FICHE 6 La dématérialisation

I. DEMATERIALISATION DES ACTES ADMINISTRATIFS Le principe La collectivité ne transmet plus ses actes administratifs par courrier au contrôle de légalité, mais elle choisit une plateforme agréée sur laquelle elle dépose ses délibérations et arrêtés. Les documents sont transmis à la Préfecture (ou Sous-Préfecture) et sont retournés dans les minutes qui suivent sur la plateforme, tamponnés. La collectivité peut archiver ses documents sur la plateforme et/ou sur un support informatique.

DEMATERIALISATION DES ACTES ADMINISTRATIFS (suite) Les avantages Les délais de traitement sont considérablement réduits, quelques minutes. L’acte est dématérialisé, il peut donc être transmis directement par mail aux destinataires, ou joint à un dossier informatique, sans avoir recourt à l’impression systématique. Les frais d’envoi sont supprimés. Les contraintes Les démarches à faire auprès des différents organismes la 1 ère année (voir ci-dessous). A l’heure actuelle, tous les documents ne peuvent pas être transmis par la plateforme (budget, permis de construire,…). Le coût. Toutefois, en fonction du nombre de documents transmis par an, les frais de courrier évités peuvent couvrir le prix de l’abonnement.

DEMATERIALISATION DES ACTES ADMINISTRATIFS (suite) Les démarches Pour résumé la procédure : 1.La collectivité choisit un prestataire agréé parmi la liste fournie par la Préfecture (voir ci-jointe). Attention, cette liste est mise à jour régulièrement, vérifier que les agréments soient toujours valables. 2.La collectivité signe une convention avec la Préfecture (service Direction des Relations avec les Collectivités – DRC – ) 3.La collectivité demande un certificat auprès de l’organisme partenaire du prestataire choisi. Le Centre de gestion de la fonction publique territoriale de l'Isère propose un accompagnement aux collectivités qui souhaitent s’inscrire dans la démarche. Contact : Monsieur EYMAR :  Voir fiches 6bis : liste des dispositifs homologués par la Préfecture et 6ter : procédure de la dématérialisation

DEMATERIALISATION DES ACTES ADMINISTRATIFS (suite) Les coûts* La 1 ère année, prévoir : L’installation et la formation :800,00 € La licence d’accès :650,00 € L’abonnement au service :250,00 € Certificat logiciel :61,00 € Pour les années suivantes, prévoir : L’abonnement au service :250,00 € Certificat logiciel :61,00 € *Tarifs donnés à titre indicatif.

II. DEMATERIALISATION DES CONVOCATIONS Le principe La collectivité dépose sur la plateforme tous les documents relatifs à la convocation : lettre de convocation, ordre du jour, note de synthèse, compte-rendu de la séance précédente et les annexes. Les élus recensés sur la plateforme reçoivent un login (leur adresse mail) et un mot de passe, qui leur sont nécessaire pour ouvrir les documents joints au mail. L’envoi est complètement sécurisé et la collectivité peut vérifier à tout moment si les élus ont bien pris connaissance des documents. Pour les élus qui ne possèdent pas d’adresse mail, il convient de continuer de leur envoyer leurs convocations sous format papier.

DEMATERIALISATION DES CONVOCATIONS (suite) Les avantages Le nombre de photocopies est considérablement réduit. Les délais d’expédition sont raccourcis et si la commune avait l’habitude de faire distribuer les convocations par un agent communal, c’est du temps de gagné pour faire autre chose. Si la collectivité a choisi une plateforme de dématé-rialisation pour les actes administratifs, la démarche de certification est déjà faite, il suffit de prendre un abon- nement supplémentaire auprès du prestataire. Les contraintes Les élus reçoivent personnellement un mot de passe (un de plus !) et la collectivité n’en a pas connaissance. Il faut appeler la plateforme chaque fois qu’un élu a perdu son mot de passe pour qu’il en reçoive un autre par mail ; Le coût. Toutefois, en fonction du nombre de documents transmis par an, les frais de courrier évités peuvent couvrir le prix de l’abonnement ; Les élus reçoivent chez eux les documents et doivent les imprimer sur leurs imprimantes. En fonction du nombre de pièces jointes, certains abandonnent très vite et arrivent en réunion sans avoir les documents de travail. Pour éviter les problèmes, il convient de prévoir de projeter les documents transmis pendant la réunion.

DEMATERIALISATION DES CONVOCATIONS (suite) Les démarches Si la collectivité a déjà choisi une plateforme pour la dématérialisation des actes administratifs, la procédure est déjà opérationnelle, il suffit de prendre l’abonnement adéquat auprès du prestataire. Ensuite, il faudra simplement enregistrer les élus et leurs coordonnées afin qu’ils reçoivent leur mot de passe. Les coûts Les coûts sont les mêmes que ceux de la dématérialisation des actes administratifs. En cas d’utilisation de la même plateforme de dématérialisation, l’installation, la formation et la licence d’accès ne sont à payer qu’une seule fois.

III. DEMATERIALISATION DES MARCHES PUBLICS A. Dossier de consultation des entreprises Le principe La collectivité choisit un journal d’annonces légales pour diffuser ses avis de publicité. La plupart de ces journaux proposent la mise en ligne gratuite les dossiers de consultation des entreprises. Si ce n’est pas le cas, changez de journal ! La collectivité dépose sur la plateforme tous les documents relatifs à la consultation : règlement de consultation, acte d’engagement, cahiers des charges, bordereaux de prix, annexes, plans, … Une formation préalable est proposée en général par les journaux pour utiliser au mieux la plateforme et il y a souvent une vérification de leurs services pour s’assurer que tout est bon. Attention, certains journaux proposent ces services gratuitement avec l’avis de publication payant. Les entreprises qui sont intéressées par le marché, téléchargent en ligne le DCE.

DEMATERIALISATION DES MARCHES PUBLICS (suite) Les avantages Une fois le DCE mis en ligne, la collectivité n’est plus dérangée par les demandes incessantes des entreprises pour obtenir les pièces du marché. Plus aucune photocopie du marché et plus aucun envoi par courrier ne sont nécessaires. Attention, toutefois, certaines entreprises font le forcing en prétextant qu’elles n’arrivent pas à télécharger les documents, ne pas hésiter à les envoyer vers le service technique du journal ; Les entreprises qui semblent intéressées par l’avis, téléchargent les documents et décident de présenter ou pas une offre. Pour toutes celles qui ne donnent pas suite, c’est autant de travail de singe évité ! Si la collectivité a besoin de modifier un document en cours de consultation ou doit répondre à des questions des entreprises, elle peut le faire en quelques clics de souris et toutes les entreprises qui ont retiré un dossier sont informées. D’où l’importance de ne pas diffuser de DCE en dehors de la plateforme pour n’oublier personne.

DEMATERIALISATION DES MARCHES PUBLICS (suite) Les contraintes A part les entreprises qui continuent d’appeler en insistant pour qu’on leur envoie les documents par mail, il n’y a pas de contraintes significatives. Les démarches A voir avec chaque journal. La première chose à faire est de bien choisir son journal et d’intégrer éventuellement la dématérialisation des DCE dans le cahier des charges. Attention, tous ne le proposent pas et certains la font payer. Les coûts Gratuité ou pas en fonction du journal.

III. DEMATERIALISATION DES MARCHES PUBLICS B. Dématérialisation des offres Le principe Donner la possibilité aux entreprises de présenter leurs offres dématérialisées est une obligation pour tous les marchés formalisés. Ce n’est pas encore obligatoire pour les procédures adaptées, mais ça le sera pour les marchés supérieurs à ,00 € HT dès le 1 er janvier Là encore, les journaux d’annonces légales peuvent vous proposer le service ou d’autres plateformes plus ou moins connues. L’entreprise envoie son offre sur la plateforme, son dossier est scellé et placé dans un coffre-fort virtuel jusqu’à l’heure de la séance d’ouverture des plis prévue par la collectivité. A ce moment là seulement, l’offre peut être lue.

DEMATERIALISATION DES MARCHES PUBLICS (suite) Les avantages Le volume du papier à archiver est nul pour toutes les offres dématérialisées, notamment pour les offres non retenues qui doivent être archivées pendant 5 ans ! Le coût pour les entreprises : pas de frais pour déposer leurs offres dématérialisées sur la plateforme, alors qu’avec une offre papier, les frais sont multiples : papier, envoi soit en recommandé, soit en coursier, voire de plus en plus par le déplacement d’un employé pour éviter tous les risques de perte ou de retard. Le temps pour les entreprises : les offres peuvent être déposées dans les dernières minutes avant la date et l’heure limites. Les contraintes Obtenir un certificat : certains sont valables un an, d’autres pour un nombre restreint de consultations. Vérifier si la collectivité a déjà un certificat pour la dématérialisation des actes administratifs, certains certificats fonctionnent également pour les marchés publics. Etre prêt informatiquement pour ouvrir les plis pendant la commission d’appel d’offres : prévoir un assistant au niveau de la plateforme pour éviter les problèmes techniques et avoir si possible un ordinateur connecté à internet dans la salle de réunion.

DEMATERIALISATION DES MARCHES PUBLICS (suite) Les démarches Obtenir un certificat. A voir avec chaque journal. Les coûts Ne pas hésiter à faire une petite consultation, car les offres sont très différentes et en fonction des besoins de la collectivité chacun choisira le système qui lui convient le mieux.

IV. DEMATERIALISATION DES ACTES COMPTABLES Grâce à la plateforme HELIOS, la trésorerie nous informe de la prochaine dématérialisation des actes comptables et notamment dans un premier temps des paies des agents. A suivre…