Salon Récamier 1 Etudes de cas : des organisations qui vivent le KM Quand la gestion des connaissances "instrument stratégique" devient durable MA²GIC² (*) : Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Jean-Pierre GRANGIER (*) MA²GIC² pour Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial

MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 2 Ardans latin ardens « qui ose » Historique : 27 décembre 1999 : Création d’Ardans 1 er janvier 2001 : Ouverture de l’agence à Guyancourt 29 novembre 2004 : Reprise de l’Entreprise par ses Salariés Équipe fondatrice et dirigeante : Jean-Pierre Cotton Président et Directeur Technique Alain BergerDirecteur Général Pierre MariotDirecteur Conseil & Knowledge Management Compétences Consultants en gestion des connaissances et système d’information depuis 1985 Activité : Appuyer nos clients par la méthode, l’outil, la formation Capitaliser = Valoriser + Formaliser leurs connaissances Intégrer cette mémoire collective vivante dans le système d’information & l’organisation de l’entité

MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 3 Références 1 er Ardans Users Group Meeting à Versailles Déc K.map

MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 4 Agir maintenant Pour l’épanouissement de tous Par la participation de tous Inscrire l’organisation dans le développement durable La contribution du partage des connaissances

MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 5 ALTIR : Association Lorraine pour le Traitement de l’Insuffisance Rénale Association de dialyse Hôpital de Brabois - BP Vandœuvre lès Nancy Basée à Nancy 110 personnes Prévention Soins Éducation Suivi

MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 6 CALYDIAL : Centre Associatif Lyonnais de Dialyse Association de dialyse 51, rue d’Yvours Irigny & Centre Hospitalier Lucien HUSSEL Bâtiment R – BP Vienne Cedex Basée à Vienne 51 personnes Prévention Soins Éducation Suivi 180 Patients 130 en Hémo et 50 en DP

MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 7 Contexte HAS Certification des établissements de santé : Qualité en continu V1 – V2 – V3… Indicateurs qualité Évaluation des pratiques professionnelles ou EPP Élaboration de connaissances validées sous la forme de : Recommandations, Guides pratiques, …

MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 8 SI Dossiers Autres supports informatiques La dynamique d’amélioration de la qualité exemple d’un établissement de soin Patients Politique Qualité Réglementation Recommandations Protocoles et Règles Processus et Activités Moyens Statique : Connaissances professionnelles et Organisation Dynamique : Amélioration collective Indicateurs Mise à jour Politique Qualité Actions Retour d’expérience Évaluation des risques Événements

MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 9 Déroulement type « au fil de l’eau » dynamique collective privilégiée d’emblée par Calydial T0 : Commande Implantation de l’outil Définition collective des connaissances à gérer et de la structure Mise en œuvre réelle par chacun des membres du groupe de travail Vie de la mémoire collective Périmètre Complet T0+1 mois : 2 ème séance de travail Les types de connaissances et leur cycle de vie Mise en œuvre réelle par chacun des membres du groupe de travail T0+2 mois : 3 ème séance de travail Gestion des droits et organisation des groupes Mise en œuvre réelle par chacun des membres du groupe de travail Initialisation Périmètre Pilote

MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 10 Quelques exemples CALYDIAL Accès simplifier intranet CALYDIAL permet à tous ses salariés d’avoir un accès à MA²GIC² par un INTRANET et pour certains documents des accès directs ont été créés

MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 11 Quelques exemples CALYDIAL Fiches d’améliorations Tous les salariés sont formés à l’utilisation de l’outil et à la saisie d’une fiche d’amélioration qui se présente sous la forme d’un formulaire avec des zones de saisies. Celles-ci sont obligatoires ou non

MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 12 Quelques exemples CALYDIAL Fiches d’améliorations Chaque événement est traité et les solutions apportées sont directement liées à la fiche afin que le déclarant ait un retour.

MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 13 Quelques exemples CALYDIAL Les documents procédures modes opératoires Tous les documents sont accessibles par l’ensemble des utilisateurs suivant des règles de droits prédéfinies

MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 14 Quelques exemples CALYDIAL Évaluation des Pratiques Professionnelles CALYDIAL à mis en place une revue de morbi- mortalité. Ses documents ne sont pas accessibles par l’ensemble des utilisateurs suivant des règles de droits prédéfinies

MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 15 Quelques exemples CALYDIAL Gestion des processus L’outil ARDANS à est utilisé pour la gestion de processus

MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 16 Planifier la liste des tâches & suivre les actions Exemple chez Calydial avec AKM Scheduler Accès Affichage graphique accessible à partir du menu « Utilisation » d’AKM

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MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 18 Quelques exemples CALYDIAL Le composeur ARDANS un outils en évolution permanente. Le composeur permet une meilleure visualisation des fiches en reprenant la valeur de chaque champs.

MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 19 Quelques exemples CALYDIAL Le composeur ARDANS un outils en évolution permanente. Le composeur permet une meilleure visualisation des fiches en reprenant la valeur de chaque champs.

MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 20 Les choix de CALYDIAL le contexte Suite à la première visite d’accréditation sans réserves ni recommandations, les enjeux pour CALYDIAL sont : La continuité de la démarche de certification (accréditation) définie par la Haute Autorité de Santé conformément à la loi du 24 avril 1996 et plus particulièrement sur l’Évaluation des Pratiques Professionnelles (EPP). Rendre cette démarche accessible à tout les professionnels de l’établissement.

MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 21 Hier : Un accès « monolithique » Une navigation séquentielle Des documents volumineux Aujourd’hui : Un accès multi points de vue Une navigation dynamique Des Éléments de Connaissances (EC) ciblés Vue Vi (…) Vue Vj (…) Fiches Processus Fiches Fonction Fiches.. Fiches … Contextes Fiches Organes Fiches Pannes Vues Métiers (…) Exemples Outils et supports Retours d’expérience Formation Normes Contacts Veille Astuces Documents Bases de Données Sites internet Règles métier Pratiques performantes Les choix de CALYDIAL Une mutation du système de partage des connaissances

MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 22 Les choix de CALYDIAL U ne Mémoire en Continu Capitaliser le savoir-faire métier pour diffuser les bonnes pratiques et ne pas réitérer les erreurs du passé. Intégrer l’utilisation et la mise à jour de ce capital de connaissances à la vie opérationnelle quotidienne. Faire vivre ce capital avec les événements (fiches d’améliorations) et les retours d’expériences.

MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 23 Point de rencontre entre : les exigences managériales, les exigences de l’HAS, les exigences du quotidien. L’outil Ardans Knowledge Maker concilie les 3 exigences IMPORTANCE de l’accompagnement humain Pour s’assurer de l’application au quotidien Le suivi des actions, des événements indésirables Pour réaliser la gestion du risque, l’évaluation L’ensemble crée une boucle d’amélioration continue L’appropriation par chacun de cette boucle se déroule sur plusieurs années Facteurs clés de succès : l'efficacité collective par le partage des connaissances au quotidien

MA²GIC² Retour d'expérience après 2 années de vie du dispositif de partage de connaissances Méthode Ardans Appliquée à la Gestion des Informations et Connaissances de Calydial 24 Merci de votre attention ! Questions/Réponses