COOPERATION TECHNIQUE BELGE GESTION FINANCIERE DES PROJETS APERCU GLOBAL DES PROCESSUS

Formation AT2 Les outils utilisés  NAVISION   Logiciel comptable  Consolide les données du terrain et du siège  FIT (Financial Information Tool)  Logiciel intégré  Comptabilité projets  Suivi budgétaire  Planification financière  Gestion de trésorerie

Formation AT3 Les outils utilisés  FIT (suite)  3 niveaux  Projet  Représentation  Siège  PIT (Project Information Tool)  Logiciel au siège « couplé » à FIT  Reprend toutes les données des projets

Formation AT4 Processus budgétaire  4 processus  Budget  Comptabilité  Programmation financière  Gestion de la trésorerie

Formation AT5 Processus budgétaire  Approbation rapport d’identification (Etat Belge – Pays partenaire)  Demande offre de prix (Etat Belge – CTB)  Création nouveau code projet dans les différentes bases de données au siège (FIT, PIT, Navision).  Signature CS (Etat Belge – Pays partenaire)  Approbation offre de prix (Etat Belge)  Finalisation rapport de formulation et DTF (CTB)

Formation AT6 Processus budgétaire  Introduction budget et chronogramme de dépenses dans FIT HQ.  Approbation rapport de formulation et DTF par comité d’avis.  Modification budget et/ou chronogramme de dépenses dans FIT HQ.  Approbation budget et chronogramme de dépenses dans FIT HQ.

Formation AT7 Processus budgétaire  Approbation rapport de formulation et DTF par SMCL.  Modification budget et/ou chronogramme de dépenses dans FIT HQ.  Approbation budget et chronogramme de dépenses dans FIT HQ.  Signature CMO – Ordre d’exécution.  Modification budget et/ou chronogramme de dépenses dans FIT HQ  Approbation budget dans FIT HQ

Formation AT8 Processus budgétaire  Envoi de la base de donnée au projet.  Mise à jour FIT Représentation  Suivi exécution budgétaire dans FIT Pjt, RR et HQ.  Préparation modification budgétaire dans FIT Pjt.

Formation AT9 Processus budgétaire  Contrôle modification budgétaire dans FIT P, RR et HQ.  Modification budget dans FIT P.  Approbation modification budgétaire par SMCL / Signature échange de lettres.  Approbation modification budgétaire dans FIT Pjt.  Contrôle modification budgétaire dans FIT RR et HQ.

Formation AT10 Processus comptable Au niveau du projet  Exécution transactions financières  Réception et contrôle pièces justificatives  Enregistrement transactions financières dans FIT Pjt  Enregistrement Payments by HQ dans FIT Pjt

Formation AT11 Processus comptable Au niveau du projet  Enregistrement écritures de correction dans FIT Pjt, sur base feedback RR et/ou HQ  Classement pièces justificatives par compte financier  Préparation clôture dans FIT Pjt  Réalisation opérations de contrôles  Validation liste de contrôle dans FIT Pjt

Formation AT12 Processus comptable Au niveau du projet  Approbation clôture dans FIT Pjt  Impression et signature rapports de clôture  Report AT n° sur pièces justificatives  Transmission comptabilité (fichier fmp exporté, rapports de clôtures signés et pièces justificatives) à RR

Formation AT13 Processus comptable Au niveau de la représentation  Importation fichier dans FIT RR  Réalisation opérations de contrôles  Validation liste de contrôle dans FIT RR  Enregistrement remarques (feedback) dans FIT RR

Formation AT14 Processus comptable Au niveau de la représentation  Approbation clôture dans FIT RR  Impression et signature rapports de clôture  Impression et transmission feedback au projet  Exportation fichier vers le siège  Traitement fichier exporté dans Navision Validator  Transmission fichier exporté (comptabilité) à HQ

Formation AT15 Processus comptable Au niveau du siège  Importation fichier fmp dans FIT HQ et Navision  Réalisation opérations de contrôles  Validation checklist dans FIT HQ  Enregistrement remarques (feedback) dans FIT HQ  Approbation de clôtures dans FIT HQ  Impression et transmission feedback à RR et à P

Formation AT16 Processus programmation financière Au niveau du projet 1. Création d’une programmation financière dans FIT_Pjt 2. Approbation de la programmation financière dans FIT_Pjt 3. Export du fichier fmp de FIT_Pjt 4. Transmission du fichier à la représentation

Formation AT17 Processus programmation financière Au niveau de la représentation 5. Importation du fichier dans FIT_RR 6. Contrôle de la programmation financières dans FIT_RR 7. Modification de la programmation financière dans FIT_P (retour au stade 1) 8. Export du fichier de FIT RR vers le siège

Formation AT18 Processus programmation financière Au niveau du siège 9. Importation du fichier dans FIT_HQ 10. Contrôle de la programmation financière dans FIT_HQ  Modification de la programmation financière dans FIT_Pjt (retour au stade 1) 11. Suivi de l’exécution de la programmation financière dans FIT_P, RR and HQ.

Formation AT19 Processus de gestion de trésorerie Au niveau du projet 1. Préparation du cash call 2. Approbation du cash call 3. Transmission du cash call à la Représentation

Formation AT20 Processus de gestion de trésorerie Au niveau de la représentation 4.Approbation du cash call par la représentation  Modification du cash call (retour au stade 1) 5.Transmission du cash call à HQ

Formation AT21 Processus de gestion de trésorerie Au niveau du siège  Enregistrement du cash call  Contrôle du cash call  Analyse du cash call  Proposition de transfert de fonds  Transfert de fonds