Présentation de FIT Gestion financière des projets

2 Avril 2010FIT OBJECTIF DE LA FORMATION A l’issue de la formation, le participant pourra : Expliquer le fonctionnement général de FIT Démarrer une application Utiliser FIT pour le suivi des contrats et engagements Identifier les versions de budget et programmation financière Expliquer le calcul des cash call dans FIT Expliquer la comptabilité dans FIT Identifier les différents rapports disponibles Utiliser la fonction “Search” Faire un back-up de ses données

3 Avril 2010FIT FIT – FINANCIAL INFORMATION TOOL Application intégrée

4 Avril 2010FIT 1GENERALITES Développé en interne par la CTB Filemaker pro Application au niveau des projets Runtime (commun à tous les projets) FITdata: données propres au projet Budget Programmation financière Comptabilité Données générales sur le projet Cash call (trésorerie)

5 Avril 2010FIT 1GENERALITES Ecrans Similitude entre budget et planification financière Maximum 3 niveaux Même logique de création de nouveaux budgets ou planification financière: “create NEW version” Exportation possible des données avant approbation Adaptation des programmations financières si modifications de budget

6 Avril 2010FIT 1GENERALITES Localisation sur 3 niveaux Projet Représentation Siège Différents niveaux d’accès selon le profil en fonction des niveaux d’autorisation Permet le respect du principe des “quatre yeux”

7 Avril 2010FIT 2PROFILS D’UTILISATEUR Niveaux d’accès par profil DIRECTEURP_DIR FINANCIAL OFFICERP_FINOFF Planification financière P_PLANNING Comptabilité P_ACC

8 Avril 2010FIT 2PROFILS D’UTILISATEUR

9 Avril 2010FIT 3ACTIONS DE DEMARRAGE Télécharger une application FITruntime Installer FIT sur le home drive du pc Se fait automatiquement pour les nouveaux projets Updater FIT pour les projets existants Cfr Start up with FIT Copier le FITdata dans le folder FIT

10 Avril 2010FIT 3ACTIONS DE DEMARRAGE Le “runtime” est un fichier exécutable; il n’est donc pas nécessaire d’installer le programme “filemaker pro” Téléchargez à partir de l’adresse ci-dessous : Selon que le projet ne dispose pas encore de FIT ftp://ftppublic.btcctb.org/FIT/FITA30_Runtime_Full_ exe Si le projet dispose déjà d’une application FIT ftp://ftppublic.btcctb.org/FIT/FITA30_Update_P_ exe

11 Avril 2010FIT 3ACTIONS DE DEMARRAGE Au démarrage d’un projet HQ envoie à la Représentation Le FITdata du projet qui contient le budget en version C01 Les comptes « HQ » Le main account si connu au niveau de HQ Le cash call de démarrage Ce FITdata sera envoyé au projet par la représentation Un fichier « FITsynchro » utilisé par la Représentation

12 Avril 2010FIT 3ACTIONS DE DEMARRAGE Démarrer FIT en double cliquant le fichier FIT.exe En standard, le FIT est fourni avec : User ID : P_DIR Password : btcctb Password à modifier dès le 1er accès Créer un user id pour le directeur de projet Avec son propre mot de passe qu’il devra modifier lors de son 1er login

13 Avril 2010FIT 3ACTIONS DE DEMARRAGE Parameters \ Project parameters 1ère action à entreprendre par le directeur du projet Informations générales sur le projet (Dénomination, adresse complète…) Dimensions locales (facultatif) Parameters \ Security 2ème action à entreprendre par le directeur du projet (P_DIR) Permet de donner accès au logiciel selon les profils attribués

14 Avril 2010FIT 3ACTIONS DE DEMARRAGE Cash flow tool \ Accounts 3ème action à entreprendre par le directeur du projet Création et modification des comptes bancaires Notion de compte mère (Main Account) / Fond de roulement C’est le compte sur lequel seront payés les cash call Obligation de renseigner le n° de compte Identification complète du compte et de la banque (nom, adresse, swift, …) Identification des signataires

15 Avril 2010FIT 3ACTIONS DE DEMARRAGE Cash flow tool \ Accounts – Cash accounts Création et modification par P_FINOFF, P_ACC Identification Gestionnaire de la caisse (caissier) Contrôleur de la caisse

16 Avril 2010FIT 4CONTRATS Conventions juridique entre deux parties Peut être dans une devise différente de celle du budget mais dépenses uniquement dans la devise du contrat Dépenses imputées sur un contrat <= montant total du contrat (ou de son dernier avenant) Modification par l’établissement d’un avenant

17 Avril 2010FIT 4CONTRATS 4.1 Caractéristiques Caractérisé par Date de début Date de fin Imputation de dépenses si date de fin pas atteinte Contrat à durée indéterminée: prend fin à l’échéance de la CS Codification: Référence unique Code projet / Code “donor” / Numéro / N° avenant

18 Avril 2010FIT 4CONTRATS 4.2 Statuts possibles des contrats “closing status” OPEN: Le contrat est actif et on peut y imputer des dépenses CLOSED: Le contrat est clôturé et on ne peut plus y imputer des dépenses “version status” OK: Il n’y a pas eu d’avenant NOK: Au moins un avenant a été enregistré

19 Avril 2010FIT 4CONTRATS 4.3 Modification SEULEMENT si statut OK Automatiquement: Date de fin atteinte: “Version status” devient CLOSED Avenant enregistré: statut devient NOK et plus de modification au contrat initial possible Manuellement: via le module “Parameters” Si tacite reconduction: modification directement dans le contrat Tous les autres cas: avenant Modification du montant: ne peut être inférieur aux dépenses déjà imputées Suppression: seulement si aucune dépense imputée

20 Avril 2010FIT 5ENGAGEMENTS Réservation d’un montant sur une ligne budgétaire Montant global, non ventilé par période Toujours dans la devise du budget Le montant réservé est progressivement diminué des dépenses qui y sont imputées Important pour le suivi budgétaire

21 Avril 2010FIT 5ENGAGEMENTS Chaque engagement reçoit un « commitment.number » à partir de 1 Référence unique: Code projet / code « donor » / Numéro Montant engagement à sa création <= Budget – Dépenses – solde engagements Statut: OPEN- CLOSED Peut être modifié à tout moment Peut être supprimé tant qu’aucune dépense n’y est imputée

22 Avril 2010FIT 6.DIMENSIONS LOCALES 3 dimensions hiérarchisées (dépendantes du niveau précédent) Permet d’affiner le suivi des dépenses Dimensions locales considérées comme une imputation analytique L’encodage par dimensions locales est OPTIONNEL. Mais au cas où le choix est porté sur ce mode d’encodage, il devient SYSTEMATIQUE Définition libre. e.g. : Répartition géographique Autre plan comptable (national) Split d’une ligne budgétaire…etc

23 Avril 2010FIT 7VERSIONS DES BUDGETS C01Version à laquelle la CMO se réfère NEWNouvelle version préparée par le projet et non encore approuvée

24 Avril 2010FIT 7VERSIONS DES BUDGETS Version de départ C01 Si pas de changement au niveau Total du budget Ni de la répartition entre régie et cogestion INCREMENTATION DU CHIFFRE (C02, C03…) Dans le cas contraire: INCREMENTATION DE LA LETTRE (D01, E01…) (un échange de lettre est nécessaire dans le cas d’une augmentation globale du budget)

25 Avril 2010FIT 8MODULE FINANCIAL PLANNING Une version trimestrielle YYYYQN Où n représente le trimestre de l’année durant lequel la version est préparée Une version ultérieure au sein du même trimestre écrase la version précédente de ce trimestre Layout identique au budget Layout s’adapte automatiquement à une nouvelle version approuvée du budget

26 Avril 2010FIT 9MODULE CASH FLOW – CASH CALL 2 types Régie Cogestion Préparé par P_FINOFF, P_ACC Approuvé par P_DIR “Approval status” Project NO; le cash call ne sera pas exportable “Approval status” Project YES; il faut exporter le cash call

27 Avril 2010FIT 9MODULE CASH FLOW – CASH CALL 9.1 Conditions 1.Ne peut être approuvé que s’il existe une programmation financière pour le trimestre en cours 2.Un “main account” doit être créé pour chaque mode de financement 3.Les paramètres du projets sont complétés 4.La comptabilité doit être à jour (trimestre précédent clôturé) 5.On ne peut créer un cash call tant que le précédent n’est pas “CLOSED”

28 Avril 2010FIT 8MODULE CASH FLOW – CASH CALL 9.2 Statut PAIEMENT Paid: Le cash call a été entièrement payé Partially paid: Le cash call a été payé partiellement Not paid: Aucun paiement n’a été fait STATUT Le statut devient CLOSED Le statut reste OPEN. Toutefois, on peut changer le statut en CLOSED si on sait qu’on ne paiera pas le solde le statut reste OPEN mais on peut le changer en CLOSED

29 Avril 2010FIT 10COMPTABILITE 10.1 Statuts des écritures Valid / Invalid / canceled En principe: valid PN / PY PN en cours de période Devient PY lorsque la période est clôturée OK / NOK N° AT: lors de la clôture N° GT: lors de l’enregistrement

30 Avril 2010FIT 10COMPTABILITE

31 Avril 2010FIT 10COMPTABILITE 10.2 Enregistrement des transactions Dépenses terrain: on sélectionne le compte financier Le type d’écriture dépense /revenu Transfert projet Transfert HQ/R Avance/remboursement d ’avance Dépenses siège: comptabilisation des PbH transmis par le siège avant le 7 du mois suivant; le compte de contre-partie HQ sera automatiquement proposé

32 Avril 2010FIT 11RAPPORTS Rapports comptables Overview Transactions Par code budgétaire Par code comptable …etc Avances Rapports budgétaires Suivi de dépenses vs budget Suivi des engagements

33 Avril 2010FIT 11RAPPORTS Rapport planification financière Suivi des dépenses p/r planification (annuels/trimestriels) Suivi qualité planification Rapport cash flow Transfers HQ / PbH / Cash calls Overview budget balance

34 Avril 2010FIT 11RAPPORTS 11.1 Budget Rapports Year to date Toutes les transactions « valid » i.e. toutes les transactions comptabilisées y inclus celles de la période en cours (non clôturée) Rapports Year to month Toutes les transactions « closed » i.e. Toutes les transactions jusqu’à la derniere période clôturée; les transaction de la période en cours sont exclues Variante: on peut choisir la période clôturée à laquelle on se réfère

35 Avril 2010FIT 11RAPPORTS 11.2 Programmation financière Rapports annuels Possibilité choix de la version de programmation financière Possibilité de choix de la période clôturée Par défaut: les dernières versions approuvées Toujours par rapport à une période clôturée (Notion year to month) Rapports trimestriels Possibilité choix de la version de programmation financière Possibilité choix du trimestre Comparaison des planifications trimestrielles Comparaison de la dernière planification Q et Q+1 avec la précédente

36 Avril 2010FIT 12LA FONCTION « SEARCH » Fonction qui permet de faire des recherches sur les transactions enregistrées Permet d’éditer des rapports autres que les rapports standards Tous les champs qui ont fait l’objet d’une imputation peuvent être utilisés Codes budgétaires Dimensions locales Comptes Codes comptables

37 Avril 2010FIT 12LA FONCTION « SEARCH » Sélectionner les champs sur lesquels on veut faire une recherche Sélection croisée Soit spécifier la requête sur un même ligne = cibler la recherche en définissant un critère ET un autre Soit spécifier la recherche sur plusieurs lignes = cibler la recherche en définissant un critère OU un autre

38 Avril 2010FIT 12LA FONCTION « SEARCH » Utilisation de la fonction « égal à » OU Utilisation de fonctions logiques du type >; <; Possibilité de délimiter un champ de recherche E.g. date: … : les données comprises entre ces deux dates Export vers excel par la fonction « output to »

39 Avril 2010FIT 12LA FONCTION « SEARCH » Déterminer Le type de fichier (excel) L’emplacement de sauvegarde Permet d’utiliser toutes les fonctionalités d’excel e.g. tableaux croisés

40 Avril 2010FIT 13SAUVEGARDE DES DONNEES DEMARRER choisir EXPLORER (clic droit) Se positionner sur FIT et double clic Sélectionner “FIT DATA” Clic droit ; compresser le fichier (zipper) CHANGER LE NOM DE FICHIER C:\FIT>FITdata.zip EN : CODE PROJET_FITdata_YYYYMMDD.zip Enregistrer