18 & 19 04 20122011-06-07/081 Module budgétaire BudgPersPZautom FR.xls 18-19 avril 2012 Présentation du Module version 2012 Académie Povinciale de Police.

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1 18 & 19 04 20122011-06-07/081 Module budgétaire BudgPersPZautom FR.xls 18-19 avril 2012 Présentation du Module version 2012 Académie Povinciale de Police E.Vaes 25-35 Route d’Ath 7050 Jurbise 065/325 740 Yasmine Lecomte

2 18 & 19 04 20122 Formateur: Piet Van Hoylandt SSGPI/Coord/ICT/Rapporten piet.vanhoylandt@ssgpi.be tel 02/642 64 09piet.vanhoylandt@ssgpi.be Déroulement des deux jours de 6 heures: I) Récupérer les fichiers d’alimentation par les processus/protocoles SSGPI (Nouveau) II) Charger le module et lecture des fichiers - Contenu des onglets - Accès à et utilisation des procédures intégrées - (Apprendre) Effectuer soi-même les manipulations/interventions Objectif: - Comprendre le contenu des onglets - Connaître et savoir utiliser les procédures => l’output 1. DRH - créer et modifier des graphiques statistiques - calcul du coût(évaluation) d’un événement (actualisé) 2. Comptable (receveur) + création feuilles de contrôle

3 18 & 19 04 20123 Déroulement de la formation I.Les processus SSGPI 4 - 10 Télécharger des fichiers en 22 étapes II.Le Module BudgPersPZAutomNL.xls 11 où trouver une info supplémentaire III.Sauvegarder le Module 12 IV.Le menu 13-15 V.Accès aux onglets 16 VI.Attribution n° ZP & Chargement des fichiers 17 -18 VII.Eléments barémiques 19- 22 VIII.Suppléments 23 IX.ParaN Consultation de www;planbe & contenu 24-29 X.Consultations Themis et LCD 30 XI.Procédure : Traitement des données 31 XII.“Total” & “Total X-1” 32 - 34 XIII. Ops & Calog 35 XIV.Contrôle “Total” &”Total X-1 41 - 44 XV. XV. Total_Code & Total_code X-1 45 XVI.Bar O Bar C Bar R 46 XVII.Hlpform ou Formulaire d’aide 47 XVIII.Zones 48 XIX.DépPers Export - Tutelle1 Tutelle2 49 - 50 XX.Blad Form – Formules 51 XXI.INTERVENTIONS 52-59 XXII.OpsFiltM & CALog FiltM 60 XXIII.Supprimer un membre du personnel 61 XXIV.Ajouter un membre du personnel 62 - 63 XXV.DRH: création macro scission par Cadre-Niveau 64 XXVI.Calcul du coût d’une prestation 65 - 68

4 18 & 19 04 20124 I. Les processus SSGPI Il faut 2 fichiers pour nourrir le Module : - les éléments barémiques - les suppléments Auparavant, un flash vous informait quand vous pouviez télécharger les fichiers via Vera. Les fichiers sont maintenant mis à disposition de la zone via Portal/Themis. Via les “Traitemens SSGPI” vous pouvez cliquer sur le processus “Module budgétaire local”. De cette manière, vous pouvez créér vous-même les deux fichiers. Les fichiers sont créés sur base de la situation connue venant de Themis. Vous obtenez comme résultat - une extraction journalière avec les éléments barémiques - un extrait annuel avec les suppléments avec les données des 12 derniers mois.

5 18 & 19 04 20125 Processus SSGPI – Etapes à suivre 1. Chercher la valeur existante 2. Compléter par votre N°de zone ou “ %” et cliquer =>si déjà créé dans un passé récent deux écrans successifs sont possibles : 3. Pour ajouter une nouvelle valeur : a. le numéro de votre zone après ”Contrôle d’exécution:” b. Ensuite, vous cliquez sur c. Pour demander le processus il y a lieu d’introduire une seconde fois le N° de zone sous “Entité” d. confirmer par à coté de “Console de traitements” e. La demande est accepté et le message clignotant s’affiche

6 18 & 19 04 20126 4. Cocher les deux fichiers et cliquer ensuite sur “OK” 5. Les numéros de processus sont attribués : sous console de traitements => 6. Les processus sont en cours et vous pouvez, en cliquant sur “ “ consulter l’état de distribution. 7. Selon la taille de la zone, cela peut prendre quelques minutes avant que les statuts apparaissent “Succès” et “Transféré”. 8. En cliquant sur vous pouvez suivre l’avancement du traitement.

7 18 & 19 04 20127 9. Le fichiers “Barémique” et “Suppléments “ ne sont pas disponibles en même temps; Le fichier PB_BM_BAR ou le fichier “ Eléments barémiques” n’est pas disponible lorsqu’apparaissent “File att” et “S/O” derrière le nom. 10. On peut chercher/télécharger le fichier quand “Succès” et “Transféré” s’affichent. Pour ouvrir le fichier, cliquer sur ensuite l’écran “Détails traitement” s’affiche : En ciquant sur Afficher journal/trace l’écran suivant s’ouvrira

8 18 & 19 04 20128 11. L’écran Affichage journal/trace. Plusieurs informations sont communiquées quand le fichier est mise à disposition. 12. Pour télécharger le fichier concerné, cliquer, dans la liste des fichiers sur le nom =>ici:

9 18 & 19 04 20129 13. Une fenêtre Microsoft normale apparaît : 14. Cliquer sur Sauvegarder (Save) 15. Sauvegarder dans un dossier déjà créé /ou à créer. Conserver de préférence le nom du fichier. La date et l’heure de l’extraction apparaissent également dans le nom du fichier. 16. La confirmation du téléchargement suit : et fermer la fenêtre portal le cas échéant

10 18 & 19 04 201210 17. Dans l’écran Themis, retourner vers du fichier qui vient d’être sauvegardé. 18. Pour retourner aux l’écrans précédents cliquer sur “ “ 19. Dans l’écran cliquer sur “ “ ou “ “ pour retourner dans la liste traitements. 20. Dans l’écran demander, le cas échéant, l’actualisation en cliquant sur. 21. Répéter maintenant les étapes 9 à 16 pour également diposer des “Suppléments” dans le fichier créé. 22. Ensuite, fermer Themis.

11 18 & 19 04 201211 II. Le Module BudgPersPZAutomFR.xls & Powerpoint : manuel temporaire & directives Le module vierge est en permanence disponible sur le site du SSGPI http://www.ssgpi.behttp://www.ssgpi.be via Téléchargement du module budgétaire. Inflation prévisions 201x et astuces/adaptations. manuel=> Ce powerpoint. Le manuel doit encore être complètement retravaillé.

12 18 & 19 04 201212 III. Sauvegarder le Module Le Module est mis à disposition sous forme d’un fichier zip. Important! Après le téléchargement il est “unzipped” ou “extract”. Il est recommandé de faire une copie du Module avec un préfixe propre – ou numéro de version. => Ne jamais faire “Save as” ou “Enregistrer sous”. <= La version backup (avec l’extension -xlk) sert de backup. Il est préférable de sauvegarder le module dans le même dossier que les fichiers provenant de Themis.

13 18 & 19 04 201213 IV. Le menu A.Menu principal Au démarrage, le menu « Budget du Personnel de la zone» entre «Fenêtre» et «Aide». Si ce n’est pas le cas, les procédures (ou macros) ne peuvent pas être activées. B.Protection Lorsque ce menu apparaît vous pourriez recevoir l’avertissement suivant : C.En tant qu’utilisateur, vous devez modifier la protection macro. 1° Choisir dans le menu standard: Outils  Macro  Protection 2° Cocher le niveau le plus bas ou le niveau moyen  3° Fermer Excel. 4° Démarrer Excel et ouvrir le Module via l’«Explorateur»

14 18 & 19 04 201214 D.Menu principal adapté Lorsque la protection macro est correcte, un menu principal avec 8 points apparaît. Le menu peut être utilisé de deux manières. 1. Navigation dans le classeur Les points: Première page, Feuilles de travail modifiables, Consultations des Barèmes, Comptable Spécial (CS) et DRH donnent accès via les sous-menus aux feuilles ou « sheets » 2. Appeler les Procédures Les points: Chargement les fichiers Themis et Encodage des données (Nouveau) En cliquant sur le point, l’utilisateur active les procédures expliquées ci-dessous. E.Les sous-menus En cliquant sur les sous-menus s’ouvrent. Via le sous-menu, les macros peuvent également être activées ou l’utilisateur peut consulter une feuille.

15 18 & 19 04 201215 F.Aperçu du Menu » Budget du Personnel de la zone et ses sous-menus

16 18 & 19 04 20122011-06-07/0816 V. Accès aux feuilles  Option 1: Via le menu ou sous-menus  Option 2. Affichage via Outils - Options Affichage – Onglets de classeurs  Option 3. Après activation de dans le menu les données seront traitées, et toutes les feuilles seront consultables même si pas toujours visibles.  Par un clic droit sur la souris à gauche sous les boutons curseurs l’utilisateur peut naviguer sur les feuilles de travail qui ne sont pas (toujours) visibles.

17 18 & 19 04 201217 1.Ouvrir le module à partir d’excel ou de l’explorer 2.Encoder sur la première page dans la seule case à compléter le numéro de la zone: 3.Dès que le numéro est introduit, la composition de la zone apparaît: 4.Ensuite, via le Menu “ZP-Budget du personnel” la procédure de lecture démarre en cliquant sur ”Charger les fichiers Themis” 5.La lecture se déroule toujours en deux étapes. Ceci est indiqué dans un premier message. Confirmer en cliquant sur OK VI. Attribution n° ZP & Chargement des fichiers

18 18 & 19 04 201218 VI. Attribution n° ZP & Chargement des fichiers 6.Etape 1: Charger les éléments barémiques et confirmer en cliquant sur OK 7.Vous êtes renvoyés à Explorer où vous allez ouvrir le dossier contenant les données 8.Cliquer d’abord sur le fichier éléments barémiques et cliquer ensuite sur OK ou faites un double clic sur ce fichier 9.Apparaît alors le 3 ième & 4 ième message de la procédure avec en fond la feuille des éléments barémiques de votre zone. Continuez en cliquant chaque fois sur OK Le comptable et le secrétaire sont dorénavant repris dans le fichier. 10.L’explorer est à nouveau ouvert: Double cliquez sur le fichier avec les suppléments. Ou clic sur le nom et 11.Le chargement de la procédure est terminé. 12.La première feuille apparaît sans aucun message.

19 18 & 19 04 201219 VII. Feuille ”Budget éléments barémiques”(1)  A.Accès via le menu  B.Rubriques (1)  Ops/CALog : les opérationnels et les membres du cadre administratif et logistique, est attribué lors du chargement sur base du Code statut lors de la lecture  C(2)/S(1): Statutaire, contractuel, 3 = A.P.E. et 4 = contrat de remplacement 4/5 => ce code déterminera la charge patronale à prendre en considération  Anticipativement (1) ou à terme échu (2) nécessaire pour la scission 2010/2011  Numéro d’identification Nom et Prénom, date de naissance = Numéro Nationnal  Code fonctionnel: New 33098 &33099 sont également repris.  Code statut : Celui-ci est déterminant pour l’octroi ou la suppression de droits ex WE, Nuit… & pour le calcul de la cotisation patronale => explication de la codification

20 18 & 19 04 20122011-06-07/0820 VII.Budget éléments barémiques (2)  B. suite Rubriques (2)  Echelle de traitement (I) et date d’Ancienneté (J): déterminent les100% en fonction de la date du Module  B1 200604 en 2012 (-2006)  => 3 * 17.253,44 (échelon 5)  + 9 * 17.600,50 (échelon 6)  En moyenne 17 513,74 (colonne AV Ops-CALog)  Colonne K : Date Augmentation suivante – échelon de traitement =>NOUVEAU depuis 2011 <= Propose l’échelle suivante & date d’effet suivant comme reprise dans Themis.  Dans les colonnes L & M sont mentionnées l’échelle et la date d’ancienneté pécuniaire de la sauvegarde Les deux éléménts sont nécessaires pour le deuxième calcul  GD.WMDL 199709 in 2012(-1997)  => 8 * 17.450,56 (échelon 14)  + 4 * 18 002,75 (échelon 15)  en moyenne 17 634,62 (n’est pas visible en AV quand la moyenne est inférieure à l’échelle effective) Colonne N : c’est le type de sauvegarde comme dans Themis (Pro Memorie).

21 18 & 19 04 201221 VII.”Budget éléments barémiques”(3)  B.Rubriques (3)  Contrat: est imputé dans la ligne ascendante 0 est le premier contrat ou Relation d’emploi ex: contractuel mi-temps comme employé D1A 1 est le deuxième contrat statutaire mi-temps dans autre commune/zone comme employé CC1 La contrat est également modifié lors d’une mobilité = autre employeur.  Code Traitement:  100000 38H00W1 = Emploi temps plein  080000 30H40W1 = Emploi temps partiel de 30H40 par semaine le pourcentage de traitement est lu sous forme de 6 chiffres = horaire différent temps partiel/temps plein (6 chiffres)  ! La semaine volontaire de quatre jours est reprise à 100% Themis fonctionne avec des absences! => voir ci après pour lecture en colonne U  Foyer ou résidence: Droits des fonctionnaires sur base de leur situation familiale et revenus 1= Foyer- 2 Résidence

22 18 & 19 04 201222 VII. Eléments barémiques(4)  1. Le filtre comme contrôle  2. Trier, c’est optionnel et se fait automatiquement quand la procédure ENCODAGE DES DONNEES est lancée. =>le tri se fait sur cette page sur base 1) du code fonctionnel 2) du code statut 3) de l’ordre alphabétique  3. Il est préférable de démarrer la procédure macro à partir du menu principal Cliquer sur reste possible Que fait la procédure => copier les données dans les feuilles “Ops” et “Calog” => activer le lien avec les prestations de la feuille suppléments => copier les calculs ligne17 dans “Ops” et ligne15 dans “Calog” =>Ventilation “Total Code”& “ Total_Code X-1” et lien permanent avec la feuille “Total” & “ Totaal X-1”  C. FILTRE – TRIER– TRAITER LES DONNEES

23 18 & 19 04 201223 VIII. Suppléments  Les procédures « filtre » & « trier » sont possibles  Numéros de colonnes  Code économique avec fonds de différentes couleurs  Dénomination  Code salarial ou Code salarial M => donne le nombre => +M montant annuel payé  Numéro d’identification + NOM  Tous les suppléments de la période d’extraction  Pour les repas, le nombre est repris dans la colonne en question par type de repas.  Le bilinguisme est repris par niveau de connaissance Suppléments n’a que quelques lignes principales. Il est complété à la deuxième étape. C’est également une zone de recherche ou domaine pour les feuilles Ops et Calog.

24 18 & 19 04 201224 IX. ParaN(1) 1.Contrôle via Internet : Bureau fédéral du plan

25 18 & 19 04 201225 IX. Feuille ParaN(2) Ces index ou coefficients d’augmentation sont recherchés dans le tableau TbIndN =VLOOKUP($C$1;TbIndN;2;0) Trois groupes d’index de base régissent le module: Traitement:IndexW - IndW_N1 & IndW_N (Ligne 4) Allocations/Idemnités:IndexT - IndT_N1 & IndT_N (Ligne 5) Composition: Index W(T) sont utilisés pour ceux qui sont payés anticipativement C’est la moyenne prévue pour (AA23->AD23) 2012 – 1,5718 -1,5460 -1,5713 Cellule AB 23=1,5770 => IndR22*2+IndR23*8+IndR24*2)/12 OU (1,5460*2+1,5769*8+)/12 Cellule AD 23=1,5741 => IndR22*2+IndR23*9)/11 OU (1,5460*2+1,5769*8+1,6084*1)/11 2.Les index ou les coefficients d’augmentation (1) La date de calcul «ANNEE» régit le module Uniquement l’année est complétée(Cel C1) Quatre groupes d’index sont nécessaires: Groupe 1 & 2 : Traitement et Allocations 1 INDEX pour le traitement/alloc anticipatifs 2 INDEXES pour les termes échus dont IndTN1 (décembre x-1) est également utilisé pour les Alloc & Indemn liées aux prestations =1,5460*2+1,5769*8+1,6084*2)/12 =1,5460*2+1,5769*8+1,6084*2)/12

26 18 & 19 04 201226 IX. Feuille ParaN(3) Groupe 3 : Période d’extraction Contient l’index de la période extraction suppléments ou IndRef (Cellule C10) Cette donnée comprend l’index moyen de la période de l’extraction. Les coefficients d’augmentation 1,4859 d’application sur les allocations et le indemnités jusqu’en septembre 2010 et 1,5157 à partir d’octobre 2010, ce qui donne un index moyen pour la période de référence de 1,5008 Les formules sont données dans le module I10 –K14. En cliquant (macro) elles adaptent les cellules B10:D10 Groupe 4 : les coefficients d’augmentation IndDiff, IndDiffDec& IndDiffNab (Cel C6-D6) Ils recalculent les montants payés mentionnés sur la feuille suppléments 2.Les index ou les coefficients d’augmentation(2)

27 18 & 19 04 201227 IX. Feuille ParaN (4) 3.Montants indexés La plupart des montants de ParaN sont indexés automatiquement après modification de l’année. C’est le cas pour toutes les allocations et indemnités utilitisées =>voir IX.G. 4.Plafond Cotisations patronales On obtient le plafond de la cotisation patronale en remplissant dans Cel B13 le montant trimestriel Le montant annuel non indexé qui apparaît dans la cellule C13. Le montant annuel indexé apparaît sur la feuille Total Cel G46. n’est PAS scindé pour x-1! 5.Pourcentages cotisations patronales et sociales Allocation 2 Les pourcentages pour les Statutaires, les Contractuels et Gesco et contrat 4/5 relatifs à la pension et à l’assurance maladie et le recalcul individuel de l’Allocation Sociale II est repris ici. Les retenues à charges de l’employeur pour le Service social et les accidents de travail sont également mentionnées Assurances 3 catégories : => intervention pour Ops => Employé Ops sans int et CALog => Niv D = Ouvrier New: avec («yes»)/sans patronales « » ! Modifier 1,70 % pour tous

28 18 & 19 04 201228 IX. ParaN (5) 6.Pourcentage et montants Pécule de vacances. A partir de 2011 chacun reçoit 92% du traitement de mars (dans le module du traitement moyen) Allocation de fin d’année: quatre parties 1) Montant fixe 2) Modifiable 2,5% Traitement octobre 3) 7,5 % mais Min et Max 4) Part patronale Péc. Vac. et Alloc. Fin d’année sont liées aux presations => Colonne U Foyer/Résidence pas de calcul montants intermédiaires Comptable Secrétaire => intervention éventuelle Données pension (p.m.)

29 18 & 19 04 201229 IX. ParaN (6) 7.Indemnités et allocations Par allocation ou indemnité, sont prévus, une référence légale, une dénomination, le cadre/niveau, la période, le montant à 100%, 3 montants indexés, ainsi que le code Supan et le code salarial Themis.

30 18 & 19 04 201230 X. Consultation Themis et codes salariaux 1.Via Consultations, on retrouve dans la feuille Themis, l’explication de quelques codes utilisés dans les éléments barémiques. 2.Via Consultations, on peut également retrouver les codes salariaux utilisés dans Themis

31 18 & 19 04 201231 XI. Procédure : Encodage des données 1.La procédure de Encodage des données peut être lancée via 2 canaux: Via le menu principal, cliquer sur ou dans la feuille Eléments barémiques en cliquant sur 2.Après avoir cliqué, une communication apparaît avec en arrière-plan la feuille total_Code X-1 3.Les membres du personnel de la zone sont classés par ordre de code fonctionnel, par échelle et par ordre alphabétique 4.Les onglets sont maintenant visibles à cette étape. 5.Ensuite, cliquer sur ok dans la communication 6.La première page est à nouveau activée. C’est à partitr d’ici que commencent les premiers contrôles.

32 18 & 19 04 201232 XII. “Total” & “Total X-1” (1) Pour l’année X à budgéter (Total) et l’année X-1 (Total X-1) on a: 1.par Catégorie du personnel (Comptable& Secr, CALog & A.P.E et Ops) 2.pour chaque Code économique avec suffixe. Quand le droit ne peur être attibué, la case correspondante est en gris. 3.Les totaux des feuilles « OPS » et « CALog » sont repris 4.Le nombre de membres du personnel est mentionné par catégorie de personnel. 5.Le TOTAL général par Code économique avec suffixe est visible (colonne G)

33 18 & 19 04 201233 6.Par colonne ou par Catégorie de personnel, un (sous)-total est fait. 7.L’Allocation sociale 2 est calculée par année sur base des données qui ont été recherchées pour les CALog et les Opérationnels et le montant est encodé dans la feuille ParaN. 8.La somme des montants recherchés séparément par code économique est comparée à la dernière ligne avec le total général totalisé des feuilles “ Ops ” et “ Calog ” XII. “Total” & “Total X-1” (2)

34 18 & 19 04 201234 9.Dans la ZONE DE CONTRÔLE en vert, on contrôle s’il y a une différence entre la feuille Total ou Total_code de l’année concernée. 10.Sur la feuille Total, il est indiqué dans les colonnes N, O, P, R & T: - quels points sont soumis à quelle charge patronal ou - quels éléments sont pris en compte pour l’allocation sociale 2 => Le résultat total calculé mentionné dans les colonnes signalées par le sigma apparaît dans la ligne correspondante. XII. “Total”(3) 9.Contrôle 10.Information

35 18 & 19 04 201235 1.Les feuilles sont accessibles via le menu : 2.La feuille “Ops” pour les opérationnels et la feuille “CALog” pour les membres du personnel du cadre administratif et logistique sont divisés en 3 parties: A.La totalisation et les moyennes (ligne 1-8) B.Les en-têtes ligne 9 à 16 (à14 sur la feuille CALog) C.Les données à partir de la ligne 17 (Ops) ot 15(CALog) 3.Au démarrage du module, ces onglets de feuilles ne sont pas complétés. Lors de la procédure “Encodage des données” ils reçoivent les données venant des éléments barémiques Ils contiennent de manière standard sur la ligne 15 (CALog) ou la ligne 17(Ops) les modèles de formule qui rendent toutes les recherches et les calculs possibles. XIII Feuilles « Ops » et « Calog »(1)

36 18 & 19 04 201236 XIII. Ops & Calog (2) 4.Les deux onglets de feuille ont le même contenu de colonne jusqu’à la colonne BG incluse. 5.La feuille Ops contient sur les lignes 14 et 15, un calcul standard. Pour le comptable et le secrétaire, le calcul est dérivé du mandat du chef de corps. Les deux onglets de feuilles ne possèdent que quelques boutons de processus et peuvent recevoir un titre propre pour l’extraction.

37 18 & 19 04 201237 XIII. Ops & Calog (3) 7.Par l’activation de la procédure “Encodage des données” les éléments barémiques ont été transférés dans les colonnes D à S. 8.De la ligne 9 à la ligne13 il est possible par colonne de mettre un titre et/ou une explication ou une indication, un code économique et toujours, le numéro de colonne à la ligne 13. 9.Lors du transfert des données, le formules des colonnes A, D et de T à GE (Ops) sont copiées de la ligne 17 pour chaque membre du personnel opérationnel. 10.Sur la feuille CALog, ceci se fait de la ligne 15 pour les colonnes A, D et de T à FG. Ex d’une formule

38 18 & 19 04 201238 8.Plusieurs éléments sont calculés: Interprétation de la conversion des éléments barémiques tels que la détermination du cadre/niveau, l’horaire, anticipatif-terme échu, prise en considération de la date d’avancement etc… Calcul correct d’un traitement moyen (colonne AA à AV) avec entre autres détermination de l’échelle la plus favorable, échelon de traitement pour chaque échelle. Calcul des éléments issus des deux précédents Traitement indexé, pécule de vacances, allocation de foyer et de résidence etc pour l’année budgétaire actuelle et l’exercice précédent Reprendre les suppléments - indemnités - allocations les deux fixes et variables Elles sont mentionnées dans une colonne jaune, verte ou ocre. Calcul des suppléments sur base des droits téléchargés & et des éléments barémiques traduits XIII. Ops & Calog (4)

39 18 & 19 04 201239 XIII. Ops & Calog (5) Pour chaque ligne, les charges patronales sont également calculées et le total individuel. Pour les calculs des charges patronales, de l’allocation sociale 2 et pour les contrôles, des sous-totaux sont créés dans FK à FS Le tarif Horaire des heures prestées est également calculé par membre

40 18 & 19 04 201240 XIII. Ops & Calog (6) 10.De la plupart des colonnes, un total général et une moyenne sont calculés (lignes 1 & 2). De la ligne 3 à 8, la ligne total, la moyenne, etc… sont calculés pour les filtres actualisés. =>lignes 1 et 3 & 2 et 4 sont semblables quand aucun filtre est activé. 9.Dans les cellules I-S3, I4-S4 et I5-S5 on peut remplir trois lignes de titre lors de l’export via une procédure. 9.Les deux feuilles donnent quelques modifications dans les cellules: D1 => total des membres du personnel de la feuille concernée D8 => le nombre des membres du personnel qui répondent au filtre F1-2 => le numéro de zone F4-F5 : Flèche pour l’activation d’un export vers une feuille d’export correspondante

41 18 & 19 04 201241 XIV. Contrôle “Total” & ”Total X-1”(1) 1.Si pas d’« error » après le traitement des données, il y a le Cntl => sauver/enregistrer 2.Contrôle = ZONE vert clair Des membres du personnel signalés # Ops et CALog du traitement (pas) correct Feuille “Total” est toujours contrôlée avant d’être enregistrée. L’emplacement du message d’erreur sur la feuille “Total” indique où il faut corriger. Ici feuille “CALog” dans la rubrique traitement c.-à d. Echelle/sauvegarde/date déb. calcul Rem : Total X-1 => pas de message d’erreur dans le traitement quand anticipatif => cependant bien un message pour les prestations spéciales vu que le traitement horaire de base ne peut pas être déterminé.

42 18 & 19 04 20122011-06-07/0842 XIV. Contrôle “Total” &”Total X-1”(2) 3.Filtre sur feuille “Ops” ou “Calog” a)Rechercher # Ref ou #N/A dans la rubrique Calog sur la feuille “Total” => Feuille contrôle “Calog “ => Eventuellement activation du filtre b)En sélectionnant la ligne 14 de la feuille Calog ou la ligne 16 de la feuille Ops c)via menu Excel standard =>Data=>Filter =>Autofilter  Nouveau Activation via la flèche et la macro sous-jacente exclut des erreurs Filtre Ops = Sélectionner la ligne 17 feuille Ops + Activer Filtre Exit = Désactiver filtre

43 18 & 19 04 20122011-06-07/0843 4.Total SAUVEGARDER & CONTENU Lors du contrôle de la feuille “Total” en “Total X-1” tous les messages d’erreurs disparaissent dès que les erreurs ont été corrigées via ‘Calog’ ou ‘Ops’. Cette feuille contient presque tous les éléments de calcul nécessaires à la compostion du budget. A ce stade, nous disposons de résultats temporaires. Sur cette feuille, on ne modifie JAMAIS un montant ou un titre. On peut uniquement cacher les colonnes ou les lignes. Il faut encore effectuer quelques interventions. XIV. Contrôle “Total” &”Total X-1”(3)

44 18 & 19 04 201244 XV. Total_Code & Total_Code X-1(1) Ils contiennent chacun 3 volets (horizontaux) 1.Titres  Codes économiques  Chiffres de référence (lignes 2 & 3 cachées)  Dénomination de l’élément salarial 2.4 Groupes  Comptable spécial et secr. (lignes 6 & 7)  Membres opérationnels (repris de la feuille Ops)  Membres CALog (est filtré de la feuille Calog)  Les A.P.E (est filtré de la feuille Calog) Il y a toujours deux lignes vides entre le dernier membre et le sous-total. Dans les lignes grises après total par cadre, le contrôle se trouve sur <> # 3.C.Totaux  Regroupement des totaux.  Ces totaux sont comparés dans la zone de contrôle de la feuille Total aux totaux (ligne 1) des feuilles Calog et Ops.

45 18 & 19 04 201245 Col A:Compteur Col B : Code fonctionnel Col C: Cadre Col D: Fonction ou nom Col E à AY: Totaux annuels individuels par sous-code économique. Arrière-plan gris (pas de droit possible). Col AZ: premier sous-total des colonnes E à AY (arrière-plan gris). Col BZ-BO : Totaux annuels individuels regroupés par code économique effectif Col BP: Total des colonnes BZ à BO (arrière-plan gris) Col BQ: Base individuelle Allocation de fin d’année nécessaire pour la cotisation patronale. Col BR : Contrôle par ligne des différences entre les deux totaux finaux AR et BE. XV. Total_Code & Total_code X-1(2)

46 18 & 19 04 20122011-06-07/0846 XVI. Bar O, C et R 3 feuilles avec les barêmes ou les échelles de traitement sont traitées dans le module par échelle de traitement : 1.Dénomination PS/Acerta sur la ligne 1 pour les nouvelles échelles, dénomination sans préfixe a) Pour les anciennes échelles, toujours la lettre : V (Flandres) W (Wallonie) et B (Bruxelles) F (fédérale) échelles utilisées b) suivie de :. Un point pour Ops ou _ underscore pour Calog 2. La dénomintion SCDF à la ligne 2 3.-7. A la ligne 3: statut foyer - ligne 4: Ops/Calog - ligne 5: Cadre/Niveau - Ligne 6- 7: info 8. Cette ligne contient le numéro d colonne dans la feuille (Utilisé dans le RECHERCHE VERTICALE de Ops et Calog) 9-59. Lignes restantes 0-59 =>L’évolution des traitements totale de 0 année à 50

47 18 & 19 04 201247 XVII. FormAide ou Formulaire d’aide La feuille formulaire d’aide contient les codes économiques avec suffixe (tels que repris dans PLP ou KB). C’est la base de données pour la feuille Total_Code (X & X-1). La rubrique 111-01/99 reprend les données telles que calculées dans Themis pour Ops et Calog. Seule la ligne 111-08/99 reste disponible pour choisir un titre librement. La rubrique avec les données provenant de L096 vient d’être ajouté dans le Module.

48 18 & 19 04 201248 XVIII. Zones 1.Cette feuille n’est pas reprise dans le Menu. 2.Dans cette feuille « zones» sont repris le numéro de la zone, la province et le composition de la zone. 3.Cette feuille est le fichier source pour la dénomination qui est complétée sur la première page dès que le numéro de zone y est encodé. 4.Pour chaque zone, la catégorie est mentionnée, ainsi que la reconnaissance en tant que zone bilingue ou zone avec commune à facilités. La cellule I1 = « Bil » 5.Aussi bien la catégorie que l’octroi du bilinguisme sont déterminants pour l’octroi des montants pour les membres d’une zone de police.

49 18 & 19 04 201249 XIX DépPers Export - Tutelle1 – Tutelle2 (1) 1.Trois feuilles tutelles sont incluses dans le module. 2.La feuille «DépPers Export» a un lien permanent avec les feuilles «Total_Code» et «Total_Code X-1». 3.Avec les touches + ou l’activation de les feuilles «Tutelle 1» et «Tutelle 2» sont complétées. Remarque: cette procédure automatique est valable pour les zones qui utilisent seulement les 2 codes fonctionnels 33091 & 33091 pour Ops et Calog

50 18 & 19 04 201250 XIX DépPers Export - Tutelle1 – Tutelle2 (2) 5.Cette procédure active les filtres successifs sur le code statut et le code fonctionnel dans « Total_Code X » et « Total_Code X-1 » suivi par la copie des lignes de total dans la feuille Tutelle 1. 6.En même temps, «Tutelle 2» comporte un résumé. 7.Lors de la fermeture de la procédure, «Tutelle 2» est activé avec le message sur les lignes 51 et 52. => Les totaux par année de service sont également mentionnés. => En déroulant, il est possible de lire par code d’imputation fonctionnel la totalité du budget pour chacune des deux années mentionnées 7.Tutelle 1 donne aussi un message de contrôle

51 18 & 19 04 201251 XX. Feuille Form – Formules Contient les formules pour rétablir les cellules des colonnes correspondantes des feuilles de travail Ops, Calog et Total_Code & Total-Code X-1. Procédure: Dans la feuille ‘Ops’ (Calog ou Total) : Détermination de la formule modifiée (erreur) ou disparue dans une ou plusieurs cellules d’une même ligne => Noter l’adresse de la première cellule ex BB18. Ouvrir la feuille ‘Formules’ : Sélectionner une cellule ou des cellules successives BB18:BD18 (avec les formules)=> Copy (Ctrl +C). Sélection dans une ligne avec le même champ (avec erreur) ou cliquer sur la première cellule de la feuille Ops [Calog ou Total (X-1))] =>Paste/Coller (Ctrl+V). Eventuellement désactiver le filtre d’abord. Copier la ligne corrigée vers le haut/vers le bas.

52 18 & 19 04 201252 XXI. INTERVENTIONS (1) – 1. Erreur dans la feuille total A.L’échelle ou la date d’ancienneté ne sont pas connues -> les colonnes F et G ont donné un message d’erreur dans Total! B.Activer le filtre dans Ops dans la colonne AV filtre adapté paramètre “égal à” : “#REF !” l’erreur recherchée. # N/B (lorsqu’un membre du personnel a été engagé dans l’année concernée) l’échelle non connue est normalement disponible dans la zone (d’anciennes versions sur support papier dans le dossier Ou retrouver cette échelle dans la feuille “BarR”) ex: Colonne W 1)Dans la dernière colonne IV de la feuille « BarO» pour Ops (“BarC” pour Calog) la colonne trouvée est copiée =>sélection de la colonne => & Sinon compléter les montants à partir de l’année 0 2)Après correction, le calcul se fait sur la feuille Ops: C.Intervention sur BarR et BarO

53 18 & 19 04 201253 XXI. INTERVENTIONS (2) D.Résultat de l’intervention en détails E.Le calcul du traitement le plus avantageux se fait automatiquement dans les colonnes AC à AU. Pour 2 échelles– l’échelle réelle ET l’échelle de sauvegarde ou d’avancement l’ancienneté est déterminée le nombre de mois pour chaque échelon ou100% F.De ce fait naît un droit de maximum 3 périodes sur base annuelle G.Le résultat se trouve dans AV et est la base de tous les calculs ou le traitement annuel théorique à 100%.

54 18 & 19 04 201254 XXI. Intervention (3) - 2. le régime de travail Dans la colonne R(18) des feuilles Ops ou Calog, le régime de travail est donné/exprimé en Code. Dans la colonne U(21) ceci est traduit en %. Ce pourcentage détermine la partie de traitement, le pécule de vacances, l’allocation de fin d’année et tous les éléments salariaux fixes. La colonne U (21) peut être modifiée en fonction des prévisions. Le contrat Themis indiqué dans la colonne R(18) peut également être modifié si cette donnée est différente pour l’année à budgétiser. S’il y avait pendant la période d’absence dans l’année à budgétiser, des fluctuations dans le régime de travail, la formule dans la colonne U peut être modifiée: Ex Vous savez que l’intéressé va travailler jusqu’au 31/3/12 à 50 % et pour le reste de l’année à 80 % =>Vous transférez la cellule dans la colonne avec la formule suivante indépendamment de la formule d’origine. =(0,5*3/12+0,8*9/12)

55 18 & 19 04 20122011-06-07/0855 XXI. Intervention (3) - 3. Promotions A.Dans ce cadre, il doit encore y avoir quelques modifications dans la DB Themis et les interventions seront moins nécessaires. B.Dans la colonne M, sont reprises l’échelle suivante et la date de l’augmentation. C.Dans la colonne T, la date est lue au moyen d’une formule quand elle tombe dans l’année à budgétiser. D.Ce n’est que si T mentionne une date, que l’augmentation sera reprise dans le calcul AA àAV pour déterminer la moyenne annuelle.

56 18 & 19 04 20122011-06-07/0856 XXI. Intervention (3) - 3. Promotions(2) A. Résultat via le filtre appliqué/enregistrer dans la feuille OpsFiltM 1)Dans le titre du filtre (cellules I3 àI5) on introduit le texte d’indication Cel D1 => le nombre d’Ops(CALog) de la zone Cel D8 => le nombre de personnes sélectionnées par le (of meerdere filtre (ou plusieurs filtres). 2)Cel F3-4=>Cliquer sur la flèche pour activer la macro sur la feuille TotOpsFiltM les valeurs de la colonne B sont collées et passées vers C. => 394 342,46 ligne 62 de TotOpsFiltM est la somme de 13 830,52 (2011) colonne FI ligne 3 +380 511,93 (2010) colonne FJ ligne 3 les deux sont la somme des totaux individuels du filtre.

57 18 & 19 04 20122011-06-07/0857 2)Dans le titre du filtre (cellules I3 àI5) l’indication est modifiée. 3)Les formules relatives aux promotions sont temporairement supprimées dans la cellule T(Clear Contents) 4)=>Cliquer sur la flèche pour activer la macro (à nouveau rédaction des données) B. Préparer le deuxième résultat et enregistrer dans la feuille OpsFiltM XXI. Intervention (3) - 3. Promotions(2)

58 18 & 19 04 20122011-06-07/0858 1)Dans la première colonne vide E on fait le calcul de la différence 2)Ensuite, on copie cette formule 3)La mise en page du résultat est adaptée à la demande Copier la colonne modèle Edit ET coller format spécial XXI. Intervention (3) - 3. Promotions(3) C. Calculer le coût de la différence dans OpsFiltM Remarque: La colonne M contient un lien permanent avec la feuille d’origine Ops ou Calog Et ne peut jamais être effacée.

59 18 & 19 04 20122011-06-07/0859 Dans la colonne A: les éléments salariaux regroupés pour les Ops ou Calog Dans la colonne B:  Une connexion permanente avec les lignes de totaux et les totaux des Filtres  Sous-totaux/pourcentages pour la sélection effectuée pour une exploitation ultérieure. Activer la macro =>copier les « valeurs » de la colonne B dans la colonne adjacente C. A chaque clic sur la flèche de procédure, toutes les autres colonnes éventuellement créées glissent également vers la droite. XXII. OpsFiltM & CALog FiltM (1)

60 18 & 19 04 20122011-06-07/0860 XXII. OpsFiltM & CALog FiltM (2) Le coût total et le détail par élément salarial de l’avancement des cadres de base d’une zone. Ici calculé dans la colonne E (C4-D4) donne le résultat final pour cet exercice =2 059,61 €

61 18 & 19 04 20122011-06-07/0861 XXIII. Supprimer un membre du personnel 1.Lorsqu’une ligne est supprimée sur la feuille “Ops“ ou “Calog”, la numérotation va disparaître après la ligne supprimée. =>La numérotation est restaurée en copiant vers le bas la dernière cellule avec la formule correcte (avec numéro). Sans cette correction, la feuille “Total” va afficher # N/A dans la zone de contrôle après chaque code économique; ceci vaut également pour chaque règle après la ligne effacée et le total de la feuille “Total_Code“. La numérotation ne peut cependant pas être lue tant que la restauration n’a pas été effectuée. 3.Même si cette erreur a été corrigée et sans ajout d’un remplaçant ou d’un nouveau membre du personnel en-dessous, la feuille “Ops“ ou “Calog“ mentionnera la catégorie correspondante #N/A dans “Total_Code“. =>Il suffit de supprimer cette ligne ou d’effacer le contenu. Nombres 233 sont égaux 233 4.Feuille Total Contrôle pas de message d’erreur = Sauvegarder!

62 18 & 19 04 201262 XXIV. Ajout d’un membre du personnel (1) L’ajout sur les feuilles “Ops“ ou “Calog“ se fait de préférence à partir d’une ligne modèle. Ce choix se fait en fonction des allocations et des indemnités octroyées. Les éléments barémiques sont écrasés par les données de l’intéressé. Le numéro d’identification reste. Recherche des allocations et des indemnités. Le pourcentage de la colonne [U(21)] peut être imposé. Ex: un membre du personnel qui est engagé à 80% à partir du 1er mars: =0,8 *10/12

63 18 & 19 04 20122011-06-07/0863 XXIV. Ajout d’un membre du personnel (2) Après cette intervention,la feuille ”Total “ va faire apparaître le code erroné dans la ZONE DE CONTROLE pour chaque sujet ou droit différent de 0. Le nombre de personnes de la feuille “Total-Code“ doit être égal au nombre de personnes sur la feuille “Ops“/”Calog”. Indication : un message d’erreur: et des totaux différents nombre Ops comptés (227) et le nombre de membres recherchés: la dernière ligne (226). Pour corriger cette erreur, on ajoute une ligne après le dernier membre du personnel, ensuite vous copiez la ligne de ce dernier membre du personnel et vous copiez cette ligne dans la zone de la ligne vide ajoutée. Le numéro de série est adapté automatiquement et correspond au nombre total de la catégorie. Autre méthode : Après copie de la ligne => Inserer cellulles copiés est moins complexe Ces différentes étapes sont reproduites ci-dessous. ATTENTION! : Pour le personnel CALog – lorsqu’un A.P.E fait partie de la zone- vous devez vérifier que le numéro du membre ajouté a été adapté dans la rubrique concernée des feuilles Total_code &(X-1). Le cas échéant, il faut adapter quelques numéros.

64 18 & 19 04 201264 XXV. DRH: création d’une macro scission par cadre/niveau Dans le menu DRH il existe la possibilité de créer 2 graphiques camembert : 1 Ops + 1 Calog Toujours introduire un autre que Ops ou Calog : aussi bien pour Ops que Calog 4 colonnes sont créées par filtre. Les graphiques camembert sont placés sur une feuille séparée !  menu “budget..” disparaît temporairement. Les graphiques peuvent être complétés avec des pourcentages/et valeurs. Brève démo! Après introduction des OPTIONS DE GESTION et ou avancements, on peut déterminer de manière simple le coût par cadre (Ops) et/ou niveau en activant à nouveau la macro dans le menu DRH. Ensuite, les différences sont calculées en faisant le calcul de la différence entre la cellule correspondante des officiers/niv A dans la colonne 11. Ensuite recopier la cellule la bonne colonne=> copier 3 colonnes à droite pour obtenir la différence par cadre/niveau pour chaque élément salarial. La capture d’autres situations se fait en cliquant sur la flèche sous le numéro de zone sur la feuille Calog. N’oubliez pas de modifier vos titres. D’autres extractions sont toujours possible via l’onglet TotOpsFiltM OU Ops (idem CALog):

65 18 & 19 04 201265 XXVI. Calcul du coût d’une prestation (1) Le module permet de calculer le coût d’une prestation. Via le sous-menu DRH on va chercher – dans une copie du module - la feuille “Prest” via Une date peut être introduite dans la cellule OP 5 Ensuite la liste avec les numéros matricule et les prestations à calculer est complétée ou collée. Pour calculer une prestation, elle est introduite comme heure supplémentaire! Le module fait un calcul comme heure récupérée ET comme heure supplémentaire.

66 18 & 19 04 201266 Trois procédures ou étapes sont activées consécutivement. Cliquer sur la flèche Etape pour activer la procédure macro sous-jacente. Après exécution de l’étape 2 un premier extrait (ligne 3) est enregistré sur la feuille « TotOpsFiltM » de « Ops ». Ce résultat ne contient plus de prestations c.-à-d allocations variables ou indemnité ni nombre ni montant calculé. Les traitements et les allocations fixes restent inchangés (ils sont utilisés pour l’heure de récupération). XXVI. Calcul du coût d’une prestation (2)

67 18 & 19 04 201267 il est possible de basculer entre «Prest» & «TotOpsFiltM» pour voir les résultats ou de retourner aux étapes à parcourir. Etape 3 : Après avoir cliqué, les formules qu’on lit sur la feuille «Prest» sont collées dans «Ops» et les résultats dans «TotOpsFiltM» sont collés dans la colonne C (après que le titre «Nouvelle Situation» aie été introduit) 2 XVI. Calcul du coût d’une prestation (3)

68 18 & 19 04 201268 2 calculs successifs Le calcul de la différence est fait avant et après l’introduction des prestations. Cette différence est calculée sur toute la colonne dans la colonne F (ensuite G) sur TotOpsFiltM. Ensuite le message intermédiaire apparaît pour dire que le calcul est aussi fait comme heure de récupération. Une colonne est introduite => colonne F avec comme titre “Coût comme récup” Les heures supplémentaires sont retirées de la feuille “Ops” Le traitement annuel et tous les composants fixes (sans les variables) sont divisés par (38*52) pour toutes les personnes qui présentaient une heure supplémentaire. XVI. Calcul du coût d’une prestation (4)

69 18 & 19 04 201269 Points importants Lors de la mise à disposition des deux fichiers, le Module est adapté dans la feuille Para (période de référence et Index bureau du Plan) => Télécharge le Module et les fichiers en même temps. Ne pas renommer les fichiers obtenus par le Processus SSGPI ! Donner un nom compréhensible et tracable au module : ex: 5314 PZAUTOM....2012 version 1 via explorer NE JAMAIS FAIRE Save as dans EXCEL Vérifier si le Mod9bis a été mis à temps à disposition. La liste des avancements doit être disponible, ainsi que la liste avec les incidents de carrière (planifiés) en terme d’emploi. Avoir les données fixes à disposition: Plafond cotisations patronales (montant trimestriel) Raccourcis: Crtrl+ +M => faire apparaître le menu Ctrl +T => créer/mettre à jour la feuille contrôle.