Le plan d'Achat et le plan d'Approvisionnement DIU de gestion des approvisionnements pharmaceutiques dans la lutte contre le SIDA, la tuberculose et le paludisme en Afrique sub-saharienne Ouagadougou, 25 février 2013

DIU gestion des approvisionnements pharmaceutiques, Ouagadougou, Février 2011 Objectifs pédagogiques Connaître la différence entre un plan d'Achat et un plan d'approvisionnement Savoir élaborer un plan d'Achat et un plan d'approvisionnement

DIU gestion des approvisionnements pharmaceutiques, Ouagadougou, Février 2011 Pourquoi un plan d'Achat et un plan d'approvisionnement?  Car ces plans concernent 2 processus différents : Le processus d'Achat (de la sélection à la notification du marché) Le processus d'Approvisionnement (de la passation de commande à la livraison)  Car pour ces 2 processus, la quantification n'a pas le même objectif Pour le processus d'Achat : c'est une quantification des besoins qui sert à calculer le montant du financement nécessaire et par conséquent à choisir la méthode d'achat Pour le processus d'Approvisionnement : C'est une quantification qui sert à faire le bon de commande auprès du fournisseur

DIU gestion des approvisionnements pharmaceutiques, Ouagadougou, Février 2011 Qu'est ce qu'un plan d'Achat? (1)  Un plan d'Achat est un document de planification qui définit sur une période donnée, les besoins en médicaments et autres produits de santé à acheter et le calendrier d'achat  Un plan d'achat doit être élaboré par toutes les structures qui réalisent des achats La centrale d'achat Les programmes de santé (non recommandé, c'est la centrale d'achat qui a ce mandat dans les pays, cf cartographie) Les CHU (appels d'offres nationaux) Les CHR, dépôts de districts, formations sanitaires

DIU gestion des approvisionnements pharmaceutiques, Ouagadougou, Février 2011 Qu'est ce qu'un plan d'Achat? (2)  Cas particuliers des dépôts régionaux, des dépôts de district, des CHR et des formations sanitaires Ces structures effectuent des "Achats directs" car ils ont un seul fournisseur présélectionné qui est la structure du système public d'approvisionnement du niveau supérieur (districts achètent au dépôts régionaux, formations sanitaires aux districts etc….) (Ceci est vrai s'il existe une règlementation qui demande à ces structures de s'approvisionner exclusivement dans le système public) Un contrat de marché doit être signé entre les 2 parties fixant les prix unitaire d'achat et les délais de livraison La compétence de chacun de ces fournisseurs (centrale d'achat, dépôts régionaux et dépôts de districts) doit être évaluée par ses clients

PATIENTS Centrale d'Achat Dépôts régionaux Dépôts de District CHUCHR Hôpitaux de districts Centres de santé Contrat de marché

DIU gestion des approvisionnements pharmaceutiques, Ouagadougou, Février 2011 Objectif général du plan d'Achat Améliorer la gestion du financement et des achats des produits pharmaceutiques

DIU gestion des approvisionnements pharmaceutiques, Ouagadougou, Février 2011 Objectifs spécifiques du plan d'Achat Définir :  Les produits et les quantités à acheter pour une période donnée et le coût  Les sources et montant des financements prévus et les gaps éventuels (à compléter)  La méthode et le calendrier d'achat Suivre :  Le décaissement des financements prévus et les dates prévues de lancement de l'AOR et de notification des marchés et agir en conséquence pour éviter les ruptures de stock Le plan d'achat doit être partagé avec le service des finances

DIU gestion des approvisionnements pharmaceutiques, Ouagadougou, Février 2011 Elaboration du plan d'Achat  Quelle périodicité? Annuelle ou plus  Etapes d'élaboration : Sélectionner les produits à acheter Quantifier les produits à acheter (selon les méthodes appropriées). La consolidation des besoins des plans d'achat des structures du niveau inférieur permet aussi d'estimer les besoins pour le niveau supérieur Valoriser les produits à acheter Identifier les sources et montant des financements Choisir la méthode d'achat Définir la date de lancement de l'AOR et la date de notification

DIU gestion des approvisionnements pharmaceutiques, Ouagadougou, Février 2011 Exemple de plans d'Achat (1)

DIU gestion des approvisionnements pharmaceutiques, Ouagadougou, Février 2011 Exemple de plans d'Achat (2)

DIU gestion des approvisionnements pharmaceutiques, Ouagadougou, Février 2011 Suivi-Evaluation du plan d'achat  Le suivi du plan d'Achat consiste à : S'assurer de la disponibilité des fonds prévues S'assurer du respect des dates de lancement de l'AOR et de la notification des marchés Mener les actions nécessaires pour le respect du plan d'Achat Documenter tous les évènements qui ont entrainé une modification du plan d'Achat  L'évaluation du plan d'approvisionnement consiste à : Analyser les différences entre le plan d'Achat prévu et le réalisé Tenir compte des résultats de l'analyse pour l'élaboration du nouveau plan d'Achat

DIU gestion des approvisionnements pharmaceutiques, Ouagadougou, Février 2011 Qu'est ce qu'un plan d'Approvisionnement?  Un plan d'approvisionnement est un document de planification élaboré pour une période de 1 an, qui définit pour chaque médicament et produits de santé le calendrier prévisionnel des quantités à commander et des livraisons  Toutes les structures de la chaine d'approvisionnement pharmaceutique (centrale d'achat, dépôts régionaux, dépôts de district, structures sanitaires) doivent élaborer un plan d'approvisionnement adapté à leur niveau

DIU gestion des approvisionnements pharmaceutiques, Ouagadougou, Février 2011 Objectif général du plan d'approvisionnement Améliorer la disponibilité et la gestion des produits pharmaceutiques grâce à la planification

DIU gestion des approvisionnements pharmaceutiques, Ouagadougou, Février 2011 Objectifs spécifiques du plan d'approvisionnement Définir :  Les produits et les quantités à commander sur un an et le coût  Le calendrier des commandes et des livraisons Suivre :  les commandes et les livraisons prévues dans le plan et faire des ajustements si nécessaires pour éviter les ruptures de stock et les surstock

DIU gestion des approvisionnements pharmaceutiques, Ouagadougou, Février 2011 Elaboration du plan d'approvisionnement  Quelle périodicité? Annuelle. Généralement élaborer en fin d'année  Etapes d'élaboration : Sélectionner les produits à commander (ceux des marchés) Définir un calendrier pour la passation des commandes (semestriel, trimestriel, menstruel…), Quantifier les produits à commander à chaque date de commande (selon les méthodes appropriées) Valoriser chaque commande et vérifier que les financements sont disponibles et les sécuriser Noter la date de livraison prévue (selon délai de livraison définit par le marché)

DIU gestion des approvisionnements pharmaceutiques, Ouagadougou, Février 2011 Exemple de plans d'approvisionnement

DIU gestion des approvisionnements pharmaceutiques, Ouagadougou, Février 2011 Elaboration du plan d'approvisionnement (suite)  Critères déterminant le rythme des commandes Le rythme des commandes est imposé par le système Si non, il dépend :  Des capacités de stockage  Du coût du transport etc..  Critères déterminant les quantités à commander : La quantité en stock à la date de la commande Les CMM ajustées Les délais de livraison Les variations saisonnières au niveau des problèmes de santé mais aussi des conditions de transport difficile (période des pluies…) Tout autre critère spécifique à votre pays ou votre système et qui influence la quantification….  Le plan doit être partagé avec le service financier pour sécuriser les fonds

DIU gestion des approvisionnements pharmaceutiques, Ouagadougou, Février 2011 Suivi et Evaluation du plan d'approvisionnement  Le suivi du plan d'approvisionnement consiste à : Avant la date de commande (prévoir le temps nécessaire, pas la veille), revoir les quantités à commander prévues par le plan et les ajuster si nécessaire. Noter la quantité réellement commandée sur le plan S'assurer du respect des dates de livraison Documenter tous les évènements qui ont entrainé une modification du plan d'approvisionnement  L'évaluation du plan d'approvisionnement consiste à : Analyser les différences entre le plan d'approvisionnement prévu et réalisé Tenir compte des résultats de l'analyse pour l'élaboration du nouveau plan d'approvisionnement

PATIENTS Centrale d'Achat Dépôts régionaux Dépôts de District CHU CHR Hôpitaux de districts Centres de santé Plan d'achat Plan d'approvisionnement Plan d'achat Plan d'approvisionnement Plan d'achat Plan d'approvisionnement Plan d'achat Plan d'approvisionnement Plan d'achat Plan d'approvisionnement Plan d'achat Plan d'approvisionnement Plan d'achat Plan d'approvisionnement Schéma idéal

DIU gestion des approvisionnements pharmaceutiques, Ouagadougou, Février 2011 Schéma idéal Avantages principaux : Toutes les structures du système public sont responsabilisées à la gestion du cycle des approvisionnements La consolidation des plans d'achat et des plans d'approvisionnement à chaque niveau permet d'avoir une estimation des besoins et des quantités à commander la plus proche de la réalité (si les plans sont bien faits) Le "pipeline" est intégré Beaucoup moins de données à gérer Permet de palier aux problèmes de mise en place d'un SIGL et à la lourdeur de sa gestion et de son suivi Inconvénients : ??

DIU gestion des approvisionnements pharmaceutiques, Ouagadougou, Février 2011 Exercice Vous êtes le responsable des achats de la centrale d'achat "La performance" et vous avez estimé les besoins 2011 pour le produit A à B/1000 (en collaboration avec le service des approvisionnements et le service commercial) Vous êtes entrain de préparer votre plan d'achat et votre collègue du service des approvisionnements est entrain de préparer son plan d'approvisionnement Le Directeur(rice) vous informe que les chinois ont décidé de faire un don de B/1000 du produit A et que l'UE va donner un budget pour financer l'achat de B/1000 et qu'il exige que les achats soient fait selon leur procédure Quel est votre démarche? Elaborer le plan d'Achat en intégrant ces données Quel sera le plan d'approvisionnement de votre collègue?

DIU gestion des approvisionnements pharmaceutiques, Ouagadougou, Février 2011 Exercice Elaborer un plan d'approvisionnement pour votre structure Comment on calcule les qtés à commander dans l'exécution du plan d'appro