Formation SGA Module Saisie des Demandes d’achat Durée : 0,5 jour

Sommaire : Saisie des Demandes d’achat 1.Pré – requis et règles de gestion – Procédure de saisie – Présentation de l’écran de saisie des DA 2.Saisie des DA – Saisie du des données générales – Saisie des produits – Saisie de l’imputation – Saisie des commentaires – Enregistrement de la DA – Edition de la DA pour transmission au service achat – Gestion d’une DA modèle 3.Transfert des données de la commande issues de la DA 4.Requêtes – Visualisation des Demandes d’achat

Sommaire: Pré requis et règles de gestion 1.Procédure de saisie 2.Présentation de l’écran de saisie des DA

1. Pré - requis et règles de gestion  Procédure de saisie Pré –requis de règles de gestion Les Demandes d’achat permettent l’expression d’un besoin en interne dans le cadre de dépenses dites opérationnelles. Elles s’expriment en quantité et font appel à des produits génériques: Ce n’est qu’au moment de la passation en commande par le service achat, que le besoin exprimé sera alors valorisé en euro et rattaché à un fournisseur.

1. Pré- requis et règles de gestion  Présentation de l’écran de saisie des DA Accès Menu  Agresso Logistique  Achats  Réapprovisionnement  DA-Standard En tête: permet de renseigner les information générales de la DA (fournisseur, adresse livraison, demandeur, période) Pré –requis de règles de gestion Détails réapprovisionnement: permet de renseigner les données relatives au produit (qtité, date livraison, réf.) Imputation: Après saisie d’une ligne de produit, cette zone s’active afin d’alimenter la phase impactée par le besoin. Texte du produit: permet de saisir librement des commentaires, si nécessaire

Sommaire : Saisie des DA 1.Pré – requis et règles de gestion – Procédure de saisie – Présentation de l’écran de saisie des DA 2.Saisie des DA – Saisie du des données générales – Saisie des produits – Saisie de l’imputation – Saisie des commentaires – Enregistrement de la DA – Edition de la DA pour transmission au service achat – Gestion d’une DA modèle 3.Transfert des données de la commande issues de la DA 4.Requêtes – Visualisation des Demandes d’achat

Sommaire: Saisie d’une DA 1.Règles de saisie d’une DA 2.Saisie du des données générales 3.Saisie des produits 4.Saisie de l’imputation 5.Saisie des commentaires 6.Enregistrement de la DA 7.Edition de la DA pour transmission au service achat 8.Gestion d’une DA modèle

2. Saisie d’une DA  Règles de saisie d’une DA Saisies des DA Les demandes d'achat sont libellées uniquement en quantités. Elles seront valorisées lors de la saisie de la commande. Les articles utilisés sont des articles génériques dont le paramétrage dans le SGA provient d'une interface en provenance de SIREPA. Aussi, Il a été créé un fournisseur générique dont le code est "99" et libellé "Fournisseur DA"

2. Saisie d’une DA  Saisie des données générales Par défaut, le nom du Demandeur (celui qui saisit) est alimenté 1. Renseignez la date à laquelle le produit sera livré Saisies des DA Depuis la zone [Besoins] 3. Renseignez le code fournisseur 99 Le code 99 permet de renseigner un fournisseur de type générique Par défaut, l’adresse de livraison est alimentée en fonction de la phase Par défaut, le statut est « actif » 4. Si nécessaire, indiquez une référence externe 2. Indiquez la période relative à la phase concernée

2. Saisie d’une DA  Saisie des lignes de produits 5. Saisissez ou recherchez (F9) le code produit générique souhaité Depuis la zone [Détail réapprovisionnement] Le code Fournisseur et la date de livraison renseignés en amont redescendent automatiquement dans la ligne de produit 6. Modifiez la description générique (caractéristiques du produit) Saisies des DA 7. Indiquez la Quantité souhaité Au stade de la DA, il n’y a pas de valorisation  Cliquez sur Ajouter pour insérer une nouvelle ligne de produit  Pour dupliquer une ligne, cliquez sur Copier la ligne  Pour supprimer, cochez la ligne et cliquez sur Suppr  Pour sélectionner plusieurs produits simultanément, cliquez sur

2. Saisie d’une DA  Saisie des imputations 8. Renseignez ou recherchez(F9) la phase à imputer Depuis la zone [Imputation] Saisies des DA Les demandes d’achat sont mono- phases

9. Si nécessaire, ajoutez du texte en complément concernant le produit 2. Saisie d’une DA  Saisie des commentaires Depuis la zone [Texte du produit] Saisies des DA

2. Saisie d’une DA  Enregistrement de la DA 10. Une fois la saisie terminée, cliquez sur Saisies des DA Un message vous informe du N° de DA enregistré Si nécessaire, il est possible maintenir cette DA dans l ’attente de données complémentaires par exemple, pour cela sauvegardez la DA au statut « En attente »

Cas pratique Saisie des DA Exercice 1 : Créer une DA Créez une nouvelle demande achat selon les informations ci-dessous : DONNEES : Période : XX Fournisseur : XX Article : XX Quantité : XX Phase : XX

2.Saisie d’une DA  Edition de la DA pour transmission Saisie des DA Accès Menu  Menu personnalisé  INRAP- Editions  Demandes d’achats  Demande d’achat et Ordres de Services Saisissez le N° de la DA enregistrée Puis appuyez sur la touche F12 Un message de confirmation de la commande d’Etat apparait Depuis la barre de Tâches, double cliquez sur la ligne correspondante

2.Saisie d’une DA  Edition de la DA pour transmission Saisie des DA Une fois la DA édité, celle-ci doit être transmise au service achat afin traiter la commande. Le système peut détecter des postes spécifiques au marché de terrassement : A ce moment, en plus de la DA, le système génère automatiquement les Ordres de service à transmettre au fournisseur. La DA s’affiche au format PDF

Cas pratique Saisie des DA Exercice 2 : Editer une DA Vous souhaitez éditer la demande d’achat saisie dans l’exercice 1 afin de la transmettre au service achat

2. Saisie d’une DA  Création et utilisation d’une DA modèle Enregistrement d’une DA modèle Comme pour les DA standards, un N° est attribué à votre nouvelle DA modèle Sélectionnez « Modèle » depuis le champ Statut puis cliquez sur Puis saisissez le nom de votre nouveau modèle et cliquez sur OK Il est possible de créer des modèles de demandes d’achat avec une ou plusieurs lignes de produits pour constituer un catalogue plus restreint d’article notamment Saisie des DA

Depuis le menu Outils, sélectionnez l’option Commencer à partir d’un modèle 2. Saisie d’une DA  Création et utilisation d’une DA modèle Utilisation d’une DA modèle Le système génère une nouvelle DA (statut actif) en référence au modèle. Vous pouvez alors la compléter ou la modifier Après avoir saisi vos critères de recherche, double cliquez sur le modèle à utiliser Saisie des DA

Cas pratique Exercice 3 : créer une DA modèle Saisie des DA Créer une DA modèle en respectant les informations ci-dessous : DONNEES : Statut : Modèle Nom du modèle : Modèle + Vos initiales Notez le numéro du modèle de DA créé : ___________________________

Sommaire : Saisie des DA 1.Pré – requis et règles de gestion – Procédure de saisie – Flux de gestion des DA – Présentation de l’écran de saisie des DA 2.Saisie des DA – Saisie du des données générales – Saisie des produits – Saisie de l’imputation – Saisie des commentaires – Enregistrement de la DA – Edition de la DA pour transmission au service achat – Gestion d’une DA modèle 3.Transfert des données de la commande issues de la DA 4.Requêtes – Visualisation des Demandes d’achat

Sommaire: Interface Sirepa /Agresso 1.Saisie de la commande depuis SIREPA 2.Transmission des informations de la commande

3. Interface Sirepa/ Agresso Saisie de la commande depuis Sirepa Saisie de la commande depuis SIREPA Les informations issues de la DA éditée sont alors ressaisies sous forme de commande depuis l’écran SIREPA en y ajoutant le montant et la TVA, du ou des articles, du fournisseur, …

3. Interface Sirepa/ Agresso Saisie de la commande depuis Sirepa

Sommaire : Saisie des DA 1.Pré – requis et règles de gestion – Procédure de saisie – Flux de gestion des DA – Présentation de l’écran de saisie des DA 2.Saisie des DA – Saisie du des données générales – Saisie des produits – Saisie de l’imputation – Saisie des commentaires – Enregistrement de la DA – Edition de la DA pour transmission au service achat – Gestion d’une DA modèle 3.Transfert des données de la commande issues de la DA 4.Requêtes – Visualisation des Demandes d’achat

Sommaire: Requête 1.Saisie de la commande depuis SIREPA 2.Transmission des informations de la commande

4. Requêtes Accès Menu  Agresso Logistique  Achats  Réapprovisionnement  Requêtes  Besoins Cet état vous permet de visualiser les N° de DA en fonction des ressources ainsi que leur statut.

Cas pratique Exercice 4 : Afficher la liste des DA en fonction des ressources et des statuts Saisie des DA Affichez la liste des DA de l’année 2010 dont le statut est « N »

4. Requêtes Accès Menu  Agresso Logistique  Achats  Réapprovisionnement  Requêtes  Détails réapprovisionnement Cet état propose un suivi des DA selon les produits, phases, etc.

Cas pratique Exercice 5 : Afficher la liste des DA Saisie des DA Affichez la liste des DA pour le produit A503002