1 Application « Fête de la science » Support à destination des porteurs de projets.

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1 1 Application « Fête de la science » Support à destination des porteurs de projets

2 2 Tour d’horizon de l’application « Fête de la science » Déposer un premier projet Gestion des projets (création et mise à jour) Le suivi des projets par le porteur de projets Incidence du calendrier sur la gestion Communication entre PP et CR par mèl Nouveautés 2008 Sommaire

3 3 Tour d’horizon : un site internet et un espace de gestion des projets (EXTRANET) Ce sont les projets labellisés dans l’extranet qui apparaissent sur le site internet … 1 extranet de gestion des projets … … et 1 site internet 1 seule application avec …

4 4 Tour d’horizon : l’extranet de gestion des projets Porteur de projet Créer son compte Déposer ses projets Coordination régionaleCoordination nationale Gérer ses correspondants locaux (CR, CD, CPR, GCR) Retenir, supprimer, labelliser des projets Gérer les Villages des Sciences et Opérations d’envergure Agir en tant que PP ou en lieu et place d’un PP Gérer le bilan Administrer + L’ensemble des fonctionnalités opérationnelles

5 5 Déposer un projet – Il existe deux modes de création d’un projet  directement suite à la création d’un nouveau compte utilisateur porteur projet (PP)  en accédant à l’environnement de gestion des projets (Tableau de bord) et en sélectionnant une option du menu « Gestion des projets » PP À partir d’un formulaire vierge À partir d’un projet de l’année précédente Un projet du PP Un projet d’un autre PP

6 6 Déposer un projet : Le PP doit d’abord accéder à l’espace PP du site Internet Cliquer ICI pour accéder à l’espace PP

7 7 Déposer un projet – Espace INTERNET : La première fois le PP doit d’abord créer son compte utilisateur Cliquer ICI pour créer votre compte

8 8 Déposer un projet – Espace INTERNET Création du compte d’un nouveau PP (Haut page) Les rubriques marquées avec une étoile sont obligatoires

9 9 Déposer un projet – Espace INTERNET Création du compte d’un nouveau PP (bas de page) L’adresse mèl doit être correctement saisie (elle sera utilisée pour la communication avec la Coordination Régionale) Vous pouvez utiliser le mot de passe de votre choix (au-moins 6 caractères) Cette séquence de caractères doit être saisie dans la zone en dessous (elle constitue un élément de sécurité de l’accès au site) CLIQUER sur ce bouton pour valider la saisie et créer votre compte

10 10 Déposer un projet – Espace INTERNET Création du compte d’un nouveau PP (fin et confirmation de la création du compte) Vous êtes informé que votre compte a été créé et que vous allez recevoir un mèl de confirmation à votre adresse mèl. Vérifiez bien à nouveau à ce stade que l’adresse est correcte. Si ce n’est pas le cas il vous faudra re-créer votre compte et informer le CR qu’un compte a été créé par erreur CLIQUER sur Accueil pour revenir au site INTERNET L’étape suivante consiste à attendre ( 2 à 3 minutes) la réception dans votre messagerie du mèl de confirmation et à cliquer sur le lien qui sera présent dans le corps du mèl. Au-delà de 5 minutes d’attente, il faut saisir du problème la Coordination Régionale

11 11 Déposer un projet – Votre messagerie Internet : Réception du mèl de confirmation et validation de l’inscription CLIQUER sur le lien de confirmation de l’inscription

12 12 Déposer un projet – Espace gestion des projets : Accès à la page permettant au PP de soumettre son premier projet Après confirmation de l’inscription du compte vous arrivez directement sur cette page qui vous permet soit de : 1 – Proposer un projet depuis un formulaire vierge : pour cela il faut cliquer sur le bouton OU 2 – Proposer un nouveau projet en partant d’un projet que vous aviez soumis l’année précédente (Cette fonction ne sera opérationnelle qu’à partir de l’année 2008) : pour cela il faudra cliquez sur le bouton 1 1 2 2

13 13 PP À partir d’un formulaire vierge À partir d’un projet de l’année précédente Un projet du PP Un projet d’un autre PP 12 34 À partir d’un formulaire vierge Données générales du projet Mono-action Résumé et informations Multi-actions Etape 1/3 Etape 2/3 Etape 3/3 Déposer un projet – Espace gestion des projets : Principes de saisie d’un projet en mode création IMPORTANT : A l’issue de la saisie de l’étape 3, le projet est enregistré dans le système avec le statut « initialisé » mais il ne peut pas être pris en compte en l’état par la coordination régionale, il devra être complété et passé à l’état « soumis »

14 14 La région doit être sélectionnée et sert à contrôler le caractère mono-région d’un projet Projet multi-actions ou mono-action Déposer un projet – Espace gestion des projets : Créer un projet à partir d’un formulaire vierge : étape 1/3

15 15 Cas du projet mono-action Définir un lieu, un type de projet, des publics Déposer un projet – Espace gestion des projets : Créer un projet à partir d’un formulaire vierge : étape 2/3

16 16 Les thèmes cochés à l’étape 1/3 sont initialisés par défaut mais modifiables pour chaque action Une action possède son titre propre et descriptif propre Une action possède son lieu propre (attention : un projet est mono-région) Une action possède son propre type d’action et son public Cas du projet multi-actions Déposer un projet – Espace gestion des projets Créer un projet à partir d’un formulaire vierge : étape 2/3

17 17 Les contacts régionaux sont affichés Les contacts départementaux sont affichés Des informations complémentaires peuvent être saisies (horaires obligatoires) Déposer un projet – Espace gestion des projets Créer un projet à partir d’un formulaire vierge : étape 3/3

18 18 Déposer un projet – Accéder à l’espace de gestion des projets du PP S’il est déjà connu du système le Porteur de Projets doit être identifié Pour être identifié le PP doit saisir son adresse mèl et son mot de passe (les mêmes que ceux qu’il a mentionnés quand il a créé son compte utilisateur la première fois) CLIQUER sur le bouton après la saisie du mèl et du mot de passe

19 19 Accéder à l’ espace de gestion des projets (EXTRANET ou Tableau de bord): Le PP connu du système accède directement à l’environnement de gestion de ses projets CLIQUER sur le bouton pour accéder à l’environnement de gestion des projets (tableau de bord) permettant notamment de créer et mettre à jour ses projets. Dès que le PP est identifié par le système, il accède à une page d’information de la coordination régionale. La CR peut ainsi alerter les PP tout au long de la campagne de la fête de la science.

20 20 Menu Gestion des projets permet : -créer un projet vierge - créer un projet à partir d’un projet de l’année précédente Les actions possibles sur l’affichage des projets dans le tableau de bord : Les projets sont présentés dans le tableau de bord qui renseigne notamment sur l’état d’avancement des projets (ou statut). Les mises à jour des projets se font via le tableau de bord en cliquant sur le projet souhaité. Faire des recherches précises Imprimer le projet Un clic sur le + permet de déployer l’arborescence des projets du PP Accéder à l’espace de gestion des projets : Le tableau de bord présente les projets du PP connecté

21 21 Le Village des sciences « Le comté une histoire sans faim ». Pour voir ses caractéristiques générales : cliquer sur le titre en bleu Ce projet est rattaché au Village des sciences Pour voir le détail du projet ou le modifier : cliquer sur le titre en noir Ces deux actions appartiennent au même projet (multi-actions) Pour voir le détail ou modifier l’action : cliquer sur le titre de l’une d’elles Projet classique (ou projet monoaction) Pour voir le détail ou modifier le projet : cliquer sur le titre du projet Accéder à l’espace de gestion des projets : La consultation et la mise à jour des projets se font via le tableau de bord

22 22 Suivre un projet jusqu’à sa labellisation Projet initialisé Soumettre (PP) Retenir (CR) Labelliser (CR) D’autres actions sont possibles à tout moment : -Supprimer -Imprimer - Le tableau de bord permettre de suivre la vie du projet - Un projet peut être initialisé directement par le CR Accéder à l’espace de gestion des projets : Principes de suivi des projets via le tableau de bord (un état - ou le statut - du projet est attribué à chaque étape de la vie du projet, il détermine les actions autorisées)

23 23 Cette ligne indique le nombre de projets du PP avec leur état ou statut dès l’accès au tableau de bord Un clic sur un état quelconque provoque l’affichage des seuls projets ayant cet état. Les projets du PP peuvent occuper successivement les états suivants : - Initialisé (le projet reste accessible en mise à jour), - soumis (à partir de cet état le projet n’est plus accessible en mise à jour par le PP, sauf si le CR renvoie le dossier au PP) - retenu (le CR a examiné le projet et l’a retenu pour le soumettre au comité de pilotage qui labellise) - labellisé (le projet a été labellisé, il est publiable sur le site grand public) - supprimé (cet état est réservé aux projets écartés. Ils peuvent être réactivés à tout moment. Les PP peuvent réactiver leurs propres projets pour les soumettre à nouveau à leur CR, si ces projets étaient à l’état initialisé au moment de leur suppression). Accéder à l’espace de gestion des projets : Le tableau de bord permet de faire le suivi des projets

24 24 Accéder à l’espace de gestion des projets : Gestion des projets : accéder au détail d’un projet CLIQUER sur le titre du projet pour accéder au détail du projet

25 25 On peut définir des référents scientifiques, des partenaires On peut définir des données budgétaires On peut modifier l’état d’un projet ici le projet comporte 2 actions (cliquer sur l’onglet pour voir le détail de chaque action) Accéder à l’espace de gestion des projets : Gestion des projets : accéder au détail d’un projet (multiactions)

26 26 Accéder à l’espace de gestion des projets : Gestion des projets : accéder au détail d’un projet (multiactions) On peut définir (pour chaque action) des intervenants, des matériels de communication Les dates et horaires doivent obligatoirement être saisis (pour chaque action) pour que le projet puisse être soumis On peut ajouter ou supprimer une action

27 27 Accéder à l’espace de gestion des projets : Gestion des projets : accéder au détail d’un projet (multiactions) Modification de l’état du projet : l’action soumettre ne peut être effectuée que si le dossier est complet et valide. CLIQUER sur le bouton pour soumettre le projet CLIQUER sur l’icône pour modifier le bloc de données (ici Thèmes/ Publics / Types) CLIQUER sur l’icône pour ajouter une nouvelle occurrence (ici Organisme organisateur) On peut ajouter (CLIQUER sur (+) )ou supprimer (CLIQUER sur (-)) des actions CLIQUER sur l’onglet pour accéder à l’action (ici L’horloge du futur)

28 28 Incidence du calendrier pour le porteur de projet Porteur de projet Ne peut déposer des projets qu’entre la date d’appel à projet et la date de soumission Sera alerté si les dates de son projet sont en dehors Est relancé sur la soumission de ces projets toutes les semaines à 1 mois de la date limite Coordination régionale Hérite du calendrier national par défaut Peut modifier : - La date d’appel à projet - La date limite de soumission - La date de début FDS - La date de fin FDS

29 29 Communication par mèl entre les PP et les CR et CD Porteur de projet Créé son compte Initialise un projet Soumet un projet Reçoit un mèl CR et CD Reçoit un mèl Retient un projet Labellise un projet Supprime un projet

30 30 Nouveautés 2008 Définition d’un village des sciences (VS) et d’une opération d’envergure (OE) et règles de gestion du lieu des projets rattachés. Possibilité pour la coordination régionale (CR) de redonner la « main » au Porteur de projet (PP) pour mise à jour d’un projet Possibilité de saisie d’un projet avec un lieu à l’étranger Précisions à apporter sur le type de structure organisatrice « Organisme de recherche » Possibilité d’initialiser un nouveau projet à partir d’un projet crée l’année précédente Saisie obligatoire des données budgétaires si la coordination régionale l’a demandé

31 31 Gestion des VS et OE (1/2) Règles et définition d’un VS et d’une OE : Un VS est organisé sur un seul lieu. Donc tous les projets et actions du VS ont obligatoirement la même adresse. A l’inverse une OE peut être organisée en des lieux différents selon les projets/actions rattachés. Rappels relatifs à la gestion des VS et des OE : La pratique « normale » est le rattachement d’un projet à un VS ou une OE dès son initialisation. Un projet peut être rattaché à un VS ou une OE après l’initialisation, par mise à jour du projet (Description projet)

32 32 Gestion des VS et OE (2/2) En création de ProjetEn modification de Projet Rattachement VS (aucune mise à jour de l’adresse du projet/actions n’est pas possible après rattachement) Le projet/actions hérite automatiquement du lieu du VS Alerte + demande de confirmation : le projet/actions hérite automatiquement du lieu du VS Si pas de confirmation le rattachement n’est pas effectué Rattachement OE (la mise à jour de l’adresse du projet/actions reste possible après rattachement) Choix de l’héritage ou non du lieu de l’OE par le projet/actions Modification du lieu d’un VS ou du type de manifestation => VS Alerte + demande de confirmation : les projets/actions rattachés héritent automatiquement du lieu du VS Si pas de confirmation la modification n’est pas effectuée Modification du lieu d’une OE ou du type de manifestation => OE Choix de l’héritage ou non du lieu de l’OE par tous les projets/actions rattachés

33 33 Actions « Retour PP » et « Retour CR » (1/5) Objet : permettre au CR de redonner la main au PP pour compléter son projet. Le principe retenu est la mise à disposition de deux nouvelles actions « Retour PP » et « Retour CR » qui permettent la réaffectation de la propriété du dossier indépendamment de son statut. Projet Statut Propriété PPPropriété CR Acteur PP Acteur CR Acteu r PP Initialisé Soumettre Supprimer Retenir Supprimer (impossible) Soumis Retour CR Retenir Supprimer Retour PP aucune action Retenu Retour CR Labelliser Supprimer Retour PP aucune action Labellisé Retour CR Supprimer Retour PP aucune action Supprimé Réactiver aucune action

34 34 Actions « Retour PP » et « Retour CR » (2/5) En fonction des différents cas de figures (voir tableau précédent) selon la Propriété du dossier et l’Acteur, les boutons d’actions adéquats seront disponibles sur la fiche projet. Cas ci-dessous : Acteur CR et Propriété CR

35 35 Actions « Retour PP » et « Retour CR » (3/5) En fonction des différents cas de figures (voir tableau précédent) selon la Propriété du dossier et l’Acteur, les boutons d’actions adéquats seront disponibles sur la fiche projet Cas ci-dessous : Acteur PP et Propriété PP

36 36 Actions « Retour PP » et « Retour CR » (4/5) L’action de transférer la propriété d’un dossier au PP ou au CR doit être confirmée après un message d’avertissement Cas ci-dessous : Un CR désire renvoyer un dossier au PP

37 37 Actions « Retour PP » et « Retour CR » (5/5) Il sera possible d’appliquer le transfert de propriété d’un dossier via le panier de projet (traitement de plusieurs dossiers). Dans ce cas le propriétaire du dossier apparaît sur chaque projet. Les boutons « Retour PP » et « Retour CR » seront disponibles si au moins un des dossiers peut être traité avec l’une ou l’autre des actions. Cas ci-dessous : Les deux boutons apparaissent car il existe des dossiers de propriété différente. Le message de confirmation s’appliquera à un ensemble de projets

38 38 Communes à l’étranger (1/1) Objet : permettre la saisie d’un lieu de manifestation à l’étranger. Le principe retenu est de faire préciser par le PP si le lieu est à l’étranger ou non (par défaut, c’est un lieu en France). Si le lieu est « Étranger » la saisie du code postal ne se fait plus via la liste des communes et la saisie de l’intitulé de la commune doit être effectuée. Les champs code postal et commune restent obligatoires. Le champ code postal devra être composé des 2 premiers chiffres d’un département de la région du projet et de 3 caractères alphanumériques (blancs exclus).

39 39 Organismes de recherche (1/2) Objet : permettre de préciser l’organisme organisateur dans le cas de la saisie du type « Organisme de recherche » Le principe retenu est de sélectionner dans une liste l’organisme de recherche et de compléter s’il y a lieu en saisissant l’intitulé d’une Entité de l’organisme Écran en création de projet :

40 40 Organismes de recherche (2/2) Écran en modification de projet

41 41 Créer un projet à partir d’un projet de l’année précédente Cette année il sera possible d’initialiser un projet à partir d’un projet 2007 appartenant au champ de compétence du porteur de projet. Un PP ne peut accéder qu’aux projets 2007 crées par lui-même ou aux projets d’un PP dont il connaît les données d’identification (adresse mél et mot de passe), Les règles de reprise du projet sont les suivantes : Le système crée un nouveau projet et recopie tous les attributs (Actions, Thèmes, Publics, …) depuis le projet sélectionné sauf les données suivantes qui sont réinitialisées : –Statut = NULL, Statut précédent = NULL –Date initialisation = date du jour –Porteurs de projet = PP ou CN, CR, CD actuellement connecté au système –La mention « opération phare » = NULL Les données non reconduites : –Le rattachement à une manifestation (VS ou OE) –Les dates et horaires

42 42 Créer un projet à partir d’un projet de l’année précédente Accès menu : « Gestion des projets » et « Créer projet : à partir d’un de vos projets de l’année précédente » (3 actions possibles) Cliquez pour accéder a la fiche de ce projet Saisir l’adresse mél et le mot de passe du PP pour lequel vous recherchez les projets de l’année précédente 1 2 3 3 ème possibilité : le cas standard

43 43 Créer un projet à partir d’un projet de l’année précédente Choix 1 : accès direct à un projet de l’année précédente du PP qui s’est connecté A la suite de l’action le nouveau projet est initialisé, il doit être immédiatement modifié pour recevoir ses nouvelles caractéristiques 2008 Cliquez pour créer un projet 2008 à partir de ce projet

44 44 Créer un projet à partir d’un projet de l’année précédente Choix 2 : recherche des projets d’un PP dont on connaît l’adresse mél et le mot de passe Après avoir saisi l’adresse mél et le mot de passe de Alix Christiane et cliqué sur « recherche...> Le système renvoi les projets du PP, en cliquant sur l’un d’eux il est possible de le reconduire pour 2008

45 45 Contrôle saisie des données budgétaires (1/1) Objet : Pour les coordinations régionales qui l’ont demandé, il s’agit de rendre obligatoire la saisie des données budgétaires Le contrôle de saisie obligatoire des données budgétaires est effectué suite à l’action « SOUMETTRE » effectuée par le PP, La saisie est valide si la saisie d’au-moins une dépense et recette prévisionnelle a été effectuée (La saisie d’une prestation à titre gratuit est possible  montant = Zéro)