Formation des comptables projets du 12 au 16 avril 2010 Tâches connexes du comptable, et sa collaboration avec le PST

12 au 16 avril 2010 PFCV Ghislain Mubabinge 1. Distinguer ses tâches principales des tâches connexes 2. Planifier ses tâches 3. Collaborer avec le PST Plan de l’exposé

Outre les tâches listées dans son job description, considérées comme tâches principales, le comptable Projet peut être appelé à assumer d’autres responsabilités ne cadrant pas directement avec son poste. 1. Distinguer ses tâches principales des tâches connexes 12 au 16 avril 2010 Formation comptables projets

1.1. Tâches connexes du comptable Prospection du marché pour mise en concurrence Sélection des fournisseurs Gestion des stocks de fournitures de bureau Tenue de la caisse Tenue du Secrétariat Protocole du projet Gestion des dossiers du Personnel du Projet… 12 au 16 avril 2010 Formation comptables projets

1.2. Comment justifier ces tâches connexes du comptable Absence de logisticien au projet (poste non prévu dans le DTF) Congé ou empêchement d’un collègue (caissier, secrétaire, logisticien, magasinier…) Organisation interne au projet etc… 12 au 16 avril 2010 Formation comptables projets

1.3. Impact des tâches connexes sur le travail du comptable A vous la parole… 12 au 16 avril 2010 Formation comptables projets

Surcharge du comptable Du fait du cumul de rôles, il arrive au comptable de projet d’être submergé par le volume du travail. Conséquences non respect de deadline (rapportage financier, envoi de PF, CC… au PST) erreurs d’encodage dues au défaut de concentration obligation de prester des heures supplémentaires difficulté d’appréciation du comptable dans ses domaines de résultats contractuels 12 au 16 avril 2010 Formation comptables projets

Risques d’erreurs et de fraude La règle de séparation des fonctions, un des fondements du contrôle interne, est souvent très mal respectée dans les PME. Dans une petite organisation, lorsqu’il n’est pas possible de s’organiser autrement, il est très fréquent de regrouper, sur une même personne, les fonctions opérationnelles, de protection des actifs, de contrôle et de comptabilisation. Or, la confusion de ces fonctions entraîne nécessairement des risques d’erreurs et de fraude. 12 au 16 avril 2010 Formation comptables projets

Au nom de la séparation de pouvoir, et pour minimiser ces risques de fraude, certaines tâches sont incompatibles avec la fonction du comptable, notamment : Tenue de la caisse : le comptable ne doit pas ordonnancer les décaissements et les exécuter en même temps. Prospection du marché : dans le cycle d’achat, le comptable ne doit pas être juge (validation des paiements) et partie (sélection des fournisseurs). 12 au 16 avril 2010 Formation comptables projets

Pour résoudre ce problème, il suffit : de débarrasser le comptable des tâches jugées incompatibles (caisse, mise en concurrence) de recruter des prestataires occasionnels pour combler certains postes vacants que le comptable fasse un bon planning de ses multiples tâches. 12 au 16 avril 2010 Formation comptables projets

Parfois, le surcroît de travail dont on se plaint n’est qu’illusoire. Une bonne planification des tâches a l’avantage de jeter la lumière sur le présent, et de dissiper le semblant de surcharge. 2. Planifier ses tâches 12 au 16 avril 2010 Formation comptables projets

Le comptable a tout intérêt à planifier ses tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles : Exercice (10 minutes) Proposition : Pour faciliter le suivi, chaque comptable Projet enverra à son PFCV son planning mensuel de tâches. Celui-ci portera sur la période entre 2 clôtures mensuelles successives. 12 au 16 avril 2010 Formation comptables projets

3. Collaborer avec le PST 12 au 16 avril 2010 Formation comptables projets 3.1. Le PST, quid (définition, historique, composition, fonctionnement)? P =PROJECT (projet) S =SUPPORT (appui) T =TEAM (équipe)

Le PST est donc l’équipe d’appui à un projet ou un ensemble de projets. Il est le descendant de l’ancienne équipe MAF qui avec le PM formait le PFMT (Portfolio Management Team). 12 au 16 avril 2010 Formation comptables projets

EQUIPE constituée du MAF, du PFFO et du PFCV (sans oublier le logisticien, la secrétaire, la caissière, le chauffeur…) APPUI le PST n’est pas un organe de répression, ni un gendarme; mais une structure d’appui, d’encadrement, qui aide les projets à améliorer leurs performances. Cet appui porte essentiellement sur l’administration et les finances. PROJET le PST appuie un ensemble de projets, regroupés selon leurs secteurs d’intervention. 12 au 16 avril 2010 Formation comptables projets

A ce jour, la CTB est structurée en quatre PST, à savoir : Eau et Agriculture : avec « 5+4 » projets opérationnels Infrastructures : avec « 15 » projets opérationnels Santé et Education : avec « 11+5 » projets opérationnels Gouvernance et PAIDECO : avec « 6+8 » projets opérationnels 12 au 16 avril 2010 Formation comptables projets

Via le PST, les projets collaborent également avec certains services spécialisés de la Représentation : le Service de Trésorerie et Banques le Service des RH le Service de Protocole le Service IT la Cellule des MP 12 au 16 avril 2010 Formation comptables projets

Exemple Organigramme d’un PST au 31/03/2010 (cf. annexe) 12 au 16 avril 2010 Formation comptables projets

3.2. Domaines de collaboration entre le comptable Projet et le PST Le comptable Projet collaborera avec le PST pour s’assurer du respect des délais et de la résolution des problèmes dans divers aspects de fonctionnement du projet, notamment : la comptabilité : enregistrement des transactions, clôture mensuelle, envoi de la compta au PST (le 10 du mois m+1), prise en compte des check list de validation rapide ou des feedback PST et HQ,… la gestion budgétaire : suivi de l’exécution du budget, introduction des modifications,… 12 au 16 avril 2010 Formation comptables projets

le planning financier : élaboration, envoi au PST et suivi la trésorerie : tirage et envoi cash call au PST, suivi cash call, transferts de fonds par SOFICOM les paiements (e-banking, transferts de fonds par SOFICOM, …) : initiation des instructions de paiement au PST, obtention signatures,… 12 au 16 avril 2010 Formation comptables projets

MERCI DE VOTRE ATTENTION BON BOULOT A TOUS ! 12 au 16 avril 2010 Formation comptables projets