Les Archives départementales de la Somme Fiche n°4 Que faut-il archiver et combien de temps ? ADS 2T447

Les trois âges des archives Les archives courantes : ce sont les dossiers en cours et utiles à la gestion du quotidien. Ils sont généralement conservés dans les bureaux. Les archives intermédiaires : ce sont les dossiers clos. Ils sont conservés à proximité, souvent dans un local archives, pour des besoins de gestion ou parce que les prescriptions légales ne sont pas échues. Les archives définitives : ce sont les dossiers qui ne sont plus utiles à la gestion mais qui présentent un intérêt historique. Ils seront versés aux Archives départementales pour être conservés indéfiniment. Durée d’utilité administrative (DUA) La DUA correspond à la période pendant laquelle un dossier doit être conservé par l’établissement. Cette durée correspond à des délais de prescriptions financières, administratives ou juridiques ou pour des raisons de gestion interne. Elle est exprimée en nombre d'années. On l’associe souvent aux archives intermédiaires. Exemples : Les registres matricules doivent être conservés 50 ans car ils peuvent être réclamés par le procureur de la République dans le cadre d’une information judiciaire. Les comptes rendus du conseil d’école se conservent 5 ans car le personnel peut avoir besoin de les consulter. ADS 99T396584

Que faut-il archiver et combien de temps ? C’est grâce au tableau de gestion que vous pourrez répondre à ces questions. Le tableau de gestion est un outil qui répertorie tous les documents produits et reçus par l’établissement. Il indique combien de temps ils doivent être conservés : ce laps de temps appelé DUA ou durée d’utilité administrative est exprimé en années. Le tableau précise aussi quel sort final est réservé aux documents après que la DUA soit échue. Il existe plusieurs cas de figures : - les documents ont une valeur historique : ils devront être versés aux Archives départementales pour y être conservés définitivement. Cette opération nécessite de prendre contact avec les Archives départementales et de rédiger un bordereau de versement visé par le directeur des Archives départementales (cf fiche n°5). -les documents n’ont pas besoin d’être conservés et peuvent être éliminés : la destruction d’archives publiques nécessite préalablement la rédaction d’un bordereau d’élimination visé par le directeur des Archives départementales (cf fiche n°5). - un échantillon des documents suffit pour la conservation historique : il faudra donc faire un tri, une partie sera versée aux Archives Départementales et l’autre pourra être éliminée, après la rédaction des bordereaux de versement et d’élimination. Le tableau de gestion Le tableau de gestion a été réalisé sur la base de la circulaire parue au BOEN n°24 du 16 juin 2005 (DAF DPACI/RES/2005/003 du 22 février 2005). Certains critères ont été adaptés à la situation de l’éducation dans le département. Exemples de documents répertoriés dans le tableau de gestion des écoles référenceTypologie des documents DUASort finalObservations A81Dossiers concernant l'utilisation exceptionnelle de locaux 5 ansDestruction B13Comptes-rendus du conseil des maitres 5 ansVersement C23Bulletins d’absence2 ansTriGarder l’intégralité des années de guerre La référence ou nomenclature : c’est le code qui permet d’identifier le document dans le tableau de gestion. Les observations : elles précisent les modalités de tri, donnent des informations supplémentaires et indiquent les textes réglementaires auxquels se référer.

Les Archives départementales et vous Une personne chargée des archives des établissements scolaires est à votre disposition pour toutes demandes. Elle peut vous conseiller sur la bonne tenue de vos archives au quotidien, la gestion de votre local archives, vous aider à remplir les bordereaux de versement et d’élimination. Aurélie Caron Service Aide aux administrations Vous pouvez également suivre une de nos sessions de formation gratuite qui se tient sur 2 jours au sein des Archives départementales. ©SR Cg80