place d’un programme de conformité Projet de politique interne Préparation des consentements Rédaction de la documentation contractuelle I dentification des écarts de conformité I dentification des détenteurs / utilisateurs de données personnelles Identification de la stratégie Identification des risques et des réponses apportées

17 1.Constat Désignation d’un responsable de la protection des renseignements personnels Formation des enquêteurs et des enquêtés Identification: qui, quoi, comment, où, à qui, pourquoi ?

18 1. Constat : désignation d’un responsable au sein de votre entreprise Pouvoir définition des tâches donnez au responsable le soutien de la haute direction Partage de responsabilités ? Communiquer son nom en interne Vos employés peuvent-ils / doivent-ils répondre à des questions ?

19 1. Constat : désignation d’un responsable au sein de votre entreprise Désignation d’un responsable de la vie privée: Donnez au responsable le soutien de la haute direction Donnez au responsable le pouvoir de gérer la mise en place de la politique Formez le responsable car il sera en charge: du constat de l’analyse de l’écart avec la norme de la mise en place des politiques de la gestion des fichiers, des plaintes, etc. Veille législative

20 1. Constat : désignation d’un responsable au sein de votre entreprise

21 1. Constat : formation des enquêteurs et des enquêtés Objectif recherché ? Faire un état des lieux afin de préparer le plan d’action Destinataires Vos employés qui collectent, utilisent et/ou communiquent des renseignements personnels

22 1. Constat : formation des enquêteurs et des enquêtés Quels doivent être les enquêteurs ? ressources humaines IT marketing ventes juridique

23 1. Constat : formation des enquêteurs et des enquêtés Connaissance des termes employés dans la loi: « renseignement personnel » « personne » ou « individu » « consentement » « collecte » « utilisation » « communication »

24 1. Constat : formation des enquêteurs et des enquêtés Connaissance des 10 principes généraux de PIPEDA: Responsabilité Détermination des fins de la collecte des renseignements Consentement Limitation de la collecte Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation Exactitude Mesures de sécurité Transparence Accès aux renseignements personnels Possibilité de porter plainte

25 Préparation de questionnaires ? fastidieux répertorier les réponses beaucoup de temps pour computer les informations Tableau 1. Constat : qui, quoi, comment, où, à qui, pourquoi ?

26 2. Analyse : écart avec la norme AUDIT – VIE PRIVÉE Département / Unité [Date] ScenarioQuelle information ? Raison de la collecte et/ou de la communication Comment est effectuée la collecte ? A qui l’information est-elle transmise ? Conservation (comment et durée) Formulaires de consentement Commentaires

27 2.Analyse Écart avec la norme Stratégie / plan d’action

28 2. Analyse : écart avec la norme Classement de l’information collectée par département / unité d’affaires par types de cibles: employés clients fournisseurs par importance

29 2. Analyse : écart avec la norme La norme générale : les 10 principes contenus dans PIPEDA Vérification principe par principe conforme non-conforme Nature de l’écart

30 2. Analyse : écart avec la norme Les normes spécifiques : lois provinciales plus exigeantes dans certains domaine s Même type de travail que pour l’analyse de l’écart avec la norme générale Par exemple au Québec, la loi impose de divulguer où se situe l’information

31 2. Analyse : écart avec la norme Norme appliquée En fonction de vos activités, il convient d’adopter une approche du standard le plus élevé entre les différentes lois

32 2. Analyse : stratégie / plan d’action Classement de l’information collectée identification des écarts par rapport à la norme importance des écarts écarts généraux écarts spécifiques

33 2. Analyse : stratégie / plan d’action Définir les priorités de la mise à niveau analyse du risque en cas de maintien de l’écart avec la norme mise à niveau interne vs. externe image de marque facilité du changement coût du changement

34 3.Rédaction Politique interne (employés) Politique externe (clients / fournisseurs / site Internet) Formulaires consentement demande d’accès Contrats standards de protection des renseignements personnels

35 3. Rédaction: politique interne – remarques préliminaires Est-il obligatoire de mettre en place une politique générale ? Pratiquement, pourquoi est-il préférable d’en rédiger une? devoir d’information effort didactique centraliser l’information sur un instrument quasi-juridique général

36 3. Rédaction: politique interne – remarques préliminaires Quel est le ton à donner à votre politique général juridique ? technique ? commercial ?

37 3. Rédaction: politique interne – remarques préliminaires Conséquences de la rédaction d’une politique générale Cela devient un instrument juridique auquel vos employés, clients, fournisseurs, utilisateurs de site Internet pourront faire référence

38 3. Rédaction: politique interne – remarques préliminaires Conséquences de la rédaction d’une politique générale Vous devez en respecter les termes

39 3. Rédaction: politique interne - contenu Introduction date d’entrée en vigueur de la politique « à compter de... » vient remplacer la politique précédente champ d’application: « la présente politique régit... » définition: « on entend par... » « renseignement personnel » « collecte » « utilisation » « communication »

40 3. Rédaction: politique interne - contenu Raisons de la collecte « Nous recueillons des renseignements personnels à votre sujet pour... » définition large ? « pour la conduite de nos affaires... » définition précise ? « plus précisément pour... » => les deux

41 3. Rédaction: politique interne - contenu Raisons de la collecte Connaissance / consentement Le consentement varie en fonction des renseignements personnels collectés

42 3. Rédaction: politique interne - contenu Restriction de la collecte « Nous ne collectons que... » les renseignements dont vous nous avons raisonnablement besoin « Nous ne collectons pas... »

43 3. Rédaction: politique interne - contenu Restriction de l’utilisation « Nous n’utilisons les renseignements que... » pour les besoins pour lesquels ils ont été initialement recueillis pour la durée nécessaire à l’objet même de la collecte

44 3. Rédaction: politique interne - contenu Renseignements collectés « Nous recueillons... » votre identité vos coordonnées des renseignements sur les produits et services que nous vous fournissons des renseignements qui s’échangent généralement entre relations d’affaires des renseignements dans le contexte d’une transaction

45 3. Rédaction: politique interne - contenu La communication des renseignements « Nous transmettons vos renseignements à... » employés sous-traitants consultants institutions financières organisme évaluant la solvabilité tout tiers qui pourrait avoir besoin de cette information pour nous aider à établir des relations avec vous

46 3. Rédaction: politique interne - contenu Protection « Afin de préserver la confidentialité de vos renseignements personnels, nous avons mis en place des moyens de... » protection administrative protection technologique protection « procédurale »

47 3. Rédaction: politique interne - contenu Accès à vos renseignements personnels « Sous réserve de certaines restrictions, vous pouvez avoir accès à vos renseignements personnels et les vérifier » « il vous suffit de... » le droit d’accès n’est pas absolu droit de refus « vous pouvez contacter... » : 1-800, courriel, adresse

48 3. Rédaction: politique interne - contenu Droit de rectification « Si vous croyez que les renseignements que nous détenons à votre égard son inexacts... » « devoir » d’information droit de demander la rectification documents justificatifs

49 3. Rédaction: politique interne - contenu Responsable de la protection « Nous avons nommé un responsable de la protection des renseignements personnels... » son mandat ses coordonnées réponse vs. refus

50 3. Rédaction: politique interne - contenu Révision de la politique « Nous nous réservons le droit de... » modification en tout temps Si le consentement est nécessaire, la modification ne peut intervenir qu’après avoir obtenu le consentement

51 3. Rédaction: politique externe Politique externe applicable: aux clients aux fournisseurs à votre site Internet Substantiellement la même chose que la politique Internet

52 3. Rédaction: politique externe Distinction avec la politique interne: l’étendue: de la collecte de la communication à des tiers description plus précise des possibilités de modifier / retirer le consentement

53 3. Rédaction: politique externe Distinction avec la politique interne: droits des personnes sujets de la collecte: droit de demander que les renseignements personnels fournis soient uniquement utilisés aux fins du service demandé courriel envoyé à des fins de marketing: préciser l’identité de l’expéditeur permettre la désinscription

54 3. Rédaction: politique externe Particularités d’Internet Formulaires en ligne pour s’abonner à des listes de diffusion, etc. Cookies Courriels non sollicités

55 3. Rédaction: politique site Internet Particularités d’Internet Assurez-vous d’obtenir le consentement sur votre politique Approches politique + clic « je consens » + autre chose politique + clic « je consens » politique + « je confirme avoir lu » + clique « je consens » notice + lien hypertexte passif lien hypertexte

56 3. Rédaction: formulaire - consentement Contenu Introduction type de renseignements collectés utilisation et communication des renseignements Confirmation que le signataire a été informé: de l’existence d’une politique de la possibilité de la consulter de la manière dont la politique s’applique Consentement exprès: « En donnant des renseignements personnels, je consent à...»

57 3. Rédaction: formulaires – demande d’accès à l’information Contenu introduction identité coordonnées type de renseignement demandé choix de réception courrier télécopieur courriel numéro de téléphone du responsable date de la demande

58 3. Rédaction: contrat de protection de renseignements personnels Dans quels cas avez-vous besoin d’une convention ? Si un fournisseur collecte des données pour votre compte Si vous communiquez à un fournisseur des renseignements personnels que vous avez collectés

59 3. Rédaction: contrat de protection de renseignements personnels Vos obligations Obtenir les consentements et autorisations nécessaires pour communiquer les renseignements personnels au fournisseur S’assurer que les directives données au fournisseur dans le cadre du traitement des renseignements sont en conformité avec les lois N’accorder au fournisseur qu’un droit limité de traitement des renseignements aux fins de la prestation de services

60 3. Rédaction: contrat de protection de renseignements personnels Les obligations de votre fournisseur Conservation des données Protection de la confidentialité mesures de sécurité seuls les employés ayant besoin d’en prendre connaissance

61 3. Rédaction: contrat de protection de renseignements personnels Les obligations de votre fournisseur (suite) Utilisation des renseignements uniquement aux fins de la prestation de service Au terme du contrat: destruction des renseignements retour des renseignements

62 3. Rédaction: contrat de protection de renseignements personnels Indemnisation Le fournisseur doit vous défendre et vous tenir à couvert en cas du non-respect de ses obligations: au titre du contrat au titre des lois relatives à la protection des renseignements personnels

63 3. Rédaction: contrat de protection de renseignements personnels Droit de vérification Droit d’accéder aux locaux de votre fournisseur vérification du respect des dispositions de la convention heures normales demandes raisonnables

64 3. Rédaction: contrat de protection de renseignements personnels Généralités Durée Résiliation

65 3. Rédaction: manuel pratique Contenu Liste de contrôle Procédures de gestion des: demandes d’information plaintes Sécurité

66 4. Mise en oeuvre Mise en place des procédures Formation Communication Conservation des données Accès aux renseignements Destruction des données Gestion des plaintes

67 4. Mise en oeuvre – mise en place effective des procédures Rôle du responsable de la vie privée Mise en place effective à tous les niveaux: collecte – information, consentements utilisation communication accès reporting

68 4. Mise en oeuvre – mise en place effective des procédures Mise à jour de vos systèmes IT Adaptation nécessaire de vos bases de données: employés clients fournisseurs Travail en collaboration avec vos fournisseurs - impartition

69 4. Mise en oeuvre – mise en place effective des procédures Mise à jour de votre site Internet Mise à jour des informations contenues en bas de vos courriels

70 4. Mise en oeuvre – formation Vos employés directement en contact avec vos clients/fournisseurs doivent: pouvoir répondre aux demandes renvoyer la demande vers le responsable

71 4. Mise en oeuvre – communication Communiquez en interne : Votre politique interne Vos politiques employés (2ème partie) embauche surveillance alcool et drogue fouilles autres (paye, etc.)

72 4. Mise en oeuvre – communication Communiquez en interne et à l’externe: Votre politique de vie privée générale brochures site Internet liens en bas de vos courriels rapports annuels Attention à la cohérence entre les différents types de documents

73 4. Mise en oeuvre – communication Communiquez en interne et à l’externe: Le nom ou la fonction et l’adresse du responsable de la vie privée S’il s’agit d’une autre personne, le nom ou la fonction et l’adresse de la personne à qui doivent être adressées les demandes d’accès, de correction etc.

74 4. Mise en oeuvre – conservation des données Un seul lieu de conservation (si possible) Sécurité

75 4. Mise en oeuvre – accès aux renseignements Demande d’accès vérification de l’identité du demandeur qui peut faire une demande ? demande par écrit (cf. formulaire de demande d’information)

76 4. Mise en oeuvre – accès aux renseignements Réponse délai accéder à la demande vs. refus permettre l’accès

77 4. Mise en oeuvre – accès aux renseignements Réponse fournir une copie des renseignements corrections ou modifications, le cas échéant, des renseignements personnels communication

78 4. Mise en oeuvre – accès aux renseignements Conserver une trace de la date de la demande, de ce qui a été demandé et transmis

79 4. Mise en oeuvre – autres Destruction des données mise en place d’un programme de destruction des renseignements personnels approche du standard le plus élevé mise à jour des systèmes IT Gestion des plaintes information formation

80 2ème partie Politiques spécifiques aux employés

81 La présente section traitera de: 1.Politique d’embauche 2.Politique Internet 3.Politique d’alcool et drogue

82 1. Politique d’embauche

83 3. Rédaction: politique employés - embauche Selon vous, quels sont les renseignements personnels demandés dans une politique d’embauche?

84 1. Rédaction: politique employés - embauche Vérification des références Examen médical Autres éléments à considérer

85 La politique peut comprendre les éléments suivants: Objectif À qui s’adresse la politique Étape du recouvrement Vérification de référence Examen médical Tenue de dossier 1. Rédaction: politique employés - embauche

86 1.Vérification des références Une politique d’embauche peut prévoir la vérification de références. Cependant, cette vérification doit soit faire conformément à la législation. 1. Rédaction: politique employés - embauche

87 1.Vérification des références Pour ce faire, les consentements du futur employé est nécessaire (articles 13 et 14 de la Loi sur la protection des renseignements personnels) Voir annexe 1 Par ailleurs, il pourrait être intéressant d’inscrire à la politique d’embauche une clause qui prévoit la vérification des références.

88 1. Rédaction: politique employés - embauche 1.Vérification des références La clause pourrait être comme suit: « 3.4 La vérification d’emploi doit faire d’une vérification de références avec la collaboration, si nécessaire, d’une firme externe. À cet effet, les employeurs actuels et antérieurs du candidat doivent être contactés afin de vérifier entre autre les éléments suivants:

89 1. Rédaction: politique employés - embauche 1.Vérification des références Durée de la période d’emploi; Raison du départ; Poste(s) occupé(s); Expérience de travail; Évaluation du candidat, entre autres: i.Attitude générale et fiabilité; ii.Compétence, force, faiblesse. »

90 1. Rédaction: politique employés - embauche 1.Vérification des références De plus, la politique pourrait également comprendre une clause traitant du formulaire de demande d’emploi. Naturellement, cette clause fera référence à un document qui serait attaché en annexe, par exemple: tout formulaire de demande d’emploi ou curriculum vitae doit être transmis au service des ressources humaines. Pour ce qui est du formulaire de demande d’emploi, nous vous référons à l’annexe 1.

91 1. Rédaction: politique employés - embauche 1.Vérification des références Le formulaire de demande d’emploi ne peut contenir aucune question traitant de tous les motifs énumérés à l’article 10 de la Charte des droits et libertés tels l’état civil, l’orientation sexuelle, l’origine ethnique, etc.

92 1. Rédaction: politique employés - embauche 1.Vérification des références De plus, une fois l’embauche effectuée, il est possible pour l’employeur de colliger plus d’information ayant trait aux renseignements personnels et privés. Cependant, ces informations doivent être conservées, tel que l’exige la Loi sur les renseignements personnels et privés. Cela signifie que l’employeur doit s’assurer de prendre des mesures de sécurité propres afin de garder le caractère confidentiel des renseignements. (Article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.)

93 1. Rédaction: politique employés - embauche 2.Examen médical Parfois, il est utile d’inclure à la politique d’embauche, que les candidats pourront être appelés à subir un examen médical afin d’évaluer les capacités de l’employeur à remplir les tâches essentielles de l’emploi pour lequel il a postulé. Ainsi, l’employeur ne devrait obtenir que la réponse à la question posée, soit une conclusion selon laquelle le candidat est apte ou non à remplir les tâches qui l’attendent.

94 1. Rédaction: politique employés - embauche 2. Examen médical Ainsi, l’employeur devra préparer une lettre pour une demande d’évaluation médicale à un médecin donné. Cette lettre devra expliquer de façon claire et précise les tâches du salarié et cette lettre devra poser des questions précises au médecin afin de savoir si l’employé est capable de remplir les tâches essentielles de l’emploi pour lequel il a postulé. À cet égard, les questions au médecin pourront comprendre: les limitations fonctionnelles, les handicaps, etc.

95 1. Rédaction: politique employés - embauche 2.Examen médical De plus, il peut être préférable au moment de l’examen médical de faire signer au salarié une autorisation d’accès médical et ce, afin de faire des vérifications sur le passé médical du salarié. Voir annexe 1 Également, la politique pourra prévoir que le candidat devra accomplir un questionnaire médical.

96 1. Rédaction: politique employés - embauche Autres éléments à considérer dans la rédaction: Formulaire de demande d’emploi (voir annexe 1) Il est important d’inscrire à la demande d’emploi que toute fausse déclaration pourra entraîner le congédiement En ce qui a trait aux tests médicaux, il est important d’expédier une copie à l’employé

97 3. Rédaction: politique employés - embauche Autres éléments à considérer Consentement Il est important de prévoir les consentements d’accès à de l’information Information Informer le candidat qu’un dossier sera constitué et à cet égard l’informer de: l’objet du dossier, l’utilisation qui sera faite des renseignements ainsi que des catégories des personnes qui auront accès au sein de l’entreprise, l’endroit où sera détenu son dossier ainsi que les droits d’accès ou de rectification

98 2. Politique Internet

99 2. Rédaction: politique employés - Internet Selon vous, quels sont les renseignements personnels demandés par une politique Internet ?

100 2. Rédaction: politique employés - Internet Étant donné que la jurisprudence est à l’effet que l’employé n’a aucune expectative de vie privée lorsqu’il utilise les réseaux de l’employeur, il est donc permis à l’employeur de faire des vérifications et par conséquent, aucun renseignement personnel n’est révisé. La politique devra prévoir que: « l’employeur se réserve le droit... Afin de pouvoir sanctionner les employés, la politique doit prévoir de façon claire et équivoque qu’une mauvaise utilisation des courriels ou du réseau d’Internet, pourra amener un congédiement.

101 3. Politique Alcool et Drogue

102 3. Rédaction: politique employés – alcool et drogue Selon vous, quels sont les renseignements personnels demandés dans une politique alcool et drogue?

103 3. Rédaction: politique employés – alcool et drogue Que peut contenir une politique Introduction Correctif Programme de P. A. E. Test de dépistage Sanctio ns

104 3. Rédaction: politique employés – alcool et drogue Renseignements médicaux exigés dans une politique en matière de drogues et d’alcool La prudence est de mise lorsqu’un employeur et/ou une politique demande certains renseignements médicaux a un salarié et/ou exige qu’il passe un examen médical. En effet, l’employeur doit respecter la Charte des droits et libertés de la personne (articles 3, 5 et 9), le Code civil du Québec (articles 3, 10, 11 et 35 a 41) et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (articles 2, 5 et 9). De plus, plusieurs professionnels de la santé sont tenus au secret professionnel. Ainsi, un médecin est tenu au secret professionnel en vertu de l’article 42 de la Loi médicale et en vertu de son Code de déontologie.

105 3. Rédaction: politique employés – alcool et drogue Renseignements médicaux exigés dans une politique en matière de drogues et d’alcool Il fut jugé qu’une autorisation permettant a l’employeur d’avoir accès aux renseignements à caractère médical ne doit pas être rédigée en termes trop larges, ni avoir comme conséquence de mettre à nu des aspects privés de la vie d’un employé et des renseignements sur sa santé physique et psychologique qui ne regardent pas l’employeur. Par exemple, dans l’affaire Scobus Inc.— Mauricie et Syndicat des employés de Scobus Mauricie, le tribunal d’arbitrage a conclu que l’employeur était justifié d’exiger un examen médical et d’avoir accès aux renseignements à caractère médical afin d’évaluer de façon adéquate le plaignant. En l’espèce, il s’agissait d’un grief contestant le refus de permettre le retour au travail d’un chauffeur d’autobus. Le tribunal a considéré que l’employé devait permettre au médecin mandaté par l’employeur d’obtenir auprès du médecin traitant les renseignements nécessaires à l’évaluation de son état de santé. Cependant, il ne devait s’agir que de renseignements nécessaires et indispensables a l’employeur pour l’évacuation de l’état de santé.

106 3. Rédaction: politique employés – alcool et drogue Informations contenues dans la politique alcool et drogue: Comme nous l’avons vu, en matière de politique d’alcool et drogue, l’employeur a donc accès à plusieurs renseignements personnels ainsi qu’à des informations confidentielles. Ainsi, il est donc nécessaire de prévoir des formulaires de consentement, tel que prévu à l’annexe 1.

107 3. Rédaction: politique employés – alcool et drogue Informations contenues dans la politique alcool et drogue: Voir la décision Olymel et le Syndicat d’Olymel (voir annexe 2).

108 3. Rédaction: politique employés – alcool et drogue Les fonctions visées par la politique; La possibilité d’accommodement; La façon dont les tests de dépistage d’alcool et de drogue seront faits; Les tests post-accident; Les tests.

109 3. Rédaction: politique employés – alcool et drogue Jurisprudence / grand principe de 1. Dans l’affaire Union des chauffeurs de camions, hommes d’entrepôts et autres ouvriers, Teamsters Québec, section locale 106 (F. T. Q.) et Midland transport ltée, DTE 2004T-85, l’arbitre Pierre M. Dufresne a rejeté un grief contestant un congédiement. Dans les faits, le plaignant, manutentionnaire, a été désigné de façon aléatoire afin de subir un test de dépistage d’alcool et de drogues conformément à une politique d’entreprise.

110 3. Rédaction: politique employés – alcool et drogue Jurisprudence Apprenant que le test de dépistage était positif, l’employeur a offert au plaignant de rencontrer un spécialiste en toxicomanie. Il a réitéré son offre à la fin du mois et, constatant que le plaignant refusait d’y faire suite, il l’a informé, par la suite, de son congédiement.

111 3. Rédaction: politique employés – alcool et drogue Jurisprudence Les résultats au test de dépistage auquel s’était soumis le plaignant permettaient uniquement d’établir que celui-ci avait consommé du cannabis dans les jours précédant la prise d’échantillons d’urine. En exigeant que le plaignant se soumette à l’examen d’un spécialiste en toxicomanie, le tribunal est d’avis que l’employeur a choisi la mesure appropriée et conforme à sa politique. Toutefois, l’acceptation du plaignant de se soumettre à un tel test constituait une condition au maintien de son emploi.

112 3. Rédaction: politique employés – alcool et drogue Jurisprudence 2. Dans l’affaire Forex OSB inc. Division St-Michel et Syndicat des travailleurs des panneaux gaufrés de St- Michel-des-Saints (F. T.P.F.-C.S.N.) SA 99-05068, l’arbitre Paul Imbeau a rejeté un grief concernant un congédiement pour avoir consommé des drogues sur les lieux du travail. L’employeur avait une politique de tolérance zéro. L’arbitre a considéré comme raisonnable cette politique étant donné que l’usine de l’employeur a des procédés technologiques qui comportent de nombreux risques sur le plan de la santé et de la sécurité au travail et c’est donc ce qui justifie l’application d’une politique de tolérance zéro en matière de drogues.

113 3. Rédaction: politique employés – alcool et drogue Jurisprudence 3. Dans l’affaire Ville de Montréal et l’Association des pompiers de Montréal inc. SA 97-03062, l’arbitre Claude Lauzon a rejeté un grief contestant la légalité et la raisonnabilité d’une directive de l’employeur. Le Tribunal a estimé que la présomption créée par la directive n’est pas déraisonnable quant au but recherché, à savoir la tolérance zéro en matière d’alcool chez les pompiers qui assument la responsabilité de veiller à la sécurité du public.

114 3. Rédaction: politique employés – alcool et drogue Jurisprudence Par ailleurs, le Tribunal a souligné également que la suspension administrative prévue dans la directive relève des droits de gérance de l’employeur même si elle ne se retrouve ni dans la convention collective ni dans le code de discipline. Par conséquent, sa légalité ne peut être remise en cause.

115 3. Rédaction: politique employés – alcool et drogue Jurisprudence 3. Dans l’affaire Union internationale des travailleuses et travailleurs unis de l’alimentation et du commerce, section locale 501 et Eau de source Labrador ltée DTE 2000T-1 165, l’arbitre Lise Tousignant a rejeté le grief contestant un congédiement à la suite de la consommation de drogues sur les lieux et durant les heures de travail. Selon l’arbitre, la consommation de drogues est une faute grave. Les règlements de l’entreprise à cet égard, affichés à un endroit visible, l’interdisent clairement. Bien que le plaignant n’ait pas mis en danger la sécurité et la santé de ses collègues, il faut regarder l’importance de celle-ci au travail.

116 3. Rédaction: politique employés – alcool et drogue Jurisprudence Les salariés et l’employeur ont des obligations à cet égard qui sont prévues notamment à l’article 49 de la Loi sur la santé et la sécurité du travail. En l’espèce, il s’agit de l’industrie alimentaire, dans laquelle l’hygiène est un élément primordial. Le comportement du plaignant a pu mettre en péril la qualité du produit embouteillé puisqu’il existait un potentiel de contamination. Il existe certains facteurs atténuants, tel que l’ancienneté, l’aveu spontané et le dossier disciplinaire contenant quelques avertissements.

117 3. Rédaction: politique employés – alcool et drogue Jurisprudence Toutefois, d’autres facteurs plus aggravants tel que le fait qu’il était chef d’équipe et conducteur de chariot élévateur, du fait qu’il y a le règlement de l’entreprise, la preuve ne permet pas d’intervenir malgré la sévérité de la mesure.

118 3. Rédaction: politique employés – alcool et drogue Jurisprudence Dans l’affaire Terra ltée, division de Les Produits Highlin Ltd et Syndicat des salaries de Terra SA 01 -03047, l’arbitre Marc Gravel a rejeté un grief contestant un congédiement à la suite de la consommation de drogues sur les lieux du travail. En l’espèce, l’employeur a surpris quatre employés à fumer de la marijuana alors qu’il existe une politique de tolérance zéro qui est connue de tous.

119 3. Rédaction: politique employés – alcool et drogue Jurisprudence Selon l’arbitre, les plaignants connaissaient très bien la politique de l’entreprise qui prévoit le congédiement en cas de consommation de drogues. L’arbitre n’intervient pas en l’espèce.

120 Coordonnées Charles Morgan Associé Groupe – Droit de la technologie (514) 397-4230 cmorgan@mccarthy.ca Frédéric Poirier Sociétaire Groupe – Droit du travail et de l’emploi (514) 397-7846 fpoirier@mccarthy.ca

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