04 mars De l’OPAC au portail : Journée d’étude ADBS Rhône-Alpes / CRDP Académie de Grenoble Odile GIRAUD - DOC&CO 4 mars 2009

04 mars Plan de l’intervention Evolution des systèmes d’information documentaire Le portail : origine, définition, objectifs Le portail documentaire : présentation, contours Comment le définir par rapport au SID traditionnel ? Définir objectifs, contenus, fonctionnalités, la place du catalogue fédérateur Définir sa place dans un portail global Rappel des étapes méthodologiques du projet Choisir un/des logiciel(s) Les apports du web 2.0 Conclusion : quel projet de portail documentaire ?

04 mars Evolution des SID L’OPAC est le catalogue en ligne ouvert aux utilisateurs Il est le reflet des collections du centre de documentation  Acquisitions, collectes par différents moyens  Il donne parfois accès à des ressources du web  Il donne accès aux références et/ou aux documents primaires  Il est parfois lié à des modules de gestion permettant de connaître la disponibilité des documents et accéder au prêt En général il est accessible sur un site web :  Internet, intranet, extranet  Les données qu’il contient sont encore souvent en format propriétaire  Le module de transposition de son contenu sur le web doit être acquis auprès de la société éditrice du logiciel

04 mars SID traditionnel Catalogue - Notices monographies - Notices périodiques - Notices analytiques - Notices cartes, etc... Mise à jour catalogue Conversion Notices existantes Sources externes Réservoirs bibl. BDD tradition. Saisie directe MARC / Non MARC Recherche “utilisateurs” et “expert” Doc. bureautiques Images numériques Gestion des Périodiques Abonne- ments Bulletina ge Gestion des Acquisitions Fournisseurs Com- man- des Sug- ges- tions Bud- get Gestion des Prêts Fichier des Exemplaire s Fichier des Emprunteurs RéservationsMouvements de Prêts « Module » Opac Web

04 mars La problématique d’évolution de l’information L ’information est répartie dans de multiples sources internes et externes Formats variés, plus ou moins structurée, plus ou moins classée, qualité variable SURABONDANTE Les premiers intranets  Juxtaposition de ressources  L’OPAC de la Doc est une des ressources de l’intranet, les produits documentaires en sont d’autres  Accès multiples hétérogènes, technologies différentes, foisonnement  Difficultés de repérer les ressources utiles, de les interroger de les exploiter

04 mars Origine du portail Un modèle fondateur : Yahoo ! Sur le web pour pallier son inorganisation : annuaire de ressources généraliste Puis développement des portails spécialisés sur le web : droit, santé, … Ce foisonnement d’information existe aussi dans l’entreprise : ressources internes / externes, applications multiples D’où l’émergence des portails informatifs d’entreprise avec l’idée d’aller au delà de la simple porte d’entrée

04 mars Portail : essai de définition « Les portails informatifs d ’entreprise sont des applications qui permettent aux entreprises de donner accès aux informations internes et externes, en dotant leurs usagers d ’un point d ’entrée unique vers des informations personnalisées, nécessaires pour prendre les bonnes décisions dans leur travail. Un portail est constitué d ’un amalgamme d ’applications logicielles qui valident, gèrent, analysent et distribuent les informations au sein et vers l ’extérieur de l ’entreprise » Shilakes et Tylman, cabinet Meryll Lynch

04 mars Objectifs du portail Fédérer toutes les ressources d’information sélectionnées, internes et externes dans un système d’information unique Unifier l’accès à tous types d’information Personnaliser les accès et les ressources en fonction des utilisateurs individuellement ou par groupes Faciliter l’exploitation des contenus grâce à des traitements adaptés Le portail porte sur des données structurées et des données non structurées

04 mars Principales fonctionnalités Travail collaboratif, agendas de groupes, annuaires d’entreprise Intégration des ressources et des applications Accès à l’information : outils de recherche et produits de diffusion Personnalisation des ressources et de l ’interface utilisateur : individuellement ou par groupes Exploitation des lots résultats, catégorisation Gestion des flux, workflows Services à valeur ajoutée : « briques » logicielles Administration du portail

04 mars Les axes du portail Fédération / personnalisation contenus Intégration d’applications à valeur ajoutée Contenus documentaires traditionnels, bases de données internes / externes, OAI Contenus produits en interne : doc. textuels, bases d’info. / connaissance Contenus externes polymorphes : documents textuels, multimédia PULLPUSH Outils de Veille automatisée Outils de travail collaboratif Outils de workflow Outils de Text Mining Outils de KM …

04 mars La problématique documentaire La Documentation n’a pas pour vocation à intégrer toutes ces ressources à sa base de données Pour autant, elle doit jouer son rôle de sélection, qualification, évaluation, indexation des sources utiles Elle a donc besoin d’outils capables de fédérer et de faciliter l’exploitation de l’information quelle qu’en soit l’origine

04 mars Portail documentaire Brique fonctionnelle du portail global de l’entreprise Part du catalogue et permet une ouverture sur d’autre ressources Point d’accès unique à des ressources multiples internes ou externes, avec accès ciblés Logiciel spécifique, prolongement de l’offre de produits documentaires traditionnels Permet aux professionnels de l’infoDoc de concevoir une offre de ressources intégrée et personnalisée

04 mars DIFFUSION / ACCES AUX RESSOURCES TRAITEMENT DES RESSOURCES ENREGISTREMENT DESCRIPTION BIBLIOGRAPHIQUE COTATION CLASSEMENT ANALYSE DOCUMENTAIRE RSUMES INDEXATION MEMORISATION Fonds interne à constituer pour anticiper les besoins « Just in case » Ressources externes à consulter ou télédécharger à la demande « Just in time » TRAITEMENT RESSOURCE : - DESCRIPTION - STOCKAGE TRAITEMENT DE L ’INFO. CONTENUE DANS LA RESSOURCE Analyse, indexation, résumés DES DOCUMENTS RECHERCHE DOCUMENTAIRE DES INFORMATIONS CONSULTATION EN LIGNE COMMANDE, RESERVATION EN LIGNE, CONSULTATION SUR PLACE, CIRCULATION, PRET BULLETINS DOSSIERS DOC. REVUES DE PRESSE PROFILS : ALERTES FAQ, SITOTHEQUES… Notices + Cotes de localisation Notices + GED + Liens COLLECTE / ACQUISITIONS RECHERCHE / IDENTIFICATION SOURCES Portail documentaire

04 mars Objectifs du portail documentaire Faciliter le travail collaboratif pour la création d’un catalogue fédérateur de ressources documentaires : alimentation partagée en interne dans les services et avec les partenaires dans le cadre d’un réseau Améliorer la production des métadonnées des documents primaires Capitaliser et valoriser la production interne Faciliter les circuits de validation des ressources avant ouverture à la consultation Faciliter les accès à toutes les ressources Fédérer les accès à l’information produite ou acquise Faciliter les accès aux ressources primaires internes / externes Proposer des produits et services à plus forte valeur ajoutée Donner une plus grande autonomie au public Rationaliser la chaîne de traitement de l’information par service et de façon transversale Faciliter la veille sur ressources adaptées ou accessibles ou spécialisées

04 mars Définir contours du portail Tout ce qui a trait à l’information utile aux utilisateurs dans le cadre de leur activité professionnelle Le noyau est le catalogue fédérateur :  Ressources documentaires physiques et virtuelles  références et documents primaires Portail à une vocation interne et/ou externe Portail à vocation collaborative et consultation Ne rentre pas dans le portail :  Tel ou tel type d’objet documentaire  Ressources administratives, archives… Définir les priorités, par exemple à terme  Plateforme de collaboration ouverte sur l’interne et l’externe  Point d’accès unique à toutes les ressources d’information documentaire

04 mars Recenser ressources internes à fédérer Identification des ressources  Catalogue fédérateur : revoir ses contours  Autres bases de données, bases d’images,…  Bases factuelles / bases de connaissance  Sitothèque  Autres ressources plus ou moins structurées Caractéristiques de ces sources  Qui les gére : alimentation, administration, utilisation ?  Quelles unités documentaires : modes de catalogage, d’indexation ?  Quels modes d’accès en recherche / diffusion  Quels formats de données : doc. primaires (GED) et méta données

04 mars Revoir les contours du catalogue fédérateur Ressources traditionnelles : Ouvrages Périodiques / articles Littérature grise Documents audiovisuels, Images fixes Catalogues, … Elargissement à : Sites web Dossiers documentaires Questions / réponses … Avantages de cet élargissement : pour la recherche : Homogénéité de catalogage Homogénéité d’ndexation Requêtes plus pertinentes Production facilitée de produits Documentaires dynamiques Mise à jour à un seul endroit Requête + feuille de style Bulletin documentaire Revue de presse Sitothèque FAQ Dossiers documentaires …

04 mars Recenser ressources externes à fédérer Identification des ressources  Bases de données structurées : principaux serveurs concernés…  Catalogues de bibliothèques, bases spécialisées  Entrepôts OAI  Portails complémentaires  Périodiques électroniques  Ressources multimédia  Sites internet, lesquels ?  Listes de ressources : pages html fichiers PDF  Flux RSS Caractéristiques de ces sources  Accès libre ou payant ?  Possibilité d’avoir les droits d’intégration au portail  Quels modes d’accès en recherche / diffusion  Quelles unités documentaires : modes de catalogage, d’indexation ?  Quels formats de données : doc. primaires (GED) et méta données

04 mars Définir nouvelle gamme de produits et services documentaires Recherche mono et multi-bases, multi-sources (technologies associées) DSI : push ciblé et personnalisé vers les utilisateurs ; abonnements à des profils publics ou gestion de profils entièrement privés ; réception et gestion dans des espaces personnels Sitothèques + adresses Intégration de fils RSS à partir de sources externes ? Lesquelles ?  Retraitement des flux envisagé ? Envoi de fils RSS à partir du portail documentaire Bulletin d’actualité : de veille, juridique, économique, autres sujets Dossiers documentaires : pédagogiques, d’actualité, techniques… FAQ Forums

04 mars Organiser les accès utilisateurs Prévoir des groupes d’utilisateurs sous quelle formes ? Quelles types de catégories privilégier ?  Administrateurs et gestionnaires : administration, gestion, recherche  Partenaires coordination : catalogage à distance, recherche  Personnel de l’organisme par métiers, domaines, localisation…  Elèves / enseignants dans le cas d’écoles : recherche, produits  Partenaires de l’entreprise : accès identifié  Professionnels externes / utilisateurs externes  Grand public non identifié : recherche, produits : accès anonyme

04 mars Attribuer des droits utilisateurs Définir les catégories de portail par exemple :  Utilisateur identifié simple  Utilisateur identifié ayant accès aux fonctions de gestion  Contributeur utilisateur (plusieurs types de contributeurs éventuellement)  Gestionnaire-documentaliste  Administrateur Pour chaque catégorie, attribuer les droits autorisés Créer un compte pour chaque utilisateur identifié  Activation automatique des profils dès l’identification de l’utilisateur  Définition et gestion de l’identité de l’utilisateur  Lien avec annuaire LDAP pour une identification unique SSO

04 mars Définir les fonctionnalités requises : Administration du portail et des bases Accès à la gestion des utilisateurs et groupes Accès à la gestion de l’ensemble de l’application :  paramétrage des bases, des vues et des écrans,  Paramétrage des modalités de recherche, formulaires, paramètres par défaut…  Définition des bouquets de recherche, organisation thématique ou autre, attribution aux groupes d’utilisateurs Construction des produits de diffusion et accès aux ressources Gestion des formats et modalités d’import / export

04 mars Définir les fonctionnalités requises : Gestion du contenu Ajout / suppression de ressources Mise à jour des bases et des produits Création et mise en ligne de nouveaux produits d’information  Création des requêtes et des feuilles de style  Intégration / production de fils RSS  Retravailler les contenus et les flux dans le cadre d’une ligne éditoriale Mise à jour des listes, thésaurus, plans de classement, index, fichiers d’autorité Fonctions de contribution à l’enrichissement de la base (avec Workflow) Fonctions de travail collaboratif Production d’entrepôts OAI Production de fils RSS à partir de requêtes

04 mars Définir les fonctionnalités requises : les modalités de la recherche, des accès Multi-critères Monobase avec un formulaire personnalisé par base Multi-bases et multi-sources (protocoles Z 3950, SRU/W et http) avec des formulaires de recherche plus réduits exploitant les champs communs des bases Exploitation du protocole OAI (moissonnage d’entrepôts) Exploitation d’un thésaurus et éventuellement d’un plan de classement pour organiser les bouquets et les produits Organisation des ressources par bouquets thématiques selon plan de classement unique Recherche booléenne pour les bases de données structurées (bases bibliographiques et factuelles) Recherche en texte intégral pour les ressources non structurées

04 mars Définir les fonctionnalités requises : Les retours utilisateurs Des formulaires de commandes de documents, suggestions, demandes de prêts / réservations… Ils devront être accessibles à chaque fois que cela est logique dans le cheminement de l’utilisateur Insertion de commentaires sur des ressources Participation des utilisateurs à des forums Système de vote, sondage

04 mars Définir les fonctionnalités requises : Le traitement des résultats Classement automatique sur la base du plan de classement unique existant (ou à créer) Fonctions de clustering Classement des réponses par ordre décroissant de pertinence (éventuellement en paramétrant la pertinence Sauvegarde des résultats dans des dossiers gérables par l’utilisateur dans son espace personnel Génération automatique d’alertes à partir des profils Envoi de ses données vers sa page web personnelle (type Netvibes, MyYahoo) Envoi par

04 mars Définir les fonctionnalités requises : Le contenu de l’espace personnel Des informations de gestion de son compte « lecteur »  Abonnements à ses périodiques  Ses livres en commande  Etat de ses prêts et réservations  Récapitulatif des demandes / commandes / suggestions  … Des informations résultant de ses alertes  Résultats de ses abonnements aux DSI et fonctions d’abonnement et de désabonnement (profils publics)  Fils RSS personnalisés  Gestion complète de ses alertes privées  … Des dossiers / paniers sauvegardés à partir des résultats de requêtes ou de navigation dans les ressources du portail incluant des fonctions de gestion de ces dossiers :  ajout / suppression / modification / dédoublonner  envoi de données issues de ces dossiers à d’autres utilisateurs, export vers son poste de travail : format (Excel ou autre ?)

04 mars Intégrer avec l’environnement : informatique, réseaux, autres ressources Intégration dans le portail global : identification unique SSO/ LDAP, charte graphique, intégration fonctionnelle par web services ou aujourd’hui widgets Fonctionnement en réseau des centres de doc ; sous quelle forme, base unique ou non, passerelle de requêtes multi-bases, production d’entrepôts OAI… Apports à attendre d’un logiciel « Métier » (à rapprocher des fonctionnalités attendues Liens avec les logiciels qui gèrent les autres applications : intégration par web services, widgets… Lister les contraintes informatiques / techniques / réseau… à prendre en compte : nécessité de travailler avec un logiciel libre par exemple

04 mars Intégrer des briques fonctionnelles Par exemple veille documentaire  Directement accessible aux utilisateurs pour leurs propres besoins de veille  Pour fabriquer les DSI (profils publics), surveiller des sites ou des pages…  Il faut définir : le type de veille souhaité Les sources à surveiller Les critères de surveillance le niveau de traitement attendu sur les informations collectées Autres exemples : text mining, workflow, gestion d’archives, web sémantique…

04 mars Prendre en compte le rôle essentiel de la normalisation Pour l’intégration et l’exploitation des ressources  Langage XML (XSL, CSS, Dublin Core, EAD…)  Métadonnées normalisées Pour la diffusion  Production de pages HTML  Formats de documents texte, image… dont PDF  Norme RSS : production et lecture de fils dans le portail Pour la recherche et le transfert des ressources  Protocole HTTP  Norme Z 3950 : dialogue client / serveur,  Norme SRU/W : requêtes multi-sources en web  Norme OAI : production d’entrepôts et moissonnage Pour la gestion des droits utilisateurs et l’identification unique  Norme L-DAP pour exploiter des annuaires d’entreprise  SSO (Single Sign On) : identification unique Pour l’intégration de briques fonctionnelles  WSRP (Web Service for Remote Portlets)  Widgets (contraction de Windows et Gadget)  …

04 mars Les étapes méthodologiques du projet Décrire le scénario retenu pour le portail documentaire et particulièrement l’ensemble des fonctionnalités attendues Dessiner le schéma du futur portail Recenser les « briques » existantes : applications, produits… et définir l’intérêt de les intégrer dans le portail, prévoir les transformations. Déterminer l’intérêt / la faisabilité de réexploitation d’outils existants Identifier tous les projets de l’organisme en rapport avec le portail documentaire Identifier tous les « chantiers » à mener dans le cadre du portail : travail sur les outils sémantiques (mots-clés, plans de classement, travail sur chaque produit documentaire, identification des sources, définition des groupes d’utilisateurs, d’un plan de veille…) Rédiger le cahier des charges de l’application Effectuer la consultation du marché ou prospection dans l’univers du libre

04 mars Choisir un/des logiciel(s) Portails documentaires, prolongement de logiciels documentaires  Flora (Ever-Ezida), Cadic Integrale (Cadic), Alexandrie / Mimes (GB Concept) + Kentika, Incipio et Ermes (Archimed), Superdoc Premium Aidel)… Gestionnaires de SID dans les bibliothèques  Metalib + logiciel SFX / Aleph 500 (Ex-Libris)  EPS/Rooms (Enterprise Portal Solution) / Symphony (Sirsi-Dynix)  ZONE-1 et ZONE-Pro / Portfolio (Bibliomondo)  Koha, PMB (logiciels open source) Produits orientés méta-recherche  ECI-Services (anciennement Askonce de Xerox, racheté par la société Documentum)  Qwam E-content Server (Qwam Systèmes)  AMI (Albert)…  MoCCAM : (logiciel open source)  LibraryFind : (logiciel open source)  Masterkey : (logiciel open source)

04 mars L’offre du marché Produits orientés gestion de contenu CMS  Documentum, Net Portal (Mediapps), Cotranet, Tamino + XML Mediator, (Software AG)  Ez-Publish, Drupal, Jahia, Typo 3, Joomla, Spip… (logiciels Open Source)  Isotools, Teamsite Content Management (Interowen) Produits orientés veille  Strategic Finder, Copernic, KB Crawl, Website-watcher  Digimind Evolution (Digimind)  Arisem (Arisem)

04 mars L’offre du marché Analyse de l’information, text-mining  Témis (Temis Group), Clementine (société SPSS), Tropes, Zoom, Index (société Acetic), Grimmersoft, Spad Intégral (Spadsoft), SAS Text Miner (SAS) Produits intégrant des technologies de traitement de la langue  Extractor, Categorizer, Clusterer... (Temis)  Portal in Box, KM Server, Essential, K2 enterprise et Ultraseek, Knowllence  Lingway KM tools  Plateforme sémantique ITM, (Mondeca) Produits d’entreprise orientés travail collaboratif  Lotus Notes Domino (société IBM), Documentum, Groupwise (Novell)  Livelink (Open-Text), Sharepoint Portal Server (Microsoft)  Applicatifs à partir de Lotus : Knowings, QuickPlace, Mayetic,...  Plateformes sources libres : eGroupware, OpenGroupware

04 mars Les apports des outils du web 2.0 Capacité à réaliser des portails personnels en limitant l’investissement financier et technique (briques pour faire des produits de diffusion)  Netvibes, MonYahoo, MyWeb, WordPress… Capacité à créer des chaînes de traitement des flux RSS pour alimenter un portail (ajout de tags, sélection, classement)  Del.icio.us, Google Reader, Yoolink… Outils de partage de signets pour créer des sitothèques partagées  Mylinea, des.icio.us, yoono, turboclip… Partage d’images en lignes  Flickr… Ces outils peuvent être associés à des solutions du marché ou libres

04 mars Conclusion : quel projet de portail ? Positionnement du portail  Global : orientation travail collaboratif, RH, Communication…  Documentaire : orientation management de l’information, recherche et diffusion Qui pilote le projet ? Portail résolument orienté utilisateur  Quels utilisateurs ? Quels besoins ? Aspect managérial :  Un portail bouscule les organisations,  Remet en cause les « îlots » d’information,  Rapproche des applications souvent cloisonnées  Privilégie la fusion des ressources au détriment parfois d’une mise en avant des organigrammes Sa forte visibilité en fait un sujet sensible