Les Archives départementales de la Somme Fiche n°5 Les bordereaux de versement et d’élimination ©SR Cg80

Le bordereau de versement Les archives présentant un intérêt historique doivent être versées aux Archives départementales pour y être conservées définitivement. Elles pourront ainsi être consultées par des chercheurs mais aussi des particuliers à la recherche de l’histoire de leurs ancêtres. De plus en plus de personnes s’intéressent aux archives de leur école. Très riches sociologiquement, ces documents permettent d’étudier le quotidien des professeurs, des élèves mais aussi de leurs parents. Pour faire un versement vous devez contacter les Archives départementales. Vous devez également remplir un bordereau de versement, en 2 exemplaires, qui détaille la typologie des documents que vous allez verser. La description bien que sommaire et résumée, doit être suffisamment claire pour être comprise par toute personne étrangère au service et suffisamment précise pour que l’on trouve facilement un document. Les sigles doivent être développés. Utilisez de préférence les termes employés dans le tableau de gestion pour désigner les différentes catégories de documents. Une fois le document signé par le directeur des Archives départementales, il faudra convenir d’un rendez-vous pour effectuer le versement. N° de la boîte Type de conditionnementRésumé du contenuDates extrêmes LiasseRegistreBoîte 11Registre matricule Projets d’écoles Exemple de bordereau de versement : Futur bâtiment des Archives départementales à Dury

Le bordereau d’élimination Si le tableau de gestion indique que certains documents sont éliminables vous devez solliciter un visa du Directeur des Archives départementales en rédigeant un bordereau d’élimination. L’élimination d’archives publiques non visée par le directeur des Archives départementales est strictement interdite et punie par la loi (art. L214-2 du code du patrimoine). référenceType de documentsDates extrêmes Mètres linéaires (ml) D2Dossiers de demande de bourse ml F2Projets d’accueil individualisés ml G6Fiches de paie ml Pour remplir le bordereau, reprenez en référence la première colonne du tableau de gestion correspondant à la typologie de votre document. Les dates extrêmes correspondent à la date du plus ancien document de la boîte concernée et le document le plus récent. Le volume des archives s’expriment en mètres linéaires : une boîte archives de 10cm de large fait 0.10 ml (mètre linéaire). Ex : dans le cas exposé ci-dessus il y a 25 boîtes de fiches de paie ce qui correspond à 2,5 ml. Exemple de bordereau d’élimination : Les archives après destruction ©Veolia

Les Archives départementales et vous Une personne chargée des archives des établissements scolaires est à votre disposition pour toutes demandes. Elle peut vous conseiller sur la bonne tenue de vos archives au quotidien, la gestion de votre local archives, vous aider à remplir les bordereaux de versement et d’élimination. Aurélie Caron Service Aide aux administrations Vous pouvez également suivre une de nos sessions de formation gratuite qui se tient sur 2 jours au sein des Archives départementales. ©SR Cg80