Village des Collectivités Vendredi 6 novembre 2015 La télétransmission des flux comptables en Trésorerie

L’ordre du jour de cette matinée Etat de la dématérialisation comptable dans le département, objectifs et rappel du périmètre complet de la dématérialisation de la chaine financière et comptable Témoignage de la commune d’Orgères Démonstration de signature électronique d’un bordereau comptable La nécessaire gestion des pièces justificatives dématérialisées L’archivage automatique des bordereaux comptables Les outils d’aide : tutoriels vidéos et documents PDF Comment activer le service et/ou se former ? Les prochains travaux en commun  Le paiement par internet (TIPI)  La carte achat  (La facture électronique) 2

M. Sébastien CORPEL, Chargé de mission DCL, PES V2 et Dématérialisation DRFiP de Bretagne et du département d'Ille-et-Vilaine Etat de la dématérialisation comptable dans le département, objectifs et rappel du périmètre complet

Questions ?

Monsieur Le Maire Madame Sabine LE CHABLE, Directeur Générale adjointe Témoignage de la commune d’Orgères

Témoignage Depuis quand votre commune réalise-t-elle la télétransmission des flux comptables ? Comment s'est déroulé le projet ? Comment êtes-vous organisés autour cette télétransmission ?  Pouvez-nous nous décrire le processus complet depuis l'arrivée des pièces en mairie ?  Nommez-vous les pièces ? Qui télétransmet ? Qui dispose d'un certificat ? Les certificats sont-ils installés sur d'autres postes qu'en mairie ? Quel outil de signature ? Validation papier du bordereau au préalable ? Scan des pièces ? Visa électronique des pièces ? Cette démarche a-t-elle beaucoup impacté vos procédures en interne ? M. LE MAIRE, pouvez-vous nous faire un retour concernant votre usage de la signature électronique ? Selon vous, quels sont les freins à lever pour une commune pour passer à la télétransmission ? Au final, quels sont les gains en commune liés à la télétransmission ? 6

Questions ?

Mégalis Bretagne La signature électronique

La signature électronique : une étape relativement simple à mettre en œuvre Une dimension organisationnelle peu importante Le choix de l’outil :  Parapheur électronique  Outil transverse proposé par Mégalis et des prestataires privés  Usages variés nécessitant une étude au cas par cas pour chaque collectivité  Tiers de télétransmission  Xémélios Le certificat de signature  Certificat RGS**  Ou certificat logiciel de la DGFIP Un accompagnement nécessaire de la/du signataire en amont  Le premier test de signature est réalisé avec l’assistance Mégalis 9

Un outil de signature : le tiers de télétransmission 10

Un outil de signature : le parapheur électronique 11

Thomas DUBOIS, chargé de mission promotion des services numériques Mégalis Bretagne Démonstration d’une signature électronique sur le tiers de télétransmission

Questions ?

Mégalis Bretagne L’organisation autour de la gestion des pièces justificatives

15 La numérisation de la pièce ou pas ? Le nommage ? Le classement en interne ? Les outils pour gérer les pièces dématérialisées ? La validation papier ou électronique ? Les réflexions à mener portent sur : La gestion des pièces justificatives dématérialisées : une réflexion organisationnelle

Zoom sur un point important : le visa des pièces justificatives Scénario 1 : le visa des pièces reste en mode papier  Les impacts en terme d’organisation sont moins importants  Peu de changement des pratiques de travail  Pas de dématérialisation dès l’entrée de la pièce dans la collectivité  Pas de gain dans le délai pour le visa des pièces  Le service comptabilité scanne toutes les pièces visées papiers avant télétransmission du bordereau dématérialisé La dématérialisation du processus ne s’applique alors que « en fin de chaine » pour l’envoi dématérialisé du bordereau signé électroniquement 16

Zoom sur un point important : le visa des pièces justificatives Scénario 2 : le visa des pièces passe en mode électronique  Les impacts en terme d’organisation sont importants  Changement des pratiques de travail pour tous les services amenés à gérer des pièces justificatives  Un objectif : un délai plus court pour le visa des pièces, notamment auprès de services externes (bibliothèques, cantine, services techniques…)  Les pièces sont scannées dès leur arrivée dans la collectivité, à l’accueil, puis envoyées par voie électronique (parapheur ?) pour visa La dématérialisation du processus est alors totale : d’un bout à l’autre de la chaine (cf exemple d’Orgères) 17

Mégalis Bretagne L’archivage automatique des bordereaux comptables

L’archivage des flux comptables sera automatique pour les collectivités qui passent par le tiers de télétransmission Mégalis Depuis juin 2015, le Syndicat mixte paramètre de manière automatique toutes les communes et CCAS utilisant le tiers de télétransmission Mégalis (Actes et/ou PES) Les flux comptables seront ainsi automatiquement archivés selon un profil d’archive défini conjointement par les 4 archives départementales de Bretagne Chaque collectivité sera prévenue et une démonstration du service sera proposée, une fois les mises en production réalisées 19

Questions ?

Mégalis Bretagne Les outils d’aide : tutoriels vidéos et documents PDF

Les outils d’aide 22 Des tutoriels vidéos sont disponibles depuis la page d’accueil du site web de Mégalis

Les outils d’aide 23 La version PDF du tutoriel est, elle, disponible juste en dessous de la vidéo

Mégalis Bretagne Comment activer le service et/ou se former ?

Comment activer le service ou se former ? Activer le service  Renvoyer la convention Mégalis (service sans facturation aux communes ou CCAS : pris en charge par la contribution des EPCI au bouquet de services numériques)  Faire l’acquisition d’un certificat électronique  Renvoyer la fiche navette Hélios complétée à : Se former  Prendre contact avec l’un des deux chargés de mission pour organiser des formations sur son territoire (communes + EPCI) ou en individuel à distance  Contacts en fin de présentation 25

Mme Cécile Thibaud, correspondante moyens modernes de paiement – Rôles ORMC Mégalis Bretagne Les prochains travaux communs : la facture électronique et la monétique

Documentation suite à la réunion L’ensemble des documents suivants vous sera adressé par mail suite à cette réunion :  Support de présentation de la réunion Mégalis + DDFIP / DRFIP  Support de présentation de la commune témoin  Fiche navette Hélios  Lien vers les tutoriels vidéos et leurs versions PDF  Documentation DDFIP / DRFIP 27

Pour être recontacté suite à cette réunion 28 Cellule assistance utilisateurs Mégalis Bretagne Mathilde Maglia Chargée de mission Mission Conseil, Promotion et Accompagnement Thomas Dubois Chargé de mission Mission Conseil, Promotion et Accompagnement Pour toutes vos demandes techniques ou d’assistance Pour toute question liée à la formation ou à l’accompagnement sur les services Pour toute question liée à la formation ou à l’accompagnement sur les services

Fin de la réunion Merci de votre attention et bonne fin de journée 29