La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

1 www.subventionenligne.fr www.subventionenligne.fr « Le portail unique pour les demandes de subventions formulées auprès des autorités publiques grâce.

Présentations similaires


Présentation au sujet: "1 www.subventionenligne.fr www.subventionenligne.fr « Le portail unique pour les demandes de subventions formulées auprès des autorités publiques grâce."— Transcription de la présentation:

1 1 « Le portail unique pour les demandes de subventions formulées auprès des autorités publiques grâce au dossier commun de demande CERFA » Support pédagogique organismes Support de formation

2 2 Programme Présentation Introduction Principes généraux et processus Porteur de projets Inscrire un organisme porteur Gérer le dossier de lorganisme porteur Déposer un dossier

3 3 Introduction

4 4 Introduction Légende Les carrés rouges indiquent les étapes à réaliser Les carrés bleus présentent les fonctionnalités de lécran Les loupes vertes signalent une information importante Les triangles jaunes signalent un point de vigilance, une action obligatoire ou irréversible

5 5 Principes généraux et processus Présentation du dispositif Subvention en ligne

6 6 Principes généraux et processus Quest-ce que Subvention en ligne ? Cest « LE » dispositif de dématérialisation de la demande de subvention que lEtat lance en 2007 avec un déploiement qui se généralisera jusquen Il consiste en la création dun guichet unique pour les demandes de subventions effectuées par les associations (ainsi que par des opérateurs de toutes natures juridiques), auprès des services de lEtat, mais aussi des collectivités et organismes publics partenaires. Le télé service couvre les différentes étapes dune procédure de demande de subvention: Saisie, Suivi, Dépôt, Recevabilité, Instruction, Bilan. Il sappuie sur le dossier de demande de subvention défini par le CERFA n° qui concerne les demandes de subvention formulées auprès des services de lEtat et des établissements publics. Ce télé service est proposé à tous les autorités administratives visées par lordonnance du 8 décembre 2005: les administrations de l'Etat, les collectivités territoriales, les établissements publics à caractère administratif, les organismes gérant des régimes de protection sociale et les autres organismes chargés de la gestion d'un service public administratif.

7 7 Principes généraux et processus Les enjeux dune simplification LEtat, les collectivités locales, les organismes apportent un soutien financier important aux associations pour soutenir leurs projets et leur activité. Létat des lieux: Des modalités dintervention des autorités administratives : Multiples par la diversité des services compétents Multiples par le nombre élevé de dispositifs dintervention Des politiques publiques souvent menées de manière partenariale (co- financement dun même projet par plusieurs acteurs publics simultanément); pour dossiers déposés auprès des services de lEtat, plus de de demandes de financement sont formulées auprès des partenaires financiers. Un porteur de projet doit faire parvenir plusieurs exemplaires dun même dossier à chaque service quil sollicite (formulaire de demande et documents justificatifs: comptes du porteur, justification de lexistence de la personne morale, …). Un seul projet peut ainsi générer jusquà 30 jeux de photocopies sur lensemble des services financeurs. La simplification des dispositifs, des processus dinstruction aujourdhui complexes, contraignants et coûteux pour les associations et les services est lenjeu majeur du projet.

8 8 Principes généraux et processus Macro processus de fonctionnement de Subvention en ligne Le dispositif ninclue pas de dispositif dinfo centre.

9 9 Principes généraux et processus Le cycle global dune demande de subvention Porteur: Inscription de lorganisme porteur Porteur: Administration de lorganisme porteur (établissements, utilisateurs) Porteur: Saisie du dossier permanent de lorganisme porteur Porteur: Saisie dune demande de projet et dépôt du dossier Services: Vérification et instruction par les services de lÉtat concernés Services: Saisie des résultats dinstruction par les services Porteur: Rééquilibrage du budget par le porteur Porteur: Saisie du bilan du projet et fin de celui-ci Temps Subvention en ligne offre les fonctionnalités de saisie en ligne, de suivi dune demande et de co-instruction par les services publics financeurs.

10 10 Principes généraux et processus Les fonctionnalités pour les porteurs de projets La création dun guichet unique sur Internet, pour les demandes de subventions formulées auprès des pouvoirs publics: un seul lieu pour les dépôts de demandes de subvention, et la saisie du bilan du projet La création du dossier permanent de lassociation en ligne lui permettant de stocker lensemble des pièces nécessaires à linstruction des demandes, et daccéder aux informations de sa structure dont dispose ladministration (statuts, SIRENE) La sélection des aides « favorites », dans le Registre des aides, qui seront appelées lors de la constitution du plan de financement du projet Un accompagnement en ligne par les services lors de la constitution de son dossier

11 11 Principes généraux et processus Les fonctionnalités pour les services partenaires Lalimentation dun Registre des aides, pour la gestion en ligne des dispositifs daides et des appels à projets La création dun espace privé qui permet à lorganisme de déclarer les personnes habilités à assurer la gestion des dispositifs, à lancer les appels à projets et à accéder aux dossiers de demande Le suivi en ligne des projets, de leur création au bilan Laccompagnement du porteur de projet lors de la constitution de son projet (ouverture en lecture à linitiative du porteur) Lorganisation de linstruction des dossiers en ligne avec des services co-instructeurs La publication des résultats de linstruction au porteur La facilité déchanges grâce à la normalisation des données utilisées, facilitant ainsi leur intégration dans les applications de gestion déployées dans les services de lEtat et les organismes publics

12 12 Principes généraux et processus Les différents modes dutilisation de Subvention en ligne proposés aux services 1234 Généralisation Subvention en ligne Le mode qui permet dutiliser toutes les fonctionnalités de lapplication est à envisager prioritairement lors du déploiement de Subvention en ligne dans une structure. 4

13 13 Programme Présentation Introduction Principes généraux et processus Porteur de projets Inscrire un organisme porteur Gérer le dossier de lorganisme porteur Déposer un dossier

14 14 Porteur de projets Objectifs de cette formation A la fin de ce cours, vous serez capable de Vous inscrire au téléservice Subvention en ligne Procéder à ladhésion dun organisme porteur de projet Administrer cet organisme Renseigner le dossier permanent de lorganisme Compléter et déposer un dossier de demande de subvention

15 15 Inscrire un organisme porteur Créer son compte usager Référencer un organisme porteur de projets

16 16 Inscrire un organisme porteur Qui peut sinscrire ? Toutes les structures disposant dun n° SIRET « siège » sont appelées à sinscrire dans Subvention en ligne : Les organismes porteurs Les services partenaires Seules les personnes morales peuvent déposer une demande avec Subvention en ligne. Les personnes physiques (les usagers) agissent toujours pour le compte dune personne morale Une même structure peut être à la fois organisme porteur et service partenaire, par exemple les Collectivités locales La démarche dinscription étant quasiment identique pour les organismes porteurs et les services, seule linscription des organismes porteurs est détaillée dans les planches suivantes

17 17 Inscrire un organisme porteur La démarche dinscription dun organisme porteur Ladhésion des organismes porteurs au téléservice Subvention en ligne est réalisée en 4 étapes : Etape n° 1: Création dun compte usager : Au préalable linternaute créé son compte. Il devient alors « Usager » du téléservice, cest-à-dire quil dispose dune identité numérique (identifiant, mot de passe et n° dinscription) au sein du système. Lutilisateur est ainsi inscrit au sein du téléservice. Etape n° 2: Demande dadhésion de lorganisme porteur de projets au téléservice: Une fois son compte créé, lusager peut demander ladhésion dun organisme Porteur de projet au téléservice. LUsager renseigne alors des informations déclaratives sur le Porteur de projet pour lequel il demande ladhésion. Un courriel est alors envoyé à lAdministrateur local, en charge du référencement des organismes, pour linformer de la demande dadhésion. Etape n° 3: Vérification et envoi du Secret dactivation : LAdministrateur local vérifie les informations saisies lors de la demande dadhésion du Porteur de projet et envoi par courrier un Secret dactivation au Responsable légal de celui-ci. Etape n° 4: Finalisation de ladhésion de lorganisme porteur de projets au téléservice : LUsager finalise ladhésion du Porteur de projet en utilisant le Secret dactivation qui a été transmis au Représentant légal. Il devient alors lAdministrateur Porteur de lorganisme

18 18 Inscrire un organisme porteur Le processus dinscription dun usager Linscription dun citoyen à Subvention en ligne est un pré-requis à toute demande dinscription dun organisme porteur Situation initiale Le citoyen nest pas connu du téléservice. Situation finale Le citoyen est devenu « usager » connu du téléservice. Il dispose dun numéro dinscription, dun identifiant et dun mot de passe. Création dun compte usager personnel Usager de Subvention en ligne Citoyen 1 Un compte usager, cest : Un identifiant et un mot de passe servent à vous identifier. Votre identifiant est unique, quel que soit les organismes pour lesquels vous intervenez. Un numéro dinscription sert à ladministrateur dun organisme porteur pour vous attribuer des droits dans son organisme

19 19 Inscrire un organisme porteur La page daccueil de Subvention en ligne Sinscrire Sauthentifier Récupérer son mot de passe perdu Consulter le Registre des aides Pied de page Accueil ou Accueil principal conduit à cette page depuis nimporte quelle page de Subvention en ligne. Vous serez alors déconnecté. 1

20 20 Inscrire un organisme porteur Créer son compte usager (1/4) Sur la page daccueil publique du site, cliquez sur le bouton Sinscrire Lisez et acceptez la Charte dUtilisation Usager de Subvention en ligne 1 Usager 1 2 3

21 21 Inscrire un organisme porteur Créer son compte usager (2/4) Créez votre compte usager en complétant le formulaire 1 Usager La question de confiance sert au cas où vous oubliez votre mot de passe. Cest une question dont vous seul connaissez la réponse. Vous devrez la fournir pour obtenir un nouveau mot de passe 2 Le contrôle anti-robot permet d'empêcher les systèmes automatiques de création de dossiers : saisissez dans le champ prévu le mot qui apparaît dans limage 12 ! Les champs précédé dune étoile rouge sont obligatoires. Les champs sur fond de couleur ne sont pas modifiables.

22 22 Inscrire un organisme porteur Créer son compte usager (3/4) Vérifiez et confirmez les informations que vous avez saisies 1 Usager Vérifiez bien ladresse courriel : si elle est erronée, vous ne recevrez pas votre mot de passe et vous ne pourrez pas terminer votre inscription

23 23 Inscrire un organisme porteur Créer son compte usager (4/4) Un mot de passe est généré automatiquement et envoyé à ladresse courriel saisie. Lorsque vous avez reçu le mot de passe par courriel, cliquez sur le bouton Connexion 1 Usager 1 2 ! Si vous ne vous connectez pas sous 10 jours, votre demande dinscription sera annulée automatiquement.

24 24 Inscrire un organisme porteur Personnaliser son mot de passe A la première connexion, Subvention en ligne demande de changer le mot de passe 1 Usager Votre mot de passe comporte exactement 8 caractères composés dans nimporte quel ordre de : 4 lettres 2 chiffres 2 caractères accentués ou signes de ponctuation 1

25 25 Inscrire un organisme porteur Récupérer son mot de passe perdu (1/2) Faites-vous reconnaître de Subvention en ligne Il suffit de renseigner lune des trois méthodes didentification : Numéro dinscription Identifiant de connexion Nom, prénom et courriel 111

26 26 Inscrire un organisme porteur Récupérer son mot de passe perdu (2/2) Répondez à la question de confiance Un nouveau mot de passe sera généré et vous sera envoyé par courriel Lors de votre première connexion avec ce mot de passe, Subvention en ligne vous demandera de le personnaliser (idem inscription initiale) Lors de votre inscription, ne choisissez pas une question dont la réponse est facile à obtenir pour une personne qui ne vous connaît pas.

27 27 Inscrire un organisme porteur Le tableau de bord Citoyen Vous êtes authentifié dans Subvention en ligne Votre numéro dinscription est rappelé ici. Modifier ici votre courriel ou votre mot de passe Vous navez pas encore de rôle dans un organisme porteur Demandez ladhésion dun organisme porteur 1 Usager

28 28 Inscrire un organisme porteur Le processus dadhésion dun organisme porteur Organisme porteur Administration locale Usager Administrateur Local Usager Finalisation de ladhésion Transmet les informations sur lorganisme porteur Vérifie et envoie le Secret dactivation Transmet le Secret dactivation à une personne de confiance La personne de confiance choisie peut être ou non lusager qui a demandé ladhésion de lorganisme porteur. Administrateur Porteur Représentant Légal Situation initiale Lorganisme porteur nest pas inscrit au téléservice Demande ladhésion de lorganisme porteur Situation finale Lorganisme porteur est inscrit et son représentant est désigné. Ladministrateur porteur devient ainsi la personne autorisée à déclarer les établissements et attribuer des droits daccès pour le compte du porteur

29 29 Inscrire un organisme porteur Demander ladhésion dun organisme porteur Complétez le formulaire de demande dadhésion dun organisme 2 Usager Précisez le département et la commune du siège 2 Le numéro denregistrement à la Préfecture est obligatoire pour les associations Lorganisme est une personne morale. Le numéro SIRET du siège de lorganisme (14 chiffres) est indispensable à ladhésion

30 30 Inscrire un organisme porteur Ladministrateur local valide ladhésion Ladministrateur local est averti par courriel des nouveaux organismes à référencer Il vérifie les informations de lorganisme à partir des registres officiels : SIRENE, Bureau des associations, WALDEC 3 Administrateur Local 1 Ladministrateur local adresse le secret dactivation par courrier postal au représentant légal de lorganisme 1

31 31 Inscrire un organisme porteur Finaliser ladhésion dun organisme Dans le tableau de bord Citoyen, sélectionner Validation de ladhésion dun organisme Renseignez le secret dactivation et le contrôle anti-robot Puis lisez sur lécran suivant et acceptez la Charte dUtilisation Porteur de Subvention en ligne 4 Usager Le secret dactivation est à usage unique. Il a été envoyé au représentant légal de lorganisme. 1

32 32 Inscrire un organisme porteur Lorganisme est référencé Dans le tableau de bord Citoyen, lorganisme apparaît avec les droits Administrateur Porteur (P) sous Mes rôles 4 Usager 1 Lusager qui finalise ladhésion de lorganisme devient automatiquement Administrateur Porteur pour cet organisme. Il peut ensuite déclarer dautres utilisateurs et leur attribuer des droits. 1

33 33 Inscrire un organisme porteur Terminer le référencement A la première connexion, Subvention en ligne demande de terminer le référencement Administrateur Porteur (P) Certaines informations ont déjà été complétées par ladministrateur local à partir des registres officiels. 1 2 Vous pouvez consulter vos informations telles quelles apparaissent dans SIRENE et WALDEC. Pensez à les mettre à jour si elles sont erronées. 3 Pensez à compléter également les champs optionnels : il faciliteront le traitement de vos demandes par les instructeurs. 23

34 34 Inscrire un organisme porteur Le tableau de bord Porteur Accueil conduit au tableau de bord Porteur Espace conduit au tableau de bord Citoyen La barre de commandes à gauche montre toutes les actions qui sont autorisées par vos rôles Les sous-commandes permettent dactiver directement la fonction indiquée Les boutons côté droit sont des raccourcis pour afficher les listes dinformations Administrateur Porteur (P) Lorganisme est repéré par son sigle et son numéro SIRET Les commandes et les boutons affichés dépendent de vos droits pour lorganisme concerné. 11

35 35 Gérer lorganisme porteur Administrer les établissements Administrer les utilisateurs Tenir à jour le dossier permanent

36 36 Gérer lorganisme porteur Les rôles dédiés aux utilisateurs des organismes porteurs Les fonctionnalités dadministration de lorganisme porteur (rôle P) Les fonctionnalités liées à la mise à jour du dossier permanent (rôles A, T) Les fonctionnalités liées à lélaboration et le dépôt des dossiers de demande de subvention (rôles D, S) Note : tous les droits sont cumulables Administrateur Porteur (P) Responsable Administratif Porteur (A) Trésorier Porteur (T) Ce droit est attribué à lusager qui valide ladhésion de lorganisme pour le compte du représentant légal. Il permet ladministration de lorganisme porteur (administration des entités, des établissements et des utilisateurs). Il cumule tous les autres droits existants. Ce droit est destiné au secrétaire de lorganisme porteur. Il permet de déclarer et de mettre à jour les informations administratives du dossier porteur. Ce droit est destiné au trésorier de lorganisme porteur. Il permet de déclarer et de mettre à jour les informations comptables du dossier porteur. Signataire Porteur (S) Déclarant Porteur (D) Ce droit permet de créer, de renseigner et de mettre à jour toutes les données dun dossier de demande de subvention sans possibilité de le déposer. Ce droit permet de déposer un dossier de demande de subvention auprès des services référencés avec courriel (mode 3) et des services partenaires (mode 4). Ce droit représente une délégation de signature de la part du responsable légal Lecteur Porteur Ce droit donne simplement la possibilité de consulter les dossiers de demande de subvention. Cest le droit « minimal » dun utilisateur déclaré au sein dun organisme porteur.

37 37 Gérer lorganisme porteur Ladministration de lorganisme porteur Les fonctionnalités dadministration de lorganisme porteur (rôles P) Créer des établissements Permet de déclarer des délégations locales qui nont pas leur autonomie juridique et leur donner la possibilité de monter des projets dans Subvention en ligne et de préparer les dossiers de demande de subvention Attribuer des droits à dautres utilisateurs Permet de déléguer le montage dun projet au responsable du projet Permet de confier à un commissaire aux comptes la gestion des renseignements comptables de lorganisme porteur 1 Administrateur Porteur (P) Assurez-vous de lopportunité de créer dans Subvention en ligne des établissements Les droits peuvent être soit restreints à un seul établissement, soit valables pour lensemble de lorganisme porteur (siège et établissements)

38 38 Usager Organisme porteur Usager sans habilitation Administrateur Porteur Situation initiale Lorganisme porteur est référencé au téléservice Transmet son n° dinscription Délègue des niveaux dhabilitation aux usagers au nom de lorganisme porteur Situation finale Lusager est autorisé à agir pour le compte de lorganisme ou de ses établissement(s). Administrateur Porteur Déclare les établissements de lorganisme Porteur Usager habilité Gérer lorganisme porteur Le processus dadministration de lorganisme porteur Délégation des habilitations 1 Administrateur Porteur (P) 1 Votre numéro dinscription est indiqué dans le courriel de confirmation de votre inscription Vous le retrouvez également dans Changer mes coordonnées sous Mon identité du tableau de bord Citoyen 1

39 39 Gérer lorganisme porteur Ajouter un établissement (1/2) Dans le tableau de bord Porteur, sélectionnez Entités Choisissez Ajouter une entité Pour modifier un établissement cliquez sur Editer Pour le supprimer cliquez sur Retirer Administrateur Porteur (P) Vous ne pouvez pas supprimer le siège. Vous pouvez modifier ses informations dans le dossier permanent de lorganisme. 1

40 40 Gérer lorganisme porteur Ajouter un établissement (2/2) Compléter le formulaire et lenregistrer pour créer un nouvel établissement Administrateur Porteur (P) Le NIC (5 chiffres) associé au SIREN (9 chiffres) qui distingue lentité du siège est indispensable. 1

41 41 Gérer lorganisme porteur Ajouter un utilisateur (1/2) Dans le tableau de bord Porteur, sélectionnez Utilisateurs Choisissez Ajouter un utilisateur Pour modifier un utilisateur cliquez sur Editer Pour le supprimer cliquez sur Retirer Administrateur Porteur (P) Vous voyez immédiatement les droits attribués à lutilisateur et leur portée (une entité ou tout lorganisme). 11

42 42 Gérer lorganisme porteur Ajouter un utilisateur (2/2) Renseignez le numéro dinscription et cliquez sur Editer Ce nouvel utilisateur est rattaché soit au siège, soit à une des entité Les droits attribués définiront les actions autorisées Administrateur Porteur (P) Le numéro dinscription de lusager que vous voulez ajouter est indispensable. 1 2 Si lutilisateur est rattaché à une entité, seuls les droits Déclarant et Signataire sont possibles. 2

43 43 Gérer lorganisme porteur La mise à jour du dossier permanent Les fonctionnalités liées à la mise à jour du dossier permanent (rôles P, A, T) Compléter les renseignements administratifs Compléter les renseignements comptables Le dossier de lorganisme correspond à lensemble des informations structurées qui permettent de décrire un organisme porteur en tant que personne morale. Il est nécessaire de compléter ces informations en préalable au dépôt dune demande. Le dossier de lorganisme se présente sous la forme de quatre parties Vue Administrative Vue Agréments Vue Comptable Vue Suivi 2 Responsable Administratif et Trésorier (A, T)

44 44 Porteur de projets Gérer lorganisme porteur La mise à jour du dossier permanent Délégation de droits Administratif Responsable Administratif Porteur (A) Trésorier Porteur (T) Description de lorganisme Adresse de lorganisme Représentant légal etc. Bilan Compte de résultats Budget prévisionnel RIB Administrateur Porteur (P) Attribue des droits à lusager selon létablissement Ladministrateur porteur peut aussi lui- même assurer ces tâches car il cumule lensemble des droits pour lorganisme et ses établissements. Comptabilité 2 Responsable Administratif et Trésorier (A, T)

45 45 Gérer lorganisme porteur Le dossier permanent Les onglets du haut listent les 4 vues du dossier permanent Les sous-onglets listent les rubriques de la vue en cours Le corps de la page contient formulaire de la rubrique en cours Responsable Administratif ( A) 2

46 46 Gérer lorganisme porteur Vue administrative Informations didentification de lorganisme porteur Informations didentification du responsable légal Renseignements administratifs et juridiques Renseignements concernant les ressources humaines

47 47 Gérer lorganisme porteur Vue administrative: identification Complétez la fiche didentification de lorganisme Responsable Administratif ( A) Une grande partie des informations ont été complétées au moment de la validation de ladhésion par ladministrateur local 1 2 Lobjet social est celui déclaré au Registre des associations : vous ne pouvez pas le modifier dans Subvention en ligne. 21 Fiches 1-1 et 1-2

48 48 Gérer lorganisme porteur Vue administrative: représentant légal Renseignez le nom, la fonction et les coordonnées du représentant légal de lorganisme porteur 1 Responsable Administratif ( A) 2 Fiches 1-1 et Bien que cela soit recommandé, il nest pas indispensable que le représentant légal soit un utilisateur de Subvention en ligne 1

49 49 Gérer lorganisme porteur Vue administrative: adresses siège Renseignez les adresses du siège de lorganisme porteur 1 Responsable Administratif ( A) 2 2 Fiches 1-1 et Pour les coordonnées des établissements, cliquez sur le bouton Gestion des entités. 1

50 50 Gérer lorganisme porteur Vue administrative: thèmes et publics Cocher dans les listes proposées les thèmes daction de lorganisme porteur et les publics visés par les actions menées. 1 Responsable Administratif ( A) 2 2 3

51 51 Gérer lorganisme porteur Vue administrative: moyens humains Renseignez les effectifs et la masse salariale de lorganisme porteur 1 Responsable Administratif ( A) 2 2 Fiche 1-2

52 52 Gérer lorganisme porteur Vue agréments Enregistrer les agréments de lorganisme porteur

53 53 Gérer lorganisme porteur Agréments Saisissez les agréments, autorisations et habilitations dont lorganisme est titulaire Pour modifier un agrément cliquez sur Editer Pour lenlever cliquez sur Supprimer 1 Responsable Administratif ( A) 2 2 Fiche

54 54 Gérer lorganisme porteur Vue comptable Un exercice comptable par année et pour chaque année Budgets prévisionnels par année Comptes de résultat par année Bilan du Porteur par année Relevés dIdentités Bancaires (RIB)

55 55 Gérer lorganisme porteur Vue comptable : RIB Enregistrer les RIB de lorganisme porteur et de ses entités Pour enlever un RIB de la liste, cliquez sur Supprimer Trésorier (T) Fiche2

56 56 Gérer lorganisme porteur Vue comptable : Budget prévisionnel (1/2) Saisissez le budget prévisionnel pour lexercice en cours Subvention en ligne propose par défaut une vue simplifiée réduite aux têtes de chapitre Trésorier (T) Fiche2 ! Si lorganisme porteur est une collectivité territoriale qui sollicite des subventions, le budget, le bilan et le compte de résultats ne sont pas à saisir 3 La passage en mode complet est irréversible Contrôlez léquilibre de votre budget. Ce contrôle est également effectué automatiquement quand vous enregistrez votre budget. 3 1 Détails ligne 74 sert à renseigner les subventions sollicitées. 1 3

57 57 Gérer lorganisme porteur Vue comptable : Budget prévisionnel (2/2) Ajoutez les subventions sollicitées à votre budget Pour modifier une subvention cliquez sur Editer Pour lenlever cliquez sur Supprimer 2 1 Trésorier (T) Fiche2 ! Si lorganisme porteur est une collectivité territoriale qui sollicite des subventions, le budget, le bilan et le compte de résultats ne sont pas à saisir 1 Précisez sil sagit dune aide publique

58 58 Gérer lorganisme porteur Vue comptable : Bilan Saisissez le bilan approuvé du dernier exercice Subvention en ligne propose par défaut une vue simplifiée réduite aux têtes de chapitre Trésorier (T) Fiche2 ! Si lorganisme porteur est une collectivité territoriale qui sollicite des subventions, le budget, le bilan et le compte de résultats ne sont pas à saisir 1 La passage en mode complet est irréversible. 2 1 Détails ligne 74 sert à renseigner les subventions sollicitées. 1 2

59 59 Gérer lorganisme porteur Vue comptable : Compte de résultats Saisissez le compte de résultat approuvé du dernier exercice Subvention en ligne propose par défaut une vue simplifiée réduite aux têtes de chapitre Trésorier (T) Fiche2 ! Si lorganisme porteur est une collectivité territoriale qui sollicite des subventions, le budget, le bilan et le compte de résultats ne sont pas à saisir 3 1 La passage en mode complet est irréversible. 1 2 Détails ligne 74 sert à renseigner les subventions reçues. 2

60 60 Gérer lorganisme porteur Vue Suivi Indicateurs de complétude du dossier porteur Historique des éditions

61 61 Gérer lorganisme porteur Suivi Indicateur de complétude du dossier permanent de lorganisme porteur Journal de suivi des éditions du dossier permanent Responsable Administratif ( A) 2 2 Fiche Vous pouvez désactiver le dossier permanent. Vous ne pourrez plus déposer de demande de subvention. 1

62 62 Gérer lorganisme porteur Le porte-documents Enregistrer tous les documents pérennes de lorganismes Stocker les pièces justificatives à joindre aux demandes de subventions

63 63 Gérer lorganisme porteur Le porte-documents Chaque utilisateur peut ajouter des fichiers, organisés dans des répertoires Un fichier peut être supprimé par son propriétaire uniquement sil na pas été utilisé pour un projet Un répertoire peut être supprimé par son propriétaire uniquement sil est vide Utilisateurs Porteur 2 Fiche Un fichier ne peut pas être déplacé ! Une analyse préalable est nécessaire pour définir lorganisation des répertoires : pour le siège, pour les établissements, par année, etc

64 64 Gérer lorganisme porteur Le porte-documents : créer un répertoire Chaque utilisateur peut ajouter des fichiers, organisés dans des répertoires Utilisateurs Porteur 2 Fiche

65 65 Gérer lorganisme porteur Le porte-documents : ajouter un fichier Certains types de fichiers peuvent être transformés en PDF au moment de lenregistrement La nouvelle version dun fichier rend obsolète lancienne version Utilisateurs Porteur 2 Fiche Précisez le type de document ajouté : vous verrez immédiatement les types de document à joindre lors du montage dun projet. 1

66 66 Gérer lorganisme porteur Gérer ses aides Les aides disponibles sont accessibles dans le Registre des aides Pour financer un projet, les subventions sollicitées doivent être choisies parmi Mes aides favorites Chaque utilisateur dispose dune liste daides favorites différente par organisme porteur Les aides favorites dun organisme sont différentes dun utilisateur à lautre Les aides favorites dun utilisateur sont différentes dun organisme à lautre

67 67 Gérer lorganisme porteur Rechercher une aide Dans le tableau de bord Porteur, sélectionner Rechercher une aide Renseigner un ou plusieurs des 4 critères de recherche rapide Utilisateurs Porteur Les caractères ? et * sont utilisables pour remplacer respectivement un seul ou plusieurs caractères dun critère de recherche 1

68 68 Gérer lorganisme porteur Recherche avancée dune aide La grille de recherche avancée permet de rechercher Sur tous les champs de la fiche descriptive dune aide Sur la couverture géographique, les thèmes et les publics cibles de laide Sur toutes les conditions en même temps, ou sur au moins une condition Utilisateurs Porteur Les caractères ? et * sont utilisables pour remplacer respectivement un seul ou plusieurs caractères dun critère de recherche 1

69 69 Gérer lorganisme porteur Résultats de recherche La liste des résultats de recherche dune aide présente les aides qui vérifient en même temps les critères renseignés Un message derreur saffiche si aucune aide ne correspond aux critères de recherche renseignés Utilisateurs Porteur Cochez la case Favorite pour ajouter laide à votre portefeuille daides. 1 2

70 70 Gérer lorganisme porteur Consulter la fiche dune aide La fiche détaillée dune aide est consultable en choisissant le lien Voir fiche depuis la liste des résultats de recherche dune aide La fiche est également accessible depuis la liste de Mes aides favorites Utilisateurs Porteur 2

71 71 Gérer lorganisme porteur Ajouter une aide à Mes aides favorites Depuis la liste des résultats de recherche dune aide, cochez les aides à ajouter, puis cliquez sur le bouton Ajouter à mes aides favorites Utilisateurs Porteur 2

72 72 Déposer un dossier Créer un projet, compléter et déposer un dossier de demande de subvention

73 73 Déposer un dossier La démarche globale Les fonctionnalités liées à lélaboration et le dépôt des dossiers de demande de subvention (rôles P, D, S) Créer un projet (D) Compléter la demande de subvention (D) Qualification du projet: Nature du projet ; renouvellement ou non dune demande ; action pluriannuelle ou non ; territoire dintervention de laction; thèmes et publics cibles; contacts, … Sélectionner une ou plusieurs aides à partir du registre des aides Décrire le financement du projet Budget prévisionnel de laction, et son annexe lorsque le total des aides publiques demandées est supérieur euros. Joindre les justificatifs Les pièces justificatives, qui doivent être associées à laction créée lors du dépôt, sont accessibles directement via le porte-documents. Cet espace qui permet de stocker les pièces justificatives dématérialisées est accessible par tous les usagers de lorganisme. Préparer le dépôt (D) Sélectionner les services financeurs des aides associées à laction à qui lon souhaite envoyer le dossier de demandes de subvention, un RIB, le signataire qui procédera au dépôt du dossier. Déposer sa demande (S) Déposer le dossier numériquement Une attestation sur lhonneur est alors générée pour chaque financeur appelé. Le signataire récupère ces attestations et les envoie par voie électronique, ou par courrier postal, selon les indications qui lui sont précisées. Saisir le bilan de laction Saisir le bilan qualitatif et financier (D) Déposer le bilan de laction (S) Clore le projet (S) 3 Déclarant et Signataire (D, S)

74 74 Déclarant Porteur Signataire Porteur Service financeur Déposer un dossier Le processus délaboration et de dépôt Signataire Création du Projet Dépôt de la demande InstructionBilan de laction DéclarantSignataireDéclarant Crée un projet Complète le dossier de demande CERFA Recherche et sélectionne des interventions Joint au dossier les fichiers du porte-documents Dépose le dossier de demande Prépare le dépôt du dossier Saisit le bilan de laction et prépare son envoi Transmet le bilan de laction aux financeurs Déroulement de laction Instructeur Instruit le dossier et communique la décision 3 Instructeur Accompagne en ligne le montage du projet Déclarant et Signataire (D, S) Instructeur Co-instruction Instructeur

75 75 Déposer un dossier Tableau de bord des projets Depuis le tableau de bord Porteur, cliquez Tableau de bord actions Pour voir toutes les projets de lorganisme porteur Pour voir uniquement les projets dont vous êtes lauteur Cliquez sur Voir pour consulter le projet (et le modifier si vous avez les droits suffisants) Pour rechercher un projet 3 Déclarant (D) Fiche

76 76 Déposer un dossier Rechercher un projet Complétez les critères de recherche 3 Déclarant (D) Fiche

77 77 Déposer un dossier Créer un projet (1/3) Dans le tableau de bord Porteur, sélectionnez Créer un projet Complétez le formulaire 3 Déclarant (D) Fiche

78 78 Déposer un dossier Créer un projet (2/3) Complétez le formulaire de létape 2 3 Déclarant (D) Fiche Chaque financeur traite le dossier comme annuel ou pluriannuel selon ses propres critères 1 2 Projet pluriannuel Le Porteur déclare aux financeurs que son projet senvisage sur plusieurs années 2 1 Dans le cas du renouvellement dune demande, vous devez préciser le projet reconduit 1 2

79 79 Déposer un dossier Créer un projet (3/3) Dernière étape, précisez le lieu où se déroulera laction 3 Déclarant (D) Fiche Sélectionnez le niveau supérieur si plusieurs territoire de même niveau sont couverts Choisissez dabord la région, puis le département, et enfin la commune 1

80 80 Déposer un dossier Présenter laction (1/2) Onglet Description sous- onglet Présentation La présentation reprend les informations renseignées à la création 3 Déclarant (D) Fiche Le Porteur déclare que laction décrite entre dans le cadre dun projet plus large 1 1 2

81 81 Déposer un dossier Présenter laction (2/2) Onglet Description sous- onglet Présentation 3 Déclarant (D) Fiche

82 82 Déposer un dossier Contacts de laction Onglet Description sous- onglet Contacts action 3 Déclarant (D) Fiche

83 83 Déposer un dossier Thèmes et publics Onglet Description sous- onglet Thèmes et publics 3 Déclarant (D) Fiche

84 84 Déposer un dossier Territoire de laction Onglet Description sous- onglet Territoire 3 Déclarant (D) Fiche

85 85 Déposer un dossier Note dopportunité Onglet Description sous- onglet Note dopportunité Toute information complémentaire à lappui du dossier pour linstruction peut être apportée dans la note dopportunité 3 Déclarant (D) Fiche

86 86 Déposer un dossier Budget prévisionnel de laction Onglet Financement sous-onglet Budget prévisionnel Compléter le budget prévisionnel de laction Subvention en ligne propose par défaut une version simplifiée du plan de financement avec uniquement les têtes de chapitre Le mode complet est identique au plan de financement du dossier papier Le contrôle du budget prévisionnel vérifie quil est équilibré : le total des dépenses est égal au total des recettes 3 Déclarant (D) Fiche

87 87 Déposer un dossier Financer laction Onglet Financement sous-onglet Aides sélectionnées Cliquez sur Editer pour modifier laide demandée, ou sur Supprimer pour lenlever 3 Déclarant (D) Fiche I=2 indique quil y a 2 champs dinstruction à compléter E=1 indique quil y a 1 champs dévaluation à compléter 1

88 88 Déposer un dossier Sélectionner une aide Onglet Financement sous-onglet Aides sélectionnées 3 Déclarant (D) Fiche

89 89 Déposer un dossier Informations complémentaires Onglet Financement sous-onglet Informations complémentaires 3 Déclarant (D) Fiche I=2 indique quil y a 2 champs à compléter 1 1

90 90 Déposer un dossier Aide « hors Subvention en ligne » Onglet Financement sous-onglet Aides sélectionnées 3 Déclarant (D) Fiche

91 91 Déposer un dossier Annexe au plan de financement Onglet Financement sous-onglet Annexe au plan de financement 3 Déclarant (D) Fiche Le sous-onglet Annexe au plan de financement apparaît si le total des aides publiques sollicitées dépasse

92 92 Déposer un dossier Joindre les justifications Onglet Pièces jointes Les pièces à joindre sont choisies parmi les fichiers enregistrés dans le porte- documents La liste des pièces à joindre alerte pour chaque pièces de la liste si elle est absente 3 Déclarant (D) Fiche 5 1

93 93 Déposer un dossier Préparer le dépôt Onglet Dépôt sous-onglet Préparation demande 3 Déclarant (D)

94 94 Déposer un dossier Déposer la demande (1/3) Onglet Dépôt sous-onglet Envoi demande 3 Signataire (S) 1 Le sous-onglet Envoi demande apparaît quand un dossier est prêt à être déposé 1 1 2

95 95 Déposer un dossier Déposer la demande (2/3) Confirmez le dépôt 3 Signataire (S) 1

96 96 Déposer un dossier Déposer la demande (3/3) Téléchargez le dossier déposé Téléchargez lattestation sur lhonneur Téléchargez lensemble du dossier 3 Signataire (S)

97 97 Déposer un dossier Historique de laction Onglet Suivi sous-onglet Indicateur & historique 3 Déclarant (D)

98 98 Déposer un dossier Suivi de linstruction Onglet Suivi sous-onglet Suivi de linstruction Cliquez sur Détails pour consulter les détails de laide 3 Déclarant (D) 1 Linstructeur décide de vous informer ou non de lavancée de linstruction 1 1

99 99 Déposer un dossier Lire les messages du projet Onglet Suivi sous-onglet Messages relatifs au projet 3 Déclarant (D) 1 2

100 100 Déposer un dossier Sélectionner les destinataires Onglet Suivi sous-onglet Messages relatifs au projet Bouton Nouveau message Cliquez sur Choisir destinataire Ajouter des destinataires 3 Déclarant (D) Vous devez désigner un destinataire principal 1 2

101 101 Déposer un dossier Envoyer un message Onglet Suivi sous-onglet Messages relatifs au projet Bouton Nouveau message 3 Déclarant (D) 1 3 2

102 102 Fin


Télécharger ppt "1 www.subventionenligne.fr www.subventionenligne.fr « Le portail unique pour les demandes de subventions formulées auprès des autorités publiques grâce."

Présentations similaires


Annonces Google