Réunions départementales MARS/AVRIL 2016 Académie de Clermont-Fd

 Une démarche de contrôle interne chez l’ordonnateur à déployer en EPLE  Une mallette de maitrise des risques comptables et financiers mise à disposition des établissements Un témoignage Chef d’établissement/gestionnaire Un plan de déploiement académique  Une évolution forte de la fonction à court et moyen termes  Télépaiement  Développement de la facturation électronique  Nouveaux systèmes d’informations financières  Un premier bilan de l’utilisation de l’application Dém’act

 Décret du 28/06/2011 prévoit dans les administrations publiques la mise en œuvre d’un contrôle interne, d’un audit interne et d’un plan d’action  Décret du 7/11/2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique décrit 2 types de contrôle interne:  Le contrôle interne budgétaire a pour objet de maîtriser les risques afférents à la poursuite des objectifs de qualité de la comptabilité budgétaire et de soutenabilité de la programmation et de son exécution.  Le contrôle interne comptable a pour objet la maîtrise des risques afférents à la poursuite des objectifs de qualité des comptes, depuis le fait générateur d’une opération jusqu’à son dénouement comptable ( de l’ordonnateur au comptable).  Circulaire MEN du 14/10/2013 prévoit dans son axe III le développement et l’approfondissement du contrôle interne en EPLE en s’appuyant dès à présent sur l’outil d’aide au diagnostic (ODICé ordonnateur et comptable)  Instruction codificatrice M9.6, § 3133) Instruction codificatrice M9.6, § 3133)  Une obligation réglementaire mais aussi une nécessité professionnelle

 Une démarche de contrôle interne doit être avant tout comprise par l’ensemble des acteurs pour être bien acceptée:  C’ est une démarche rassurante pour les acteurs concernés: ce n’est pas un moyen de contrôle de l’action de l’ordonnateur ou du comptable mais un moyen de maitriser l’activité ( c’est se doter d’ une assurance raisonnable ) En anglais « control » En français « maitrise »  C’est une démarche de progrès et d’amélioration du fonctionnement, qui ne doit pas constituer une charge de travail supplémentaire  C’est une démarche responsable: Beaucoup de problèmes surviennent par manque d’anticipation et/ou de concertation  C’est une démarche qui répond à un objectif précis ODICE ne peut pas se limiter à un état des lieux  C’est une démarche de sécurisation indispensable dans un contexte de complexité accrue  C’est une démarche constructive Elle permet de réfléchir à ses pratiques, de prendre du recul et d’appliquer les règles  C’est une démarche collaborative Elle doit aboutir à une mutualisation des bonnes pratiques ( élaboration d’outils académiques)

 Une mallette rédigée par les utilisateurs ( chefs d’établissements, gestionnaires, comptables, services conseils RECTORAT ) sous le pilotage du bureau DAF A3 du MEN  Une mallette qui propose:  Un outil de diagnostic appelé ODICE  Des fiches procédures  Des outils et modèles  Des liens

 ODICE :  Deux Outils de Diagnostic Interne en Eple: ODICE ORDO ODICE AGENCE COMPTABLE  L’outil ODICE ORDO se présente sous la forme d’un questionnaire découpé en 11 items permettant d’auto-diagnostiquer le fonctionnement de son établissement Les réponses aux questions posées dans chaque ITEM se font par OUI ou NON Les réponses sont pondérées sur 3 niveaux ( risque moyen, fort ou très fort) Un onglet MENU PRINCIPAL synthétise les résultats qui sont agrégés dans un onglet spécifique d’ODICE AGENCE COMPTABLE aux cotés des résultats de l’ensemble des ODICE ORDO du groupement comptable  Présentation d’un auto diagnostic réalisé par un EPLE

 Les fiches de procédure proposées  Voyages scolaires  Admission en non valeur  Marchés publics  Régie et caisse  Bourses nationales  Suivi des comptes et développements  Comptabilité patrimoniale  Dépenses  Dépôts et cautionnements  Fonds sociaux  Provisions  Décisions budgétaires modificatives  L’architecture des fiches  Une définition du thème traité  Une procédure listant les tâches à accomplir et leurs échéances, l’identification des acteurs et leurs rôles, les points d’attention, les conseils éventuellement  Des liens sur les textes et la documentation de référence

 Un focus sur 2 thèmes:  Les voyages scolaires  Le Suivi des comptes et états de développements de soldes

DEFINITIONS Fiches de procédure – présentation 12 Les voyages scolaires

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DEFINITIONS Fiches de procédure – présentation 15 Le suivi des comptes et développement des soldes

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PROCEDURE Fiches de procédure – présentation 17 2 PROCESSUS : ORGANISATIONNEL ET OPERATIONNEL Les voyages scolaires

PROCEDURE Fiches de procédure – présentation 18 Processus organisationnel : 7 étapes 1.la charte des voyages 2.Etablissement des projets initiaux, 3.préparation du Ca sur la programmation 4.recherche de devis et de financement 5. préparation du budget du voyage 6.l’accord du CA sur le principe et le budget du voyage 7.contrôle de légalité

19 PROCESSUS ORGANISATIONNEL : 7 étapes

20 PROCESSUS ORGANISATIONNEL : 6 étapes

PROCEDURE Fiches de procédure – présentation 21 Processus opérationnel : 6 étapes 8) L’engagement des familles 9) Désignation d’un régisseur ou mandataire 10) Engagement de la dépense – signature des contrats et conventions 11) Suivi du recouvrement 12) Organisation matérielle du voyage 13) Bilan pédagogique et financier

22 PROCESSUS OPERATIONNEL

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PROCEDURE Le suivi des comptes et développement des soldes Fiches de procédure – présentation 24

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26 JUSTIFICATION DES COMPTES OUTIL DE DIALOGUE ORDONNATEUR/COMPTABLE

27 JUSTIFICATION DES COMPTES LA SIGNIFICATION DES SOLDES

28 JUSTIFICATION DES COMPTES LE DEVELOPPEMENT DU SOLDE DU COMPTE : Un outil : qui peut être dématérialisé (pdf) sur lequel des commentaires peuvent être inscrits auquel des fichiers peuvent être accrochés qui peut être signé (ce qui le fige)

29 Exemple d’un développement de solde du compte

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33 Visualisation lorsque la souris pointe le trombone

34 Accès au fichier ci-dessous

35 Ajout d’un commentaire

Fiches de procédure – présentation 36 TEXTES OFFICIELS ET DOCUMENTATION Les voyages scolaires

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le suivi des comptes et développement des soldes Fiches de procédure – présentation 39 TEXTES OFFICIELS ET DOCUMENTATION

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 Modalités de déploiement académique  D’avril à septembre Chaque EPLE renseigne son ODICE ORDO et fait son auto diagnostic Chaque EPLE s’approprie la mallette selon les modalités qui lui conviennent : utilisation des fiches procédures et documents dans la gestion quotidienne  Courant Septembre Les gestionnaires animateurs de bassin programment une réunion totalement dédiée au contrôle interne en y associant les chefs d’établissements  Première quinzaine d’octobre Le rectorat organise une réunion des animateurs de bassin : chefs d’établissements et gestionnaires pour une restitution académique Cette réunion abordera une question essentielle: comment faire vivre la mallette ?  La mallette La mallette

Mise en place en EPLE du paiement en ligne par carte bancaire

 Mode de paiement moderne qui permet aux familles de régler par Internet, au moyen d’une carte bancaire les créances issues de SIECLE GFE :  restauration et hébergement  voyages scolaires

1. Calendrier 2. Mode de paiement sécurisé pour  l’établissement  les familles 3. Coût 4. Mise en œuvre du télépaiement en EPLE

1. Calendrier  Application développée et sécurisée par la Direction Générale des Finances Publiques qui est utilisée depuis 2010 dans le secteur des collectivités locales et dans les établissements hospitaliers  1 ère phase d’expérimentation menée avec succès dans les académies de Lille, Nantes et Nice (7 agences comptables, 12 EPLE)  1 er trimestre 2016, extension à d’autres établissements de ces 3 académies (50 EPLE)  Septembre 2016, généralisation prévue à l’ensemble des académies

2. Mode de paiement sécurisé pour  l’établissement  Réduction du nombre de chèques et des risques liés à leur manipulation  Gain de temps appréciable comparé à l’encaissement des chèques bancaires  Pas de gestion des rejets de chèques, ni des rejets de prélèvements  Choix du montant minimum pour lequel un télépaiement peut être réalisé  Fonctionnalité ajoutée dans le logiciel GFC (menu encaissements du module CGENE)  Opérations automatisées (envoi des créances, réception des encaissements)

 Envoi des créances de GFC vers le télépaiement

 Retour des encaissements de télépaiement vers GFC via Netsynchro qui met à jour automatiquement la liste des créances dans GFC

 Réception par mail des tickets de paiement ainsi que d’un ticket journalier avec en PJ un fichier excel où figurent tous les paiements de la journée

Schéma des interactions entre les logiciels Agence comptable Parents

1. Mode de paiement sécurisé pour  les familles  mode de paiement moderne de plus en plus utilisé par les familles  connexion sécurisée avec login/mot de passe à partir de l’ENT de l’établissement

 visualisation par la famille de toutes ses créances (un ou plusieurs enfants) avec les dates d’échéance et choix de la créance. NB : toutes les créances sont visibles y compris celles soumises au prélèvement automatique, celles-ci ne sont pas accessibles

 paiements modulables, immédiats  retour immédiat du ticket de paiement  historique des paiements visibles par la famille  possibilité de dialogue avec l’agent comptable via une adresse mail dédiée

3. Coût  Se décompose en :  une commission interbancaire, soit :  0,09 € par transaction  0,38 % du montant de la transaction  les frais de télépaiement, soit  0,054 € par transaction  Ces frais sont à la charge de l’EPLE

4. Mise en œuvre du télépaiement en EPLE  Activation des Téléservices et du paiement en ligne par les services informatiques académiques (DSI)  Vérification de la version de Netsynchro par la DSI

 L’ordonnateur et l’agent comptable doivent être moteur dans la mise en place du télépaiement  Vote par le CA :  du principe du paiement par carte bancaire des créances par les familles  de l’autorisation de signer la convention avec la DDFiP ou DRFiP (rôles des partenaires du télépaiement, dispositions financières)

 Contacter le correspondant DDFiP afin de mettre en place la convention de télépaiement. Un numéro client (NumCli) est attribué à l’établissement.  Saisir obligatoirement dans la page des paramètres des télés services :  le NumCli  le montant minimum de paiement  l’adresse électronique pour la relation avec les usagers

 Activation par le chef d’établissement des comptes des parents (envoi en masse des informations de connexion)  Une fiche métier est en cours d’élaboration par l’équipe de diffusion de Montpellier et par le bureau DAF A3 afin de faciliter la prise en main du Télépaiement par les utilisateurs.

Calendrier et modalités du déploiement

 Ordonnance du 26 Juin 2014 définit le calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements respectifs  Cette disposition généralise par ailleurs aux CT et à tous les établissements publics, l’obligation faite à l’Etat d’accepter les factures électroniques 1 er Janvier 2017:obligation pour les grandes entreprises ( une liste des entreprises concernées sera publiée )et les personnes publiques de transmettre des factures dématérialisées à leurs clients publics 1 er Janvier 2018: Obligation pour les entreprises de taille intermédiaire 1 er Janvier 2019: Obligation pour les petites et moyennes entreprises 1 er Janvier 2020 : Obligation pour les micros entreprises

 Une Opération pilotée par la DGFIP( modalités de connexion, assistance téléphonique)  Une solution technique mutualisée gratuite: création d’un portail dédié sur internet CHORUS PORTAIL PRO au 1 er Janvier 2017  Elle assurera l’identification de chaque émetteur et récepteur de factures via le n°siret notamment  Elle permettra le dépôt, la réception, la transmission des factures électroniques et leur suivi  Elle assurera l’archivage des factures transmises qui seront consultables pendant 10 ans  Trois formats possibles de dépôt des factures  En PDF  En mode EDI ( échange d’ordinateur à ordinateur)  En mode service c’est-à-dire saisie directe de la facture sur la plateforme de dématérialisation

 Un lycée d’Ussel expérimentateur depuis Octobre 2015 ( travail en partenariat avec la DGFIP qui aboutira à la rédaction d’une procédure pour les EPLE )  Une campagne d’information, d’accompagnement et de formation envers les EPLE sera mise en œuvre tout au long de l’année 2016:  Par la DGFIP: chargée du pilotage technique et de la communication vers les fournisseurs et les EPLE ( modalités de connexion, pré-requis….)  Par le MEN les services « conseils » des Rectorats disposent de référents « dématérialisation factures » qui vont être formés d’ici Octobre 2016 sur le volet assistance métier, réglementation…)  Fin 2016, les EPLE devront paramétrer leurs comptes utilisateurs sur CHORUS PORTAIL PRO  A terme, le nouveau SI sera en relation avec la plateforme de dématérialisation des factures

 Quid de la période transitoire 2017 à 2019 durant laquelle les EPLE auront à traiter des factures dématérialisées et des factures non dématérialisées? La DGFIP a saisi la cour des comptes sur la valeur probante de l’impression d’une facture électronique. La décision attendue sera déterminante pour identifier une solution transitoire ( quelques modifications de GFC en cours d’élaboration ), le temps que le futur SI soit développé

 Il existe établissements publics locaux d’éducation  utilisateurs sont concernés, avec environ utilisateurs récurrents  Le volume financier des EPLE s’élève à 7,4 milliards au niveau national  Le système actuel GFC doit être changé puisqu’il est obsolescent (Le langage informatique est dépassé). GFC ne sera pas « réécrit » comme prévu au départ (la même application en mode web) 71

 Un groupe de travail pour élaborer le cahier des charges: Bureau DAF A3 avec des utilisateurs de toute la France  Ordonnateurs  Adjoints gestionnaires  Comptables 72

 Des outils pour le pilotage des EPLE:  Budget: Il permettra de réaliser des simulations budgétaires et de préparer le budget tout au long de l’année.  Le futur outil devrait être en mesure de proposer des versions comparatives pour apporter une aide à la décision. (ex: budget N+/- 3%)  L’outil proposera des diaporamas pour la présentation du budget et du compte financier 73

 La chaîne de la dépense, de la recette sera dématérialisée: Raccordement de l’application avec Chorus Portail Pro 2017 afin de tenir compte des obligations en matière de réception des factures dématérialisées  L’ordonnateur pourra accéder directement à l’ensemble des informations (dépenses, recettes, reliquats) 74

 L’ordonnateur pourra déterminer, s’il le souhaite le coût d’un projet sur plusieurs années : Par exemple, en renseignant dans l’application des axes du projet d’établissement :  Développement durable  Action internationale Le système permettra de rattacher tout ou partie d’une facture sur un projet (au moment du paiement ou à postériori) 75

 Ordonnateur, Adjoint gestionnaire et comptable auront accès à une « bibliothèque dématérialisée » de données concernant l’EPLE : consultation des documents de régie, contrats, marchés, voyages scolaires, etc.  L’outil intègrera notamment Presto (stock de denrées) GTI (tickets repas) 76

 Pour le recouvrement des créances et la comptabilité  Intégration d’un module de suivi du recouvrement intégrant l’ensemble des documents et procédures qui ont été appliquées pour un dossier  Intégration d’un développement des soldes automatisé et sécurisé avec la fonctionnalité de lettrage 77

 Possibilité de mettre en attente des opérations Exemple:  Mise en attente d’un bon de commande par un ordonnateur (souhaite avoir des précisions)  Mise en attente d’un paiement par le comptable (demande de pièces) 78

Le processus de l’exécution de la dépense Le processus existant 79

Engagement SERVICE FAIT DEMANDE DE PAIEMENT Impact comptable Paiement Impact comptable 80

- L’adjoint gestionnaire prépare l’engagement (création de l’engagement, saisie de l’ imputation, etc.) - Validation de l’engagement par l’ordonnateur (sauf délégation) - Un système d’alertes permet d’informer l’ordonnateur des engagements à valider (validation à l’unité ou par lot) 81

 Gestion des voyages scolaires  Gestion des frais de déplacement  Gestion et suivi des conventions  Application utilisable sur tous supports avec une authentification par clé OTP 82

 Des « établissements pilotes » à partir de 2019 devront tester les performances de l’application (débit internet, etc) A ce jour:  1/3 des établissements ont actuellement un débit supérieur à 10 mégas  1/3 des établissements: entre 5 et 10 mégas  1/3 des établissements ont un débit inférieur à 5 mégas Pour fonctionner de manière optimale, l’application nécessite un minimum de 5 mégas. 83

Les 22 collèges du Cantal utilisent Dém’Act depuis le printemps 2015 Généralisation à l’ensemble de l’académie (190 EPLE) depuis novembre 2015 A ce jour ce sont actes transmissibles du CA, de la CP et du chef d’établissement qui ont été traités dans l’application sans problème majeur La seule difficulté technique concerne la signature électronique, dont la plateforme est hébergée à Toulouse, et qui connaît quelques coupures

Actes validés :  Actes du CA et de la CP transmissibles et qui ont été instruits par le Rectorat et par la CT (pour les actes budgétaires) dans les délais  Actes du CA,de la CP et du CE non transmissibles, donc exécutoires dès signature du chef d’établissement Exécutoires sans délai ou délai écoulé :  Actes exécutoires dès leur transmission (actes du chef d’établissement)  Actes du CA et de la CP transmissibles qui n’ont pas été instruits par le Rectorat et la CT (pour les actes budgétaires) dans les délais

Classés sans suite Actes du CA du domaine de l’action éducatrice annulés par l’autorité académique Actes du CA du domaine du fonctionnement dont l’autorité académique demande le retrait Annulation ou demande de retrait pour : - Mauvais choix de modèle d’acte - Décision illégale Depuis septembre 2015 pour l’ensemble de l’académie 79 actes ont été classés sans suite

Contrats et conventions TypeCAchef d’établissement Contrats annuels inférieurs à euros HT et qui s’inscrivent dans la limite des crédits ouverts au budget ou dans la limite d’un montant fixé par le CA (y compris abonnements à des revues, même s’ils s’exécutent sur deux exercices) Pas de vote du CA ni d’acte du CA car ces contrats s’inscrivent dans le cadre de la délégation du CA au chef d’établissement pour la passation des marchés Pas d’acte du chef d’établissement car ces contrats s’inscrivent dans le cadre de la délégation du CA au chef d’établissement pour la passation des marchés Contrats pluriannuels et/ou supérieurs à euros HT ou supérieurs aux crédits ouverts au budget ou à un montant fixé par le CA Vote du CA et acte du CA soumis à transmission Pas d’acte du chef d’établissement Conventions Vote du CA et acte du CA soumis à transmission Pas d’acte du chef d’établissement mais le Rectorat peut être amené à demander la transmission de la convention hors Dém’Act

Contrats de travail Dès leur signature les contrats de travail de droit public (AED et AESH) et de droit privé (contrats aidés CUI) doivent être déposés dans Dém’Act Un contrat de travail est un acte du chef d’établissement du domaine du fonctionnement soumis à transmission L’acte du chef d’établissement comprend : - La date du CA et le numéro de l’acte qui autorise le recrutement - Le nom et le prénom de la personne recrutée - La date de début du contrat - En PJ le contrat de travail signé par le CE et le salarié

Les pièces jointes Acte budget : budget GFC + rapport chef d’établissement Acte DBM : DBM GFC + tableau analyse financière (si prélèvement sur FDR) Acte voyage scolaire : budget détaillé du voyage Acte DHG : tableau répartition des moyens par discipline Acte règlement intérieur : le règlement intérieur de l’établissement avec les modifications mises en évidence (surlignage) Acte rapport annuel d’activité : le rapport annuel d’activité complet

Voyages scolaires Dans le cadre réservé au libellé de la délibération indiquer :  La destination du voyage  Les dates du voyage  Les classes concernées  Le montant individuel de la participation des familles

Avis du CA (nouveauté) Deux modèles d’avis du CA ont été créés dans Dém’Act : - Un avis pour les IMP (indemnités pour mission particulière) - Un avis pour le choix des manuels scolaires Dans la bibliothèque de modèles, les modèles d’avis se trouvent parmi les actes du CA du domaine du fonctionnement transmissibles, bien que les avis ne soient pas des actes. Une fois l’avis transmis par l’EPLE, il est directement classé dans la nouvelle rubrique « Avis transmis pour information ».

Affichage des actes du CA Les actes non transmissibles sont immédiatement exécutoires. Les actes transmissibles du domaine du fonctionnement et du domaine de l’action éducatrice sont exécutoires 15 jours après leur transmission au Rectorat. Le budget est exécutoire 30 jours après dernier AR des autorités de contrôle. Une DBM est exécutoire 15 jours après dernier AR des autorités de contrôle. Les actes du CA ayant acquis un caractère exécutoire doivent être publiés, donc affichés dans l’établissement. Attention : dans Dém’Act les actes passent au statut « Actes affichables » dès validation des autorités de contrôle, mais un acte ne doit être affiché qu’après expiration du délai d’instruction (15 jours). Pour savoir si un acte peut être affiché, cliquer sur le pictogramme « Suivi » :

 Présentation SELIA Présentation SELIA  Présentation Site aide et conseil aux EPLE via SELIA Présentation Site aide et conseil aux EPLE via SELIA

Réunions départementales MARS/AVRIL 2016 Académie de Clermont-Fd