CLOTURE PROJET TRAINING COMPTABLES - avril 2010

Traning Avril 2010 Objectif général être capable de préparer la clôture du projets du point de vue administratifs et financiers. Objectifs spécifiques 1.Planifier les étapes de clôture 2.Rapportage = exhaustivité et exactitude 3.Les points d’attention 4.Tâches, rôles et responsabilités Objectifs

Traning Avril Calendrier des étapes de clôture Avant-dernière SMCL 6 derniers mois d’activité Dernière SMCL Après fin de CS 1. Planifier les étapes de clôture

Traning Avril Avant-dernière SMCL L’avant-dernière SMCL (minimum 6 mois avant fin du projet) a pour objectifs de : A. Décider des mesures administratives et légales nécessaires pour clôturer le projet Approbation du bilan financier provisoire, propositions de modifications budgétaires et d’affectation du reliquat Information des parties liées à l’exécution du projet (ex: date de fin de prestation) Procédures liées au recouvrement des créances Dispositions concernant les activités de gestion adminsitrative et financière de la clôture

Avant-dernière SMCL (suite) B. Arrêter le plan / l’échéancier de clôture = planification et délais d’exécution des phases de clôture, comprenant la date ultime: pour signature de nouveaux contrats pour PV de remise et transfert au partenaire pour paiement des engagements Traning Avril 2010

Six derniers mois d’activités Mise en œuvre décisions et planning avant- dernière SMCL Suivis budgétaires mensuels Clôtures caisses (et comptes locaux éventuellement

Traning Avril Dernière SMCL Bilan financier Transfert au partenaire Information sur le reliquat Liste des engagements dont les paiements doivent encore être effectués

Activités Post CS Traning Avril 2010 Paiement factures relatives aux derniers engagements Comptabilité (PNT, PNLS, MAP…) Activités liées aux MP o Réception définitive o Garantie et cautions o Pénalités Clôture compte principal

1.2. Planning de la clôture d’une prestation Traning Avril 2010

2. Rapportage = Exhaustivité et Exactitude Rapportage financier : Réconciliation FIT/Navision Moyens disponibles : dernier cash call Solde budgétaire >< méthode de trésorerie Eléments de planification o Engagements o Avances ouvertes o Utilisation réserve budgétaire éventuelle (cf décision SMCL) o PHQ

Traning Avril Points d’attention d’une clôture 1. Gestion financière 2. Gestion administrative 3. Clôture définitive Gestion administrative Clôture définitive

3.1. Gestion financière Suivi des contrats/créances o Mise à jour registre des contrats o Mise à jour registre des MP o Assurances o Délai de préavis éventuel Suivi des garanties, cautions et avances o Réceptions définitives : qui & quand ? o Garanties et cautions Traning Avril 2010

3.1. Gestion financière (suite) Suivi budgétaire o Réconciliation FIT/Navision o Budget résiduel suffisant ? (méthode de trésorerie – dernier cash call) o Budget pour évaluation finale (et audit) suffisant ? Transactions après fin de CS o Concordance avec liste des engagements – cfr PV SM CL Traning Avril 2010

3.1. Gestion financière (suite) Clôture caisses et comptes o Transfert reliquats caisses vers compte local o Transfert reliquat compte local vers compte DB o Clôture compte DB o Pouvoirs de signature Traning Avril 2010

Personnel o Cohérence contrats (nationaux & internationaux) avec date de clôture o Préavis à respecter o Solde de tout compte o Cercles de développement Traning Avril Gestion Administrative

3.2. Gestion Administrative (suite) Immobilisés - Inventaire o Mise à jour fiche d’inventaire o Liste matériel à céder, à déclasser éventuellement o Organisation pratique cession o Retour plaques d’immatriculation des véhicules o Effacement données internes CTB Traning Avril 2010

3.2. Gestion Administrative (suite) Reporting o Disponibilité des documents de projet (CS, CMO, DTF, PV SMCL, rapports annuels, MTR,…) o Rapport narratif final o Rapport financier final Archivage o 10 ans o Archivage informatique Traning Avril 2010

Paiement de tous les engagements Derniers transferts / clôture compte principal Dernière comptabilité Traning Avril Clôture définitive

x o Fin de contrat staff CTB o Fin de contrat de services o (Fin de contrat AT) o Rapport narratif final x o Clôture financière o Rapport financier final Traning Avril Tâches, rôles et responsabilités

4. Tâches, rôles et responsabilités (suite) x o Transfert des actifs o (Réception finale Traning Avril 2010

Note sur l’utilisation reliquats budgétaires et Convention Spécifique Procédures de clôture x, x et x Check-list de clôture Exemple PV de SMCL Traning Avril Liste des documents annexés

Merci de votre attention Traning Avril 2010