Présentation du fonctionnement des « Dossiers partagés » dans la version de la Rentrée Scolaire 2012 Alexis OLLIER 11 juin 2012

Sommaire 1.Feuille de route « Dossiers partagés » Rappel du fonctionnement actuel (version 3.2.4) 3.Fonctionnement K-d’école – version Rentrée Scolaire 2012 (mi-août 2012) 4.Fonctionnement K-d’école - version transitoire 5.Actions à prévoir 6.Annexes 2

Feuille de route « dossiers partagés » ENT MIP Version transitoire, dégradée servant à valider la reprise des données. Limitations Impossible de créer ou de supprimer un « dossier partagé », Les droits d’accès aux dossiers ne peuvent pas être modifiés, Les créateurs, les gestionnaires des dossiers et les superadministrateurs auront accès aux dossiers partagés (ils pourront effectuer des actions à l'intérieur des dossiers partagés) Les autres utilisateurs seront « visiteur » sur ces dossiers. 25 juin Rentrée scolaire (Sunset) Qualification 11 juin 3 Le fonctionnement actuel de l’ENT MIP est conservé. Nouveautés Les accès aux « dossiers partagés » peuvent être définis directement pour chaque dossier, en passant par les listes des populations et des utilisateurs, et non plus les groupes, Les superadministrateurs ont accès à l’ensemble des « dossiers partagés ».

Rappel du fonctionnement actuel (version 3.2.4) Fonctionnement général : Le service « dossiers partagés » peut être activé sur une rubrique du CMS, Plusieurs « dossiers partagés » peuvent être créés sur une même rubrique, avec la possibilité ensuite d’ajouter des répertoires et des fichiers, Seuls les utilisateurs ayant le rôle « Gestionnaire » sur la rubrique, ainsi que les superadministrateurs peuvent créer des dossiers partagés. Accès aux « dossiers partagés » : Par défaut, seul le créateur du « dossier partagé » peut y accéder, L’accès n’est possible que si l’utilisateur est membre d’un groupe ayant accès à la rubrique, et qu’il a été ajouté à la liste des personnes autorisées à accéder à ce « dossier partagé », Les actions possibles sur un « dossier partagé » dépendent du rôle de l’utilisateur sur la rubrique (cf. annexe 2), Les superadministrateurs, tout comme les utilisateurs dont l’accès n’est pas spécifié, n’ont pas accès aux « dossiers partagés » créés. 4

Fonctionnement K-d’école - Rentrée Scolaire 2012 Fonctionnement général : Le fonctionnement des « dossiers partagés » de la version actuelle est conservé, avec une reprise des « dossiers partagés » existants. Les dossiers de classe ne sont pas concernés, car ils seront archivés lors du processus de changement d’année. Améliorations apportées : Les accès aux utilisateurs ou aux populations (ex : enseignants d’un établissement, parents d’une classe ou élève d’un groupe) du « dossier partagé » : peuvent être modifiés directement au niveau de chaque dossier par les gestionnaires du dossier ou par le superadministrateur de l’ENT : sans obligation d’appliquer les rôles hérités de la rubrique sans obligation de passer par les groupes de la rubrique Les superadministrateurs ont accès en tant que « Gestionnaire » à l’ensemble des « dossiers partagés », Les « dossiers partagés » seront accessibles via le « porte document », avec la possibilité de copier les contenus du dossier vers « le porte document ». Limitations pour les dossiers migrés : Les utilisateurs auront tous le rôle « Visiteur » sur les « dossiers partagés » sauf les créateurs qui conserveront le profil « Gestionnaire », Les informations contenues dans le champ « description générale » ne seront plus disponibles. 5

Présentation des écrans : version Rentrée Scolaire 2012 (1/3) 6 Vue superadministrateur des « dossiers partagés » avec la possibilité de créer un « dossier partagé » via la trousse ou les boutons d’action. Les actions de création, de modification et de suppression d’un « dossier partagé » sont accessibles via la trousse ou les boutons d’action.

Présentation des écrans : version Rentrée Scolaire 2012 (2/3) 7 Vue superadministrateur de la gestion des accès au « dossier partagé » (possibilité d’ajouter, de modifier ou de supprimer l’accès à des populations).

Présentation des écrans : version Rentrée Scolaire 2012 (3/3) 8 Vue administrateur de la gestion des accès au « dossier partagé » (possibilité d’ajouter, de modifier ou de supprimer l’accès à des utilisateurs spécifiquement).

Fonctionnement K-d’école - version transitoire Introduction : Cette version est une version transitoire qui permet de valider la reprise des données, La mise en production de cette version aura lieu le 25 Juin Fonctionnement général : Tous les « dossiers partagés » issus de la sont conservés, Les super-administrateurs et le créateur du « dossier partagé » auront le rôle « Gestionnaire », L’ajout, la modification et la suppression de répertoires et de fichiers dans un « dossier partagé » existant sont conservés. Limitations pour les dossiers migrés : Il n’est pas possible dans cette version transitoire, de créer ou de supprimer un « dossier partagé », Les droits d’accès aux « dossiers partagés » ne peuvent pas être modifiés, Les utilisateurs ayant des accès spécifiques aux dossiers en v3.2.4 (version actuelle) n’auront accès aux « dossiers partagés » qu’en lecture seule (rôle « Visiteur »). 9

Présentation des écrans : version transitoire (1/2) 10 Vue utilisateur des « dossiers partagés » avec la possibilité de visualiser uniquement les accès au dossier (pas de création de nouveaux dossiers, ni de modification des droits d’accès possible).

Présentation des écrans : version transitoire (2/2) 11 Vue administrateur des « dossiers partagés ». Les actions de création, de modification et de suppression d’un « dossier partagé » ne sont plus accessibles.

Actions à prévoir Actions utilisateurs : Suite à la livraison de la nouvelle version RS2012, les droits d’accès aux « dossiers partagés » pourront être modifiés par les gestionnaires. Volumétrie ENT MIP (au 5/06/2012) : 12 Nb total de dossiers partagés ≈19 par EPLE Nb de dossiers partagés « hors classe » ≈12 par EPLE => Nb de dossiers partagés « hors classe » avec plus d’un utilisateur ≈ 7 par EPLE => Nb de dossiers partagés « hors classe » avec un seul utilisateur ≈5 par EPLE

Annexe 1: écrans K-d’école (version actuelle) (1/2) Vue des dossiers pour une rubrique 13

Annexe 1: écrans K-d’école (version actuelle) (2/2) Ecran de gestion des accès 14

Annexe 2: Description des différents rôles en Permissions d’un utilisateur au sein d’un dossier partagé en fonction de son rôle sur la rubrique RôleConsultation du dossier partagé Ajout d’un répertoire ou fichier dans le dossier partagé Gestion des répertoires et fichiers (suppression et renommage) Gestion du dossier partagé (ajout, modification et suppression) VisiteurX RédacteurXXDont il est l’auteur Rédacteur avec mise en ligne XXDont il est l’auteur ModérateurX GestionnaireXXTousX 15