Capitalisation des projets et programmes CTB Contrat-cadre KIT

Agenda Contexte La capitalisation Le contrat-cadre La trajectoire de capitalisation En pratique 2

Contexte Des expériences terrain ne sont pas (bien) exploitées et communiquées, des leçons sont « perdues » pour les interventions futures La capitalisation est une priorité pour la CTB Implication et contribution de tous les départements au siège et sur le terrain sont nécessaires COM, M&E, OPS, Training, EST, HR, etc L’apprentissage est inclus dans le Business Plan 2013 de la CTB Pas une « nouvelle » approche=> KIT est une pièce du puzzle 3

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5 Un processus d’apprentissage… … le staff pays CTB, les experts et les acteurs de développement (partenaires, décideurs politiques, staff CTB HQ, etc )… …partagent des expériences individuelles et collectives… …transforment ces expériences en connaissances partageables (i.e. lessons learned, meilleures pratiques, etc La capitalisation ?

Le contrat-cadre en bref: avec KIT (Royal Tropical Institute) Capitalisation des projets et programmes CTB dans thématiques Approche « à la demande » 15 experts, 3 langues (FR, ANG, ESP) Prix fixe: 725 € /jour + perdiem Missions court-terme Environ 250 hommes.jour / an Pas d’exclusivité Financé par les projets ou d’autres sources de financement 6

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Courbe d’apprentissage Etude de base T=0Année 1 Année 2 MTR Dernière Année Monitoring Final des Résultats ETR Monitoring Revues Evaluations Capitalisation Id. etc… Rapport annuel pays Evaluation finale Capitalisation MoRe Results Approach Ligne du temps de l’intervention Monitoring opérationnel Monitoring Annuel des Résultats Rapport annuel pays Draft 3 FCM/MVP Trans- interventions Pour réflexions stratégiques Financé par HQ Multiples Projets Projet unique Pour partager expériences Financé par les interventions Evaluation et capitalisation

Evaluation and capitalisation EvaluationCapitalisation Quoi Analyse et appréciation « trans-interventions » d’un aspect donné lié aux processus de développement et d’une importance politico-stratégique Un processus d’apprentissage où terrain et siège partagent leurs expériences et les transforment en connaissances à partager Pourquoi Répondre à des « knowledge gaps » au niveau stratégique Partager et communiquer les leçons apprises d’une ou plusieurs interventions  Consolider l’apprentissage  Communiquer Scope  Learning question – trans-interventions  Toutes thématiques  Un ou plusieurs aspects de l’intervention  Une ou plusieurs interventions  5 thématiques privilégiées Point de vue EvaluateurParties prenantes intervention Initiateur(s) CTB siègeIntervention(s) Avec le soutien de Cellule M&E HQKIT / contrat cadre , 15 experts, 3 langues + Hanan et Fabian Acteurs principaux StakeholdersIntervention(s), stakeholders internes et externes Target Audience Stakeholders externesStakeholders internes et externes Financement par CTB siègeIntervention(s) Quand Ad hoc Inputs Rapports de résultats, revues Output Rapport d’évaluation Produit(s) de capitalisation adapté au public cible (livre, Working Paper, Policy Paper, Papers orientés résultats, ou autre) Comment Rétrospectif Méthodologies d’évaluation Rétrospectif Méthodologies « complexes » : trajectoire de capitalisation

Objectifs Niveau Type d’ Output Trajectoire de Capitalisation Trajectoire de Capitalisation TdRs Méthodologie sur mesure Outils sur mesure Questions de capitalisation

Objectifs Apprentissage collectif et exercice de renforcement des capacités pour partager et analyser des expériences Améliorer les interventions en cours / futures, les stratégies et politiques Inspirer et renforcer les compétences / connaissances de publics- cible spécifiques à travers des produits de communication Connaissances individuelles => connaissances organisationnelles CTB=> Centre d’Expertise / de référence 11

Infrastructures RC institutionnel et organisationnel 12 Décentralisation et gouvernance locale Décentralisation et gouvernance locale Agriculture et développement rural Systèmes de santé Systèmes de santé Systèmes d’Education …à différents niveaux: 5 (+1) thématiques…dans 18 pays…. 1.Capitalisation au sein d’un projet 2.Capitalisation au sein d’un programme 3.Capitalisation globale / sectorielle / thématique / multi-pays avec un focus sur les interventions CTB et/ou des autres PTFs

13 Tirer les leçons d’un projet en particulier Fin de projet Demandes ad-hoc Processus relativement court Conduisant à des leçons spécifiques au projet 1. Capitalisation au sein d’un projet Expériences de projets similaires au sein d ‘un programme ou d’un même contexte Informer les projets et programmes, Améliorer les pratiques des projets capitalisés et au- delà 2. Capitalisation au sein d’un programme 3. Capitalisation multi-pays Partage d’expériences thématiques, transversales entre différents projets et pays Comparaison inter-projets ou inter-pays Processus relativement long Nécessite une phase de préparation dans le pays(collecte d’info et documentation), Plusieurs ateliers conjoints d’analyse Niveaux de Capitalisation

KIT propose Préparation et facilitation de sessions de travail avec les acteurs impliqués dans les projets et programmes CTB > faciliter l’articulation de la demande Permettre la collecte et l’analyse des données, le développement et le partage des connaissances Créer des documents de capitalisation sur vos expériences et résultats Renforcement des capacités de capitalisation et de gestion des connaissances à la CTB 14

Outputs Un ensemble de produits cohérent, en termes de style, présentation, format, … Livre Working Paper Policy Paper Slideshares Blogs Réseaux sociaux etc… Ou un mélange …

Mise en œuvre projets de capitalisation Etapes d’une trajectoire de capitalisation 16 Initiative du Projet … TdR projets de capitalisation par thème / secteur Identification des projets de capitalisation qui vont alimenter ces QC Shortlist des QC Identification des questions de connaissance (QC) par thème / secteur Liste des QC par thème Shortlist des QC Liste de projets TdRs pour projets 1.Collecte d’information et de documentation 2.Analyse / Synthèse 3.Rédaction 4.Revue et Validation 5.Publication, dissémination et communication … avec le support, à chaque étape si nécessaire, des Focal points thématiques CTB et KIT

Public cible Pays et institutions partenaires ! * Projets et programmes CTB Représentations pays et HQ CTB Autres Partenaires de Développement Praticiens, managers, policy et decision-makers Media, citoyens, etc 17

TdR spécifiques pour chaque mission Contexte général Questions de connaissance et objectifs Groupes cibles Produits (type, taille, etc) Méthodologie et Planning Activités Experts mis à disposition Rôles et responsabilités Durée et budget 18 (co-responsabilité KIT et BTC)

M&E + L Nouvelle approche MEL Identifier et supprimer les overlaps possibles entre M&E et les exercices de capitalisation Capitalisation est un outil MEL Consolider les outils 19 Communication Communication orientée résultats est nécessaire Besoin de matière première pour communiquer en interne et externe> capitalisation est une opportunité Ne pas limiter les produits aux livres Fournit des inputs sur les TdRs, outils, etc et dissémine Operations Besoins parfois différents Intégrer l’exercice dans les DTF, POP, PCM Clarifier la terminologie Capitaliser sur les problèmes, solutions et réactions (in)appropriées Rendre les résultats directement utilisables sur le terrain Approche académique … Training ≠ exercise isolé, partie de l’approche Knowledge Sharing Outils + plateformes existants et à venir : ERP, Claroline, Intranet, Extra Time, etc Intérêt partagé, attentes diverses

20 In practice

21 En pratique Demande d’achat Webforms Comité Qualité Draft

22 Catégorie: Contrat Cadre Contrat n°: BXL 1229 Catégorie: Contrat Cadre Contrat n°: BXL 1229 Joindre les TdRs (upload)

Idées Inclure une ligne budgétaire pour la Communication et la Capitalisation dans les nouvelles interventions - mentionné dans le 4 ème CG Equipes Ad-hoc + comités qualité De « vraies » histoires avec leurs succès et leurs échecs, par et pour les praticiens Ligne rouge: contribution technique aux Etats Fragiles … 23

Disponible pour vous Présentations ppt du contrat cadre Contrat cadre en FR/ ANG/ESP Guidelines TdRs en FR/ ANG/ESP 24

Who’s who ?

Suggestions, corrections, commentaires: Remco Mur, KIT Fabian Clément, BTC Merci ! 26