SOMMAIRE DU DOCUMENT L’entretien : recommandations prioritaires Fiche entretien annuel Circuit d’une demande de formation Fiche quantitative (DRH) Aide à la conception d’une synthèse des entretiens individuels Conditions de réussite à la mise en oeuvre

FICHE QUANTITATIVE (DRH) Cette fiche, actualisée par la DRH, a pour objectif de faire le point sur la situation administrative de l’agent.

PRESENTATION DE L’EVALUATEUR : Nom :Epouse : Prénom :D° Administrative & Service : Fonction :Ancienneté dans la fonction : CONNAISSANCE DE L’AGENT : Nom :Epouse : Prénom :Age : FORMATION SUIVIES INTERNES ET EXTERNES (Nombre de jours 2 dernières années) : ACTIVITES PRINCIPALES DU POSTE : ACTIVITES DE BASE (définir les 3 ou 4 activités principales) : ACTIVITES QUI DEVELOPPENT LE POSTE : ACTIVITES DEVELOPPEES PAR DELEGATION : MISSIONS TRANSVERSES : Pour vos questions à la DRH, voir la dernière page.

DEFINITION DU POSTE (A l’aide de : description de fonction, profil de poste, référentiels, ….) Activités de base (cœur de mission) : Activités de développement et évolution du poste : Missions :

BILAN DE LA PERIODE ECOULEE : (Préciser la période sur laquelle l’entretien porte) Points positifsPoints négatifs Sur votre activité : Sur l’équipe : Sur l’animation d’équipe : Sur les objectifs du service : Sur les objectifs de la ville et l’organisation générale : Autres :

CO-EVALUATION DES OBJECTIFS DE L’ANNEE PRECEDENTE LES ACTIVITESLES MOYENSLES DELAIS Activités de base du poste : Le développement du poste : Les missions et responsabilités :

CO-CONSTRUCTION DES OBJECTIFS DE LA PÉRIODE À VENIR LES OBJECTIFSLES MOYENSLES DELAIS Activités de base du poste : Le développement du poste : Les missions et responsabilités :

VOS SOUHAITS ET SUGGESTIONS : ( Appréciations, souhaits concernant le contenu de votre travail et son environnement professionnel) Etat des lieuxSuggestions d’amélioration Evaluation des améliorations apportées (année +1) Conditions de travail et de santé : Moyens et méthodes : Clarification des missions : Relationnel : Divers :

CONCERNANT VOTRE DEVELOPPEMENT PERSONNEL Quels sont vos vœux et les orientations souhaitées concernant l’évolution de votre parcours professionnel : (concours, formation spécifique à une évolution personnelle et professionnelle, VAE, bilans des compétences, contrat épargne temps, DIF etc … OBSERVATIONS PARTAGEES

Co-construction de la demande de formation (Document destiné au responsable du secteur formation pour la construction du plan de formation) Formations envisagéesRaison des demandes (voir dans la liste ci- dessous) Evaluation de la formation (année N-1)  Formation liée au poste et/ou à son évolution  Formation institutionnelle et/ou réglementaire  Formation liée à une réorganisation ou restructuration du service  Préparation aux concours, examens  Formation personnelle  Autre Indiquer si une des demandes de formation relève du Droit Individuel à la Formation (DIF )

QUESTIONS SPECIFIQUES A LA D.R.H. Avec réponses attendues pour le ……………… Questions posées par l’agentQuestions posées par le responsable hiérarchique Réponses apportées par la D.R.H.

SYNTHESE DE L’ENTRETIEN Durée de l’entretien : Date : Signatures :

CIRCUIT DE DEMANDE DE FORMATION Tableau

SITUATION ADMINISTRATIVE : Employeur : Date d’entrée dans l’administration : Date de titularisation : Date d’entrée dans la collectivité : Affectation : Lieu d’affectation : Ancienneté dans le service : Fonction : Grade : avec quota  sans quota  Ancienneté dans la fonction : Ancienneté dans le grade : Date prévisionnelle à laquelle l’agent devrait atteindre son prochain échelon : Statut : (fonctionnaire, contractuel, autre) Position : (mise à disposition, détachement, autre) Parcours professionnel : (2 derniers postes occupés) Formation initiale (concours diplômes) : PRESENTATION DE L’AGENT : Nom : Epouse : Prénom : Position administrative de l’agent au moment de l’entretien et état des congés Cette fiche sera actualisée par la D.R.H. après chaque entretien annuel et après chaque changement dans la situation de l’agent

AIDE A LA CONCEPTION D’UNE SYNTHESE DES ENTRETIENS INDIVIDUELS : 1) Evolution de l’équipe : -Technique -Organisationnelle -Compétences, savoir faire, professionnalisation -Comportement -Missions, objectifs 2) Existence d’un projet (Unité, service, direction, établissement…) 3) Détecter des axes structurants à son propre projet collectif 4) Etat des lieux de l’équipe : - Ambiance - Entraide, solidarité - L’atteinte des objectifs collectifs - Les compétences développées - Le niveau d’autonomie de l’équipe 5) Les écarts entre le travail effectué par l’équipe et la mission confiée (administrative et/ou politique) 6) La participation de l’équipe à des projets transverses 7) La relation de l’équipe avec des partenaires institutionnels 8) Le respect de la règlementation 9) Les emplois sensibles 10) L’existence de dysfonctionnements 11) L’analyse d’indicateurs - Absentéisme (taux) - Délais/retards - Les évènements particuliers - Financiers 12) Les difficultés rencontrées par l’équipe 13) Les besoins - Formation, conseils - Matériels - Humains - Financiers

CONDITIONS DE REUSSITE A LA MISE EN OEUVRE Les supports de l’entretien seront envoyés avec le bulletin de salaire un mois avant la période des entretiens, accompagnés d’un courrier explicatif. Les supports vierges ainsi que les documents explicatifs pourraient être accessibles par intranet. La formation structurée de l’encadrement (A-B-C) avec jeux de rôle, cas concrets d’utilisation des supports et période d’application : formation de deux jours plus un avec intersession active et examen de tous les cas particuliers. Formation spécifique d’une journée à la conception d’une synthèse pour des encadrants avec cadres intermédiaires. L’évaluation au bout d’un an du système proposé afin de l’enrichir, de le simplifier… Les membres du groupe projet se proposent comme facilitateurs internes c’est-à- dire être personnes ressources pour les collègues agents et encadrants qui auraient besoin d’une aide méthodologique ou technique ponctuelle. Période des entretiens : Proposition de réaliser les entretiens sur les 12 derniers mois glissants des périodes d’activités. Période de faisabilité : avril à octobre (compte tenu de l’hétérogénéité des services nous préconisons une période large de la réalisation des entretiens). L’assurance que tous les entretiens soient faits : le groupe souhaite la volonté et l’engagement de la D.G. à faire réaliser les entretiens de manière qualitative et quantitative et espère l’engagement de cette dernière à être un modèle de l’organisation proposée. Les supports des entretiens annuels doivent être transmis à la DRH à la fin du mois d’octobre afin de permettre l’élaboration du schéma directeur de formation. L’institution doit s’assurer que les entretiens soient étudiés et exploités par la DRH et qu’ils fassent l’objet d’un retour dans les services. Le groupe ayant, en effet, constaté que le manque d’information sur le devenir des supports pouvait être un des freins principaux à la non-réalisation des entretiens sur la ville d’Aubagne. Bien sûr la D.R.H. doit avoir les moyens pour réaliser cette analyse avec compétence et pouvoir décisionnels.