Annual General Meeting Assemblée Générale Annuelle February 21th, 2015 Montréal 1 pm (ET) 13h (HE) by webinar technology.

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1 Annual General Meeting Assemblée Générale Annuelle February 21th, 2015 Montréal 1 pm (ET) 13h (HE) by webinar technology

2 Board Members Membres du CA Chair Sylvain Marcoux Président Vice Chair Dean Cattell Vice président Secretary Vacant Secrétaire Treasurer Jean Vezina Trésorier Administrator Haven Holsappel Non voting Directeur Board Members Membres du CA Chair Sylvain Marcoux Président Vice Chair Dean Cattell Vice président Secretary Vacant Secrétaire Treasurer Jean Vezina Trésorier Administrator Haven Holsappel Non voting Directeur

3 Agenda Call to order1Ouverture de la séance Roll Call2Adoption de l’ordre du jour Approval of Minutes from 2014 AGM 3Adoption du procès verbal AGA 2014 Chair’s report and Strategic Plan review 4Rapport du président et plan stratégique Achievements5Réalisations Amendments to bylaws6Modification des statuts et règlements Financial report and audit review7Rapport financier et vérification Confirmation of Board members8Confirmation des membres du CA Nomination and Elections9Nomination et élections

4 Call to order Ouverture de la séance

5 Roll Call Adoption de l’ordre du jour

6 Approval of minutes from 2014 AGM Adoption du procès verbal de l’AGA 2014

7 Chair’s report and Strategic Plan review Rapport du président et revue du plan stratégique Sylvain Marcoux, chair

8 The Leave No Trace Program is a wonderful well thought out program that when practiced, enhances the outdoor experience for everyone. You as an individual when applying the seven principles will have a more full filling experience, and of course others will benefit from your stewardship. Places in nature, available for recreation, are finite. We need to take care of them, when we enjoy them, not only for our own benefit, or the benefit of our contemporaries, but for future generations. Despite this new “e-age”, canadians are still very keen to go out there, to enjoy nature While the LNT program is excellent, and there is considerable interest in it in Canada, and rightly so, LNTC has continued to struggle to secure stable funding to cover core expenses. LNT Canada, needs about $3,000 a month to cover Staff Salary and other basic operating expenses. Our monthly income is not raising that amount.

9 Increasing core funding, has been, since our last AGM in January 2014, a constant goal. To that end, and also for the day to day running of LNTC, a great deal of gratitude is to be given to Bernadette Hanoul. Elle s’est avérée être une grande aide pour Sans Trace Canada, et une employée extrêmement précieuse. Thank-you Bernadette. Merci beaucoup, beaucoup. Unfortunately, Bernadette will pursue on other great challenges. We at the board had the task of finding someone to carry on Par chance, nous avons maintenant une nouvelle ressource, Julie Lord, qui prendra les rênes à notre bureau

10 Some of LNT Canada’s accomplishments since the last AGM are to be recognized. Trainers are now insured through a master agreement with LNTC The traveling trainer pilot project, similar to the one done in the US, is a great success, owing much to the dedicated effort of a past LNTC director, Elyse Lauzon, and to support of the RBC Blue water project. We reached hundreds of kids in 33 workshops this last summer We are now planning for phase 2 for this summer Another past LNTC director, Lyse Boyce is doing another great awareness-development project in Nova Scotia with the help of the Echo Foundation. I also want to acknowledge the continued support of our parent organization, Leave No Trace Center, in the US. The considerable but excellent work they do is a great support to the program here in Canada.

11 Strategic Plan Review Revue du plan stratégique Sylvain Marcoux, président

12 STRATEGIC GOALS 22014-2016 OBJECTIFS STRATEGIQUES 2014-2016 1.Secure stable funding. Assurer un financement stable. 2. Encourage, facilitate and support training activities. Encourager, favoriser et supporter les formations 3. Increase our capacity to act as the Keystone for Leave No Trace activities in Canada. Augmenter notre capacité d’agir en tant que clé de voûte de activités Sans Trace au Canada

13 STRATEGIC GOAL #1: Secure stable funding OBJECTIF STRATEGIQUE# 1: Assurer un financement stable 1.Increase membership / Augmenter le nombre de membres. a.Membership drive “Course” aux membres a.Connect with partners such as MEC, Paddle Canada, and Scouts Canada to increase our membership. Communiquer avec des partenaires tels que MEC ‘ Paddle Canada et Scouts Canada afin d’augmenter le nombre de membres c.More training will increase membership. Plus de formation nous amènera plus de membres 2. Secure new partnerships / Sécuriser nos partenariats: a.3 new top-tier Non-Profit Partnerships / 3 nouvelles ASBL b.2 new top-tier Commercial Partnerships / 3 nouveaux partenaires commerciaux c.1 new national Media Partnership / 1 nouveau partenaire Media

14 STRATEGIC GOAL #1: Secure stable funding. OBJECTIF STRATEGIQUE# 1: Assurer un financement stable 3.Maintain existing partnerships / Consolider les partenariats actuels: a. Increase partners’ involvement with LNTC projects. Augmenter l’implication des partenaires dans des projets SansTrace. b. Update Partnership database – ensure records are completely up-to- date 2 times/year Mettre à jour la base de données des partenaires et s’assurer 2 fois par années que les données sont à date. 4.Explore grant opportunities. Explorer les subventions potentielles

15 STRATEGIC GOAL #2: Encourage, facilitate and support training activities. OBJECTIF STRATEGIQUES # 2: Encourager, favoriser et supporter les formations 1.Establish liability insurance program to support Master Educators and Trainers. Trouver une assurance responsabilité civile pour aider les Moniteurs et ambassadeurs 2. Continue to build the national database of Master Educators and Trainers Compléter la banque nationale de moniteurs et ambassadeurs 3.Monitor Authorized Providers’ LNT courses. Superviser les cours des Fournisseurs autorisés 4.Publish a newsletter that is regular, informative, bilingual and appealing. Publier un bulletin régulier, bilingue, informatif et séduisant 5.Maintain and improve calendar of courses. Tenir à jour et améliorer le calendrier des cours. 6.Continue discussions with Parks Canada to implement LNT messaging through PC programs. Continuer les discussion avec Parcs Canada pour amplifier le message dans leurs programmes

16 STRATEGIC GOAL #3: Increase our capacity to act as the Keystone for Leave No Trace activities in Canada. STRATEGIC GOAL #3: Augmenter notre capacité d’agir en tant que clé de voûte de activités Sans Trace au Canada 1.Recruit new Directors. Recruter de nouveaux directeurs 2. Get our members involved in membership drives and other projects. Impliquer les membres par des “courses” aux membres et autres projets. 3. Develop and implement a plan to integrate new board members into the BOD and match their individual competencies with LNTC projects and needs Développer et améliorer pour intégrer de nouveaux directeurs au Conseil d’administration et assortir leurs compétences aux projets et besoins. 4.Develop and implement a Director Recognition Plan to build and maintain board motivation Développer et améliorer le programme de plan de reconnaissance des directeurs et maintenir la motivation au niveau du Conseil d’administration.

17 STRATEGIC GOAL #3: Increase our capacity to act as the Keystone for Leave No Trace activities in Canada. STRATEGIC GOAL #3: Augmenter notre capacité d’agir en tant que clé de voûte de activités Sans Trace au Canada 1.Support, monitor and do follow ups with training providers Supporter, surveiller et faire des suivis avec les fournisseurs autorisés. 2. Provide supporting documentation (training, technical and administrative) in both official languages Fournir de la documentation ( formation, techniques et administrative) dans les deux langues officielles. 3. Optimise and review the authorised provider model to identify potential improvements and better support our partners Optimiser et réviser le modèles de fournisseurs autorisés pour identifier des améliorations possibles et mieux supporter nos partenaires. 4. Continue providing promotional material for Leave No Trace Canada Continuer à transmettre du matériel promotionnel de Sans Trace Canada

18 PRIORITIES FOR THE YEAR AHEAD PRIORITÉ POUR LA PROCHAINE ANNÉE Stay the course : continue implementation of Strategic Plan Garder le cap : Poursuivre la mise en application du plan stratégique 1.Secure stable funding. Assurer un financement stable. 2. Encourage, facilitate and support training activities. Encourager, favoriser et supporter les formations 3. Increase our capacity to act as the Keystone for LNT activities in Canada. Augmenter notre capacité d’agir en tant que clé de voûte des activités ST au Canada

19 Achievement Réalisations

20 Membership Active members189 Membres actifs Hikers 34 Promeneurs Backpackers 6 Randonneurs Explorers 4 Explorateurs Students* 145 Étudiants* *Membership required when taking a LNTC training course (groups, schools) *Adhésion requise pour les participants des cours d’ambassadeurs (groupes, écoles)

21 Partnership Partenariat Partners 50Partenaires Retailers 2 Détaillants Educational Institutions 7 Institutions d’enseignement Government Agencies 8 Agences du gouvernement Outfitters 11 Producteurs Non-profit 22 Sans but lucratif

22 Traveling trainer-QC Equipe Sans Trace- RBC Blue water project Projet RBC Eau Bleue Echo Foundation grant Fondation Echo pour for Atlantic project Projet dans les maritimes Fundraising applications 2 Demandes de subventions Insurance for Trainers Assurance pour moniteurs Achievement 2014 Réalisations

23 Insurance for Trainers Assurance pour moniteurs Traveling Trainers 2014-2017 Équipes mobiles Sans Trace Two projects done! Deux projets réalisés Other realisation Autre réalisation

24 RBC traveling trainer in Qc Projet Eau blue au Qc Echo Foundation in Nova Scotia Fondation Echo en Nouvelle- Écosse Both to continue in 2015 On contine en 2015 Traveling trainers Formateurs mobiles

25 Special thanks- Remerciements Mountain Equipment Co-op –For their continuing support and promotion of the program – Pour leur soutien continu et la promotion de notre programme RBC Bank –For their support in the traveling trainer project – Pour leur soutien financier( projet pilote de formateur mobile) Aventure Ecotourisme Quebec (AEQ) –For sharing their office space and providing administrative support and guidance – De partager leur bureau et nous donner du support administratif et conseils

26 Proposed revisions to the Bylaws: None Of note: update of the status to the new standard of Industry Canada Changements proposés aux statuts: Aucun Ànoter, mise à jour de l’enregistrement à Industries Canada

27 Challenges More staff time needed to respond to the demand and develop the program -- Plus de personnel pour répondre à la demande et développer le programme Financial situationalways a worry-Situation financière toutjouts en tête Partnership/Membership need to be increased--Accroître les cotisations et partenariats Long-term partnerships need to be maintained created— Création/Maintien partenariat à long terme Difficult to coordinate nationally—Difficile de coordonner nationalement

28 Challenges (cont’d) BOD is a working board, requires great involvement of its members– Conseil d’administration qui gère demande une grande implication des membres Corporate/media Board members need to be recruited— Recruter des membres du Conseil dans les entreprises et medias Our visibility needs to be increased—Augmenter notre visibilité

29 Challenges (cont’d) Many documents to translate : bylaws, training agreements, educational material, etc.— Documents à traduire:statuts et règlements, entente de formations, matériel didactique More training opportunities required: we need to train more Instructors and re-connect with people who are already trained--- Plus de formations : former plus de moniteurs et reconnecter avec les moniteurs formés Find financial support for Provincial Ambassador andTraveling Trainers Programs - Trouver du financement pour les programmes d’ambassadeurs et d’équipes Sans Trace mobiles

30 Financial Report Rapport financier Sylvain Marcoux

31 Revenues, 2013-2014 Revenus 2013-2014 2014 $ 2013 $ REVENUES\ REVENUS Grants\ Subventions 16,6808,029 Subscriptions\ Cotisations 11,49910,888 Sales of material\ Ventes 6,7967,766 Donations\ Dons 8201,625 TOTAL REVENUES 35,79528,308

32 Expenses, 2013-2014 Dépenses 2013-2014 EXPENSES Sub-contracts \ Sous contrats 23,088 Write-down of inventories \ Diminution de l”inventaire 7,069 Rent \ Loyer 3,000 Cost of sales of material \ Cout du materiel vendu 2,270 Insurance \ Assurance 1,926 Telecommunications and internet \ Telecommunication et internet 1,294 Management fees \ Frais de gestion 1,200 Credit card fees and bank charges \ Frais de banque et carte de credit 675 Office supplies, stationery and others \ Fournitures de bureau 663 Travel and meetings \ Deplacement et reunions 582 Professional fees \ Frais professionnels 109 Memberships \ Cotisations 83 Total 41,959

33 Balance, 2013-2014 Solde 2013-2014 Revenues /Revenus 35,795 Expenses / Dépenses 41,959 Balance/ Revenu -perte nette -6,164

34 Balance Solde NET ASSET, AVOIR NET20142013 –Beginning of period –Début de la période7,418$27,939$ –End of period –Fin de la période1,254$7,418 $

35 Confirmation of Board members Confirmation des membres du CA Danielle Landry

36 Nominations and Elections Nominations et élections None