Comité de Direction du 5 JUILLET 2011 Excusés: O. LAMBIN et M. AL AUDAT

PLANNING COMITE DE DIRECTION 2011/2012 Réunions SEPTOCTNOVDECJANFEVMARAVRMAIJUINJUI Comité de direction 8 Réunion Avec Les Présidents Pôle Enfant Pôle Travail PÔLE Heb/ accueil de jour

Ordre du jour Début de réunion à 9h00. Suivi budgétaire du début d’année et p réparation des BP Organisation et suivi des documents entre les établissements et le siège. Qui, quoi, quand, à qui, comment… Divers : Planning des réunions de fin d’année. 11H00 Accueil et échanges avec la Présidente Mme de Lafarge et la Trésorière Mme Hamelle.

COMMENTAIRES  Suivi budgétaire : Pour les directeurs présents, il y a concordance des dépenses de ce début d’année avec les budgets. Après discussion il faut comparer les budgets avec, non pas le budget proposé mais le budget N- 1 de reconduction hors crédit non reconductible, principe de prudence. L’ARS n’a pas renvoyé les budgets Pour les établissements dépendant du CG 92, on compare avec les budgets acceptés. BP 2012 : Pour anticiper et faciliter la préparation des budgets, le groupe 2 et les investissements peuvent d’ores et déjà être préparés. Certains ont déjà commencé ce travail. Pour rappel, la date du CA qui validera les BP 2012 sera le 20 octobre 2011 avec un bureau le 11 octobre prochain. Il a été convenu que les propositions devront arriver au siège au plus tard le 5 octobre Attention, les congés de la Toussaint commencent le 21 octobre au soir. Certaines comptables prennent des congés et ne reviendront donc que le 3 novembre !!!!  Organisation et suivi des documents, établissements/siège : Afin de faciliter le travail de tous, nous avons regardé deux tableaux ; Un concerne le suivi budgétaire trimestriel et l’autre le suivi des journées mensuelles. Nous convenons que ces tableaux devront être validés en réunion de direction. Après validation, l’envoi sera effectué aux directeurs avec copie aux services des établissements concernés (compta, secrétariat). Ces tableaux sont remis le 15 mai pour le premier trimestre, le 20 juillet pour le 2 ème trimestre, le 31 octobre pour le 3 ème trimestre et le 15 février de l’année N+ 1pour le 4 ème trimestre. Pour les mois d’octobre, novembre et décembre de l’année N, les comptables transmettront aux directeurs le suivi budgétaire mensuel. Pour cette année, nous proposons de présenter le tableau trimestriel lors de notre réunion budgétaire le 6 septembre 2011 avec les comptables, les directeurs, Mme Pucinelli et la trésorière. Les comptables peuvent tout à fait établir un suivi budgétaire au 30 juin suivant la présentation habituelle, comme au premier trimestre, copie au siège ( un petit clic sur CEGI permet d’avoir l’info!!!!). Nous allons aussi établir une liste des documents concernés. Pour le tableau mensuel du suivi des journées, les modifications demandées lors de notre réunion seront transmises au plus tard le 12 juillet. (Thi de la Maillerie a déjà envoyé le sien).Pour rappel, chaque document doit avoir en première page la feuille entête de l’établissement,une date et une référence si possible.

 Accueil et échanges avec Mme de Lafarge Présidente et Mme Hamelle Trésorière : En préambule, Mme de Lafarge a précisé, qu’il s’agissait de changement dans la continuité et que ses missions sont diverses et multiples. Pour ce qui concerne le suivi de la gestion des établissements, cette mission est déléguée au Directeur Général, qui fait un point hebdomadaire sur la vie des établissements. Une rencontre trimestrielle est prévue avec l’ensemble des directeurs de l’Association. La gouvernance associative a bien entendu un rôle stratégique et politique conduit par la Présidente de l’Association. Présence et représentation dans différentes réunions et instances : Unapei, Fégapei Adapei... Mais aussi, rencontre au moins une fois par an avec les salariés de l’Association, les modalités restent à préciser. Mme de Lafarge insiste sur l’expertise des uns et des autres et sur la capacité à mobiliser nos réseaux et à activer nos relais dans la concertation pour plus d’efficacité et de transparence. L’Association a mis en place plusieurs commissions ( autonomie vie affective et sexuelle, communication,financement et action familiale) aux services des parents, familles, professionnels mais aussi des usagers. L’accompagnement des familles qui nécessite un soutien d’ordre psychologique reste posé, quel relais l’Association peut elle mettre en place ? Mme Hamelle de son côté souhaite visiter le JEA, le CITL JC. Richard, le Foyer Le Point du Jour et l’ESAT S. LAWSON, établissements qu’elle ne connait pas encore. Compte tenu des nombreux budgets (17), elle insiste sur la nécessité d’anticiper pour ne pas avoir à réagir ou à éteindre des incendies. L’Association vit grâce à ses placements. La mise en place et le suivi des plans de trésorerie permet donc une gestion saine et efficace. En tant que trésorière,elle travaille non pas avec les comptables des établissements mais avec Mme Pucinelli avec qui elle fait un point chaque semaine. Elle s’appuie aussi sur les différents tableaux de bord (mensuels et trimestriels) qui sont indispensables pour le suivi et le rendu compte aux administrateurs. Mme de Lafarge et Mme Hamelle ont précisé que certains points seraient étudiés prochainement. Il s’agit des investissements et des procédures de financement, l’autorisation et la hauteur des doubles signatures, la mise en place de virements automatiques et l’identification de fournisseurs réguliers. A l’étude aussi, les travaux urgents du foyer Le Point du Jour. Les dates des prochains Bureaux et CA ont été communiquées. Pour rappel, pour étudier les BP 2012, le Bureau se réunira le 11 octobre et le prochain CA sera le 20 octobre. Le calendrier des CA ultérieurs vous sera communiqué prochainement. Nous n’avons pas arrêté le planning de nos prochaines réunions de direction. En septembre, la réunion se fera le jeudi 8 septembre 2011, date où nous aurons l’intervenante l’Après Midi sur les RPS.