Des solutions logistiques durables M ETTRE EN PLACE LE COVOITURAGE En 7 étapes

Des solutions logistiques durables 2 2 Projet RSE ID Logistics: une solution dédiée de covoiturage Opportunité de réaliser un projet dans le cadre du programme Développement Durable Opportunité pour améliorer les conditions de travail des salariés et la culture d’entreprise

Des solutions logistiques durables Je veux mettre en place le covoiturage sur mon site … 3

Des solutions logistiques durables 1 4 Le tableau suivant vous permettra de vous aider à juger de l’intérêt du covoiturage sur votre site suivant certains critères. Si vous avez : < 10 < 10 : le covoiturage n’est pas utile sur votre site, mais vous pouvez sensibiliser vos collaborateurs avec les outils de communication mis à disposition Entre 10 et 20 Entre 10 et 20 : le covoiturage est pertinent, vous pouvez y réfléchir > 20 > 20 : le covoiturage est fait pour vous 1. Mon site fait : - Moins de 30 salariés1 - entre 30 et 70 salariés3 - et au-delà6 2. Accessibilité du site : - Transport en commun1 - Pas de transport en commun3 3. Mes salariés habitent en général à : - Moins de 10 km et 20 km2 - Plus de 20 km4 4. Je suis personnellement sensible au covoiturage1 Si non0 5. Mon client est : - intéressé par la démarche (Voir avec votre contract)4 - sensible au DD 2 - Cela ne l'intéresse pas0 6. Mon site est situé dans un bassin d'emplois (zone logistique) : - Non1 - Oui3 7. La mairie / collectivité locale / entreprise environnantes sont moteurs1 si non0 8. Mes employés sont sensibilisés2 Si non 0 9. J'ai besoin d'un projet communautaire sur le site2 Si non0 10. Réponse à une question posée par les partenaires sociaux (augmentation / déménagement, Etc…)4 Si non2 1. Mon site fait : - Moins de 30 salariés1 - entre 30 et 70 salariés3 - et au-delà6 2. Accessibilité du site : - Transport en commun1 - Pas de transport en commun3 3. Mes salariés habitent en général à : - Moins de 10 km et 20 km2 - Plus de 20 km4 4. Je suis personnellement sensible au covoiturage1 Si non0 5. Mon client est : - intéressé par la démarche (Voir avec votre contract)4 - sensible au DD 2 - Cela ne l'intéresse pas0 6. Mon site est situé dans un bassin d'emplois (zone logistique) : - Non1 - Oui3 7. La mairie / collectivité locale / entreprise environnantes sont moteurs1 si non0 8. Mes employés sont sensibilisés2 Si non 0 9. J'ai besoin d'un projet communautaire sur le site2 Si non0 10. Réponse à une question posée par les partenaires sociaux (augmentation / déménagement, Etc…)4 Si non2

Des solutions logistiques durables Référent national Référent régional : DRH régional Référent local (par entrepôt) Vous devez avoir un référent local sur votre site : Ce peut être : - vous - l’assistante de direction - le responsable d’exploitation - un chef d’équipe volontaire … Son rôle : - faire vivre le projet à travers une bonne communication - informer et guider les collaborateurs (inscription, conditions, litiges…) - gérer la « garantie retour » en cas de problème Vous devez ensuite prévenir : - Le référent national : Denise KAUFMAN. - Le référent régional : le DRH régional 2 5

Des solutions logistiques durables Présentation de Comuto: La société COMUTO est l’éditeur du site de covoiturage grand public, Covoiturage.fr, qui rassemble plus de membres. COMUTO équipe aussi les entreprises, collectivités, campus et événements souhaitant déployer un service de covoiturage pour leurs employés, clients ou visiteurs. Contact : Mlle Natache COMAR Contact : Mlle Natache COMAR Renseignements à fournir: - Nom de l’entrepôt, adresse et coordonnées GPS (disponibles ici)ici pour les ajouter au site id-logistics.covoiturage.fr -Effectif moyen (CDI + intérimaires) - date de démarrage souhaitée Renseignements à fournir: - Nom de l’entrepôt, adresse et coordonnées GPS (disponibles ici)ici pour les ajouter au site id-logistics.covoiturage.fr -Effectif moyen (CDI + intérimaires) - date de démarrage souhaitée Coût : 2€ par personne potentielle dans l’entrepôt (cela comprend le nombre de CDI et le nombre d’intérimaires moyen). Coût : 2€ par personne potentielle dans l’entrepôt (cela comprend le nombre de CDI et le nombre d’intérimaires moyen). 3 6

Des solutions logistiques durables Il faudra déterminer avec COMUTO le jour et l’horaire adéquats (où le plus de collaborateurs pourront venir). Vous et/ou le référent local devrez être disponibles afin d’attirer les collaborateurs sur le stand et être formé. Objectifs : Former le référent local à l’outils internet présenter le covoiturage aux collaborateurs rassurer sur les éventuels freins au covoiturage motiver les collaborateurs aider à l’inscription Moyens : COMUTO viendra animer un stand. Ils auront besoin : d’au moins un ordinateur connecté à internet de dépliants 3 volets et de cartes covoiturage imprimés Coût : 600€ la journée de sensibilisation 4 Cette journée n’est pas obligatoire, mais elle est vivement recommandée pour la réussite du covoiturage. 7

Des solutions logistiques durables Ces mesures d’accompagnement doivent être mises en place pour améliorer la performance et la qualité de service du site de covoiturage Liste des mesures possibles disponibles sur l’intranet 5 8

Des solutions logistiques durables Je lance la communication La communication est un élément clé pour inciter les collaborateurs au covoiturage. Une communication régulière a un effet positif sur le taux d’usagers. Documents disponibles sur l’intranet : - Affiches A3 -Dépliant 3 volets -Carte de covoiturage - PPT de présentation (pour réunion) -PTT de communication (pour diffusion) Les documents papier sont à imprimer par vos soins. Documents disponibles sur l’intranet : - Affiches A3 -Dépliant 3 volets -Carte de covoiturage - PPT de présentation (pour réunion) -PTT de communication (pour diffusion) Les documents papier sont à imprimer par vos soins. Un plan de communication est également disponible pour vous guider dans la mise en œuvre de la communication sur l’entrepôt. N’oubliez pas de prévenir les agences d’intérim avec qui vous travaillez pour qu’elles puissent mettre en avant la plate- forme de covoiturage auprès des intérimaires. 6 9

Des solutions logistiques durables Ce projet vous permet de valider deux actions de la boite à outils développement durable d’ID. Vous pouvez demander à Comuto certaines données concernant le site : - Statistiques d’inscriptions - Statistiques de membres actifs - Statistiques des trajets Une enquête de satisfaction sera réalisée par Comuto à la fin de la première année, permettant de rendre compte du covoiturage réel, de la diminution des émissions de CO

Des solutions logistiques durables 11 1.A qui s’adresse le site id-logistics.covoiturage.fr 2.Quelles sont mes responsabilités ? 3.Dois-je intervenir dans les échanges financiers ? 4.Pourquoi et comment inciter les salariés à participer au covoiturage ? 5.Qu’est-ce que la garantie-retour ? 6.Que faire si un conducteur/passager n’est pas fiable ou en cas de conflit ?

Des solutions logistiques durables A qui s’adresse le site id-logistics.covoiturage.fr Le site internet id-logistics.covoiturage.fr s’adresse à toute personne travaillant pour ID Logistics, salariés comme intérimaires. Pour pouvoir en bénéficier, l’entrepôt / le siège doit être référencé sur le site internet après décision du responsable de site. Les personnes inscrites auront plusieurs choix : Etre conducteur et proposer un trajet ; être passager et rechercher un trajet Faire du covoiturage seulement avec les autres salariés d’ID Logistics (grâce à un logo qui permettra de reconnaitre les membres faisant parti de l’entreprise) Faire du covoiturage avec toute autre personne inscrite sur le site national covoiturage.fr 2. Quelles sont vos responsabilités ? Le service proposé sur le Site permet de mettre en relation des personnes physiques souhaitant effectuer un trajet domicile/travail dans une voiture commune. Vous n’êtes en aucune manière responsable du trajet ni des conditions de partage du trajet conclues entre Membres, le service se limite à une mise en relation entre les salariés qui se seront inscrits sur le site. En cas d’accident lors d’un trajet de covoiturage, l’assurance du conducteur sera sollicitée pour l’indemnisation des passagers.

Des solutions logistiques durables 3. Doit-on intervenir dans les échanges financiers ? Vous ne devez pas intervenir dans les montants les trajets: Le covoiturage repose sur un partage des frais ou l'alternance de l'utilisation d'un véhicule. C’est un arrangement conclu directement entre les covoitureurs dans lequel l’entreprise n'intervient pas Le site propose automatique des tarifs indicatifs lors d’un dépôt de trajet par un conducteur, mais le prix reste avant tout déterminé par les parties- prenantes au covoiturage. En cas d’aide financière : Vous pouvez instaurer une aide financière afin de faciliter la mise en place du covoiturage. Dans ce cas, vous devez définir dans quelles conditions et sur quelles bases seront calculées ces aides. Attention : vous devez nécessairement déterminer avec précision les personnes qui covoiturent. Pour cela, un contrôle de visu doit être mise en place à l’entrée de votre entrepôt pour éviter toute fraude Pourquoi et comment inciter les salariés à participer au covoiturage ? Pour permettre le maximum d’appariements possibles, il est nécessaire d’avoir beaucoup d’offres de trajets et de demandes. Une bonne communication permet de sensibiliser et de motiver les salariés à s’inscrire sur le site. Plus il y aura d’inscrits, plus les chances de trouver un trajet permettant le covoiturage augmente. C’est pourquoi divers documents sont disponibles sur l’intranet ID Logistics pour vous aider sur la communication et les mesures incitatives.

Des solutions logistiques durables 14 Qu’est-ce que la garantie-retour ? La peur d´être bloqué au travail ou de ne pas pouvoir y aller à cause d’un évènement inattendu est un frein majeur à l´adoption du covoiturage, aussi bien pour les salariés que pour l’employeur. C’est pourquoi ID Logistics à mis en place un système de garantie-retour avec Comuto : si un salarié rencontre un problème suite à l’annulation de son trajet de covoiture : 1. Il doit appeler la plateforme dédiée, dont il trouvera le numéro sur ce site internet ou sur la carte qu’on lui aura donné au moment du lancement. Une personne, dans ce cas, essayera de lui trouver : - un autre trajet de covoiturage - une solution de transport en commun. 2. Si la plateforme ne trouve pas de solution, elle donnera le nom du référent covoiturage dans l’entrepôt ainsi que son numéro de téléphone pour que le salarié prenne contact avec lui. 3. Le référent covoiturage devra alors essayer de trouver une solution sur place pour le salarié, en cherchant un collègue/collaborateur qui pourrait le ramener. 4. Dans le cas extrême où personne ne serait disponible, l’entreprise peut prendre à sa charge le retour en taxi. C’est à vous de définir les conditions de mise en œuvre de cette solution (par exemple : pas plus de 4 taxi / an / personne ; prise en charge de seulement la moitié du trajet en taxi, etc…). Il est important que vous communiquiez à vos salariés sur ce point pour qu’ils connaissent la procédure et se sentent plus en confiance vis-à-vis du covoiturage.

Des solutions logistiques durables 15 Que faire si un conducteur/passager n’est pas fiable ou en cas de conflit ? Si certains salariés viennent vers vous ou vers le référent covoiturage pour se plaindre de certains covoitureurs : Invitez-les à donner leur avis sur cette personne sur le site internet id-logistics.covoiturage.fr. En effet, toute personne inscrite peut laisser un commentaire sur les personnes avec qui il covoiture via son profil. Cela permettra aux autres inscrits de savoir que tel ou tel covoitureur n’est pas fiable et pourquoi. Conseillez-leur de contacter COMUTO via le formulaire sur le site internet. Vous n’êtes pas obliger de gérer les conflits en interne, COMUTO s’occupera de contacter les deux personnes pour connaitre les circonstances et trouver une solution.

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