COOPÉRER À DISTANCE : LA LISTE DE DISCUSSION Marika BERNIER Facilitatrice de groupes Imagination For People

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre PRÉAMBULE 0 Le contenu de ce cours est en licence Creative Commons by SA. 0 Paternité – Partage dans les Mêmes Conditions 3.0 France (CC BY-SA 3.0) 0 Vous pouvez partager et adapter ce cours à condition de citer la source et de le partager avec la même licence. 0 Attribution à mentionner pour réutiliser ce document : «Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Ce cours est lui-même issu en partie de contenus en licence Creative Commons by- sa cités dans la partie sources et ressources complémentaires. 0 Les licences Creative Commons constituent un ensemble de licences régissant les conditions de réutilisation et/ou de distribution d'œuvres (notamment d'œuvres multimédias diffusées sur Internet). Voici une vidéo expliquant succinctement les 6 types de licences : creative-commons_webcamlicenceshttp:// creative-commons_webcam

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Plan du cours 0 Introduction 0 1. Utiliser une liste de discussion  Principes de fonctionnement  Avantages et limites d’une liste de discussion  S’abonner/se désabonner  Créer un message  Répondre à un message  Netiquette 0 2. Configurer sa messagerie pour mieux gérer le flux  Classer les courriels  Créer des filtres

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Plan du cours (suite) 0 3. Créer une liste de discussion  Quels logiciels ?  Avant de créer une liste de discussion 0 4. Administrer et animer une liste de discussion  Administrateurs et modérateurs  Les modalités de paramétrages  Animation et facilitation  Les étapes de l’animation d’une liste  La restitution et la capitalisation  La participation  Les 3 postures dans un groupe 0 Conclusion 0 Sources et ressources complémentaires

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Introduction 0 Aujourd'hui le courriel est un incontournable dans la pratique professionnelle mais est-ce pour autant un outil bien maitrisé ? 0 Le développement du numérique induit une abondance d’informations et donc une difficulté à gérer les flux. 0 De nouvelles pratiques professionnelles se développent comme le télétravail et les outils numériques apportent de nouvelles opportunités pour le travail en réseau, à distance. 0 Le coopération consiste à faire avec les autres ce que nous ne savons pas faire seul. 0 La liste de discussion est un outil indispensable à la communication à distance dans un contexte coopératif.

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Utiliser une liste de discussion

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Principes de fonctionnement 0 Une liste de discussion est une utilisation spécifique du courrier électronique qui permet le publipostage d'informations aux utilisateurs qui y sont inscrits. 0 Ne pas confondre liste de discussion et liste de diffusion. 0 Dans la liste de diffusion, le responsable communique vers les membres. C’est une communication à sens unique et sans possibilités d’échanges entre les membres. On parlera plus classiquement de Newsletter. 0 Une liste de discussion permet l’échange entre tous les membres de la liste. 0 A la création de la liste de discussion, une adresse mail générale est créée pour le réseau. Ex : Ce qui évite d’avoir à gérer, ni même connaitre l’ensemble des adresses mails des membres du

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Avantages et limites d’une liste de discussion 0 Avantages :  Chaque membre gère lui-même son abonnement/désabonnement. Ceci permet : De ne pas avoir à communiquer son adresse mail personnelle à l’ensemble des membres (sauf paramétrage contraire) De ne pas dépendre des autres pour qu’ils acceptent (ou pas) de vous enlever (ajouter) de leur groupe.  Chaque membre utilise son propre logiciel de messagerie, pas besoin de se rendre sur un site (comme pour les forums) ou un service externe nécessitant parfois la création d’un compte. Le message vient à vous.  Une fois que l’on est inscrit, l’envoi du message à l’ensemble des membres se fait à une adresse unique.

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Avantages et limites d’une liste de discussion 0 Limites :  Lorsque le message est envoyé, il est envoyé vers tous les membres. Plus moyen de l’effacer ou de le récupérer.  On peut vite se retrouver débordé par les nombreux mails échangés sur la liste de discussion (surtout si le réseau est grand et animé !).  Ceci peut être toutefois levé facilement si des règles de fonctionnement sont discutées dans le réseau (et encore mieux si vous configurez votre messagerie).

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre S'abonner/Se désabonner 0 Suivant le service utilisé, vous pouvez vous abonner/désabonner à une liste :  Via une interface web  Via une adresse spécifique.  Pour faciliter cette procédure, il est possible d’ajouter des boutons visibles (sur l’interface web) pour s’inscrire ou résilier son abonnement de façon autonome.

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre S'abonner/Se désabonner Exemple d’abonnement/désabonnement sur le groupe Anim-fr :

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Créer un message 0 Ecrire au groupe  Il suffit d'envoyer un message à l’adresse générale (nom-de-la-  Il est préférable d’enregistrer l'adresse dans ses contacts pour l’envoi de nouveaux messages.  Tous les inscrits à la liste reçoivent le message et peuvent y répondre. 0 Écrivez un objet de message clair  ex: Cours master TIL – demande de renseignements. 0 Eviter de mettre en copie d’autres destinataires qui ne sont pas abonnés ou d’autres listes, cela pourrait bloquer automatiquement votre message.

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Répondre à un message 0 Si vous répondez, soyez sûr que tout le monde est concerné. Si ce n'est pas le cas, envoyez votre message directement à la bonne personne. 0 Evitez d'envoyer un message pour uniquement "remercier Didier" à 20 personnes (ou plus) sur une liste... 0 Prenez le temps de répondre ; répondre de manière épidermique par courriel peut-être source de conflits et peut s'avérer destructeur pour le groupe. 0 3 règles simples à poser à tous les abonnés dès le départ  soyez court : un mail égal au plus un écran (sauf pour les synthèses...)  soyez constructif : personne n'a toutes les solutions, chaque contribution enrichie le débat et peut apporter de nouvelles idées ;  osez contribuer : il n'y a pas d'idées inutiles 0 Un peu d'humour avec "Adoptons l’ attitude" :

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Netiquette 0 La nétiquette (contraction des mots « Net » et « éthique ») représente l'ensemble des règles de civilité et de bonne conduite sur internet afin de respecter les autres et d'être respecté.nétiquette 0 de-la-messagerie de-la-messagerie botanica.org/page:informations_sur_les_projets#infoprojets_regles_listes Une version allégée. botanica.org/page:informations_sur_les_projets#infoprojets_regles_listes

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Netiquette 0 Dès que dans une chaine de messages, le sujet change, modifiez le titre en conséquence. 0 Voici quelques procédures expliquant comment modifier l'objet d'un courriel reçu :  Pour gmail :  Outlook : texte-d-un-messag -recu-avec-outlook http:// texte-d-un-messag -recu-avec-outlook

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Configurer sa messagerie pour mieux gérer le flux

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Classer les courriels Le classement automatique de ces courriels est un élément de réponse aux grandes quantités de messages que l'on reçoit quotidiennement. C'est une petite stratégie toute simple pour aborder l'hydre de l'infobésité.infobésité Démarche pour classer son courrier électronique 0 Si vous recevez de nombreux messages provenant d'un correspondant, d'une liste de discussion, rangez-les automatiquement dans un dossier que vous allez créer et qui portera son nom. La démarche à suivre :  Nouveau dossier  Sélectionner message  Créer un filtre à partir du message.  Déplacer le message vers..

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Créer des filtres 0 Démarche pour ajouter des filtres selon le type de messagerie :  Orange/Wanadoo : vos-messages-avec-la-messagerie-orange-1198.phphttp://assistance.orange.fr/trier-automatiquement- vos-messages-avec-la-messagerie-orange-1198.php  Gmail :  La Poste : net.htmhttp:// net.htm  Yahoo : content&id=SLN content&id=SLN3225  Outlook : outlook.htmhttp:// outlook.htm  Thunderbird : thunderbird.htmhttp:// thunderbird.htm

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Créer des filtres 0 Attention : si l'on choisi de ne pas afficher ses courriels dans sa boite de réception et de les classer directement dans un dossier, on peut avoir tendance à oublier de consulter ces courriels. 0 L’usage de filtres demande donc de nouveaux réflexes.

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Créer une liste de discussion

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Quels logiciels ? 0 Les listes de discussion sont gérées par un logiciel spécifique installé sur un serveur. La plupart des hébergements web en proposent. 0 Il est également possible de faire appel à des hébergeurs de liste gratuits comme :  Yahoo Groups :  Google groupe : 0 Liste de services gratuits ou payants de création de liste de discussion / diffusion: 0 Voir les retours d’usages de communautés de pratique via des forums afin de faire les bons choix.

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Avant de créer une liste de discussion 0 La création d’une liste implique de définir :  Les objectifs visés  Le public cible 0 Elle sera gérée et animée différemment selon ses objectifs (taille du groupe, échanges informels ou objectifs précis…). 0 Ce qui implique des choix techniques à opérer notamment dans la configuration de base des paramétrages de la liste.

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Administrer et animer une liste de discussion

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Administrateurs et modérateurs 0 Il existe des droits d’administrations plus ou moins larges selon les logiciels de création de liste :  Les Administrateurs de listes disposent d'un contrôle total sur tous les paramètres de la liste. Ils peuvent modifier toute variable de liste configurable à travers des pages web d'administration (accessibles avec un mot de passe).  Exemples de variables : liste publique ou privée, création d’archives, message automatique de bienvenue et de résiliation…  Les Modérateurs de listes peuvent approuver ou rejeter des messages, gérer les problèmes d’abonnement… 0 Le plus souvent c’est l’animateur qui assure ce rôle. 0 Conseil : il vaut mieux être plusieurs à gérer une liste. 0 Il est possible au sein d’un même équipe d’accorder différents droits (administrateurs et modérateurs).

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Les modalités de paramétrages 0 Exemples :  Prévoir un message automatique de bienvenue et de résiliation à destination des abonnés  Opter pour une liste publique ou privée  Opter pour une modération de la liste (tous les messages envoyés sont filtrés et exigent une validation avant d’être envoyés sur la liste).  Visibilité de la liste des abonnés  Visibilité de l’expéditeur (permettant de lui envoyer un message en dehors de la liste)  Opter pour une création d’archives (publiques ou privées) 0 Un exemple de tutoriel sur les configurations de base d’une liste avec le logiciel Mailman : 0 mailman/ mailman/

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Animation et facilitation 0 L’animateur aura pour mission de créer des relations basées sur la confiance et le respect mutuel, et s'efforcer de développer un environnement de travail positif et efficace. 0 Différents rôles et responsabilités :  Accueillir les nouveaux contributeurs  Faciliter les échanges, la liberté de parole et le partage de ressources  Planifier les prochaines étapes, prochaines rencontres ou activités  Résoudre les problèmes et gérer les conflits 0 Une posture proactive est essentielle au départ. 0 Il est plus confortable d’avoir plusieurs personnes à l’animation.

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Les étapes de l’animation d’une liste 0 Etape 1 : lancer les présentions et inviter membres à contribuer pour la 1ère fois 0 Ce guide "4 étapes pour mettre en place ou développer son groupe" peut vous donner quelques exemples et modèles de mail et des trucs et astuces :  Lancez les présentations pour favoriser la participation : VDTjvNZ5g4qR2r6pA/edit#heading=h.quf6u64g8m7i VDTjvNZ5g4qR2r6pA/edit#heading=h.quf6u64g8m7i

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Les étapes de l’animation d’une liste 0 Etape 2 : Comment animer les échanges ? 0 Répondre aux questions et interrogations sur la liste 0 Accueillir continuellement les nouveaux et les inviter à se présenter 0 Rappeler les règles de contribution si besoin 0 Lancer des sujets de discussion (ou relancer les échanges) 0 Encourager les interventions des abonnés sur la liste ou par un mail individuel 0 Faire des comptes rendus ou des synthèses des échanges. 0 Relancer les prochaines étapes/rencontres

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre La restitution et la capitalisation 0 Trois niveaux de synthèse :  Niveau 1 - collecte des messages. Redonne la totalité des échanges sur un sujet (pas de traitement autre que de rassembler tous les messages dans l'ordre et de faire un nettoyage de forme).  Niveau 2 - collecte et mise en forme. Synthèse intermédiaire avec un peu de mise en forme.  Niveau 3 - Synthèse enrichie (avec additions et contrôles des références) 0 Utilisation des listes à Tela Botanica : tic.eu/francais/wakka.php?wiki=UtilisationDesListesATelaBotanicahttp://ebook.coop- tic.eu/francais/wakka.php?wiki=UtilisationDesListesATelaBotanica 0 Il est important de garder des traces synthétiques des échanges ayant eu lieu sur la liste et ce, sur le site Internet du réseau ou sur un espace collaboratif Wiki ( par exemple. Cela facilitera l’intégration de nouveaux membres.

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre La participation 0 Les questions à se poser sur la participation :  Pourquoi voulons-nous que les personnes participent ? Quelle finalité ?  Quels types de participation sont attendus ? Quelle place laissons nous aux autres pour agir ?  Quels sont les obstacles à la participation et que devons-nous faire ? 0 Piloter en attention plutôt qu'en intention :  Gérer un projet "en intention" : l’animateur prévoit dès le début les objectifs, le déroulement du projet, le calendrier, le budget...  Gérer un projet "en attention" : l'animateur crée des situations coopératives, est ensuite à l’affût et réactif

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Les 3 postures dans un groupe

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Les 3 postures dans un groupe 0 Dès qu'un groupe dépasse le nombre d'une douzaine de membres, chaque personne prend une posture proactive, réactive, d'observateur et peut en changer en fonction d'un certain nombre de critères. 0 On observe de façon assez contre-intuitive que le pourcentage d'actifs reste remarquablement constant. 0 C’est le principe du : Les proactifs sont entre un et quelques pour cent et les réactifs entre dix et quelques dizaines de pour cent.

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Conclusion 0 Pourquoi choisir une liste de discussion plutôt qu’un groupe Facebook pour discuter ?  Accessible au plus grand nombre : tout le monde a une adresse de courriel, ce qui n’est pas le cas des comptes Facebook, twitter, LinkedIn…  Il s’agit d’un outil push (le message arrive dans la messagerie de l’abonné ; ce n’est pas l’abonné qui va le chercher – outil pull)  Ne nécessite pas une connaissance et une maitrise trop importante des outils numériques. 0 Au-delà de l’utilisation et de l’animation d’une liste de discussion, 3 facteurs sont indispensables à la réussite d’un groupe collaboratif, d’un travail en réseau :  organisez des réunions régulièrement en présentiel ou à distance pour booster les réactifs ;  favorisez les discussions en continu (à distance) entre les réunions pour inclure l’ensemble du groupe ;  Échangez et capitalisez toutes les informations sur un espace commun.

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Sources et ressources complémentaires

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Sources et ressources complémentaires 0 Sources (contenus dont sont issues certaines parties du cours) : 0 Contenus de formation – « Les listes de discussion, de diffusion, forum » - Outils-Réseaux« Les listes de discussion, de diffusion, forum » 0 « Utiliser la messagerie pour coopérer » - formation Animacoop Brest, Animer un projet collaboratif | Brest - Printemps Auteur : "Animacoopiens Session 14 ». « Utiliser la messagerie pour coopérer 0 Visioconférence [Atelier CoOL] : utiliser, animer et gérer une liste de discussion et prise de notes collectives du – Groupe Anim-fr. Visioconférence [Atelier CoOL] : utiliser, animer et gérer une liste de discussionprise de notes collectives

«Coopérer à distance : la liste de discussion» - Marika Bernier – version 2.0 du 10 septembre Sources et ressources complémentaires 0 Ressources complémentaires : 0 E-book « Faire ensemble ! Manuel à l'usage des animateurs de réseaux collaboratifs » - Cooptic Faire ensemble ! Manuel à l'usage des animateurs de réseaux collaboratifs En particulier les fiches :  Utilisation des listes à Tela Botanica Utilisation des listes à Tela Botanica  Trucs et astuces pour démarrer un réseau coopératif Trucs et astuces pour démarrer un réseau coopératif  La taille des groupes et les rôles des membres La taille des groupes et les rôles des membres 0 Guide « 4 étapes pour mettre en place ou développer son groupe » - Marika Bernier et Jean-Michel Cornu, Imagination for People - Version 1.0 du 9 septembre étapes pour mettre en place ou développer son groupe 0 Guide « 9 clés pour animer un (grand) groupe avec 2 heures par semaine » - Jean-Michel Cornu - Imagination for People - version /4/2015.« 9 clés pour animer un (grand) groupe avec 2 heures par semaine