DOSSIER DE SYNTHÈSE DES SOLUTIONS TECHNIQUES CPF POUR LES FORMATIONS FINANCÉES PAR LES RÉGIONS 18 avril 2016

Sommaire I.Préambule II.La création et la validation des dossiers Pour 2016, il faut repartir sur un processus normal La mobilisation au niveau régional des operateurs CEP est indispensable avec la prolongation de la mesure de 100h pour 2016 Solutions techniques proposées aux Régions : 1.Accrochage de SI à SI 2.Saisie directe dans le portail du SI CPF 3.Systèmes d’échanges de fichiers (2 options) 4.L’offre de Service Pôle emploi CPF pour les Conseils Régionaux III.Etat des lieux - Clôture des dossiers 2015 IV.Les prochaines étapes V.Annexes  Précision sur l’offre de Service Pôle emploi CPF pour les Conseils Régionaux : Recueil du consentement  Présentation des différentes méthodes d’échange de données entre le SI-CPF et un SI externe 2

I.Préambule  Il existe 3 étapes dans la vie du dossier de formation :  Ces trois étapes impliquent un échange d’informations avec le SI CPF qui peut être organisé de plusieurs manières.  Il s’agit ici de proposer différentes solutions techniques pour que ces échanges d’informations s’effectuent au mieux entre les différents opérateurs dans le respect des principes de la loi. 3 Prescription – Création du dossier Validation du dossier (suite au montage financier) Clôture du dossier (pour la décrémentation des heures)

II.La création et la validation  Le compte d’un titulaire ne peut être mobilisé qu’avec son consentement express  principe fondateur du CPF dans la loi. La 1 ère étape de création du dossier peut être réalisée par le titulaire seul ou accompagné.  Dans le processus CPF, la responsabilité des 2 étapes de création et de validation a été confiée normalement à l’opérateur CEP : Pôle Emploi, Missions Locales, Cap’Emploi et APEC :  Au moment de l’accompagnement du titulaire pour la création du dossier,  Au moment de l’ingénierie financière pour la validation (dans le cadre des dossiers des DE financés par les Régions, l’ingénierie est très réduite),  Pour réaliser ces opérations, l’operateur CEP doit obligatoirement recueillir l’accord du titulaire pour mobiliser son compte  Le titulaire ne peut pas effectuer seul l’opération de validation qui repose sur un accord de prise en charge financier.  Les étapes de création / validation des dossiers 2015 ont été majoritairement déléguées au backoffice de Pôle Emploi. Ces opérations ont été effectuées en grosse partie sur des reprises de dossier en stock  Le process normal incluant un accord préalable du titulaire n’a pas toujours été respecté.  Les étapes de création / validation des dossiers 2015 ont tardivement été mises en œuvre directement dans le SI CPF par les Missions Locales et Cap’Emploi, à la demande des Conseils Régionaux et de la DGEFP. 4

Pour 2016, il faut repartir sur un processus normal  Il est maintenant nécessaire de repartir pour 2016 sur un processus normal, en conformité avec l’esprit de la loi, ce qui implique :  Un travail sur des dossiers en flux,  Un consentement préalable du titulaire et une vérification de ses heures de DIF.  Des aménagements techniques du processus peuvent être trouvés en fonction des spécificités régionales, pour permettre aux Régions d’envoyer directement au SI CPF les flux d’informations nécessaires a la complétude et au traitement des dossiers, au travers de solutions techniques pérennes.  Les propositions qui sont faites dans ce document par la CDC et Pôle Emploi peuvent être choisies tout ou en partie par chacune des régions. Elles peuvent aussi être mixées. 5

La mobilisation au niveau régional des operateurs CEP est indispensable avec la prolongation de la mesure de 100h pour 2016  Lorsque le demandeur d’emploi est inscrit et suivi par Pôle Emploi, le processus de création et de validation du dossier est conduit par Pôle Emploi (cas 1 de la proposition de Pôle Emploi en diapositive N°14).  La re mobilisation des Missions locales et des Cap Emploi est urgente et doit être faite dans le cadre régional.  Cette mobilisation passe par les Régions.  Dans l’attente d’un accrochage technique de leur SI, les Missions Locales, comme Cap Emploi, ont un accès direct au SI CPF et peuvent donc effectuer les opérations de création et de validation des dossier.  Ce point est particulièrement important si des mesures spécifiques étaient décidées en 2016 pour les jeunes, en particulier les jeunes sortis du système scolaire sans qualification. 6

III.Solutions techniques proposées aux Régions  Afin d’offrir une solution technique répondant aux contraintes des diverses situations des Régions  outil de prescription ou non,  utilisation du NIR ou non…  4 solutions sont proposées aux Régions pour leur permettre d’agir sur le SI CPF 7 Accrochage de SI à SI Saisie directe dans le portail du SI CPF Systèmes d’échanges de fichiers (2 options)

Solution 1 : Accrochage de SI à SI  Cette solution nécessite que la Région dispose du NIR et du nom du titulaire  Les Régions qui ont internalisé la rémunération des stagiaires disposent d’ores et déjà du NIR  Illustration suite aux travaux effectués avec la Région Champagne-Ardenne :  La Région dispose d’un outil de prescription alimentant le SI de la Région  Pôle-Emploi et les autres opérateurs du CEP saisissent déjà obligatoirement dans cet outil les formations prescrites, incluant le NIR et l’éligibilité CPF  La Région s’accroche au SI CPF, et créera, validera et clôturera le dossier CPF 8 Saisit les formations avec NIR + NOM, en distinguant l’éligibilité CPF Et les OF saisissent les entrées en formation Accrochage SI à SI La Région crée, valide et clôt les dossiers sur le SI CPF Outil de prescription de la Région SI de la Région SI CPF OF CEP (y compris Pôle Emploi) Région disposant du NIR

Solution 2 : Saisie directe dans le portail du SI CPF  Cette solution nécessite que la Région dispose du NIR et du nom du titulaire  Cette solution n’est envisageable que pour les plus petites Régions ou des faibles volumes résiduels. 9 Saisie directe dans le portail du SI CPF SI CPF Titulaire CEP, Régions Région disposant du NIR

Solution 3 : Deux systèmes d’échanges de fichiers envisageables (Option1)  Première solution technique généralisable à toute Région pouvant gérer le numéro de dossier CPF dans son SI.  Illustration suite aux travaux effectués avec la Région Île-de-France : Le titulaire est en contact direct avec les organismes de formation et ne passe pas nécessairement par Pôle Emploi ou un opérateur CEP. Le titulaire initie son dossier dans le SI CPF au moment de l’inscription chez l’OF (avec l’aide ou non de l’OF), et obtient un numéro de dossier CPF. Les organismes de formation transmettent ce numéro de dossier CPF au SI Région (ex: IDF a fait les développements nécessaires pour récupérer ce N° dossier dans son SI) Les dossiers CPF sont validés et clôturés par échanges de fichiers entre SI Région et SI CPF (Cf. annexes) 10 SI de la Région OF Initie un dossier de formation éligible sur le SI CPF + accord Envoie vers SI Région toutes données sur le titulaire en formation + numéro de dossier CPF SI CPF Génère un N° de dossier CPF Titulaire Echange de fichier La Région valide et clôt les dossiers sur le SI CPF SI CPF OF Région SANS le NIR

Solution 3 : Deux systèmes d’échanges de fichiers envisageables (option 2)  Deuxième solution technique généralisable à toute Région ne pouvant pas gérer le numéro de dossier CPF dans son SI.  Illustration suite aux travaux effectués avec la Région Rhône-Alpes, qui ne dispose ni du NIR ni du N° de dossier: Initialisation du dossier sur le SI CPF par l’opérateur CEP hors PE sur la base du consentement du titulaire, soit par Pôle Emploi via le back office ou via un webservice à activer chez Pôle Emploi Un export de fichier depuis le SI CPF transmet à la Région l’ensemble des dossiers initialisés ou validés sur le SI CPF sur lesquels elle est financeur La Région va rapprocher avec les informations de son SI, puis renvoyer vers le SI CPF les compléments d’informations nécessaires pour la validation du dossier. Ces échanges de fichiers permettent donc de valider les dossiers concernés par un 1 er batch, puis clore par un 2 ème batch d’échanges (Cf. annexes) Dans l’exemple de RALP, la validation est faite par le CEP 11 CEP prescripteur SI CPF Initie un dossier de formation éligible sur le portail CPF Echange de fichiers Exporte périodiquement la liste des dossiers initiés* ou validés, financés par la Région Les données sont rapprochées dans le SI Région, avec enrichissement du numéro de dossier CPF correspondant SI de la Région OF Saisit les entrées- sorties sur ses formations avec nom du titulaire Outil de prescription de la Région SI CPF Echange de fichiers La Région valide et clôt les dossiers sur le SI CPF par le N° de dossier + nom Région SANS le NIR * Concernant les dossiers initiés, des développement CDC restent à faire

Solution 4 : L’offre de Service Pôle emploi CPF pour les Conseils Régionaux  Pôle emploi propose aux Conseils Régionaux une offre de service dans le cadre du Compte Personnel Formation. Cette offre de service consiste à :  Recueillir le consentement du demandeur d’emploi à mobiliser son compte personnel formation  Créer et valider le dossier de formation associé sous le SI CPF  La mise en œuvre de cette offre de service nécessite que les données relatives à l’entrée en formation des demandeurs d’emploi soient connues de Pôle emploi.  Elles permettent l’enregistrement d’une Attestation d’Inscription en Stage (AIS).  Les AIS sont exploitées à date par une plateforme back office pour réserver les heures CPF des bénéficiaires et le cas échéant mobiliser l’abondement du FPSPP.  L’offre de service de Pôle emploi est portée via une convention bilatérale Pôle emploi – Conseil Régional.  Cf. Précision en annexes : Recueil du consentement 12

Cas 1 : Le DE sollicite Pôle emploi pour un projet de formation  le conseiller recueille le consentement dès stabilisation du projet  le consentement est historisé dans le dossier du DE, un courrier lui est remis suite à l’entretien qui lui notifie cet accord. Demandeur d’emploi Conseiller Le conseiller back office s’appuie sur les données de l’AIS pour réserver les heures. Il est habilité à saisir les informations au sein du compte des bénéficiaires. Dès lors qu’il constate que le compte est crédité, il vérifie que le consentement a été donné : en consultant le dossier Aude du demandeur d’emploi en contactant le cas échéant le demandeur d’emploi Le conseiller intervient en appui pour identifier la session de formation répondant au projet, mettre en relation avec l’OF et réaliser l’ingénierie financière. Le DE est inscrit en formation (AIS) Conseiller back office Conseiller Demandeur d’emploi Les AIS sont enrichies du code CPF par Pôle emploi et sont communiquées chaque mois à la plateforme back office. En 2016 les AIS des Conseils Régionaux seront exportées automatiquement vers le SI CPF : la réservation des heures sera en flux. Chaque mois la Direction Régionale de Pôle emploi restitue au Conseil Régional les volumes des dossiers traités, le nombre d’heures réservées Conseil Régional Cas 2 : Le DE intègre une formation sans en informer Pôle emploi : le Conseil Régional (ou l’ASP par délégation ) restitue à Pôle emploi les entrées en formation pour enregistrer les AIS Solution 4 : Process CPF pour les entrées en formation financées par le Conseil Régional - Offre de Service Pôle emploi Pôle emploi saisit l’AIS SI CPF SI de la Région

IV.La Clôture des dossiers 14  La clôture est obligatoirement réalisée par les financeurs, donc :  Pôle Emploi, pour les formations financées par Pôle Emploi.  Les Régions, pour les formations financées par les Régions.  Sur l’étape de clôture, un état des lieux par Région est dressé en diapositive N°15-16, mais ne soulève pas de problématique technique particulière.

Etat des lieux - Clôture des dossiers 2015  La solution technique identique adoptée pour toutes les Régions est l’échange de données avec le SI-CPF en mode asynchrone (échanges de fichiers) (Cf. Annexes pour détails techniques)  Délais de réalisation  la clôture des dossiers 2015 devra être effectuée au plus tard le 1 er septembre 2016  Points à traiter avec les Régions :  Rappel de la responsabilité de clôture par les Régions  Rappel des délais pour la clôture des dossiers 2015  Incitation aux Régions à prendre contact avec la CDC (Cf. Mail d’A. WINTREBERT transmis via l’ARF le 24/03) 15

Etat des lieux - Clôture des dossiers Au 12/04/2016

V.Les prochaines étapes 1.Pour le choix des solutions techniques à mettre en œuvre pour la création et la validation des dossiers 2016, des réunions/conférences téléphoniques pourrons être organisées, sur demande, avec les acteurs territoriaux, la DGEFP et le FPSPP. 2.Pour démarrer les opérations de clôture des dossiers, il faut également se rapprocher très rapidement de la Caisse des Dépôts et Consignations.  Vous trouverez ci-dessous les informations de contact : 17 Destinataires : Catherine DESSEIN DGEFP Directrice de projet CPF Fabien FERET CDC Directeur de projet SI CPF Copie : Tiphaine DUCHADEUIL CGI Business Consulting Consultante AMOA Equipe projet CPF Victor DAS NEVES FPSPP Secrétaire Général

VI.ANNEXES Précision sur l’offre de Service Pôle emploi CPF pour les Conseils Régionaux : Recueil du consentement Présentation des différentes méthodes d’échange de données entre le SI-CPF et un SI externe 18

L’offre de Service Pôle emploi CPF pour les Conseils Régionaux  Précision : Recueil du consentement  Dès la validation du projet de formation, le conseiller Pôle emploi présente le CPF au demandeur d’emploi.  Le consentement du demandeur d’emploi à mobiliser son CPF est recueilli : une case est à cocher dans le dossier du DE.  La conclusion d’entretien mentionne l’accord du demandeur d’emploi à mobiliser son compte.  Vérification du recueil du consentement : rôle de la plateforme back office Le conseiller de la plateforme back office, lors de la réservation des heures CPF au sein du compte du bénéficiaire, vérifie que le consentement a été recueilli auprès du demandeur d’emploi, dès lors qu’au moins 1 heure est créditée au sein du compte (1 h DIF). Un mode opératoire précise les actes métiers à réaliser et objectifs associés : le conseiller doit constater que le demandeur d’emploi a consenti à mobiliser ses heures créditées : –Soit la case ‘consentement’ est cochée –Soit la conclusion d’entretien liée à la validation du projet de formation mentionne l’accord du DE à mobiliser son compte. –Si le consentement n’a pas été recueilli, le conseiller contacte le demandeur d’emploi. Le dossier est alors mis à jour, un courrier mentionnant l’accord est envoyé suite à l’entretien. –Si le demandeur d’emploi refuse de mobiliser son CPF, les heures ne sont pas réservées. L’information est précisée au Conseil Régional dans le cadre du suivi des dossiers traités. 19

PROJET 20 Echange de données SI-CPF en mode asynchrone Projet SI CPF – Echange de données avec le SI-CPF26 février 2016 Batch de clôture des dossiers: o Fonctionnalité permettant la clôture de dossiers: o pour une non-réalisation, qui induit systématiquement une remise à 0 de tous les éléments du financement. o pour une réalisation (totale ou partielle) sans changement de montant et de durée, quel que soit le montage financier du dossier o pour une réalisation (totale ou partielle) avec un changement de coût pédagogique ou de durée, uniquement s'il n'existe pas d'autres abondements sur le dossier de formation que FPSPP, AGEFIPH ou Région. o Le public visé par ce dispositif se limite aux demandeurs d’emploi inscrits ou non à Pôle Emploi. o Création d’un fichier XML par le CR déposé via le logiciel Cross File Transfer (le fichier contient la liste des dossiers à valider). o Afin d’identifier avec certitude le bon titulaire et bon dossier, le fichier créé doit contenir: o Soit le NIR sur 13 caractères et le code CPF de la qualification et le nom patronymique o Soit le numéro du dossier CPF et le code CPF de la qualification et le nom patronymique (à défaut le nom usuel) o Les fichiers transmis devront passer la validation XSD

21 Echange de données SI-CPF : 2 méthodes Echanges Synchrone - Service Web o 8 services disponibles Consulter, créer, modifier, valider, clore, rejeter un dossier Consulter le solde DIF/CPF et enregistrer le solde DIF o Mise en œuvre d’un protocole InterOPS à établir entre la CDC et le partenaire Echanges Asynchrone - Fichiers XML / CFT o 2 échanges de fichiers o Valider un dossier / Clore un dossier o 1 export de fichier o Récupération des informations sur les dossiers CPF validés (n° dossier, etc…) o Création d’un fichier XML déposé via le logiciel Cross File Transfer (le fichier contient la liste des dossiers à valider ou clore). Projet SI CPF – Echange de données avec le SI-CPF26 février 2016 La CDC propose 2 modes d’échanges : une méthode d’accrochage par Service Web et une méthode d’interfaçage par échange de fichiers. Ces 2 solutions sont sécurisées (via protocole InterOPS pour l’une et CFT pour l’autre). o Avantage : Synchronisation en temps réel entre les 2 SI Nombre plus important de services mis à disposition ( 2 nouveaux services à venir) o Inconvénient : Nécessité de disposer du NIR du titulaire dans votre SI ainsi que du N° de dossier Intégration du protocle InterOPS complexe et délai de 2 à 3 mois Obligation de prendre en compte toutes les composantes des services (Ensemble des données à fournir dans les trames d’entrée) Nécessité de synchronisation avec les évolutions de versions du SI-CPF o Avantage : NIR non nécessaire, identification par N° de dossier et Nom (recherche sur le nom patronymique par défaut puis usuel si renseigné dans le SI) La procédure simplifiée de clôture des dossiers permet de communiquer un nombre allégé de données (Automatisation des calculs) o Inconvénient : Périmètre des titulaires limités (demandeurs d’emplois) Périmètre des financements limités (DIF-CPF, FPSPP/AGEFIPH/ Région) Traitement récurrent et complexe des retours des anomalies : Si KO pour un dossier, seule la première erreur trouvée est signalée

22 Echange de données SI-CPF : tests Tests Il existe un environnement d’homologation : la recette ouverte o Jeux de données : La CDC fournit 1 lot de titulaires de tests (données anonymisées), la liste des formations ainsi qu’un compte d’administrateur principal pour votre organisme o Des suivis réguliers (hebdomadaires) avec la CDC peuvent être effectués durant cette phase. o L’équipe de maîtrise d’ouvrage du SI-CPF sera votre point d’entrée sur le déroulement de vos tests fonctionnels et pour toute question fonctionnelle. Projet SI CPF – Echange de données avec le SI-CPF26 février 2016 Echanges Asynchrone – CFT o Les fichiers transmis devront passer la validation XSD o Tous les dossiers de tests sont obligatoirement à initialiser via IHM Echanges Synchrone - WS o Les accrochages InterOPS doivent être actifs, à minima en environnement d’homologation (installation et paramétrage suite jeton v3, tests offline et online validés) o Des dossiers de tests sont à créer via IHM et WS

Echange de données SI-CPF : documentations Ci-dessous les différents documents qui vous seront fournis pour la mise en place de la solution choisie. 26 février 2016Projet SI CPF – Echange de données avec le SI-CPF23 Echanges Synchrone - WS Convention juridique Convention de service CPF Kit d’accrochage SI SFG accrochage SI Partenaire SFD du web service (avec les 8 méthodes) Description des trames XML Modèle de fiche accrochage métier Modèle de PV de recette Echanges Asynchrone - CFT Convention juridique Convention de service CPF SFG clôture des dossiers SFG validation des dossiers Fiche descriptive de l’export de données du SI CPF Description des trames XML Modèle de PV de recette