Atelier « Définir son projet » Mairie de Paris Carrefour des Associations Parisiennes 1

Introduction L’organisation matérielle  La formation dure 3 heures.  Une pause de 10 minutes sera organisée au milieu de la formation. Les méthodes pédagogiques  Présentation sous forme d’exposé interactif d’une méthodologie nécessaire à acquérir pour structurer son projet.  Échanges sous forme de « questions-réponses » afin de nous assurer de votre compréhension.  Atelier sous forme de cas pratique. 2

Introduction Pour que la formation soit efficace nous attendons de vous :  Que vous soyez attentifs aux apports.  Que vous osiez poser toutes vos questions.  Que vous participiez à la réalisation des cas pratiques.  Que vous soyez tolérant les uns avec les autres et que vous vous écoutiez. La demi-journée de formation a pour objectifs pédagogiques de :  Connaitre la méthodologie de structuration de projet.  Savoir définir les objectifs d’un projet associatif.  Formaliser par écrit son projet associatif. 3

Le réseau de soutien parisien à la vie associative Les maisons des associations :  Missions.  Fonctionnement.  Services proposés aux associations. Le Carrefour des Associations Parisiennes :  Missions.  Fonctionnement.  Services proposés aux associations. 4

Question d’introduction Proposez des réponses à la question suivante:  « Pourquoi rédiger un projet associatif ?»  Donner des exemples précis issus de votre expérience.  Il n’y a pas de bonnes ou de mauvaises réponses ! 5

Propositions de réponses  Formaliser les intentions  Mobiliser et fédérer les énergies  Donner une direction aux actions  Donner une visibilité aux actions : montrer et expliquer ce que l’on veut faire  Répartir le travail entre les acteurs du projet (salariés et/ou bénévoles)  Définir des priorités  Mettre en cohérence les objectifs, les moyens, le temps et les personnes  Faire un travail rationnel  Rendre les personnes créatives : avoir des idées neuves et savoir les exprimer  Responsabiliser les personnes  Évaluer avec des critères précis la qualité des actions  D’accroître le souci d’efficacité et d’atteindre des objectifs clairs et précis  Travailler plus efficacement avec des partenaires extérieurs  Motiver les individus par le travail en équipe  Partager une même éthique….. 6

Le projet associatif 7 Il décrit les fondements de l’association et son fonctionnement : Décrire les valeurs, finalités et objectifs Expliciter le « comment agir » : moyens d’action, ressources, modalités… Le projet associatif est : Préalable à la création En évolution avec l’association

La notion de projet 8 Situation actuelle Situation visée Projet : différence entre situation actuelle et visée Objectifs : formulation de ce projet Souhait ou besoin Jour J Jour J + 1 an

Les points clefs de la méthodologie Les phases Les étapes La phase de fondement L’objet Les motifs Les objectifs La phase de plan d’action Les ressources Le timing Les rôles Le budget La phase de plan d’animation Les résistances Les ajustements La communication Le suivi et L’évaluation 9

Pourquoi utiliser la méthodologie Pour définir l’identité et les valeurs du projet. Pour analyser la faisabilité du projet et des différents objectifs. Pour cadrer et clarifier le projet en pensant aux différentes étapes. Pour communiquer efficacement sur le projet auprès des partenaires internes ou externes (valeurs, utilité sociale,…). 10

La phase de fondement 11 1 L’objet 2 Les motifs 3 Les objectifs

Projet associatif Quoi Pourquoi (raisons) Pour qui (bénéficiair es) Quels objectifs QuandOù Comment (étapes) Réflexion préalable à la structuration 12

L’objet Le QUOI du projet : il fonde l’identité de l’association 1.A quel domaine appartient-il (champ d’intervention) ? 2.Qu’est ce qui qualifie mon projet associatif ? (petit/grand, fermé/ouvert, directeur/sous projet, collectif/individuel, développement/résolution, global/spécialisé). 3.A qui s’adresse mon projet ? Quels en sont les bénéficiaires ? 4.Quelles sont les valeurs, la philosophie des actions liées au projet associatif (et qui le différencie des autres projets) ? 5.Quelles sont les perspectives du projet associatif (à court et moyen terme) ? 13

Les motifs Le POURQUOI du projet, l’origine : 1. Quelle est l’idée, le constat, le souhait de départ, quelles en sont les origines ? 2. Qui est à l’origine du projet, pourquoi ? 3. Quelles sont les raisons qui expliquent ce projet ? Qu’est ce qui le justifie ? 4. Sur quel constat s’appuie-t-on ? (observations, enquête, étude, témoignage, diagnostic, rapports…) 14

Les objectifs Le COMMENT, le COMBIEN et pour QUAND ? C’est la déclinaison de plus en plus concrète de ce que l’on veut obtenir. 1.Quels sont les objectifs stratégiques du projet ? 2.Quels sont les objectifs intermédiaires ou opérationnels ? (Hiérarchisés, priorisés, exprimés en termes quantitatifs et qualitatifs). 3.Quels sont les effets possibles si on atteint les objectifs (ou pas) ? ( Positifs, Négatifs). 4.Quels sont les objectifs cachés (s’il y en a) ? (facilitateurs ou freins). 15

Les objectifs Pourquoi définir des objectifs ?  Formaliser un guide pour l’action.  Montrer les résultats concrètement visés.  Clarifier les rapports entre les membres du projet et/ou avec des partenaires.  Préciser les raisons, les intentions des actions.  Identifier clairement des priorités d’action.  Donner du sens à l’engagement des bénévoles.  … 16

Les objectifs Les objectifs stratégiques :  traduisent plutôt des orientations à moyen ou long terme,  sont étroitement liés aux finalités du projet associatif. Les objectifs opérationnels :  sont la déclinaison concrète des objectifs stratégiques,  sont quantifiables et évaluables. 17 Veillez à formuler des objectifs cohérents avec les valeurs et les finalités !

La formulation des objectifs Leur formulation :  En termes simples, concrets et directs.  Commencent par des verbes d’action.  Portent sur des éléments identifiables et mesurables (qualitatifs ou quantitatifs). Pour suivre et évaluer des objectifs :  Etre assortis d’indicateurs (définis dans la phase plan d’action).  Etre assortis de moyens (définis dans la phase plan d’action). 18

La formulation des objectifs La méthode SMART :  S = SPECIFIQUE clair, explicité ou négocié.  M = MESURABLE avec des critères précis.  A =ATTEIGNABLE, et conforme aux valeurs développées dans l’association.  R = REALISTE et réalisable par rapport aux moyens.  T = TIME et séquencé dans le temps.

La formulation des objectifs Exercice collectif : Dans le tableau suivant, parmi les objectifs mettez un “+” devant ceux qui vous paraissent formellement satisfaisants, un “-” devant ceux qui vous paraissent insuffisants. Est-ce un objectif ?+- Amélioration de la prévention des risques d’accidents. Diminuer l’absentéisme des adhérents de moitié aux AG. Assurer une polyvalence totale. Relire systématiquement les courriers avant leur départ. 20

La formulation des objectifs Est-ce un objectif ?+- Proposer 3 séances de yoga pour adulte d’une durée d’ 1 heure 30 chacune pour septembre. Améliorer la circulation de l’information. Mettre la totalité du budget sur informatique. Exprimer sa créativité, développer des actions de formation en particulier. Développer de 15 % le nombre d’adhérents. Développer une nouvelle activité. Acquérir une meilleure organisation d’ensemble, déléguer plus, faire moins de réunions. Editer une plaquette de présentation de l’association en 500 exemplaires pour le mois de septembre. 21

L’architecture des objectifs du projet 22 Objectif stratégique Objectif opérationnel 1 Objectif opérationnel 2 Objectif opérationnel 3 Objectif opérationnel 4 Actions à mener :  Actions à mener :  Actions à mener :  Actions à mener : 

L’architecture des objectifs du projet 23 Objectif stratégique Créer un centre culturel dans le commune rurale de X en septembre 2012 Objectif stratégique Créer un centre culturel dans le commune rurale de X en septembre 2012 Objectif opérationnel 1 Créer l’offre de service du centre culturel (quelles activités, pour quel public). Objectif opérationnel 2 Présenter son offre pour obtenir des partenariats locaux et un soutien fort. Objectif opérationnel 3 Trouver un lieu et l’adapter pour l’accueil du public. Objectif opérationnel 4 Organiser l’offre de service et de prestation (exposition photo ou peinture, gala danse, cours de théâtre, de peinture,…) Actions à mener :  Analyser les besoins du territoire  Faire des propositions innovantes,…  Faire les supports de com,… Actions à mener :  rencontrer le maire, les élus,…  contacter les partenaires de l’Etat,… Actions à mener :  Recherche de partenaires et de financement,…  Actions à mener :  renforcer le partenariat avec les associations existantes,  recruter des animateurs bénévoles ou salariés,  organiser des évènements,…

Exercice pratique Lancement des exercices pratiques guidés grâce au livret « exercice ». Aide et conseils du formateur durant le temps de travail. Débriefing collectif à partir du cas d’un des participants. 24

Clôture du stage Remise de la bibliographie des ouvrages disponibles au CAP. Tour de table. Evaluation écrite du stage de formation. 25

POUR ALLER PLUS LOIN LA BOITE A OUTILS EST A VOTRE DISPOSITION… 26

La boite à outils Elle est disponible au centre de ressources et comprend : 1. Le PowerPoint détaillé avec les deux phases suivantes (plan d’action et plan d’animation). 2. Des fiches outils (faire un plan d’action, une analyse des enjeux des acteurs, un planning,…). 27

Pour toute question complémentaire Contact téléphonique : Contact électronique : 28