Tutoriel n°4 : Administration Technique Formation : profil Administrateur

 Cette formation a pour but de former les futurs administrateurs à l’administration de la plateforme L’administration peut se faire sur différents niveaux :  Archivistique pour la gestion des acteurs SEDA, profils d’archives et accords/contrats de versement, lié a minima au rôle archiviste défini dans  Fonctionnel pour la gestion des services, utilisateurs et circuits de traitement, lié au rôle administrateur défini dans  Technique pour la vérification des connecteurs, la gestion des mots clés, des parapheurs et la consultation des journaux d’évènements ou des indicateurs, lié au rôle administrateur défini dans  Cette quatrième partie présentera l’administration technique : les paramétrages des connecteurs, des mots-clés, du journal des événements, des parapheurs et des indicateurs 2

Plan de la formation Introduction 1. Connecteurs a. Définition des connecteurs Définition des connecteurs b. Cas d’usage 1 : Ajouter un connecteur (vidéo) Cas d’usage 1 : Ajouter un connecteur (vidéo) c. Cas d’usage 2 : Vérifier le fonctionnement d’un connecteur (vidéo) Cas d’usage 2 : Vérifier le fonctionnement d’un connecteur (vidéo) 2. Mots-clés a. Définition des Mots-clés et Thésaurus Définition des Mots-clés et Thésaurus b. Cas d’usage : Ajouter une liste de mots clés (vidéo) Cas d’usage : Ajouter une liste de mots clés (vidéo) 3. Journal des événements a. Définition du journal des événements Définition du journal des événements b. Cas d’usage : Rechercher un enregistrement (vidéo) Cas d’usage : Rechercher un enregistrement (vidéo) 4. Parapheur a. Définition d’un parapheur Définition d’un parapheur 5. Indicateurs a. Définition des indicateurs Définition des indicateurs b. Cas d’usage : Exporter au format CSV (vidéo) Cas d’usage : Exporter au format CSV (vidéo) 3

Introduction Présentation de la page d’accueil 4 Le menu Administration technique permet le paramétrage :  des connecteurs  des mots-clés  du journal des événements  du parapheur  des indicateurs Ce menu est accessible pour les rôles : Opérateur de tiers- archivage_OTA / Administrateur / Archiviste (uniquement sous-menus « Mots-Clés » et « Indicateurs ») / Archiviste-Administrateur / Contrôleur (uniquement sous-menus « Journal des évènements », « Tâches planifiés » et « Indicateurs ») Menu principal Sous-menus Administration technique

1. Connecteurs a. Définition des connecteurs 5 Les connecteurs permettent à de communiquer avec d’autres applications utilisées par un service versant, Archives, demandeur ou contrôleur 4 types de connecteurs peuvent être utilisés :  Instance locale : pour effectuer les transferts réalisés par les archivistes eux- mêmes  Par courriel : pour communiquer avec l'application concernée  Instance distante : pour communiquer avec un autre service d'archives  Instance distante via webservice REST : permet de préciser l’authentification des webservices en entrée (exemple : transfert réalisé par une application versante)  Il s'agit de mettre a disposition un ensemble de services ou fonctionnalités, utilisés par les applications tierces  L'utilisation des webservices est soumise à l'authentification. Les paramètres d'authentification sont administrés dans

1. Connecteurs b. Cas d’usage 1 : ajouter un connecteur de type courriel Cliquer sur l’image pour lancer la vidéo 6

1. Connecteurs c. Cas d’usage 2 : vérifier le fonctionnement d’un connecteur de type REST Cliquer sur l’image pour lancer la vidéo 7

8 Nous avons vu le principe des connecteurs, avec la présentation de cas d’usages Nous allons maintenant découvrir le fonctionnement des mots-clés avec la présentation d’un cas d’usage

2. Mots-clés a. Définition des Mots-clés et Thésaurus L’utilisation des mots-clés permet d’indexer les archives pour obtenir des résultats de recherche plus pertinents Le versant peut préciser les mots-clés à associer à l’archive, lorsqu’un transfert est effectué par formulaire (construction du bordereau de transfert grâce à un formulaire dans Les mots-clés peuvent être saisis directement ou choisis parmi les thésaurus (liste organisée de termes contrôlés et normalisés d’un domaine de connaissance) :  Les thésaurus publiés par le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) sont déjà présents dans 9

2. Mots-clés b. Cas d’usage : ajouter une liste de mots-clés Cliquer sur l’image pour lancer la vidéo 10

11 Nous avons vu le fonctionnement des mots-clés, avec la présentation d’un cas d’usage Nous allons maintenant découvrir le principe du journal des évènements avec la présentation d’un cas d’usage

3. Journal des événements a. Définition du journal des évènements Le journal des évènements retrace toutes les actions effectuées sur la plate- forme en précisant leurs dates et heures exactes (horodatage) ainsi que l’utilisateur concerné Un enregistrement est réalisé pour chaque évènement, lié à l’exploitation du système ou au cycle de vie des archives. Celui-ci est :  créé automatiquement par le système  horodaté  archivé, de façon exhaustive et séquentielle, dans les journaux correspondants Le journal des événements peut ensuite être filtré et notamment par type d’évènement :  Liés au cycle de vie : concerne toutes les actions sur les entrées (prise en compte du transfert, création de l’archive, gel de l’archive, conversion, élimination, …)  Liés aux autres actions : concerne toutes les actions sur la plate-forme (accès, export journal, tâches planifiées, envoi par mail pour validation, …) 12

3. Journal des événements b. Cas d’usage : rechercher un enregistrement Cliquer sur l’image pour lancer la vidéo 13

14 Nous avons vu le principe du journal des évènements et la présentation d’un cas d’usage Nous allons maintenant découvrir le principe du parapheur

4. Parapheur a. Définition d’un parapheur Un parapheur permet de valider une ou plusieurs archives suivant un circuit de traitement comportant des phases successives de signature électronique L’utilisation d’un parapheur confère une valeur probatoire aux archives Les parapheurs utilisables dans les circuits de traitement sont administrés dans la partie Administration technique 15

16 Nous avons vu le principe du parapheur Nous allons maintenant découvrir comment sont définis les indicateurs dans avec la présentation d’un cas d’usage

5. Indicateurs a. Définition des indicateurs Les indicateurs permettent de donner des rapports statistiques d’utilisation : Ces indicateurs peuvent notamment être utilisés par les archivistes lors de la création des rapports annuels à envoyer aux Archives de France 17 Sous-Menu Administration technique  Volumétrie  Transferts  Archives  Communications  Éliminations  Paramétrage  Services actifs  Rôles utilisateurs  Utilisateurs  Utilisateurs actifs

5. Indicateurs b. Cas d’usage : exporter au format CSV Cliquer sur l’image pour lancer la vidéo 18

Vous connaissez maintenant l’administration technique : les paramétrages des connecteurs, des mots-clés, du journal des événements, des parapheurs, des indicateurs Vous pouvez consulter les autres tutoriels disponibles sur le profil Administrateur sur le site de Mégalis Bretagne : Tutoriel n°1. Présentation Générale Tutoriel n°2. Administration SEDA Tutoriel n°3. Administration Fonctionnelle Tutoriel n°5. Quelques cas pratiques 19