ASPECTS PRODUITS LA METHODE MERISE
DESCRIPTION "PRODUIT" EXISTANT FUTUR EXISTANT FUTUR AXE ORGANISATIONNEL EXISTANT 1 FUTUR 3 EXISTANT 2 AXE DECISIONNEL FUTUR CYCLE DE VIE
EXEMPLE SIMPLE REGLES DE GESTION On doit partir des orientations actuelles de gestion pour déterminer les règles du futur système à mettre en place. La situation actuelle est la suivante : · Les commandes des clients jugés non solvables sont refusées (par le service commercial). · Les commandes acceptées sont confrontées (au magasin) à l'état du stock pour déterminer quels sont les manquants et quelles sont les commandes disponibles. · En cas de manquants, on (le service achats) devra prendre toutes dispositions pour réapprovisionner le stock si ce n'est pas encore fait. · Dès la livraison du fournisseur, les commandes devenues disponibles subissent le même traitement que celles qui l'étaient au départ. · Les commandes disponibles donnent lieu à la confection de bons de livraison destinés aux clients. · A la livraison, ceux-ci peuvent refuser la marchandise, auquel cas il y a retour de la marchandise. · Si le client accepte la livraison, la comptabilité émet une facture qui ne sera soldée qu'après complet règlement, les clients qui n'ont pas réglé à l'échéance devant recevoir une relance. Les factures soldées sont archivées. On peut dégager les règles de gestion suivantes : Règle de gestion 1. - Toute commande de client non solvable est refusée. Règle de gestion 2. - Les commandes non disponibles sont mises en attente et devront déclencher un réapprovisionnement par le fournisseur. Règle de gestion 3. - Les commandes en attente seront déclarées disponibles quand le réapprovisionnement sera suffisant. Règle de gestion 4. - Les commandes disponibles donnent lieu à livraison au client. Règle de gestion 5. - Les livraisons refusées par le client donnent lieu à retour de marchandise. Règle de gestion 6. - Les livraisons acceptées donnent lieu à des factures qui sont conservées jusqu'à complet règlement. Règle de gestion 7. - Toute facture non réglée à l'échéance donne lieu à relance.
EVENEMENTS
GRAPHE DE FLUX
MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENTS
GESTION DES STOCKS REGLES DE GESTION Il s'agit ici d'un système de gestion des stocks comportant deux processus - Tenue de stock - Approvisionnement Ce système est en étroite liaison avec le système de gestion des commandes clients. REGLES DE GESTIONS Règle de gestion 1. - Un produit peut être en stock dans plusieurs magasins. Règle de gestion 2. - Un produit en magasin peut être mouvementé plusieurs fois par diminution ou augmentation de la quantité en stock. Règle de gestion 3. - Un produit est vendu par un seul fournisseur pour tous les magasins. Règle de gestion 4. - Le système concerne une entreprise de distribution qui achète des produits aux fournisseurs pour les revendre aux clients. Règle de gestion 5. - Une commande de réapprovisionnement concerne un fournisseur. Règle de gestion 6. - On passe une commande à un fournisseur dans l'un des deux cas suivants : - Un produit commandé par un client à un magasin est en rupture de stock dans ce magasin. - Dans un magasin, on a pour un produit: Stock+ total commandé aux fournisseurs < Stock mini - On commande alors Q = Stock maxi - (stock + total commandé). - Autrement dit pour chaque produit en magasin, on définit un stock mini et dès que le niveau du stock tombe en-dessous du stock mini on commande ce qu'il faut pour remonter au stock maxi. Règle de gestion 7. - Les livraisons des fournisseurs sont contrôlées par comparaison avec les commandes. Toute livraison non conforme est refusée et retournera chez le fournisseur. Règle de gestion 8. - On tient à jour un stock théorique d'après les mouvements du stock. Règle de gestion 9. - A période fixe on fait un inventaire pour déterminer les écarts entre le stock physique réel et le stock théorique déterminé par le S. I. Règle de gestion 10. - Les mouvements du stock sont : a) Hors période d'inventaire : - Livraison fournisseur: Stock = Stock + Quantité livrée. - Bon de livraison client: Stock = Stock - Quantité livrée. - Retour de marchandise client: Stock = Stock + Quantité retournée. b) Pendant ou hors période d'inventaire : - Ajustement (suite à inventaire ou à écart occasionnel constaté). - Stock = Stock +/- écart entre stocks réel et théorique. - Les retours de marchandises fournisseurs n'entrent pas en jeu car les marchandises sont retournées avant d'avoir été prises en compte dans le stock théorique.
LE MODELE CONCEPTUEL DE DONNEES (Réponse au "QUOI FAIRE" COMPOSITION QTe 1,n 0,n COMMANDE PRODUIT N° Cde, Date Réf, Dés, P.U 0,n 1,n STOCKAGE Stock PASSEE A 0,n 0,n 0,n FOURNISSEUR MAGASIN CodeF, NomF, RueF, VilleF N° mag, Adresse VENDU PAR 1,n 1,1
LE MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT (Réponse au "QUOI FAIRE")
LE MODELE CONCEPTUEL DE TRAITEMENT (Réponse au "QUOI FAIRE")
GESTION DES STOCKS REGLES D'ORGANISATION QUI, OU, QUAND : LES REGLES D'ORGANISATION Règle d'organisation 1. - Le service achats et les magasins sont équipés de micro-ordinateurs compatibles pouvant s'échanger des disquettes. Le service commercial dispose de matériel analogue. Règle d'organisation 2. - Pour la détermination des commandes à passer aux fournisseurs, le micro du service achats édite des propositions de commandes qui sont analysées par le responsable en vue d'une validation ou de modifications. Règle d'organisation 3. - Les commandes validées sont éditées: a) Dans l'ordre des fournisseurs concernés pour être expédiées à ceux-ci. b) Dans l'ordre des magasins concernés pour être transmises à ceux-ci. Règle d'organisation 4. - A chaque livraison fournisseur, le magasinier contrôle la marchandise livrée en la comparant à la marchandise commandée figurant sur la commande au fournisseur. Règle d'organisation 5. - La M.A.J. du stock s'effectue : a) Le matin à 9 heures pour les sorties de stock. Celles-ci (doubles des bons de livraison à clients) proviennent du processus GESTION DES COMMANDES CLIENTS et sont transmises au magasin concerné sur une disquette. b) En temps réel (transactions en mode conversationnel) à tout autre moment de la journée de travail pour les autres mouvements. Les anomalies sont immédiatement recyclées. Règle d'organisation 6. - Le courrier est expédié à 12 heures. Règle d'organisation 7. - L'inventaire est annuel. Le vendredi soir précédent, il y a édition de l'état du stock ordinateur. Durant tout le week-end et au vu de ce listing, le magasin au complet mobilise toute son énergie à inventorier les casiers et à noter les écarts constatés sur l'état du stock édité. La saisie de ces écarts pourra se faire dans les jours qui suivent. Règle d'organisation 8. - Dans un magasin, tout produit doit pouvoir être rangé dans un seul casier et tout casier ne doit contenir qu'un seul produit.
LES PROCEDURES FONCTIONNELLES Chaque OPERATION doit être découpée en PROCEDURES FONCTIONNELLES (PF) pour lesquelles on précisera le poste de travail, la nature et le déroulement TABLEAU DES PROCEDURES FONCTIONNELLES. PROCESSUS APPROS PF DEROULEMENT ACTIONS NATURE POSTE DE TRAVAIL DEBUT DUREE LIEU RESP. RESSOU. PF1 9H 30' Edition Prop.Comm AB SA Acheteur Adjoint Micro PF2 9H30 1H30 Analyse Prop. M SA Acheteur Acheteur PF3 11H 30' Validation AC SA Acheteur Adjoint+Micro PF4 11H30 30' Edits. Comm. AB SA Adjoint Micro PF5 12H 30' Envoi Com. Fourn. M SC Gardien Coursier PF6 12H30 X' Envoi Mag. M SA Adjoint Coursier PF7 9<T<17 10' Contrôle Livr. M MG Chef Magasinier Chef+ Aide SA: Service Achats AC: Automatisé Conversationnel AB: Automatisé batch M: Manuel SC: Service Courrier MG: Magasin
LES PROCEDURES FONCTIONNELLES SA: Service Achats AC: Automatisé Conversationnel AB: Automatisé batch M: Manuel SC: Service Courrier MG: Magasin TABLEAU DES PROCEDURES FONCTIONNELLES. PROCESSUS APPROS PF DEROULEMENT ACTIONS NATURE POSTE DE TRAVAIL DEBUT DUREE LIEU RESP. RESSOU. PF8 9H 15' MAJ par sorties de stocks AB MG Aide Micro PF9 9H15 à 17H 5' MAJ stocks par autre MVT AC MG Chef ou Aide Micro+ Chef ou Aide PF10 17H 10' Déterm. prod sous stock mini AB MG Aide Micro PF11 17H10 x' Trans. Disq. prod. à serv. achats M MG Aide Coursier PF12 Jo fin d'année Vend. 17H 1H Edit. Etat du stock AB MG Aide Micro PF13 Jo+1 7H 2 jours de 12H Ecarts par invent. Phys. M MG Chef Chef+Aide
M.O.T. PROCESSUS APPROS
M.O.T. PROCESSUS APPROS
M.O.T. PROCESSUS STOCKS
M.O.T. PROCESSUS STOCKS
GRAPHE DE CIRCULATION
GRAPHE DE CIRCULATION
DESCRIPTION DES RESULTATS
GRAPHE DES TÂCHES
CONSTITUTION DES S.F.G. ETUDE DE L'EXISTANT - Fiche de présentation générale du problème (avec indication chiffrées sur les volumes traités). - Comptes rendus d'interviews avec en annexe les documents existants et les descriptions de fichiers existants. - Graphe de circulation actuel. - Carte de circulation de l'information. - Graphe des flux. - MCT actuel (Diagramme de fonctionnement). - Dictionnaire des données actuel. - MCD BRUT actuel. - Règles de gestion actuelles. LE NIVEAU CONCEPTUEL FUTUR - Fiches d'objectifs "Direction Générale". - Fiches de synthèse des interviews. - Fiche d'objectifs "Synthèse". - Fiche des interfaces. - Règles de gestion futures. - MCD BRUT futur. - MCT futur. . Diagramme de fonctionnement. . Fiches de description des opérations. - UNE EVALUATION DES COUTS DE: - Matériel (achat, location). - Stockage. - Logiciels (programmation, achat de progiciels ...). - Traitement (unités centrales, consommation d'électricité, etc.). - Communication (location de lignes de transmission). - Exploitation (fournitures papier listing ou autres, entretien des locaux). - Maintenance (contrats de maintenance chez le constructeur). - Personnel (utilisateurs, opératrices de saisie, service informatique, sous-traitance, etc..). - Formation (utilisateurs, informaticiens). - UNE EVALUATION DES AVANTAGES - Quantifiables et chiffrables au plan financier (recettes attendues, économies de Personnel). - Quantifiables et non chiffrables au plan financier (diminution des temps de gestion, simplification des procédures, etc..). - Non quantifiables (rapidité des traitements, aide à la décision, images de marque, fidélisation d'une clientèle, etc..). - UNE EVALUATION DE L'IMPACT SUR L'ORGANISATION - Impact sur les postes de travail. - Acceptabilité du Personnel. - UNE EVALUATION APPROXIMATIVE DES DELAIS - De livraison des matériels. - De programmation des logiciels (délais rarement respectés). - De recrutement et de formation. - UNE EVALUATION DE LA MISE EN OEUVRE - Cadencement du lancement des applications. - Périodes transitoires. - Etc..
CONSTITUTION DES S.F.D. ETAPE 1 : ETAPE 2 : ETAPE 3 : ETAPE 4 : Etude générale du MOT futur - Tableau des PF. - Diagramme d'enchaînement des PF. - Graphe de circulation. ETAPE 2 : Etude poussée de chaque PF - Fiche de description de PF. - Description des documents éventuels. - Tables de décision éventuelles. - Description éventuelle des états de sortie. - Pour les transactions: * Grilles d'écran (A FAIRE APPROUVER PAR LES UTILISATEURS CONCERNES). * Grilles de contrôle. * Fiche de répartition des tâches entre l'homme et la machine (A FAIRE APPROUVER PAR LES UTILISATEURS CONCERNES). - Modèle externe non validé. ETAPE 3 : Validation du MCD - Validation des modèles externes. - Validation du MCD. - Sous-modèles conceptuels. ETAPE 4 : Passage au MLD On rédige, pour chaque application un CAHIER DES CHARGES UTILISATEUR dont le plan peut être le suivant : PRESENTATION DU DOMAINE - Fiche de présentation générale du problème. - Fiche de synthèse des objectifs. - MCT pour les processus de l'application. · Diagramme de fonctionnement. · Fiche de description par opération. - Dictionnaire des données. - MCD brut futur.